Saiba Mais Sobre Software de Monitoramento de Funcionários
O que é Software de Monitoramento de Funcionários?
Monitoramento de funcionários é amplamente definido como uma forma de monitorar funcionários para observar e rastrear suas atividades. Este software ajuda a coletar informações dos funcionários, incluindo toda a atividade do usuário ao acessar uma rede corporativa, atividade de trabalhadores remotos ou ao representar a empresa fora do escritório, como em um local de cliente. O monitoramento de funcionários ajuda os empregadores a rastrear mensagens de e-mail escritas e recebidas, outras comunicações eletrônicas, hábitos de uso de aplicativos, toques individuais no teclado, histórico de navegação na internet, horários de login ou logout na rede, arquivos copiados para drives USB, sua localização física (para trabalhadores remotos) e produtividade dos funcionários. O monitoramento de funcionários é parte de um sistema de monitoramento maior, referido como sistemas de gestão empresarial (EMS) que envolve o monitoramento de vários tipos de rastreamento ou vigilância dentro de uma organização.
Quais Tipos de Software de Monitoramento de Funcionários Existem?
Monitoramento de dispositivos: Telefones e computadores podem ser monitorados por gerentes para acompanhar chamadas, e-mails e uso geral da internet dos funcionários. Recursos como bloqueio de URL podem impedir que os funcionários passem tempo em sites que não são apropriados em um ambiente de trabalho.
Monitoramento de interação com clientes: As interações com clientes podem ser monitoradas para garantir que o funcionário esteja se comunicando com os clientes de maneira correta e eficiente. Os gerentes podem usar insights para ver onde um funcionário precisa melhorar ao falar com um cliente por telefone ou mensagem de texto.
Por que Usar Software de Monitoramento de Funcionários?
O software de monitoramento de funcionários permite que as empresas rastreiem a qualidade do trabalho de um funcionário e a quantidade de tempo que um funcionário passa trabalhando. Relatórios destacam os funcionários mais produtivos, ajudando as empresas a visualizar a produtividade de todos em sua força de trabalho. O monitoramento não apenas destaca os funcionários que estão tendo dificuldade em se concentrar no trabalho, mas também mostra quem são os melhores desempenhadores.
Insights de produtividade: Ao observar e gerenciar como um funcionário gasta seu tempo, os gerentes podem medir o desempenho e o tempo desperdiçado durante o horário de trabalho.
Insights de foco em projetos: Quando os gerentes estão cientes de em qual projeto um funcionário está focando, eles podem aproveitar a oportunidade para redirecionar o foco do funcionário quando necessário. Por exemplo, se um gerente percebe que um funcionário está priorizando uma tarefa em detrimento de outra com um prazo mais próximo, o gerente pode abordar o funcionário e solicitar que ele concentre sua atenção em uma tarefa que requer atenção imediata. Muitos tipos de software de monitoramento de funcionários podem ser integrados a soluções de software de gerenciamento de projetos para agilizar esse processo.
Insights de segurança: O monitoramento de funcionários abre a oportunidade de prevenir e rastrear problemas de segurança relacionados a funcionários. Se a rede de uma empresa for comprometida, o monitoramento de e-mails e uso da internet pode identificar onde e quando ocorreu uma violação de segurança. Além disso, as chamadas telefônicas podem ser monitoradas para garantir que os funcionários não estejam compartilhando informações sensíveis ou aceitando informações sensíveis de clientes.
Transparência da força de trabalho: No geral, o monitoramento de funcionários proporciona maior transparência para as equipes de gestão. O monitoramento oferece uma visão de alto nível da produtividade geral e dos obstáculos que os funcionários enfrentam, permitindo melhorias na produtividade.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Monitoramento de Funcionários?
Monitoramento de chamadas: O monitoramento de chamadas permite que os empregadores registrem e escutem as chamadas telefônicas dos funcionários. As chamadas são analisadas para garantir que estejam de acordo com os padrões da empresa.
Monitoramento de e-mails: O monitoramento de e-mails permite que os empregadores registrem a atividade de e-mail dos funcionários. As comunicações internas e externas podem ser analisadas para garantir que o funcionário esteja enviando entregas apropriadas e se comunicando de maneira que esteja de acordo com os padrões da empresa.
Monitoramento de uso da internet: O monitoramento da web permite que os empregadores observem quais páginas da web os funcionários estão visitando e por quanto tempo. Isso fornece informações adicionais sobre onde o tempo está sendo gasto mais e se um funcionário está gastando uma quantidade excessiva de tempo em sites que não estão relacionados ao trabalho.
