# Melhor Software de Gestão de Registros Públicos *By [Emma Stein](https://research.g2.com/insights/author/emma-stein)* O software de gestão de registros públicos ajuda as agências governamentais a arquivar, gerenciar e digitalizar registros públicos, muitas vezes com o objetivo de apoiar solicitações de Liberdade de Informação (FOI) feitas por cidadãos; documentos comuns incluem registros de terras, licenças de casamento, certidões de nascimento e óbito, e contratos legais. As soluções de gestão de registros públicos automatizam o fluxo de trabalho para encaminhar solicitações de registros, independentemente de como foram recebidas, para as partes apropriadas e lidar com o processamento de pagamentos. Elas também garantem a privacidade e segurança das informações governamentais sensíveis, redigindo documentos para evitar a divulgação de detalhes confidenciais aos cidadãos. Normalmente, esses produtos fornecem um portal público de front-end para permitir a busca de registros públicos e a coleta de solicitações de cidadãos para esses registros, e os solicitantes podem acompanhar sua solicitação desde a entrada até a conclusão. Internamente, essas soluções oferecem às agências governamentais funcionalidade semelhante ao [software de arquivamento de informações empresariais](https://www.g2.com/categories/enterprise-information-archiving). Nos Estados Unidos, as agências federais são obrigadas a gerenciar todos os registros eletronicamente a partir de 2020; portanto, os sistemas de gestão de registros públicos são agora uma necessidade para muitas entidades governamentais americanas. Eles permitem que as agências carreguem e armazenem muitos de seus registros eletronicamente, com recursos de indexação para recuperação rápida para responder a solicitações. O software de gestão de registros públicos também mantém trilhas de auditoria para todos os registros para monitorar quando são acessados e por quem. A maioria das soluções oferece recursos de relatórios e análises para rastrear métricas de desempenho e identificar tendências nos tipos de solicitações de registros que estão sendo feitas. Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Registros Públicos, um produto deve: - Permitir a criação de formulários de solicitação para suportar múltiplos tipos de solicitações de registros públicos - Armazenar registros públicos eletronicamente ou integrar-se com soluções dedicadas de gestão de documentos - Estar em conformidade com programas regulatórios que protegem informações governamentais sensíveis, como FedRAMP, CJIS e HIPAA ## Category Overview **Total Products under this Category:** 34 ## Trust & Credibility Stats **Por que você pode confiar nos rankings de software do G2:** - 30 Analistas e Especialistas em Dados - 1,600+ Avaliações Autênticas - 34+ Produtos - Rankings Imparciais Os rankings de software da G2 são baseados em avaliações de usuários verificadas, moderação rigorosa e uma metodologia de pesquisa consistente mantida por uma equipe de analistas e especialistas em dados. Cada produto é medido usando os mesmos critérios transparentes, sem colocação paga ou influência de fornecedores. Embora as avaliações reflitam experiências reais dos usuários, que podem ser subjetivas, elas oferecem insights valiosos sobre como o software funciona nas mãos de profissionais. Juntos, esses dados alimentam o G2 Score, uma maneira padronizada de comparar ferramentas dentro de cada categoria. ## Best Software de Gestão de Registros Públicos At A Glance - **Líder:** [Everlaw](https://www.g2.com/pt/products/everlaw/reviews) - **Melhor Desempenho:** [JustFOIA](https://www.g2.com/pt/products/justfoia/reviews) - **Mais Fácil de Usar:** [JustFOIA](https://www.g2.com/pt/products/justfoia/reviews) - **Mais Tendência:** [JustFOIA](https://www.g2.com/pt/products/justfoia/reviews) - **Melhor Software Gratuito:** [ArkCase](https://www.g2.com/pt/products/arkcase/reviews) ## Top-Rated