Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Despesas
O que é Software de Gestão de Despesas?
Software de gestão de despesas refere-se a soluções que processam, pagam e auditam despesas iniciadas por funcionários, como voos, aluguel de carros, hospedagem, refeições, lavanderia, chamadas de negócios e envio de itens relacionados ao trabalho. Este tipo de software compartilha algumas semelhanças com a gestão de gastos — que planeja e monitora despesas de aquisição, como matérias-primas, serviços empresariais ou investimentos.
Os funcionários podem gerenciar despesas de várias maneiras, desde aplicativos móveis de digitalização de recibos até software empresarial que cobre políticas de viagem, aprovações, rastreamento de despesas e gestão de custos de viagem.
Quais Tipos de Software de Gestão de Despesas Existem?
Alguns softwares de contabilidade e sistemas ERP incluem recursos básicos para gestão de despesas, que geralmente são insuficientes para empresas com muitos funcionários móveis. Esses sistemas podem ser usados para consolidar dados de gestão de despesas, mas não são uma boa opção para aprovações, rastreamento e monitoramento de despesas.
Independente
O software de gestão de despesas independente existe separadamente de outros sistemas. Este tipo de software foca exclusivamente na gestão de despesas e oferece pouca ou nenhuma funcionalidade para gestão de viagens. Os fornecedores geralmente oferecem integração com software de gestão de viagens, sistemas ERP e software de contabilidade.
Viagem e despesa
O software de gestão de despesas pode fazer parte de soluções de viagem e despesa, seja como um módulo separado ou entregue como um pacote que só pode ser comprado e usado como um sistema único. Fornecedores que oferecem módulos ou produtos separados para gestão de viagens e despesas também tendem a combiná-los em suítes para empresas que precisam de ambos os tipos de recursos.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Despesas?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de gestão de despesas que podem ajudar os usuários a categorizar suas despesas, ajustar seus fluxos de trabalho e criar relatórios de despesas, para citar alguns.
Relatórios de despesas: Para serem reembolsados, os funcionários precisam criar relatórios de despesas e fornecer informações sobre cada tipo de despesa, o valor e a data. Os recibos precisam ser incluídos no relatório de despesas para que gerentes e contadores tenham prova de que o funcionário gastou o dinheiro pelo qual solicita reembolso. Os formulários de relatório de despesas geralmente têm campos predefinidos que alocam despesas por tipo, departamento ou unidade de negócios.
Categorias de despesas: As empresas precisam categorizar as despesas de negócios para organizar melhor os gastos da empresa, como viagens, suprimentos de escritório e saídas de equipe, enquanto também otimizam o rastreamento desses custos. As principais categorias usadas pelas empresas são transporte, refeições, acomodação, despesas de mudança e serviços relacionados ao trabalho (como chamadas de negócios ou limpeza de lavanderia). As empresas também precisam diferenciar entre despesas dedutíveis e não dedutíveis. De acordo com o IRS, as despesas são dedutíveis se forem usadas para negócios e trabalho. A parte das despesas usada para fins pessoais geralmente não é dedutível. Às vezes, as empresas podem decidir cobrir algumas despesas pessoais para melhorar a satisfação dos funcionários.
Fluxos de trabalho de aprovação: As despesas de viagem precisam ser aprovadas por gerentes para serem processadas e reembolsadas. Em alguns casos, os contadores também precisam aprovar despesas (por exemplo, uma despesa de mudança de $10.000 precisará ser aprovada por gerentes e contadores antes de ser processada). Para definir quem precisa aprovar quais tipos de despesas, o software de gestão de despesas fornece fluxos de trabalho para determinar as etapas do processo de aprovação. Os fluxos de trabalho de aprovação padrão geralmente são entregues prontos para uso, mas podem ser modificados pelas empresas de acordo com suas necessidades específicas.
Integração de pagamento: Os reembolsos de despesas são feitos por meio de transferências de dinheiro diretamente para a conta bancária do funcionário. As empresas precisam gerenciar vários tipos de pagamentos, como adiantamentos em dinheiro e pagamentos parciais. Também é essencial ajustar os pagamentos quando ocorrem erros e os funcionários são reembolsados com o valor incorreto. Como a maioria dos sistemas de gestão de despesas não fornece recursos avançados para pagamentos, é fundamental integrar-se com software de gateway de pagamento e outras soluções de processamento de pagamentos.
Análise: As transações de despesas geram muitos dados que precisam ser analisados para determinar imprecisões e tendências. A análise de despesas ajuda os gerentes a monitorar os gastos com viagens em diferentes níveis da empresa. Os contadores também usam análises para prever valores futuros e levá-los em consideração ao criar orçamentos.
Outros recursos do software de gestão de despesas: Lembretes Automatizados, Integrações de Cartão de Crédito, Conversão de Moeda, Gestão de Itinerário, Capacidades Offline, Conformidade com Regulamentação PCI, Conformidade com Políticas, Captura de Recibos, e Notificações de Viagem.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Despesas?