Capturas de tela: As capturas de tela fornecem contexto extra para o monitoramento da internet. Os empregadores têm acesso a visualizações em tempo real da tela do computador de um funcionário. As capturas de tela fornecem informações adicionais sobre se a página da web que um funcionário está visitando é apropriada em um ambiente de trabalho.
Registro de tempo: Os empregadores podem ver quanto tempo um funcionário está gastando em um projeto ou página da web específica, medindo assim a eficiência da tarefa.
Rastreamento de tarefas: Os empregadores podem visualizar em qual tarefa o funcionário está focando, o que permite que os gerentes intervenham e comuniquem mudanças de tarefas ao funcionário.
Rastreamento de localização: O software incorpora funções de GPS para rastrear e monitorar o paradeiro dos funcionários. Isso é mais útil quando se trata de entregas e coleta de bens da empresa.
Alertas: Este recurso alerta o empregador quando protocolos críticos e áreas seguras são violados.
Análise comportamental: Os sistemas de monitoramento de funcionários também se concentram em métricas de comportamento. Isso ajuda os empregadores a monitorar melhor as equipes remotas e focar em funcionários que precisam de treinamento ou orientação extra.
Quais são os Benefícios do Software de Monitoramento de Funcionários?
Eliminar desperdícios: Eliminar desperdícios é a função principal do software de monitoramento de funcionários. O software de monitoramento de funcionários ajuda a aumentar a produtividade; no cerne disso está manter os funcionários aderindo às melhores práticas e fazendo o que foram pagos para fazer pela empresa.
Gestão eficaz: Os dados coletados usando este software ajudam a construir uma equipe mais eficiente, destacando os pontos fortes e fracos dos funcionários. Isso leva a mais visibilidade para os empregadores, dando-lhes assim o poder de delegar tarefas de forma mais eficiente.
Aumentar a produtividade dos funcionários: À medida que os funcionários são continuamente monitorados, eles se tornam conscientes de suas ações e trabalho. Além disso, isso ajuda os empregadores a identificar erros de processo e corrigi-los, aumentando assim a produtividade.
Aumentar a segurança: O software de monitoramento de funcionários permite que os usuários visualizem documentos salvos, aplicativos instalados, sites visitados e mensagens enviadas em propriedade da empresa, como computadores e dispositivos móveis. Ele monitora arquivos de negócios, informações de contas e dados de clientes. Isso pode proteger as empresas de ameaças internas, violações de segurança e comportamentos suspeitos.
Melhorar o desempenho da equipe: Revisar a atividade dos funcionários ajuda a identificar trabalhadores que não estão atendendo às expectativas da empresa. O acesso a dados como horário de login e logout, tempo total gasto em tarefas individuais, etc., permite que as empresas examinem a produtividade dos funcionários de forma eficiente.
Quem Usa Software de Monitoramento de Funcionários?
Todos os tipos de posições de gestão se beneficiam ao monitorar seus funcionários. O aspecto mais benéfico do monitoramento é o relatório de produtividade abrangente que dá aos gerentes uma ideia de como sua equipe está se saindo nas tarefas do dia a dia. Esse conhecimento permite que os gerentes atribuam tarefas com base no nível de desempenho de cada funcionário, descubram em quais tarefas certos membros da equipe se destacam e determinem possíveis bloqueios de tempo ou produtividade durante o horário de trabalho.
Software Relacionado ao Software de Monitoramento de Funcionários
Software de rastreamento de tempo: O software de rastreamento de tempo permite que os trabalhadores rastreiem passivamente ou manualmente o tempo gasto em projetos, tarefas e outras entregas.
Software de força de trabalho de centro de contato: O software de força de trabalho de centro de contato permite que as empresas gerenciem os horários, atividades e desempenho de seus funcionários de call center.
Software de gerenciamento de ameaças internas (ITM): O software ITM é um software de monitoramento de atividades do usuário que ajuda as empresas a impedir que usuários internos tomem ações maliciosas ou negligentes dentro dos sistemas, como acessar, copiar, remover, adulterar ou destruir dados ou outros ativos da empresa sem permissão.
Como Comprar Software de Monitoramento de Funcionários?
