# A instalação de software de gerenciamento de documentos irá interromper as operações?

Como terei tempo para instalar e implementar o software de gestão de documentos? Tenho muitos arquivos em papel.

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Embora digitalizar todos os documentos em papel existentes de uma organização possa parecer assustador, os anos de papel acumulados em um escritório não precisam ser digitalizados de uma só vez. É muito mais importante ter um plano e uma duração para digitalizar e fazer o upload do que digitalizar todos os arquivos de papel de uma vez.

A resposta curta para empresas que não contratam funcionários temporários para fazer o upload e digitalizar documentos é sim. Se uma organização está se livrando de uma solução antiga de gerenciamento de documentos e substituindo-a por um modelo mais novo e funcional, o processo de conversão de dados pode levar apenas um dia.

Se uma organização é totalmente nova no Software de Gerenciamento de Documentos e opta por contratar funcionários temporários para digitalizar e fazer o upload de documentos para o sistema, o processo de instalação e planejamento pode levar apenas uma semana. Avançar na implementação também requer um protocolo com incentivo aos funcionários para digitalizar e fazer o upload de todos os novos arquivos para o DMS de acordo.

"Disrupção" é um termo subjetivo, e embora o processo inicial de digitalização de 1 a 2 dias, juntamente com o treinamento e implementação, resulte em tempo perdido, esse tempo será compensado e mais ainda ao longo das semanas, meses, anos e décadas de eficiência que seguem após a instalação.

Os anos de eficiência, redução de custos e gestão sustentável do escritório ofuscarão a disrupção associada ao processo de instalação, particularmente conforme descrito em estudos de caso de usuários de gerenciamento de documentos. Os documentos são mais acessíveis, os fluxos de trabalho são automatizados para criar processos centrados na responsabilidade, e o que era até 80% da informação da empresa em um estado não gerenciado torna-se recuperável, identificável, utilizável, acessível e, acima de tudo, fácil.

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- Author title: Vice President, Marketing & Communications at eFileCabinet




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