Diminuir custos de viagem e processamento de despesas empresariais: O software de gestão de despesas simplifica o processo de relatório e aprovação, o que permite que as empresas rastreiem facilmente as despesas dos funcionários. Isso, por sua vez, permite que as organizações garantam que estão obtendo o melhor valor de suas despesas de viagem e relacionadas aos funcionários.
Reduzir erros de despesas: Este software automatiza várias das etapas envolvidas no rastreamento, relatório e envio de despesas, o que reduz a quantidade de envolvimento humano. Embora provavelmente seja do interesse de uma empresa ainda revisar o trabalho concluído ao longo do fluxo de trabalho, essa automação reduz erros comuns cometidos por humanos.
Garantir responsabilidade relacionada a despesas de funcionários e gerentes: O rastreamento de despesas e o "rastro de papel" que é criado permitem que as empresas garantam que seus funcionários sejam responsabilizados por suas compras e que as despesas estejam em conformidade com as políticas da empresa. Este recurso também ajuda a prevenir gastos excessivos dos funcionários e reembolsos não autorizados.
Facilitar a transparência das políticas de despesas para funcionários, gerentes, clientes e investidores: As capacidades de relatório e análise deste software permitem que todas as partes interessadas tenham uma visão instantânea das despesas relacionadas aos funcionários e das políticas que devem seguir.
Quem Usa Software de Gestão de Despesas?
O software de gestão de despesas pode ser usado por uma variedade de funcionários em uma ampla gama de indústrias. Desde funcionários que viajam, até contadores e contratados, a lista a seguir explica como diferentes funcionários podem se beneficiar deste software.
Funcionários: Os funcionários, principalmente aqueles que viajam com frequência, são os maiores usuários de software de gestão de despesas. Despesas ocasionais de viagem também podem ser gerenciadas usando este tipo de software, mas não justifica o investimento em software de gestão de despesas. Enquanto os funcionários usam o software de gestão de despesas principalmente para enviar despesas que já incorreram, eles também podem usar o sistema para solicitar aprovação antes de reservar viagens.
Gerentes: Os gerentes são responsáveis por aprovar despesas e reembolsos. Dependendo das políticas e regras de despesas da empresa, alguns tipos de despesas não requerem aprovação, enquanto outros só podem ser processados com a aprovação de um ou mais gerentes. Os gerentes também rastreiam as despesas totais por equipe ou departamento e tentam encontrar oportunidades para reduzir gastos.
Contratados: Contratados, consultores, freelancers ou gerentes de projeto que colaboram com a empresa, mas não são funcionários em tempo integral, também podem usar este tipo de software para enviar e rastrear despesas de viagem. Uma alternativa ao software de gestão de despesas é adicionar custos de viagem às faturas pelos serviços prestados pelos contratados.
Contadores: Os contadores podem não usar sempre o software de gestão de despesas diretamente, mas precisam de informações de despesas para refletir com precisão em seus livros.
Software Relacionado ao Software de Gestão de Despesas
A seguir estão soluções que podem ser usadas junto com ou estão intimamente relacionadas ao software de Gestão de Despesas:
Software de gestão de viagens: O software de gestão de viagens ajuda os funcionários a encontrar as melhores opções de viagem, bem como com o processo de reserva. Confirmações de reserva e faturas eletrônicas ou recibos podem ser usados pelos funcionários para enviar relatórios de despesas. Também é crucial que as despesas de viagem correspondam às reservas para evitar reembolsos imprecisos.
Software de contabilidade e sistemas ERP: Software de contabilidade e sistemas ERP rastreiam e gerenciam custos de viagem. As empresas precisam saber quanto gastam em viagens, o que pode ser uma parte essencial de seus custos totais e impactar sua lucratividade.
Software de rastreamento de quilometragem: O software de rastreamento de quilometragem foca nos custos de transporte incorridos usando veículos pessoais. Os funcionários podem usar seus carros para o deslocamento diário ou viagens mais longas. Como as empresas reembolsam um valor por milha, os funcionários precisam rastrear e enviar quilometragem precisa.
Serviços de gestão de viagens de negócios: Os serviços de arranjo de viagens são benéficos para empresas que preferem não usar software para gerenciar viagens. As agências de viagens podem fornecer serviços para reservar viagens para a empresa e seus funcionários. Isso ajuda as empresas a economizar dinheiro ao não investir em software de gestão de viagens. Além disso, as agências de viagens têm mais experiência no mercado e muitas vezes fazem parceria com operadores turísticos, companhias aéreas ou redes de hotéis, o que lhes permite reduzir os custos de viagem.
