Melhor Ferramentas de Criação de Ajuda (HAT)

Ferramentas de autoria de ajuda (HAT) são programas projetados para auxiliar redatores técnicos no design, publicação e manutenção de documentação de ajuda de software. O texto resultante é usado em guias de explicação, FAQs, manuais e arquivos de ajuda. Elas visam reduzir o tempo e o esforço necessários ao criar materiais de assistência para funcionários e usuários finais. Muitas ferramentas de autoria de ajuda (HAT) também fornecem as funcionalidades de software de base de conhecimento, o que permite que redatores técnicos mantenham e atualizem uma base de conhecimento central contendo todo o texto de ajuda de software que criaram sobre seu produto. Esta base de conhecimento, que muitas vezes é uma página da web ou documento acessível ao usuário, pode ser atualizada assim que os redatores técnicos adicionam novo texto ou imagens. Apesar de serem usadas por redatores técnicos especializados, as HATs são frequentemente consideradas ferramentas de desenvolvimento, pois permitem que equipes de desenvolvimento criem e mantenham documentação de ajuda para seus produtos de software existentes e quaisquer novos recursos que possam ser adicionados.

Redatores técnicos usam ferramentas de autoria de ajuda para criar documentos de ajuda de software e recursos de ajuda online do início ao fim. Com esses programas, eles podem escrever, editar e exportar documentos para serem compartilhados com editores, administradores e outros colegas de trabalho. Dependendo da ferramenta de documentação usada, os criadores podem até mesmo projetar imagens ou simplesmente usar um recurso de captura de tela para complementar seu texto de ajuda de software e enriquecer a experiência do usuário. Quando a documentação está em um estado pronto para o usuário, a ferramenta de autoria de ajuda permite que os redatores publiquem a documentação digitalmente. Em alguns casos, as HATs também permitem que as equipes gerenciem outros aspectos das experiências de autoajuda de seus clientes. Por exemplo, algumas ferramentas permitem que equipes de produto criem e incorporem widgets em vários pontos da jornada do usuário, guiando o usuário em direção a uma base de conhecimento de ajuda de software, se necessário.

A maioria das HATs permite que redatores técnicos centralizem sua documentação de ajuda de software em um único banco de dados, que pode então ser exportado em vários formatos, como HTML, arquivos de ajuda CHM, XML, PDFs e mais. O software de autoria de ajuda também permite que redatores técnicos usem e atualizem sua documentação de programa de software pré-existente, suportando vários tipos de arquivo para importação. Isso também proporciona flexibilidade para redatores que preferem usar uma ferramenta de escrita separada fora da HAT, pois eles podem simplesmente importar o texto-fonte quando estiver completo e usar a HAT para projetar, publicar e manter o produto final.

Em última análise, as HATs ajudam as empresas a produzir, adicionar e gerenciar uma única fonte de verdade para as necessidades de ajuda de software de seus usuários. Ao simplificar o processo de escrita e fornecer recursos úteis como colaboração de conteúdo e importação de arquivos, as HATs ajudam as equipes a produzir documentação técnica, conteúdo para FAQs, manuais de ajuda e mais.

O que significa HAT?

HAT significa Ferramenta de Autoria de Ajuda. No entanto, as HATs podem ir além da autoria de documentação para permitir que as equipes gerenciem vários aspectos das experiências de autoajuda dos programas de software de seus clientes. 

A seguir estão alguns recursos principais dentro das ferramentas de autoria de ajuda (HAT) que podem ajudar os usuários a criar e manter documentação de ajuda de software:

Edição de texto: Em seu nível mais básico, as HATs fornecem funcionalidade de edição de texto para criar documentação de ajuda de software. Esses editores geralmente incluem vários recursos para tornar o processo de autoria de ajuda mais eficiente, como modelos, sugestões automáticas de estilo e gramática, e mais. Em muitos casos, a interface do usuário de uma HAT atuará como um processador de texto completo.

