Melhor Software de Admissões e Gestão de Matrículas
O software de gestão de admissões e matrículas ajuda os administradores escolares a gerenciar todo o processo de admissões e matrículas de estudantes, desde o processamento de inscrições até o manuseio do pagamento de taxas relacionadas à inscrição. As escolas usam o software de gestão de admissões e matrículas para gerenciar todo o processo de admissões e transformar estudantes de prospectos em membros pagantes da escola.
O software de gestão de admissões e matrículas também fornece ferramentas de marketing projetadas especificamente para escolas atraírem e se comunicarem com estudantes potenciais, espelhando as capacidades do software CRM. Essas soluções frequentemente contêm funcionalidades de prospecção, divulgação de marketing, criação de formulários online, processamento de inscrições, processamento de pagamentos, agendamento de visitas e agendamento de entrevistas. Certas soluções também contêm ferramentas de análise, agendamento de eventos e integração de dados.
O software de gestão de admissões e matrículas integra-se com sistemas de informação estudantil ou software de gestão de recursos escolares para agilizar o compartilhamento de dados de estudantes coletados durante o processo de admissões com as ferramentas usadas durante seu tempo na escola.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Admissões e Matrículas, um produto deve:
Ser projetado especificamente para uso em admissões escolares Conter funcionalidade de processamento de inscrições de estudantes Conter ferramentas de marketing por e-mail, agendamento e rastreamento de progresso de inscrições em tempo real Aceitar e processar taxas relacionadas a inscriçõesDestaque Software de Admissões e Gestão de Matrículas Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Software de Admissões e Gestão de Matrículas
O que é Software de Gestão de Admissões e Matrículas?
O software de gestão de admissões e matrículas ajuda os administradores escolares, tanto em instituições de ensino fundamental e médio quanto em instituições de ensino superior, a gerenciar o processo de admissões e converter indivíduos de prospectos a estudantes matriculados. Essas soluções contêm uma ampla gama de recursos projetados para auxiliar os funcionários escolares em todas as partes do processo de admissões. Alguns dos recursos comuns mais vitais encontrados nessas soluções são ferramentas de divulgação por e-mail, rastreamento e aceitação de inscrições, nutrição de leads e agendamento.
Por que usar Software de Gestão de Admissões e Matrículas?
As instituições educacionais usam a gestão de admissões e matrículas por uma variedade de razões. A principal é a capacidade de criar um único repositório centralizado para todas as informações de admissões, onde as tarefas relacionadas a admissões e matrículas podem ser gerenciadas. Os profissionais de admissões usam essas soluções para aproveitar os diversos recursos e maximizar a eficiência durante um processo complicado e multifacetado.
Conjunto de Recursos Abrangente – Escolas tanto no ensino superior quanto no ensino fundamental e médio usam software de gestão de admissões para conduzir o processo de admissões. As soluções nesta categoria reúnem recursos de sistemas díspares e os unem em uma única solução específica para admissões. A natureza abrangente das soluções significa que os departamentos de admissões podem criar e gerenciar o ciclo de admissões com uma única ferramenta.
Melhor Organização – Os oficiais de admissões universitárias que utilizam software de gestão de admissões e matrículas conseguem organizar facilmente todos os seus dados e documentos relacionados a admissões. Essa organização melhorada tem o potencial de levar a uma divulgação mais organizada, eficiente e eficaz para estudantes prospectivos em nome da universidade. O processo de admissões é uma via de mão dupla, pois os estudantes prospectivos disputam a oportunidade de frequentar uma determinada escola e as escolas tentam atrair os melhores estudantes possíveis. Um escritório de admissões desorganizado é uma má representação de uma escola e pode afastar um estudante, enquanto um organizado pode convencer um estudante a se comprometer.
Aumento da Comunicação – Um benefício chave do software de admissões é o aumento das oportunidades de comunicação que os oficiais de admissões recebem. Não só há um aumento no número de pontos de contato com cada estudante, mas ao centralizar tudo em uma única aplicação, a mensagem é mais consistente e eficaz. Bombardear um estudante com e-mails, independentemente de onde ele esteja no pipeline de admissões, não é eficaz. Visualizar exatamente onde cada estudante está no funil, criar materiais de divulgação individualizados e enviá-los no momento exato é eficaz.