Products (Ranked by G2 Score) ### 1. [Everlaw](https://www.g2.com/pt/products/everlaw/reviews) Everlaw transforma a forma como as equipes jurídicas navegam pelos limites da descoberta legal. A plataforma é construída para as exigências de alto risco da litigação moderna, capacitando escritórios de advocacia, corporações e agências governamentais a transformar montanhas de dados em avanços acionáveis. **Average Rating:** 4.7/5.0 **Total Reviews:** 702 **User Satisfaction Scores:** - **Atribuição de fluxo de trabalho:** 8.7/10 (Category avg: 7.8/10) - **Qualidade do Suporte:** 9.5/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 9.0/10 (Category avg: 7.7/10) - **Ferramentas de Comunicação:** 8.6/10 (Category avg: 7.3/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [Everlaw](https://www.g2.com/pt/sellers/everlaw) - **Website da Empresa:** https://www.everlaw.com - **Ano de Fundação:** 2010 - **Localização da Sede:** Oakland, California - **Twitter:** @everlaw (3,967 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/2139901/ (534 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Who Uses This:** Paralegal, Advogado - **Top Industries:** Prática Jurídica, Serviços Jurídicos - **Company Size:** 45% Pequena Empresa, 41% Médio Porte #### Pros & Cons **Pros:** - Facilidade de Uso (96 reviews) - Suporte ao Cliente (60 reviews) - Interface do Usuário (44 reviews) - Uso Intuitivo (41 reviews) - Recursos (36 reviews) **Cons:** - Aprendizado Difícil (33 reviews) - Curva de Aprendizado (28 reviews) - Funcionalidade de Pesquisa Ineficiente (24 reviews) - Problemas de Desempenho (20 reviews) - Recursos Faltantes (19 reviews) ### 2. [JustFOIA](https://www.g2.com/pt/products/justfoia/reviews) Com o JustFOIA, gerenciar solicitações de registros nunca foi tão fácil! Esta solução flexível e configurável guia você em cada etapa do processo - desde a recepção até a entrega. As capacidades de automação economizam tempo em tarefas tediosas como lembretes, comunicação com solicitantes/respondentes e redação - só para citar algumas. Não é de se admirar que agências do setor público em todo o país escolham o JustFOIA como seu software preferido para solicitações de registros! **Average Rating:** 4.9/5.0 **Total Reviews:** 31 **User Satisfaction Scores:** - **Atribuição de fluxo de trabalho:** 9.1/10 (Category avg: 7.8/10) - **Qualidade do Suporte:** 9.8/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 9.7/10 (Category avg: 7.7/10) - **Ferramentas de Comunicação:** 9.8/10 (Category avg: 7.3/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [JustFOIA](https://www.g2.com/pt/sellers/justfoia) - **Ano de Fundação:** 2003 - **Localização da Sede:** Tallahassee, Florida - **Twitter:** @JustFOIA (37 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/justfoia (39 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Top Industries:** Administração Pública - **Company Size:** 68% Médio Porte, 19% Pequena Empresa #### Pros & Cons **Pros:** - Suporte ao Cliente (3 reviews) - Confiabilidade (2 reviews) - Melhoria Contínua (1 reviews) - Soluções Diversas (1 reviews) - Facilidade de Uso (1 reviews) ### 3. [Relativity](https://www.g2.com/pt/products/relativity/reviews) Na Relativity, fazemos software para ajudar os usuários a organizar dados, descobrir a verdade e agir com base nisso. Nosso produto SaaS, RelativityOne, gerencia grandes volumes de dados e identifica rapidamente questões-chave durante litígios e investigações internas. Temos mais de 300.000 usuários em aproximadamente 40 países atendendo a milhares de organizações globalmente, principalmente nos setores jurídico, de serviços financeiros e governamentais, incluindo o Departamento de Justiça dos EUA e 198 do Am Law 200. **Average Rating:** 4.6/5.0 **Total Reviews:** 616 **User Satisfaction Scores:** - **Atribuição de fluxo de trabalho:** 