Edição de código: Muitas HATs incluem uma visualização de código que permite que desenvolvedores web de front-end manipulem páginas da web de documentação de ajuda. Esse tipo de edição geralmente inclui capacidades de edição de código HTML, CSS e JS para que redatores técnicos possam criar documentação de software que viva em um formato baseado na web em vez de um documento de texto. Algumas soluções também incluem recursos para ajuda em HTML e sugestões, permitindo que as equipes construam páginas da web mais facilmente.

Edição WYSIWYG: Muitas HATs fornecem editores WYSIWYG (o que você vê é o que você obtém), para que redatores técnicos sem experiência em desenvolvimento front-end possam autorar e gerenciar páginas da web de documentação de software por meio de uma interface de usuário visual intuitiva. Esses tipos de editores também podem ser úteis para adicionar rapidamente imagens úteis à documentação de ajuda de um produto.

Importação de arquivos: As HATs permitem que redatores técnicos importem texto-fonte ou código-fonte de vários formatos de arquivo, como documentos do Microsoft Word, arquivos CHM, arquivos HTML e mais. O texto e as imagens desses arquivos-fonte podem então ser manipulados e gerenciados dentro da HAT para produzir o resultado desejado para publicação.

Gerenciamento de conteúdo: Embora as HATs sejam usadas explicitamente para autorar e gerenciar documentação de ajuda de software, elas geralmente compartilham recursos semelhantes com sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS). Como as ferramentas CMS, as HATs permitem que os usuários gerenciem, armazenem e acompanhem projetos de conteúdo desde a criação até a publicação. A principal diferença é que cada projeto de conteúdo está especificamente relacionado a guias de explicação de software, FAQs, manuais e arquivos de ajuda.

Modelos e bibliotecas: A maioria das HATs fornece modelos que oferecem formatação básica e layouts visuais para os redatores técnicos trabalharem. Esses modelos fornecem layouts sugeridos para vários formatos de ajuda de software. Junto com esses modelos, muitas HATs oferecem bibliotecas de mídia para os autores extraírem imagens, gráficos em movimento e mais.

Colaboração de conteúdo: O software de autoria de ajuda permite que vários redatores técnicos trabalhem nos mesmos guias e documentos simultaneamente. Isso simplifica a comunicação sobre projetos e permite uma produtividade eficiente em um ambiente remoto. As capacidades de colaboração de conteúdo das HATs incluem sistemas de controle de versão; o que significa que as equipes podem acompanhar mudanças históricas e reverter para versões mais antigas de sua documentação quando necessário.

Os benefícios comuns das ferramentas de autoria de ajuda (HAT) incluem:

Escalabilidade: Os provedores de software devem complementar seus produtos com muita documentação para guiar seus usuários. Desde guias de usuário simples até documentação técnica complexa para APIs, o gerenciamento de conhecimento do usuário deve ser constantemente considerado e apoiado à medida que uma empresa adiciona às suas linhas de produtos e recursos. As HATs tornam esse processo escalável e gerenciável, tanto importando documentação existente quanto fornecendo ferramentas padronizadas para adicionar a essa documentação. 

Eficiência: A maioria das HATs centraliza toda a documentação técnica de uma empresa, conteúdo de ajuda online, etc., em uma única fonte. Ao armazenar todos os arquivos-fonte de ajuda de software em um banco de dados central, as HATs facilitam a reutilização de conteúdo de forma mais eficiente. Os redatores técnicos podem gerenciar, editar e adicionar à sua documentação existente uma vez, e então usar a HAT para escolher onde, quando e como essa documentação é apresentada. Em alguns casos, as equipes podem até definir padrões de publicação condicionais para que diferentes documentações de ajuda sejam mostradas a diferentes usuários. Isso evita que as equipes percam tempo com tarefas repetidas, permitindo que se concentrem em nova documentação em vez de gerenciar manualmente o conteúdo existente. 

Melhor suporte ao cliente: As HATs aumentam principalmente a capacidade de uma empresa de fornecer documentação útil aos seus clientes. Ao curar documentação amigável ao usuário com elementos claros como um índice, ajudas visuais e mais, as empresas capacitam seus usuários a se autoajudarem em vez de dependerem de canais de suporte ao cliente. Ter sistemas de autoajuda completos em vigor economiza tempo para as empresas e mitiga custos relacionados ao suporte aos seus clientes.