O que você mais gosta HxGN EAM?
A Bentley University, localizada em 160 acres em Waltham, MA, compreende mais de 2.000.000 de pés quadrados distribuídos em 54 edifícios. O Departamento de Gestão de Instalações supervisiona os edifícios e terrenos com o objetivo de manter uma infraestrutura de campus bem conservada e oferecer o serviço da mais alta qualidade aos seus clientes, notadamente os estudantes, professores, funcionários e clientes externos. Somos usuários do INFOR EAM há mais de 14 anos. Este software nos deu a capacidade de transformar nossas operações de Instalações.
Originalmente, este departamento estava atolado em processamento manual em todas as funções de manutenção. O processo de ordem de serviço era trabalhoso. Não havia identificação de equipamentos e procedimentos de PM não existiam. Os gerentes percorriam os edifícios procurando problemas e os registravam em um bloco de notas. A equipe de Gestão de Instalações recebia solicitações por telefone, em um formulário, por e-mail ou em uma nota. As 25.000 ordens de serviço a cada ano exigiam que a equipe realizasse a etapa de entrada de dados, que estava regularmente atrasada, assim como o trabalho resultante. Os recursos de mão de obra estavam sendo subutilizados, não eram responsáveis e não estavam sendo programados adequadamente. Em resumo, o departamento era altamente ineficiente.
Desde que o EAM foi instalado, o processo de ordem de serviço avançou para um procedimento de autoatendimento. Os clientes agora acessam diretamente o sistema de ordens de serviço usando seu ID Bentley exclusivo. O sistema fornece o nome do cliente, localização, telefone, e-mail e centro de custo. O cliente simplesmente seleciona o problema de uma lista definida e digita comentários ou detalhes adicionais. A solicitação é carregada automaticamente no INFOR EAM. Ninguém precisa digitar as 25.000 solicitações de trabalho, reduzindo drasticamente a equipe de entrada de dados. Os clientes agora podem visualizar o status de sua solicitação de trabalho online, também reduzindo o volume de chamadas para as Instalações.
Ao longo dos anos, identificamos ativos-chave, configurando PMs e inspeções em componentes-chave de um equipamento. Listas de verificação também estão disponíveis para nossos técnicos enquanto realizam suas tarefas de PM. Os técnicos estão processando ordens de serviço em iPads. As quebras de máquinas foram reduzidas e as chamadas de emergência diminuíram. Agora estamos rastreando nossa manutenção adiada e projetos de capital dentro do software. Até expandimos para o planejamento de espaço usando o plugin Infor OpenCAD. Agora somos capazes de vincular nossas ordens de serviço e equipamentos aos planos de piso. O OpenCAD também nos dá uma visão sobre se estamos maximizando nossa capacidade de utilização de espaço. A função de relatórios avançados no Infor nos permite personalizar vários relatórios para rastrear a produtividade da equipe e a eficiência operacional. Criamos nossos próprios relatórios para monitorar o tempo e os custos gastos em cada ordem de serviço, o que leva a uma melhor compreensão do custo real de servir nosso campus. Relatórios personalizados são escritos para direcionar especificamente várias áreas operacionais, como horas de trabalho, produtividade do departamento, agendamento/fechamento de funções, espaço limpo. Usamos esses relatórios para analisar a alocação de custos e as necessidades de pessoal apropriadas para abordar quaisquer ineficiências no processo.
Com a redução na entrada de dados e outras tarefas mencionadas, o trabalho se tornou mais significativo à medida que a produtividade disparou. O orgulho profissional e a responsabilidade aumentaram à medida que os profissionais inserem diretamente informações sobre seu trabalho, resultando em um aumento de 24% na produtividade. O INFOR EAM deu ao nosso departamento a ferramenta necessária para se tornar mais eficiente e nos ajudou a ser reconhecidos nacionalmente entre os grupos de gestão de instalações de ensino superior. Análise coletada por e hospedada no G2.com.