8.8/10 (Category avg: 7.8/10) - **Qualidade do Suporte:** 8.3/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 9.3/10 (Category avg: 7.7/10) - **Ferramentas de Comunicação:** 8.9/10 (Category avg: 7.3/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [Relativity](https://www.g2.com/pt/sellers/relativity) - **Website da Empresa:** https://www.relativity.com - **Ano de Fundação:** 2001 - **Localização da Sede:** Chicago, IL - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/25027079/ (1,816 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Who Uses This:** Gerente de Projetos, Gerente - **Top Industries:** Serviços Jurídicos, Prática Jurídica - **Company Size:** 42% Médio Porte, 33% Empresa #### Pros & Cons **Pros:** - Facilidade de Uso (81 reviews) - Inovação (69 reviews) - Recursos (59 reviews) - Revisão de Documento (50 reviews) - Interface do Usuário (48 reviews) **Cons:** - Problemas de Desempenho (68 reviews) - Aprendizado Difícil (35 reviews) - Recursos Limitados (30 reviews) - Não é amigável para o usuário (30 reviews) - Desempenho lento (29 reviews) ### 4. [Tyler Enterprise Records Management](https://www.g2.com/pt/products/tyler-enterprise-records-management/reviews) Tyler Enterprise Records Management é uma solução de registros de terras e oficiais totalmente integrada para governos de condado. Transforme a eficiência e produtividade do seu escritório de registros com o Enterprise Records Management, a solução de software de registros de terras e oficiais da Tyler. Nós fornecemos as ferramentas necessárias para economizar tempo e reduzir erros, garantindo fluxos de trabalho eficientes, indexação, recuperação de registros, imagem e caixa. **Average Rating:** 4.3/5.0 **Total Reviews:** 19 **User Satisfaction Scores:** - **Atribuição de fluxo de trabalho:** 8.5/10 (Category avg: 7.8/10) - **Qualidade do Suporte:** 8.3/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 8.5/10 (Category avg: 7.7/10) - **Ferramentas de Comunicação:** 8.6/10 (Category avg: 7.3/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [Tyler Technologies](https://www.g2.com/pt/sellers/tyler-technologies) - **Ano de Fundação:** 1966 - **Localização da Sede:** Plano, TX - **Twitter:** @tylertech (4,618 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/tyler-technologies (7,701 funcionários no LinkedIn®) - **Propriedade:** NYSE:TYL **Reviewer Demographics:** - **Company Size:** 37% Pequena Empresa, 32% Empresa ### 5. [NewgenONE Digital Transformation Platform](https://www.g2.com/pt/products/newgenone-digital-transformation-platform/reviews) Transforme seu negócio com o NewgenONE, uma plataforma inteligente de orquestração empresarial, que apresenta um conjunto de tecnologias de ponta — desde automação de tarefas até aplicações críticas e ricas em conteúdo e orquestração avançada de fluxos de trabalho. Integre sem esforço seus sistemas e dispositivos existentes em um ecossistema contínuo que garante experiências personalizadas e eficientes em toda a linha. Construa aplicações poderosas em velocidade relâmpago com o NewgenONE, uma plataforma de baixo código completamente nativa. Desfrute de escalabilidade contínua, segurança robusta e governança e conformidade integradas, tudo isso enquanto acelera a automação em toda a sua empresa. Automatize milhares de processos em toda a empresa e mantenha-se à frente da concorrência com soluções rápidas e inovadoras. **Average Rating:** 4.5/5.0 **Total Reviews:** 89 **User Satisfaction Scores:** - **Qualidade do Suporte:** 8.4/10 (Category avg: 8.4/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [Newgen](https://www.g2.com/pt/sellers/newgen) - **Ano de Fundação:** 1992 - **Localização da Sede:** Mclean, VA - **Twitter:** @newgensoftware (3,361 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/newgen (5,283 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Top Industries:** Bancário, Serviços