Quem usa Software de Gestão de Admissões e Matrículas?
Os principais usuários do software de admissões são os oficiais de admissões, estudantes universitários prospectivos e pais. Os profissionais de admissões usam o software para coletar, organizar e armazenar dados de estudantes prospectivos. Os estudantes prospectivos usam as soluções para enviar documentos necessários, às vezes para pagar suas próprias taxas de inscrição, rastrear o progresso de sua inscrição, comunicar-se com os oficiais de admissões e, finalmente, receber uma aceitação ou rejeição de sua inscrição. Os pais usam o software para pagar taxas de inscrição, enviar seus próprios documentos e comunicar-se com a escola.
Recursos do Software de Gestão de Admissões e Matrículas
O software de admissões geralmente contém um conjunto diversificado de recursos que pode incluir, mas não se limita a, os seguintes recursos.
Nutrição de Leads – Um aspecto chave do software de gestão de admissões e matrículas é a nutrição de leads, que envolve cultivar relacionamentos fortes com indivíduos durante o processo de inscrição. A nutrição de leads permite que a equipe de admissões personalize mensagens em cada etapa do processo, desde o candidato prospectivo até o estudante matriculado. Essa personalização se manifesta na divulgação por e-mail personalizada disponível no software e no nível granular de comunicação entre a equipe de admissões e os candidatos, que pode chegar até mensagens SMS diretamente para os telefones dos estudantes.
Agendamento de Eventos e Entrevistas – O software de admissões frequentemente contém capacidades de agendamento de entrevistas, que a equipe de admissões usa para agendar entrevistas e visitas ao campus com os membros apropriados da equipe. Este recurso mantém os profissionais de admissões dentro de uma única ferramenta e impulsiona mais engajamento com estudantes prospectivos. Algumas soluções nesta categoria oferecem ferramentas de agendamento de eventos além do agendamento de entrevistas. Este recurso pode ser usado por membros da equipe para enviar convites, organizar a equipe e agendar eventos no campus, geralmente baseados no recrutamento de estudantes prospectivos.
Agendamento de Compromissos – O software de gestão de admissões e matrículas frequentemente contém recursos de agendamento de compromissos, incluindo um calendário interativo para pais e estudantes agendarem compromissos com a equipe escolar. Esses calendários geralmente incluem lembretes automáticos por e-mail, o que ajuda a reduzir o número de compromissos perdidos.
Funil de Candidatos – Um recurso útil para a equipe de admissões que busca uma visão detalhada de todos os candidatos no processo, o funil de candidatos mostra exatamente quantos indivíduos estão em cada estágio do funil de admissões. Os membros da equipe podem então se concentrar em avançar cada estudante no processo.
Aceitação ou Rejeição de Inscrições – A equipe de admissões pode tomar decisões sobre candidatos individuais diretamente através da aplicação e emitir essas decisões. Este recurso permite que os oficiais de admissões consolidem o número de programas díspares que usam e garantam que as decisões adequadas sejam liberadas nos momentos adequados.
Gateway de Pagamento de Taxas – O software de admissões e matrículas frequentemente contém um gateway de pagamento para que os departamentos de admissões possam aceitar taxas de inscrição diretamente através do software, eliminando a necessidade de integração com um software de gateway de pagamento separado.
Pontuação de Candidatos – Com a funcionalidade de pontuação de candidatos, os administradores têm a capacidade de pontuar documentos de candidatos diretamente na solução. Os administradores podem criar estruturas de pontuação personalizadas, escrever notas extensas em cada documento e, finalmente, emitir uma pontuação para cada candidato no sistema.
Gestão de Matrículas – A maioria das soluções nesta categoria contém recursos de gestão de matrículas para que os oficiais de admissões possam completar o processo para estudantes aceitos que decidem se matricular na escola. Este recurso fecha todo o funil, pois um indivíduo neste estágio passou de estudante prospectivo a estudante matriculado e pagante de mensalidade em uma única aplicação. Os recursos de matrícula podem incluir criação e assinatura de contratos, pagamento de depósito e formulários de matrícula online.
