Melhores Ferramentas de eDiscovery

O que é Software de eDiscovery?

Quais são os Recursos Comuns do Software de eDiscovery?

Quais são os Benefícios do Software de eDiscovery?

Quem Usa Software de eDiscovery?

Profissionais jurídicos usam software de eDiscovery. À medida que o software de eDiscovery melhora, está se tornando mais fácil para equipes jurídicas internas utilizarem essas plataformas em vez de contratar empresas externas de eDiscovery.

Escritórios de advocacia: Advogados e paralegais dentro de escritórios de advocacia são os dois maiores grupos de usuários de software de eDiscovery. Advogados podem não interagir tão diretamente com essas soluções, mas dependem das informações que são obtidas, organizadas e apresentadas em um formato digerível.

Departamentos jurídicos: Departamentos jurídicos corporativos internos são o outro grande grupo de usuários de soluções de eDiscovery. Essas equipes usam o software para lidar com investigações, litígios e auditorias. Departamentos jurídicos podem registrar, carregar, normalizar, analisar, avaliar, compartilhar e armazenar dados relevantes coletados por ferramentas de eDiscovery para auxiliar em suas auditorias e investigações.

Software Relacionado ao Software de eDiscovery

Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de eDiscovery incluem:

Software de gestão de prática jurídica: Soluções de eDiscovery frequentemente se integram com software de gestão de prática jurídica, o que ajuda escritórios de advocacia a terem uma solução abrangente para casos envolvendo eDiscovery.

Software de gestão de casos jurídicos: Soluções de gestão de casos jurídicos, também conhecidas como soluções de gestão de assuntos, lidam com casos jurídicos para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Ferramentas de eDiscovery frequentemente se integram com software de gestão de casos jurídicos.

Desafios com Software de eDiscovery

Soluções de software podem vir com seu próprio conjunto de desafios.

Integrações adequadas: Para que uma ferramenta de eDiscovery seja o mais útil possível, ela precisa se integrar e coletar dados de uma ampla variedade de fontes. O Microsoft Office 365 é a integração mais comum porque historicamente a maioria dos ESI eram e-mails, mas à medida que os tipos de documentos legalmente permitidos aumentam, as soluções de eDiscovery precisam ser capazes de coletar dados deles.

Dados sensíveis: Ferramentas de eDiscovery lidam com gerenciamento de dados sensíveis, então os padrões de segurança devem ser robustos. A segurança de dados, particularmente em ambientes de nuvem onde a responsabilidade pela segurança recai sobre os fornecedores que operam lá, é especialmente importante em uma era de ataques cibernéticos crescentes.

Quais Empresas Devem Comprar Software de eDiscovery?

Escritórios de advocacia, empresas com departamentos jurídicos e governos podem se beneficiar da compra de software de eDiscovery.

Corporations: Departamentos jurídicos corporativos que implementam soluções de eDiscovery são capazes de aproveitar essas ferramentas para lidar com disputas e investigações internamente, bem como acelerar a coleta de dados.

Escritórios de advocacia: Escritórios de advocacia grandes e pequenos podem se beneficiar da adoção de software de eDiscovery. Com essas ferramentas, eles são capazes de mover o trabalho de descoberta para dentro de casa e manter essa parte das horas faturáveis para revisão de documentos.

Organizações governamentais: Agências governamentais que implementam ferramentas de eDiscovery podem lidar com solicitações de registros mais rapidamente e com mais facilidade, bem como lidar com dossiês de litígios e a necessária revisão e produção de documentos.

Como Comprar Software de eDiscovery

Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de eDiscovery

Para compilar uma lista longa adequada de ferramentas de eDiscovery potenciais, o comprador em potencial deve determinar quantos assuntos e quanto dados por assunto eles provavelmente lidarão. Estruturas de preços variam entre os fornecedores, então garantir que os compradores eliminem fornecedores com estruturas que seriam proibitivamente caras é um bom ponto de partida. O comprador também deve olhar para o conjunto de recursos oferecido pelo fornecedor e quão robusta é a tecnologia subjacente. Se o produto atender a todos os requisitos de recursos e estiver dentro de uma faixa de preço, então pode ser adicionado à lista.

O comprador em potencial também deve avaliar o número de usuários e sua familiaridade com soluções semelhantes. Eles serão capazes de aproveitar uma solução longa em ferramentas analíticas robustas e recursos abrangentes? Ou estão mais bem preparados para uma ferramenta básica para ajudar a coletar e reduzir o cache inicial de documentos? Uma vez que um comprador determina a prioridade de seus requisitos, eles podem passar a compilar uma lista longa de escolhas.

