Saiba Mais Sobre Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
O que é o Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
O software de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) auxilia as empresas em todas as etapas do ciclo de vida do contrato, simplificando o processo desde a criação até as atividades pós-assinatura, incluindo o acompanhamento de obrigações, resolução de contratos e gestão de conformidade contratual. Essas ferramentas ajudam as organizações a garantir que as partes interessadas internas e externas estejam informadas e cumpram suas obrigações contratuais, armazenando todos os dados do contrato em um repositório centralizado, fornecendo um meio para colaborar e comunicar.
As ferramentas CLM diferem do software de gestão de contratos tradicional. As soluções CLM permitem que os usuários gerenciem atividades após a execução do contrato, incluindo desempenho e conformidade contratual, acompanhamento de obrigações e resoluções de disputas. Os produtos CLM fornecem recursos para notificar as partes sobre marcos contratuais futuros para ajudar a simplificar o processo de renovação de contratos e informar as partes apropriadas sobre o desempenho do contrato.
Vários departamentos em uma organização são usuários de soluções CLM, pois os contratos são inerentes a muitas operações comerciais. As ferramentas CLM geralmente se integram a vários softwares, incluindo software CRM, software de assinatura eletrônica, software de contabilidade, software de propostas e software CPQ.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
A seguir estão alguns recursos principais do software CLM:
Criação de contratos e modelos: Os contratos são naturalmente complexos e requerem linguagem padronizada e cláusulas específicas. As ferramentas CLM permitem que as organizações criem contratos e modelos para simplificar o processo de criação e garantir uniformidade nos documentos. Esse recurso permite que profissionais não jurídicos criem contratos básicos com confiança, garantindo que a linguagem necessária seja fornecida e correta.
Edição de contratos: Um recurso chave das soluções CLM é a revisão de contratos, ou a capacidade de editar contratos e comparar várias versões. A edição de contratos pode ser feita internamente e externamente e é vital na gestão de contratos, pois fornece um histórico de auditoria que destaca as alterações entre as iterações do contrato.
Banco de dados de contratos: Este recurso ajuda a armazenar contratos em um repositório central com capacidades de busca nativa. As organizações podem aumentar a eficiência pesquisando digitalmente através dos contratos em vez de manualmente.
Notificações e lembretes: As ferramentas CLM oferecem recursos para agendar lembretes para os usuários e notificá-los sobre marcos contratuais futuros, como renovação ou expiração do contrato. Isso ajuda os usuários a cumprir prazos contratuais e garante que os contratos sejam concluídos a tempo. Além disso, esse recurso garante que as empresas saibam e tomem as medidas necessárias para renovar contratos ou comunicar alterações propostas ou emendas para futuras iterações de contratos.
Integrações ou APIs: Outro recurso principal das soluções CLM é sua capacidade de integrar-se com sistemas empresariais chave, como software CRM para associar contratos a contas de clientes e software CPQ para puxar informações de cotações calculadas para o contrato.
Análise avançada de contratos: As ferramentas CLM utilizam análises para otimizar a gestão de contratos com este recurso. Isso fornece às empresas insights sobre o processo de criação e entrega de contratos e ajuda a identificar gargalos e maneiras de melhorar a eficiência do processo.
Relatórios e painéis: As soluções CLM utilizam dados de contratos para fornecer relatórios padrão e ad hoc sobre status e cronogramas de contratos, com a capacidade de monitorar visões gerais ao vivo das atividades contratuais.
Aprovações de contratos: Simplifique os processos de aprovações de contratos para integrar fluxos de trabalho entre departamentos de forma lógica com esta solução de software. Isso aumenta a eficiência de cada etapa do processo CLM, coordenando facilmente com as partes interessadas apropriadas e garantindo que os padrões sejam atendidos.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
O software CLM oferece vários benefícios para as organizações, incluindo:
Colaboração aumentada: As soluções CLM fornecem um meio digital para os usuários colaborarem, revisarem e analisarem contratos com partes interessadas internas e externas. Isso acelera todo o processo contratual, particularmente a revisão interna e a etapa de negociação do contrato.
Automação aprimorada: Um benefício chave das ferramentas CLM é a capacidade de simplificar fluxos de trabalho para cada etapa do processo de gestão de contratos para minimizar tarefas manuais e garantir que os procedimentos apropriados sejam seguidos. A automação pode ser usada para notificar os usuários e rastrear dados contratuais chave, como datas de expiração ou renovação, e simplificar fluxos de trabalho contratuais para minimizar o tempo do ciclo contratual.
Trilha de auditoria: Devido à natureza sensível dos contratos e ao risco financeiro e legal associado a eles, as organizações precisam ter uma trilha de auditoria de todas as atividades contratuais para garantir a conformidade contratual. As ferramentas CLM fornecem uma trilha de auditoria para rastrear facilmente todas as edições ou revisões feitas em um contrato e manter registros de conformidade contábil precisos.
