Saiba Mais Sobre Ferramentas de Provisionamento e Governança de Usuários
O que são ferramentas e softwares de provisionamento e governança de usuários?
Ferramentas de provisionamento e governança de usuários ajudam as empresas a automatizar o processo de criação, permissão, gerenciamento e desativação de contas de usuários em sistemas e aplicativos corporativos em toda a empresa. Casos de uso típicos incluem estágios do ciclo de vida do usuário, como configurar contas para funcionários recém-contratados durante a integração e fornecer-lhes acesso às ferramentas de que precisam, alterar grupos de usuários e permissões quando os funcionários são promovidos ou se movem dentro dos departamentos, e remover contas de usuários após um funcionário deixar a empresa. O software de ferramentas de provisionamento e governança de usuários automatiza a criação de contas de usuários conectando informações em repositórios de identidade de usuários, como sistemas de RH e/ou diretórios de usuários como Active Directory ou G Suite, a aplicativos empresariais para sistemas que os funcionários usam, como sistemas de e-mail, bancos de dados, sistemas CRM, sistemas de comunicação, software de produtividade de funcionários, sistemas de armazenamento de arquivos, aplicativos ERP, assinaturas, aplicativos personalizados da empresa e mais.
Há uma sobreposição considerável entre ferramentas de provisionamento e governança de usuários e a funcionalidade de software de gerenciamento de identidade e acesso (IAM), já que ambos oferecem provisionamento de usuários e governam o acesso dos usuários. As soluções de provisionamento e governança de usuários focam mais especificamente no ciclo de vida do usuário e no gerenciamento de grupos. Ao mesmo tempo, o software IAM inclui benefícios adicionais, como funções de identidade centralizadas para contas locais e na nuvem e fornecendo autenticação de usuário antes de conceder acesso aos sistemas corporativos.
Principais benefícios das soluções de software de provisionamento e governança de usuários
- Automatizar o ciclo de vida da conta de usuário desde o provisionamento durante a integração até a desprovisionamento após deixar a empresa
- Conceder acesso a aplicativos e sistemas com base no tipo de usuário por meio de funções de gerenciamento de papéis ou grupos
- Reduzir o tempo que os membros da equipe de helpdesk precisam gastar criando usuários manualmente
- Melhorar a experiência do usuário final oferecendo ferramentas de autoatendimento e integrações com soluções de login único e ferramentas de gerenciamento de senhas
Por que usar sistemas de provisionamento e governança de usuários?
Usando ferramentas automatizadas para gerenciar ciclos de vida de usuários, as empresas podem eliminar tarefas manuais de provisionamento e desprovisionamento de usuários, o que pode, em última análise, reduzir a carga sobre as equipes de help desk de TI e liberar tempo da equipe para trabalhos de nível mais alto. Implantar soluções de provisionamento e governança de usuários reduz o erro humano ao criar contas, enquanto reduz a ameaça de "acúmulo de permissões" quando as contas não são alteradas adequadamente após promoções, rebaixamentos ou demissões. Usar este software permite que as empresas gerenciem um grande número de usuários de uma vez aplicando políticas de papéis ou grupos de forma padronizada.
Configuração de novos contratados — As empresas usam ferramentas de provisionamento e governança de usuários para garantir que novos contratados recebam acesso às contas de que precisam o mais rápido possível durante a integração. Se a equipe de TI criasse contas de usuários manualmente, o processo poderia levar dias, semanas ou até meses e ser propenso a erros humanos.
Remoção de acesso para funcionários demitidos—É importante remover o acesso para funcionários demitidos o mais rápido possível para prevenir riscos de segurança, seja dos próprios funcionários demitidos ou de hackers acessando contas de usuários abandonadas. Usando ferramentas de provisionamento e governança de usuários, as empresas podem desprovisionar automaticamente contas de usuários quando um funcionário é removido de um sistema de RH ou outro repositório de identidade.
Aplicação de políticas baseadas em papéis ou grupos — Ao gerenciar centenas (se não milhares) de contas de usuários, tomar ações, como fornecer acesso a novos aplicativos com base nos tipos de papéis ou grupos dos usuários, pode economizar muito tempo e colocar esses usuários em funcionamento rapidamente. Por exemplo, suponha que todos os representantes de vendas devam ter acesso a um aplicativo específico relacionado a vendas. Nesse caso, essas contas de usuários podem ser provisionadas automaticamente com acesso se pertencerem ao grupo de vendas. Por outro lado, os funcionários do departamento jurídico podem não precisar de acesso a esse aplicativo de vendas, então eles não seriam provisionados com uma conta para esse software de vendas específico.
Segurança — Ameaças internas podem ocorrer quando contas de usuários recebem muito acesso para seu tipo de trabalho, e os funcionários usam informações às quais não deveriam ter acesso. Por exemplo, um funcionário estagiário provavelmente não deveria ter o mesmo acesso às contas da empresa, como um sistema de contabilidade, que o diretor de operações tem. Usando políticas baseadas em papéis e grupos, os administradores de TI podem facilmente remover permissões que não são mais necessárias por um tipo ou grupo de funcionários e prevenir o acúmulo de permissões.