Compare Produtos de Software de eDiscovery

Crie uma lista longa

Compradores em potencial devem eliminar quaisquer produtos que saibam que não atendem aos critérios básicos que eles colocaram juntos durante o levantamento de requisitos. Eles devem compilar uma lista padronizada de perguntas com base nesses requisitos para fazer aos fornecedores durante as conversas iniciais.

Crie uma lista curta

Compradores em potencial devem enviar RFIs e olhar para as respostas para ajudar a compilar uma lista curta. Relatórios de pesquisa e avaliações de usuários são uma ótima maneira de avaliar soluções que fazem a lista curta e parecem promissoras.

Conduza demonstrações

Apenas fornecedores que fazem a lista curta de soluções possíveis devem ser solicitados para demonstrações. Compradores em potencial devem pedir demonstrações ao vivo e entrar com um tipo específico de cenário ou listar cenários típicos para seu negócio para demonstrar a eficácia dos sistemas. Se o preço não for transparente, o escritório de advocacia ou empresa deve pedir detalhes de preços.

Seleção de Software de eDiscovery

Escolha uma equipe de seleção

Os usuários reais do software devem ser incluídos na equipe de seleção para avaliar a usabilidade. Um membro da equipe financeira deve se juntar sempre que possível, e um líder técnico deve se juntar à equipe para lidar com especificidades em torno de integrações de sistemas e segurança.

Negociação

O processo de negociação ocorrerá entre o comprador e alguns fornecedores selecionados da lista curta. O preço será importante nesta fase, e os tomadores de decisão pesarão o retorno potencial sobre o investimento (ROI) dado o custo e as economias de tempo proporcionadas pela solução, bem como o número de assuntos esperados por ano. A decisão final é tipicamente baseada nos dados disponíveis e informações obtidas do processo de compra, e feita pela equipe de seleção.

Quanto Custa o Software de eDiscovery?

As soluções de eDiscovery variam amplamente em como são precificadas. Alguns fornecedores usam um modelo de pagamento conforme o uso, enquanto alguns precificam seu produto com um modelo de pagamento por assunto e outros um modelo de assinatura baseado em tempo. O método tradicional de precificação de empresas que fornecem serviços de eDiscovery é a precificação por item, onde o cliente paga por cada serviço no menu à la carte.

Retorno sobre o Investimento (ROI)

Existem algumas maneiras de calcular o ROI em uma solução de eDiscovery. Uma é calcular a redução nos dados de descoberta olhando para a taxa de revisão de documentos e o custo por hora de revisores externos. Em seguida, os compradores devem considerar a taxa de deduplicação da solução e a redução nos documentos revisáveis após a avaliação inicial de casos (ECA) e a redução adicional que a solução de eDiscovery faz. O próximo passo envolve subtrair a quantidade de dinheiro necessária para revisão de documentos após a redução de eDiscovery, da quantidade que teria sido necessária sem qualquer redução, e então, o comprador terá uma estimativa sólida de economia de custos. As equipes podem olhar para o ROI em termos de tempo economizado por assunto que teria sido gasto em revisão de documentos desnecessária.

Tendências de Software de eDiscovery

A indústria jurídica viu uma adoção generalizada de software de eDiscovery nos últimos anos, levando a uma grande quantidade de escritórios de advocacia e departamentos movendo seu processo de eDiscovery para dentro de casa.

Soluções baseadas em nuvem

Como na maioria das indústrias, os fornecedores estão se movendo de software local para construir e entregar soluções na nuvem. eDiscovery não é exceção, e o fato de que as operações agora estão na nuvem significa que é mais fácil do que nunca expandir o número de integrações com sistemas de armazenamento de documentos relacionados ou soluções de gestão de assuntos.

Descoberta impulsionada por IA

Melhorias em IA expandiram a amplitude de funcionalidades para eDiscovery. A IA está tornando o eDiscovery mais rápido e mais preciso, proporcionando mais ROI aos usuários e fornecendo mais insights baseados em dados em documentos relevantes.

Análise e visualização de dados

Outra tendência no espaço de eDiscovery são soluções que oferecem ferramentas de análise e visualização de dados mais robustas. Profissionais jurídicos querem documentos revisados e analisados, mas estão procurando recursos adicionais de visualização de dados para ajudá-los a entender as informações que encontraram em um nível mais profundo.