Rastreamento de desempenho: Um benefício essencial das soluções de software CLM é avaliar facilmente o desempenho do contrato em relação às obrigações e conformidade. Essas ferramentas fornecem às partes interessadas um painel centralizado para rastrear eficientemente como um contrato está se desempenhando para garantir que o valor máximo seja recebido e evitar possíveis vazamentos de receita.
Aumento do autoatendimento: A capacidade de fornecer modelos de contratos é um benefício significativo para profissionais não jurídicos. Isso permite que eles criem acordos ou contratos com confiança e evitem o gargalo de profissionais jurídicos redigindo o contrato inicial. Isso permite que as equipes jurídicas se concentrem em itens de maior prioridade e permite que outros grupos não jurídicos realizem o trabalho necessário para iniciar o processo contratual.
Quem Usa o Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
Os contratos são um aspecto essencial das operações comerciais e, como tal, as partes interessadas que utilizam ferramentas CLM são amplas e podem variar com base nas necessidades e processos comerciais únicos. Abaixo estão alguns exemplos de grupos empresariais que provavelmente usam regularmente soluções CLM.
Equipes jurídicas: O software CLM permite que os profissionais jurídicos simplifiquem o processo de gestão de contratos criando modelos para colegas não jurídicos, fornecendo um repositório de contratos, rastreando obrigações e garantindo conformidade. Essas ferramentas também fornecem lembretes e notificações para as equipes jurídicas sobre renovações e expirações de contratos, o que é vital, pois a maioria das equipes jurídicas é responsável por gerenciar uma infinidade de contratos simultaneamente.
Equipes de vendas: As ferramentas CLM permitem que as equipes de vendas compartilhem contratos com segurança, colaborem com partes internas e externas e obtenham assinaturas de contratos. As ferramentas CLM ajudam as equipes de vendas a simplificar o processo de assinatura de contratos e mitigar riscos associados a informações imprecisas, pois as informações são geralmente integradas de soluções CRM, CPQ ou de assinatura eletrônica. Além de mitigar riscos, isso pode acelerar o processo de assinatura de contratos e ajudar a estabelecer boas relações com os clientes.
Equipes de RH: Os profissionais de RH podem aproveitar as soluções CLM para replicar rapidamente contratos ou acordos usando os modelos de contrato pré-criados, simplificando os processos de contratação.
Equipes financeiras: O software CLM ajuda as equipes financeiras a rastrear obrigações e desempenho de contratos, identificar receitas perdidas e encontrar oportunidades de economia de custos. As soluções CLM também notificam as equipes financeiras sobre expirações e renovações de contratos futuros para garantir que as equipes não percam renovações ou oportunidades de receita potenciais.
Qual é o Melhor Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos para Empresas de Tecnologia?
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Ironclad: Uma plataforma CLM baseada em nuvem que oferece fluxos de trabalho personalizáveis, análise de contratos assistida por IA e integrações perfeitas com ferramentas como Salesforce e Google Drive.
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LinkSquares: Fornece análise de contratos e gestão do ciclo de vida impulsionada por IA, permitindo que empresas de tecnologia obtenham insights sobre termos contratuais, obrigações e riscos.
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DocuSign CLM: Vai além das assinaturas eletrônicas para oferecer gestão de contratos de ponta a ponta, incluindo fluxos de trabalho automatizados e rastreamento de conformidade, integrando-se a mais de 900 serviços.
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Juro: Uma plataforma de automação de contratos tudo-em-um projetada para equipes jurídicas internas. Combina criação, negociação e assinatura de contratos em uma interface colaborativa nativa do navegador — perfeita para startups e empresas de SaaS.
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Ironclad: Construído para equipes jurídicas em empresas de tecnologia de rápido crescimento, o Ironclad oferece fluxos de trabalho modernos e personalizáveis, integrações perfeitas (como Salesforce e Slack) e fortes análises de contratos por IA.
Qual é a Solução CLM Líder para Equipes Remotas?
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ContractPodAi: Uma plataforma nativa da nuvem projetada para equipes jurídicas e de compras, oferecendo criação de contratos, roteamento de aprovações e automação de documentos — ideal para colaboração remota em escala.
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Gatekeeper: Uma plataforma de gestão de ciclo de vida de contratos e fornecedores que oferece automação, extração de dados por IA e uma solução segura para gerenciar contratos e fornecedores, tornando-a adequada para colaboração remota.
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Evisort: Fornece análises de contratos impulsionadas por IA, colaboração em tempo real e acessibilidade na nuvem, permitindo que equipes jurídicas e de compras gerenciem contratos de forma eficiente de qualquer lugar.