Financeiros - **Company Size:** 59% Empresa, 22% Médio Porte #### Pros & Cons **Pros:** - Automação (1 reviews) - Eficiência da Automação (1 reviews) - Recursos de Automação (1 reviews) - Foco em Automação (1 reviews) - Serviços de Nuvem (1 reviews) **Cons:** - Problemas de Bugs (1 reviews) - Insetos (1 reviews) - Complexidade (1 reviews) - Configuração Complexa (1 reviews) - Configuração Difícil (1 reviews) ### 6. [CivicPlus NextRequest](https://www.g2.com/pt/products/civicplus-nextrequest/reviews) NextRequest da CivicPlus simplifica o fluxo de trabalho de solicitação de registros, permitindo o recebimento, encaminhamento e liberação rápida de registros por meio de um portal online moderno e tudo-em-um. Nosso software de solicitação de registros abertos aumenta a eficiência, mantém a conformidade e reduz o risco, tudo isso enquanto promove a confiança dos residentes. **Average Rating:** 4.8/5.0 **Total Reviews:** 13 **User Satisfaction Scores:** - **Qualidade do Suporte:** 9.7/10 (Category avg: 8.4/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [CivicPlus](https://www.g2.com/pt/sellers/civicplus) - **Ano de Fundação:** 2001 - **Localização da Sede:** Manhattan, Kansas - **Twitter:** @CivicPlus (2,896 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/civicplus/ (904 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Top Industries:** Administração Pública - **Company Size:** 46% Empresa, 46% Médio Porte ### 7. [RequestPro](https://www.g2.com/pt/products/requestpro/reviews) A plataforma de gerenciamento de solicitações de registros públicos da RequestPro é uma solução segura, altamente eficaz e que economiza tempo para o fardo administrativo de uma carga de trabalho pesada de solicitações da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) e da Lei de Registros Públicos (PRA). **Average Rating:** 4.4/5.0 **Total Reviews:** 9 **User Satisfaction Scores:** - **Atribuição de fluxo de trabalho:** 8.9/10 (Category avg: 7.8/10) - **Qualidade do Suporte:** 8.5/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 8.3/10 (Category avg: 7.7/10) - **Ferramentas de Comunicação:** 8.1/10 (Category avg: 7.3/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [RequestPro](https://www.g2.com/pt/sellers/requestpro) - **Localização da Sede:** N/A - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/No-Linkedin-Presence-Added-Intentionally-By-DataOps (1 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Company Size:** 70% Pequena Empresa, 20% Médio Porte ### 8. [ArkCase](https://www.g2.com/pt/products/arkcase/reviews) ArkCase é uma solução de gerenciamento de casos de código aberto líder que é autorizada pelo FedRAMP. ArkCase oferece soluções prontas para uso para gerenciamento de casos jurídicos, gerenciamento de reclamações, FOIA, solicitação de registros públicos, eFiling, eDocketing e muito mais. ArkCase fornece serviços inteligentes para apoiar decisões baseadas em evidências por meio da integração com serviços de IA da AWS, análise de links e análise de dados. **Average Rating:** 4.6/5.0 **Total Reviews:** 10 **User Satisfaction Scores:** - **Atribuição de fluxo de trabalho:** 9.3/10 (Category avg: 7.8/10) - **Qualidade do Suporte:** 8.1/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 8.8/10 (Category avg: 7.7/10) - **Ferramentas de Comunicação:** 9.4/10 (Category avg: 7.3/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [ArkCase](https://www.g2.com/pt/sellers/arkcase) - **Ano de Fundação:** 2005 - **Localização da Sede:** VA - **Twitter:** @ArkCase_CMS (23 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/arkcase (4 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Top Industries:** Tecnologia da Informação e Serviços - **Company Size:** 50% Médio Porte, 33% Pequena Empresa #### Pros & Cons **Pros:** - Suporte ao Cliente (2 reviews) - Facilidade de Uso (2 reviews) - Recursos (2 