Antes de escolher um software de monitoramento de funcionários, os empregadores devem descobrir o que exatamente precisa ser monitorado e quão profundamente. Os empregadores também precisam considerar vários fatores antes de se comprometerem com uma solução de monitoramento de funcionários, como o tamanho da força de trabalho (remota e no escritório) e o orçamento geral. Empregadores com uma força de trabalho de call center podem querer considerar uma solução com monitoramento de chamadas telefônicas. Empregadores com uma força de trabalho remota podem querer uma solução abrangente com rastreamento de uso da internet. Acima de tudo, os empregadores devem considerar quão de perto monitorar os funcionários e garantir que os funcionários estejam confortáveis com a solução escolhida.
Coleta de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Monitoramento de Funcionários
Se uma empresa está comprando software de monitoramento de funcionários pela primeira vez ou procurando substituir seu sistema atual, o G2.com pode ajudá-los no processo de seleção. O primeiro passo é definir uma lista de requisitos que o produto deve atender para que o negócio seja mais produtivo. Esses requisitos ajudarão os compradores a restringir a lista de produtos a serem considerados.
Primeiro, os compradores devem avaliar a necessidade de software de monitoramento de funcionários e determinar qual funcionalidade será mais útil para o negócio.
- Isso ajudará os funcionários a serem mais produtivos?
- Isso ajudará a empresa a evitar responsabilidades?
- Isso será capaz de identificar problemas de negócios antes que se desenvolvam?
Comparar Produtos de Software de Monitoramento de Funcionários
Crie uma lista longa
A avaliação de fornecedores deve começar com uma lista longa, que ajudará a determinar se uma determinada solução é adequada. Com uma lista longa, cria-se uma lista ampla de ferramentas que se alinham com os objetivos de negócios. Para que haja igualdade de condições, é importante fazer o mesmo conjunto de perguntas a cada vendedor.
Crie uma lista curta
Em seguida, deve-se fazer uma redução. Através de perguntas pontuais, demonstrações e testes, pode-se passar de uma lista longa para uma curta. Embora isso varie para cada negócio e caso de uso, três a cinco produtos são tipicamente um bom número. Com esta lista em mãos, as empresas podem produzir uma matriz para comparar os recursos e preços das várias soluções.
Conduza demonstrações
Para garantir que a comparação seja completa, o usuário deve demonstrar cada solução na lista curta com o mesmo caso de uso e conjuntos de dados. Isso permitirá que a empresa avalie de forma comparativa e veja como cada fornecedor se compara à concorrência.
Seleção de Software de Monitoramento de Funcionários
Escolha uma equipe de seleção
Antes de começar, é crucial criar uma equipe vencedora que trabalhará junta durante todo o processo, desde a identificação de pontos problemáticos até a implementação. A equipe de seleção de software deve consistir em membros da organização que tenham o interesse, habilidades e tempo certos para participar deste processo. Um bom ponto de partida é ter de três a cinco pessoas que ocupem funções como o principal tomador de decisões, gerente de projeto, proprietário do processo, proprietário do sistema ou especialista em matéria de pessoal, bem como um líder técnico, administrador de TI ou administrador de segurança. Em empresas menores, a equipe de seleção de fornecedores pode ser menor, com menos participantes multitarefas e assumindo mais responsabilidades.
Negociação
Só porque algo está escrito na página de preços de uma empresa, não significa que seja fixo (embora algumas empresas não cedam). É imperativo abrir uma conversa sobre preços e licenciamento. Por exemplo, o fornecedor pode estar disposto a dar um desconto para contratos de vários anos ou por recomendar o produto a outros.
Decisão final
Após esta etapa, e antes de se comprometer totalmente, é recomendável realizar um teste ou programa piloto para testar a adoção com uma pequena amostra de usuários. Se a ferramenta for bem utilizada e bem recebida, o comprador pode ter confiança de que a seleção foi correta. Caso contrário, pode ser hora de voltar à prancheta.
Tendências de Software de Monitoramento de Funcionários
Rastreamento de bem-estar dos funcionários: As empresas podem dar um passo tecnológico em direção a garantir o bem-estar dos funcionários com rastreadores de atividade. Muitas vezes na forma de uma pulseira, os rastreadores de atividade medem a frequência cardíaca, o condicionamento físico e os padrões de sono de um funcionário. Embora isso não forneça insights sobre a eficiência no local de trabalho, permite que os empregadores ofereçam um programa de bem-estar aos seus funcionários em um esforço para promover hábitos saudáveis.
Sensores inteligentes biométricos: Embora raros devido a questões legais, alguns empregadores estão optando por uma abordagem de monitoramento mais pessoal com cartões inteligentes. Esses sensores (geralmente dentro de crachás de cartão) medem o número de vezes que um funcionário se levanta de sua cadeira, com que frequência ele levanta a voz e exatamente onde o funcionário está no escritório.