Relatórios – O software de gestão de admissões pode incluir recursos de relatórios que permitirão comparar resultados ano a ano, definir metas de matrícula e medir o desempenho com base em metas predefinidas.
Aplicativo Móvel – O número de visitas a sites móveis está aumentando rapidamente à medida que os dispositivos móveis se tornam mais poderosos e mais amplamente usados para tarefas importantes. Para habilitar o visitante que deseja usar o software em seu dispositivo móvel, alguns fornecedores de software de gestão de admissões estão criando versões móveis de suas aplicações. Estas são versões completas das respectivas soluções disponíveis inteiramente em dispositivos móveis.
Integrações e Migração de Dados – Cada solução de admissões conterá ferramentas ligeiramente diferentes nesta categoria de recursos. Dependendo do tipo de solução, estas podem incluir importações de arquivos em massa, capacidade de migração de dados, integrações com outros sistemas e integrações de API com sistemas parceiros selecionados.
Mensagens – As soluções de gestão de admissões geralmente contêm recursos de mensagens que conectam os oficiais de admissões com pais e estudantes. Essas mensagens podem ser enviadas por e-mail ou SMS e podem ser enviadas como mensagens em massa ou comunicações personalizadas únicas.
Portal de Recomendações – Cartas de recomendação são um ponto crítico no processo de inscrição para muitos estudantes. Certas soluções de admissões contêm um portal através do qual os professores podem enviar cartas de recomendação diretamente.
Criação de Formulários – A maioria dos softwares de admissões fornece aos usuários recursos de criação de formulários online que eles podem usar para fazer formulários relacionados a admissões especificamente para sua instituição educacional. Esses formulários, que podem ser salvos e reutilizados repetidamente, economizam tempo e dinheiro dos escritórios.
Tendências Relacionadas ao Software de Gestão de Admissões e Matrículas
Existem algumas tendências na categoria de software de gestão de admissões que surgiram nos últimos anos e continuarão a impactar o desenvolvimento de produtos e o uso dentro da indústria educacional. O uso de big data e análises, monitoramento em tempo real e o aumento do uso de aplicativos móveis são três que merecem atenção.
Big Data — Conjuntos de dados enormes compilados por escritórios de admissões muitas vezes não são usados, ou pelo menos não são usados de forma tão criativa quanto poderiam ser. Os profissionais de admissões têm todos os tipos de metas específicas, desde a matrícula geral até a diversidade. Mais aplicações de gestão de admissões estão criando ferramentas semelhantes às da nossa categoria de software de análise de big data que os oficiais de admissões podem usar para atingir essas metas e aproveitar o big data estruturado para alcançá-las.
Monitoramento em Tempo Real O software de admissões contém uma ampla gama de funcionalidades e uma quantidade correspondente de dados. Esses dados são difíceis de classificar em um formato não estruturado, o que é prejudicial ao processo de admissões, pois está constantemente mudando quando os estudantes desistem do processo, se comprometem com outras escolas, não enviam documentos a tempo e mais. Ferramentas de monitoramento em tempo real que oferecem funcionalidade semelhante às da nossa categoria de software de análise de fluxo permitem que as escolas fiquem no topo de tudo e usem as atualizações em tempo real para responder a consultas e direcionar os esforços dos oficiais de admissões para as áreas que requerem atenção.
Mobilidade — A mudança para o móvel foi sentida em todos os setores, e o espaço educacional não é diferente. As soluções de gestão de admissões estão desenvolvendo e lançando versões móveis de suas aplicações para melhorar a experiência do usuário em dispositivos móveis e tornar todo o processo mais fácil para estudantes e pais.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Gestão de Admissões e Matrículas
O software de gestão de admissões e matrículas é frequentemente usado como parte de um conjunto maior de ferramentas de software educacional. Estes podem incluir sistemas de informação estudantil, sistemas de gestão de aprendizagem, software de avaliação e software de gestão escolar. Muitas vezes, as soluções nesta categoria oferecem integração seletiva via APIs com sistemas de informação estudantil e sistemas de gestão de aprendizagem. Na ausência de capacidades de integração, o software de gestão de admissões pode oferecer ferramentas de importação e exportação de dados.