reviews) - Facilidade de Implementação (2 reviews) - Facilidade de Navegação (2 reviews) **Cons:** - Recursos Limitados (1 reviews) - Problemas de Notificação (1 reviews) - Não é amigável para o usuário (1 reviews) - Problemas de Desempenho (1 reviews) - Navegação Ruim (1 reviews) ### 9. [MyGov](https://www.g2.com/pt/products/mygov/reviews) MyGov é um conjunto de software de desenvolvimento comunitário simples, baseado na web, que permite trabalhar de qualquer lugar. **Average Rating:** 4.0/5.0 **Total Reviews:** 16 **User Satisfaction Scores:** - **Atribuição de fluxo de trabalho:** 4.4/10 (Category avg: 7.8/10) - **Qualidade do Suporte:** 7.2/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 5.6/10 (Category avg: 7.7/10) - **Ferramentas de Comunicação:** 5.0/10 (Category avg: 7.3/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [MyGov](https://www.g2.com/pt/sellers/mygov) - **Ano de Fundação:** 2002 - **Localização da Sede:** Norman, Oklahoma - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/mygov.us (28 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Company Size:** 63% Pequena Empresa, 31% Médio Porte ### 10. [ZyLAB ONE](https://www.g2.com/pt/products/zylab-one/reviews) Com o ZyLAB One, realize uma eDiscovery rápida e defensável com uma plataforma de eDiscovery fácil de dominar do início ao fim em uma única plataforma. Elimine facilmente documentos que não são relevantes para revisão adicional e inicie sua descoberta legal com nossas extensas capacidades de navegação de dados. ZyLAB One é a escolha inteligente para as corporações atenderem suas necessidades de eDiscovery e registros públicos. **Average Rating:** 4.8/5.0 **Total Reviews:** 21 **User Satisfaction Scores:** - **Qualidade do Suporte:** 9.8/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 10.0/10 (Category avg: 7.7/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [Reveal Data](https://www.g2.com/pt/sellers/reveal-data) - **Ano de Fundação:** 2009 - **Localização da Sede:** Chicago, Illinois - **Twitter:** @RevealData (728 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/reveal-data (505 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Top Industries:** Serviços Jurídicos - **Company Size:** 43% Pequena Empresa, 30% Médio Porte ### 11. [Accela](https://www.g2.com/pt/products/accela/reviews) Accela é uma base de soluções em nuvem poderosas, confiáveis e seguras, projetadas para atender agências governamentais de todos os tamanhos. **Average Rating:** 3.9/5.0 **Total Reviews:** 13 **User Satisfaction Scores:** - **Qualidade do Suporte:** 8.1/10 (Category avg: 8.4/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [Accela](https://www.g2.com/pt/sellers/accela) - **Ano de Fundação:** 1999 - **Localização da Sede:** San Ramon, CA - **Twitter:** @AccelaSoftware (2,575 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/16954/ (551 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Company Size:** 38% Médio Porte, 38% Pequena Empresa ### 12. [Gimmal Records](https://www.g2.com/pt/products/gimmal-records/reviews) A Gimmal Records™ oferece uma solução completa de gerenciamento de registros para seu conteúdo, independentemente de estar armazenado no Microsoft 365 ou em outro repositório, incluindo compartilhamentos de arquivos. Ao integrar-se com todos os seus repositórios de conteúdo e gerenciar registros no local, a Gimmal Records™ permite que você gerencie as políticas de retenção e disposição da sua organização sob um único plano de arquivo. A Gimmal Records™ automatiza muitas das tarefas manuais que um gerente de registros normalmente faria manualmente, como classificar conteúdo, enviar registros para as pessoas apropriadas para revisão e realizar a disposição. As políticas de retenção e disposição são aplicadas de forma consistente e automatizada, liberando os usuários finais do ônus do gerenciamento de registros. A Gimmal