Como Comprar Software de Gestão de Despesas
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Despesas
Ao selecionar software de gestão de despesas, é importante primeiro observar como as viagens e despesas dentro do negócio operam e, em seguida, familiarizar-se com os diferentes tipos de software disponíveis. Existem várias opções quando se trata de produtos de software de gestão de despesas, incluindo aqueles projetados para as necessidades de negócios de pequenas e médias empresas.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Despesas
Crie uma lista longa
O principal objetivo do software de gestão de despesas é tornar a vida de todos mais fácil; isso inclui o funcionário que está enviando um relatório de despesas, o gerente que está aprovando as despesas e o membro da equipe de finanças e contabilidade que está rastreando despesas. É importante primeiro criar uma lista longa de soluções que reúnam todas essas funcionalidades e tarefas em um único painel. Os compradores podem considerar incluir software que ofereça um aplicativo móvel para gerenciar despesas em movimento.
Outro fator a considerar ao criar esta lista é quão amigável é o software na captura e envio de despesas. Muitas vezes, o software de gestão de despesas construído para pequenas empresas é mais amigável, mas tem menos recursos do que o software empresarial.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa, o comprador pode reduzir essa lista com base no orçamento disponível. O software de gestão de despesas está disponível para atender a todos os orçamentos, enquanto alguns aplicativos gerais de gestão de despesas podem até ser baixados gratuitamente ou comprados na prateleira a um preço mais baixo.
Os compradores devem ter em mente, no entanto, que quanto mais especializado for um software, mais caro ele se torna. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado geralmente é relativamente pequena. Se a empresa deseja algo específico para sua indústria ou personalizado para o negócio, deve estar preparada para pagar um prêmio.
Conduza demonstrações
Como regra geral, as empresas devem garantir que demonstrem todos os produtos que acabam na lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas relacionadas às funcionalidades que mais lhes interessam. Por exemplo, pode-se pedir para ser guiado sobre como rastrear despesas, como executar relatórios de despesas ou como importar e enviar recibos para reembolso.
Seleção de software de Gestão de Despesas
Escolha uma equipe de seleção
Os funcionários e gerentes que usarão este software devem estar envolvidos no processo de seleção. Cada negócio é diferente e os usuários provavelmente estão na melhor posição para oferecer uma opinião informada sobre qual é a melhor escolha para as necessidades particulares do negócio.
Após escolher um software, os compradores devem lembrar que não precisam ficar presos a essa seleção para sempre; a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, essa decisão não deve ser tomada de ânimo leve, porque, independentemente do software escolhido, será um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver um retorno sobre o investimento (ROI), os compradores não podem mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociação
Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes estejam em total acordo sobre o que esperar uma da outra. Se o negócio tiver dinheiro suficiente em mãos, eles podem pedir um desconto em troca de pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software estão felizes em fazer esse acordo. Outras vezes, um fornecedor de software pode oferecer uso ilimitado se os compradores pagarem antecipadamente em vez de pagar um preço de pacote mensal ou trimestral.
Os compradores também devem determinar se precisarão de ajuda para implementar o software de gestão de despesas ou integrá-lo com outro sistema. Normalmente, a primeira oferta de um fornecedor de software incluirá alguns serviços de implementação em um determinado prazo. Os compradores podem pedir para que esses serviços sejam removidos se puderem gerenciá-los sozinhos, ou se um terceiro puder fazê-lo por uma taxa menor. Eles também precisam decidir por quanto tempo precisarão deste software. Se a empresa usará o software por anos, o comprador pode negociar prazos mais longos, o que às vezes resulta em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações reunidas anteriormente. As empresas devem tentar priorizar as necessidades e selecionar a solução que atenda à maioria, senão a todas, de suas exigências. As empresas devem lembrar que não existe um software perfeito, mas provavelmente existe um que é o melhor para o seu negócio.
Tendências de Software de Gestão de Despesas
Consolidação de viagem e despesa
A consolidação com a gestão de viagens permite que os funcionários reservem voos e acomodações enquanto cumprem as regras e políticas de despesas da empresa. Dependendo de seus papéis, os funcionários têm opções limitadas quando se trata do valor de suas despesas de viagem. Por exemplo, uma empresa pode decidir que o valor máximo de diária é de $50, o que significa que qualquer despesa que exceda o limite não será reembolsada.
Novas tecnologias
Nuvem e móvel são tecnologias mainstream usadas por fornecedores de software e funcionários. A nuvem pode reduzir custos de TI e permite que os funcionários usem o sistema de qualquer computador ou dispositivo conectado à internet. A maioria dos fornecedores de gestão de despesas também fornece aplicativos móveis nativos para seus produtos para aumentar a experiência do usuário. A nuvem também simplifica a integração com outras soluções, como ERP, contabilidade ou gestão de viagens.
Inteligência artificial
Inteligência artificial (IA) na gestão de despesas ainda está em seus estágios iniciais, mas pode fornecer benefícios substanciais para os usuários dessas soluções. A principal vantagem é que a IA pode analisar grandes volumes de dados de milhares ou dezenas de milhares de despesas e identificar erros e tendências com mais precisão do que o software tradicional.