Redução de custos—O trabalho é tipicamente uma das maiores despesas que as empresas têm. Usar ferramentas de provisionamento e governança de usuários libera tempo para que os membros da equipe de help desk de TI façam outros trabalhos de maior valor. Muitas soluções de ferramentas de provisionamento e governança de usuários permitem autoatendimento do usuário final para fazer alterações como mudanças de nome diretamente.
Quem usa ferramentas de software de provisionamento e governança de usuários?
A maioria das empresas se beneficiaria do uso de soluções de software de governança de identidade para gerenciar o provisionamento, gerenciamento e desprovisionamento de contas de usuários de funcionários. Em particular, empresas com muitos funcionários e contas de usuários para gerenciar, como empresas de nível empresarial, se beneficiariam do uso de plataformas de governança de identidade, já que a criação manual de contas é difícil, trabalhosa e propensa a erros.
Administradores de TI e equipes de help desk tipicamente gerenciam ferramentas de provisionamento e governança de usuários dentro da estrutura corporativa de uma empresa. Com o gerenciamento automatizado do ciclo de vida, no entanto, várias partes interessadas em toda a empresa podem trabalhar em conjunto para garantir que os usuários sejam configurados corretamente e tenham o acesso adequado. Por exemplo, representantes de RH podem alterar novos contratados ou pessoas que deixaram a empresa no sistema de RH. Esta informação pode ser extraída pelo sistema de ferramentas de provisionamento e governança de usuários para tomar automaticamente ações nas contas associadas de um usuário. Usuários finais podem usar ferramentas de autoatendimento para fazer alterações em seu perfil de usuário, como mudanças de nome ou título.
Características das ferramentas de provisionamento e governança de usuários
Em sua essência, o software de provisionamento/governança de usuários deve, no mínimo, fornecer ferramentas para provisionar e desprovisionar automaticamente contas de usuários com base em identidades de usuários e conceder permissões com base em regras de governança para que os usuários acessem aplicativos empresariais específicos. Muitos softwares de provisionamento/governança de usuários oferecem recursos adicionais para automatizar ainda mais os ciclos de vida das contas de usuários e proporcionar uma melhor experiência ao usuário final. Esses recursos podem incluir:
Provisionamento e desprovisionamento automático de usuários — O software de provisionamento/governança de usuários extrai dados de repositórios de identidade como sistemas de RH para provisionar novas contas. O acesso específico a contas pode ser automatizado com base em papéis ou associação a grupos. Quando um funcionário sai ou é demitido ou quando a data de contrato de um contratado expira, o software pode encerrar automaticamente contas para evitar que contas abandonadas permaneçam nos sistemas.
Gerenciamento de ciclo de vida — O software toma ações de contas de usuários ao longo das mudanças no ciclo de vida dos funcionários, desde a integração e promoções até a demissão.
Integrações — Um princípio fundamental do software de provisionamento/governança de usuários é integrar-se com outros aplicativos de software, como sistemas de RH, diretórios de usuários, aplicativos ERP, sistemas de e-mail, bancos de dados, sistemas CRM, sistemas de comunicação, software de produtividade de funcionários e sistemas de armazenamento de arquivos na nuvem.
Sincronização de identidade — O software de provisionamento/governança de usuários pode sincronizar alterações de informações de identidade em vários aplicativos. Por exemplo, se um usuário alterar suas informações pessoais, como número de telefone ou título, em um sistema, essas alterações são enviadas para seus outros aplicativos em sistemas corporativos.
Governança de acesso, gerenciamento de papéis/grupos e aplicação de políticas — Governar quem tem acesso a quais aplicativos ou sistemas é determinado pelo papel e associação a grupos de um usuário. Usar fatores baseados em papéis ou associação a grupos para determinar qual acesso um usuário deve ter garante que o acesso a um aplicativo da empresa seja concedido de forma uniforme e adere às políticas da empresa.
Autorização de acesso delegada—Quando gerentes de negócios precisam dar a seus subordinados acesso a contas da empresa ou alterar suas permissões, eles podem aprovar o acesso usando fluxos de trabalho de delegação.
Fluxo de trabalho de verificação de acesso — O software de provisionamento/governança de usuários pode consultar regularmente os gerentes para confirmar o acesso de seus subordinados e se mudanças precisam ser feitas.
Relatórios e auditorias—O software de provisionamento/governança de usuários pode realizar auditorias e fornecer relatórios sobre o uso de contas, incluindo criação e desativação de contas. Este pode ser um recurso necessário para empresas em indústrias altamente regulamentadas que precisam auditar usuários periodicamente.