Records™ é projetada para: Gerentes de Registros encarregados de reter registros de acordo com a política, disposição defensável de conteúdo que não precisa mais ser retido e gerenciamento de seu plano de arquivo corporativo; CISOs que desejam garantir que a organização possa se adaptar rapidamente às regras de conformidade em evolução; CIOs e Gerentes de TI que foram encarregados de gerenciar as políticas de retenção em todo o conteúdo empresarial. **Average Rating:** 5.0/5.0 **Total Reviews:** 1 **User Satisfaction Scores:** - **Atribuição de fluxo de trabalho:** 5.0/10 (Category avg: 7.8/10) - **Qualidade do Suporte:** 10.0/10 (Category avg: 8.4/10) - **Permissões baseadas em função:** 0.0/10 (Category avg: 7.7/10) - **Ferramentas de Comunicação:** 0.0/10 (Category avg: 7.3/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [Gimmal](https://www.g2.com/pt/sellers/gimmal) - **Ano de Fundação:** 2002 - **Localização da Sede:** Houston, TX - **Twitter:** @GimmalSoftware (892 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/gimmal/ (60 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Company Size:** 100% Médio Porte #### Pros & Cons **Pros:** - Suporte ao Cliente (1 reviews) - Personalização (1 reviews) - Gestão de Dados (1 reviews) - Facilidade de Uso (1 reviews) - Recursos (1 reviews) ### 13. [GovQA](https://www.g2.com/pt/products/govqa/reviews) GovQA é o provedor número 1 de soluções de registros públicos e conformidade para o governo. Eles permitem que as principais cidades, condados e agências estaduais do país processem trabalhos complexos entre todos os sistemas dentro e entre governos. **Average Rating:** 5.0/5.0 **Total Reviews:** 1 **Seller Details:** - **Vendedor:** [Granicus](https://www.g2.com/pt/sellers/granicus) - **Ano de Fundação:** 1999 - **Localização da Sede:** Denver, CO - **Twitter:** @Granicus (22,278 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/46777/ (1,618 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Company Size:** 100% Médio Porte ### 14. [5i Public Records Request](https://www.g2.com/pt/products/5i-public-records-request/reviews) Nossa missão é descobrir suas necessidades particulares e criar uma solução que melhor as atenda. Temos ferramentas que podem se integrar com o que você já possui e soluções que podem funcionar de forma independente para ajudar seu negócio a crescer e se tornar mais eficiente. Vamos apoiá-lo desde a conceitualização, até a instalação e além. **Seller Details:** - **Vendedor:** [5i Solutions](https://www.g2.com/pt/sellers/5i-solutions) - **Ano de Fundação:** 1990 - **Localização da Sede:** Fort Lauderdale, US - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/3488722 (12 funcionários no LinkedIn®) ### 15. [AIRLIFT Respond](https://www.g2.com/pt/products/airlift-respond/reviews) AIRLIFT Respond rastreia o tempo e os custos associados às suas solicitações. **Seller Details:** - **Vendedor:** [AIRLIFT Software](https://www.g2.com/pt/sellers/airlift-software) - **Ano de Fundação:** 2011 - **Localização da Sede:** COEUR D ALENE, US - **Twitter:** @cloudPWR (446 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/2701974 (7 funcionários no LinkedIn®) ### 16. [Amanda FOI](https://www.g2.com/pt/products/amanda-foi/reviews) Amanda FOI melhora a capacidade de resposta e conformidade dos cidadãos ao responder de forma eficiente e segura aos pedidos de FOI. **Seller Details:** - **Vendedor:** [Calytera](https://www.g2.com/pt/sellers/calytera) - **Ano de Fundação:** 1989 - **Localização da Sede:** Austin, US - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/calytera/ (3 funcionários no LinkedIn®) ### 17. [BAS FOIL](https://www.g2.com/pt/products/bas-foil/reviews) O sistema Open Records Request Tracker (FOIL) da Business Automation Services é projetado para gerenciar todos os pedidos da Lei de Liberdade de Informação dentro de um município. Este