Software Relacionado ao Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software CLM incluem:
Software de assinatura eletrônica: A assinatura eletrônica, também conhecida como software de assinatura eletrônica, permite que os usuários coletem assinaturas com segurança em documentos digitais, eliminando a necessidade de cópias físicas e permitindo que os usuários assinem em tempo real. As soluções de assinatura eletrônica e as ferramentas CLM geralmente se integram para acelerar o processo de assinatura, garantindo segurança e conformidade com os padrões e regulamentos da indústria.
Software CRM: O software CLM geralmente se integra com o software CRM para aumentar a visibilidade em várias unidades de negócios em uma empresa. Essa integração também permite que as equipes de vendas associem contratos a uma conta específica em um banco de dados central para entender completamente o aspecto contratual de um relacionamento com o cliente.
Software CPQ: O CPQ, ou software de configuração, preço e cotação, geralmente se integra com ferramentas CLM para puxar dados de cotação e preços. A integração entre esses softwares reduz o risco de erro manual e garante que as informações de preços sejam consistentes com as políticas da empresa.
Software de propostas: O software de propostas auxilia na geração de solicitações de propostas (RFPs) para operações de vendas. Essas ferramentas geralmente se integram com software CRM e CPQ para automatizar a recuperação de dados. O software de propostas frequentemente se integra com produtos CLM à medida que a proposta é finalizada e avança para a próxima etapa do processo contratual.
Software de análise de contratos: O software de análise de contratos frequentemente se integra com soluções CLM para recuperar e analisar dados de contratos. As ferramentas de análise de contratos usam inteligência artificial (IA) ou aprendizado de máquina (ML) para eliminar duplicatas e extrair dados contratuais chave, como palavras-chave, termos de pagamento ou obrigações.
Como Comprar Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
O levantamento de requisitos para ferramentas CLM é crítico para garantir que a empresa esteja utilizando um produto que atenda às suas necessidades. Para isso, as empresas devem avaliar o software com base em suas necessidades críticas, conforme fornecido abaixo.
Comparar Produtos de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)
Crie uma lista longa
Listas longas são criadas eliminando soluções de software que não fornecem funcionalidades críticas. Para fazer uma lista longa para um produto CLM, um comprador deve avaliar as funções essenciais e analisar quais produtos fornecem a funcionalidade necessária. O software CLM fornece funções ao longo de todo o ciclo de vida do contrato, desde a criação e modelagem de contratos até relatórios e análises. Uma lista longa típica não deve conter mais de 10 produtos, a menos que haja muitas opções semelhantes. Nesse caso, os compradores devem considerar a capacidade de um produto de se integrar com o software existente, escalabilidade, personalização, acessibilidade móvel e quaisquer regulamentos ou padrões da indústria relevantes para eliminar produtos.
Crie uma lista curta
A partir da lista longa de fornecedores CLM, é útil reduzir a lista e desenvolver uma lista curta de candidatos, de preferência não mais que três a cinco. Com isso em mãos, as empresas podem produzir uma matriz para comparar os recursos, compatibilidade e preços das várias ofertas.
Conduza demonstrações
Para garantir que a comparação seja completa, o usuário deve experimentar uma demonstração ou teste gratuito para cada solução de software na lista curta com os mesmos casos de uso e critérios. Isso permitirá que a empresa avalie de forma comparativa e veja como cada produto se compara à concorrência.
Seleção de Software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos
Escolha uma equipe de seleção
O software CLM impacta uma variedade de unidades de negócios dentro de uma organização, destacando a importância de selecionar uma equipe de seleção crítica. É vital considerar a entrada e os critérios de qualificação de cada membro da unidade de negócios que utilizará o software, pois as necessidades e casos de uso podem variar. O comitê de seleção para uma ferramenta CLM pode consistir em um membro de cada departamento destinado a utilizar o software, como um representante jurídico, funcionário de RH, líder de vendas e profissional de TI para garantir a compatibilidade do software. O comitê de seleção será responsável por avaliar cada caso de uso do software e garantir a conformidade com os padrões organizacionais e da indústria.
Negociação
Ao negociar um contrato de software, é crítico primeiro garantir que o software atenderá aos regulamentos e padrões da indústria e fornecerá um meio seguro para gerenciar todo o ciclo de vida do contrato. Isso é imperativo, pois o custo das ferramentas CLM pode variar tremendamente. O preço depende do tamanho da empresa, da quantidade de armazenamento necessário e do número de licenças, entre outros fatores. Além disso, como os produtos CLM se estendem por várias unidades de negócios, os compradores também devem determinar se precisam de assistência para implementar ou integrar com outros sistemas de suporte empresarial. Por fim, as empresas devem considerar a duração do contrato que é mais apropriada para suas necessidades para negociar melhor contratos de longo prazo.
Decisão final
Os compradores devem tomar a decisão final com base em todas as informações reunidas anteriormente. As empresas devem classificar suas necessidades em ordem de importância e selecionar a ferramenta que atenda às suas necessidades mais críticas primeiro, depois avaliar qual software se encaixa melhor nas necessidades do seu negócio.