Autoatendimento do usuário e experiência aprimorada do usuário — Fornecer aos usuários funcionalidades de autoatendimento, como permitir que os funcionários alterem seus nomes e títulos diretamente no sistema ou possam solicitar acesso a aplicativos específicos para aprovação do gerente, pode remover ainda mais processos manuais da equipe de helpdesk de TI e melhorar a produtividade dos funcionários.
Gerenciamento de senhas e login único—Muitas ferramentas de provisionamento e governança de usuários oferecem benefícios adicionais ao usuário final, como gerenciamento de senhas e funcionalidade de login único.
Outras Características das Ferramentas de Provisionamento e Governança de Usuários: Sincronização de identidade bidirecional, Identifica e alerta para ameaças, Aplicativo móvel
Tendências emergentes em provisionamento e governança de usuários
Historicamente falando, o produto da Microsoft, Active Directory (AD), tem sido um dos serviços de diretório mais amplamente utilizados desde sua introdução em 1999. Devido à grande participação de mercado do AD, vale mencionar que muitos outros fornecedores de ferramentas de provisionamento e governança de usuários geralmente oferecem tanto ferramentas de governança de identidade e usuários que se integram com o AD ou, inversamente, oferecem soluções completamente separadas que utilizam seu próprio serviço de diretório.
O Active Directory gerencia recursos de TI, armazena informações sobre usuários, grupos, aplicativos e redes, e fornece acesso a computadores, aplicativos e servidores. O AD foi inicialmente projetado para casos de uso locais. No entanto, dado o movimento para computação e armazenamento em nuvem na transformação digital, a Microsoft introduziu o Azure AD, que estende uma instância local do AD para a nuvem e sincroniza identidades com aplicativos baseados em nuvem. Outras ferramentas de provisionamento e governança de usuários oferecem soluções em nuvem que se conectam a instâncias locais do AD. Muitos provedores oferecem soluções nativas em nuvem e ferramentas robustas de gerenciamento de identidade e acesso (IAM).
Software e serviços relacionados a soluções de provisionamento e governança de usuários
Ferramentas de provisionamento e governança de usuários fazem parte de uma solução completa de gerenciamento de identidade. Muitos provedores de ferramentas de provisionamento e governança de usuários têm nativamente ou se integram com outros provedores para oferecer:
Software de login único (SSO) — O software de login único (SSO) permite que os usuários acessem vários aplicativos corporativos com um conjunto de credenciais. Isso dá aos usuários mais acesso aos seus aplicativos sem precisar fazer login várias vezes. O login único (SSO) é alcançado por meio de federação, vinculando sistemas de TI, aplicativos e identidades para criar uma experiência de usuário perfeita.
Software de gerenciamento de senhas—O software de gerenciamento de senhas ajuda os usuários finais a gerenciar suas senhas, permitindo que eles criem uma senha mestra para acessar as senhas associadas às suas contas. Isso é diferente do login único, que federates a identidade para outros aplicativos, enquanto o software de gerenciamento de senhas apenas fornece um cofre de armazenamento seguro para abrigar senhas de usuários.
Software de gerenciamento de identidade e acesso (IAM) — Ferramentas de provisionamento e governança de usuários são parte da funcionalidade de gerenciamento de identidade e acesso (IAM), que permite que administradores de TI provisionem, desprovisionem e alterem rapidamente identidades de usuários. O software IAM também autentica usuários para garantir que eles são quem dizem ser antes de fornecer acesso a ativos corporativos. O software IAM é uma solução moderna, especialmente para empresas que utilizam numerosos aplicativos baseados em nuvem.
Software de gerenciamento de identidade e acesso de clientes (CIAM) — O software de gerenciamento de identidade e acesso de clientes (CIAM) gerencia as identidades e contas de clientes de uma empresa. O CIAM é diferente do software de gerenciamento de identidade e acesso (IAM). O IAM é usado para uso corporativo interno — como gerenciar as identidades de funcionários internos ou contratados — enquanto o CIAM é para gerenciamento de identidade focado no cliente.
Software de gerenciamento de acesso privilegiado (PAM)—O software de gerenciamento de acesso privilegiado (PAM) é uma ferramenta usada para proteger as credenciais de contas privilegiadas de uma empresa. É geralmente usado por administradores de TI e outros superusuários com acesso de alto nível a aplicativos, não por usuários comuns.
Software de autenticação multifator (MFA) — Antes de conceder acesso a ativos da empresa, é essencial autenticar que eles são de fato quem dizem ser. Isso pode ser alcançado usando soluções de software de autenticação multifator (MFA), como códigos SMS, push móvel, verificação biométrica ou envios de senha única por e-mail (OTP). Por exemplo, se um funcionário perder seu laptop, o laptop e as contas às quais o funcionário tem acesso geralmente são inutilizáveis para outra pessoa, a menos que essa pessoa consiga falsificar os outros fatores de autenticação do funcionário.