sistema de software é fácil de usar, permite a recuperação fácil de dados críticos e oferece acesso rápido a informações sobre o status de qualquer solicitação FOIL. **Seller Details:** - **Vendedor:** [Business Automation Services](https://www.g2.com/pt/sellers/business-automation-services) - **Ano de Fundação:** 1972 - **Localização da Sede:** Northfield, US - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/edmundsgovtech/ (201 funcionários no LinkedIn®) ### 18. [Beacon](https://www.g2.com/pt/products/schneider-geospatial-beacon/reviews) Beacon™ fornece uma solução GovTech interativa que permite aos usuários visualizar informações públicas de condados e cidades, registros fiscais e GIS através de um único portal online. Os usuários podem criar pesquisas detalhadas poderosas, visualizar uma variedade de diferentes camadas de mapas, assim como imprimir ou enviar por e-mail resumos de relatórios detalhados. **Seller Details:** - **Vendedor:** [Schneider Geospatial](https://www.g2.com/pt/sellers/schneider-geospatial) - **Ano de Fundação:** 1962 - **Localização da Sede:** Indianapolis, US - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/schneider-geospatial (97 funcionários no LinkedIn®) ### 19. [Casepoint](https://www.g2.com/pt/products/casepoint/reviews) Casepoint capacita agências governamentais e empresas a descobrir, proteger e ativar insights defensáveis com confiança em seus fluxos de trabalho legais, regulatórios e de conformidade mais críticos. De empresas globais a grandes agências federais, incluindo o Departamento de Guerra, as organizações confiam na Casepoint para unificar retenção legal, eDiscovery, investigações, FOIA, resposta regulatória e de conformidade em uma única plataforma segura. Construída sobre uma fundação premiada e nativa da nuvem com autorizações FedRAMP® High e Níveis de Impacto DOD 5 (IL5) e 6 (IL6), a Casepoint combina fluxos de trabalho desenvolvidos para esse propósito com IA transparente e auditável e análises avançadas para ajudar as equipes a se moverem mais rapidamente, reduzir riscos e manter o controle sob escrutínio. Através de uma parceria de longo prazo e suporte responsivo, a Casepoint trabalha ao lado dos clientes para fortalecer as operações ao longo do tempo, garantindo controle, custódia e confiança duradouros em seus dados. Para mais informações, visite www.casepoint.com. **Average Rating:** 4.7/5.0 **Total Reviews:** 25 **User Satisfaction Scores:** - **Qualidade do Suporte:** 9.1/10 (Category avg: 8.4/10) **Seller Details:** - **Vendedor:** [Casepoint](https://www.g2.com/pt/sellers/casepoint) - **Website da Empresa:** https://casepoint.com - **Ano de Fundação:** 2008 - **Localização da Sede:** 1101 17th St NW #1200. Washington, DC 20036 - **Twitter:** @CasePoint (930 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/casepoint-llc (836 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Top Industries:** Serviços Jurídicos, Prática Jurídica - **Company Size:** 52% Médio Porte, 44% Pequena Empresa #### Pros & Cons **Pros:** - Suporte ao Cliente (3 reviews) - Facilidade de Uso (3 reviews) - Melhoria Contínua (2 reviews) - Análise de Dados (2 reviews) - Gestão de Documentos (2 reviews) **Cons:** - Problemas Técnicos (2 reviews) - Falta de Desenvolvimento (1 reviews) ### 20. [Fabasoft eGov-Suite](https://www.g2.com/pt/products/fabasoft-egov-suite/reviews) Fabasoft eGov-Suite é uma solução de software abrangente projetada para otimizar a gestão eletrônica de registros e documentos na administração pública. Ela permite que agências governamentais gerenciem arquivos e documentos digitalmente, garantindo processos administrativos eficientes, transparentes e seguros. A plataforma suporta ambientes de trabalho flexíveis, permitindo acesso à informação independentemente de localização e horário, e integra-se perfeitamente com sistemas existentes para atender a necessidades administrativas específicas. Principais Funcionalidades e Características: - Gestão de Documentos e Registros: Facilita o processamento digital completo de arquivos sem exigir conhecimento administrativo especializado. A gestão integrada de documentos e fluxos de trabalho personalizáveis garantem colaboração digital transparente dentro das agências. - Automação de Fluxos de Trabalho: Automatiza procedimentos administrativos rotineiros classificando documentos recebidos, extraindo informações relevantes e atribuindo-os a casos de negócios existentes ou novos. Os processos são iniciados com base em regras predefinidas, com cada etapa totalmente documentada e rastreável. - Serviços Online: Utiliza funcionalidades de low-code/no-code para modelar e adaptar processos e formulários sem conhecimento de programação. Cidadãos e empresas podem enviar solicitações e formulários online, permitindo processos totalmente digitais, do pedido ao resultado. - Busca Inteligente: Emprega capacidades de busca semântica em texto completo para localizar rapidamente arquivos, documentos e informações detalhadas em segundos. - Acesso Móvel: Suporta trabalho flexível ao fornecer acesso a arquivos, documentos e informações independentemente de localização e horário. - Segurança e Conformidade: Oferece conceitos personalizáveis de papéis e autorizações para garantir acesso seguro e rastreável aos dados, mantendo conformidade com padrões legais. Valor Principal e Soluções para Usuários: Fabasoft eGov-Suite aborda os desafios de modernizar a administração pública ao fornecer uma plataforma digital que melhora a eficiência, transparência e segurança. Reduz a dependência de processos baseados em papel, acelera fluxos de trabalho através da automação e melhora a prestação de serviços a cidadãos e empresas. Ao integrar-se com sistemas existentes e oferecer interfaces flexíveis e amigáveis, capacita agências governamentais a se adaptarem às necessidades administrativas em evolução e a oferecerem melhores serviços públicos. **Seller Details:** - **Vendedor:** [Fabasoft](https://www.g2.com/pt/sellers/fabasoft) - **Ano de Fundação:** 1988 - **Localização da Sede:** Linz, Upper Austria, Austria - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/fabasoft (261 funcionários no LinkedIn®) - **Propriedade:** FRA: FAA ### 21. [FOIAXpress](https://www.g2.com/pt/products/foiaxpress/reviews) À medida que a ênfase no governo aberto e na transparência continua a aumentar, as agências e instituições governamentais estão procurando maneiras melhores de simplificar o rastreamento e a gestão de solicitações FOIA para facilitar uma maior interação com os cidadãos. O FOIAXpress, o principal software de rastreamento e gestão de solicitações FOIA da América do Norte, revolucionou a indústria, capacitando o pessoal de FOIA, Privacidade e Governo Aberto, e departamentos de todos os tamanhos a gastar menos tempo em tarefas administrativas e reduzir significativamente o tempo e o dinheiro necessários para atender às solicitações. **Seller Details:** - **Vendedor:** [Casepoint](https://www.g2.com/pt/sellers/casepoint) - **Ano de Fundação:** 2008 - **Localização da Sede:** 1101 17th St NW #1200. Washington, DC 20036 - **Twitter:** @CasePoint (930 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/casepoint-llc (836 funcionários no LinkedIn®) ### 22. [GovPilot](https://www.g2.com/pt/products/govpilot/reviews) GovPilot - nomeada uma empresa GovTech 100 por cinco anos consecutivos - é a líder em transformação digital para governos municipais. Nos EUA, 40.000 governos locais gerenciam uma infinidade de processos críticos - todos com abordagens diferentes, muitas vezes obsoletas. A plataforma baseada em nuvem da GovPilot foi criada com o propósito de permitir que os governos locais operem em seu pleno potencial, padronizando, digitalizando e unificando mais de 125 processos operacionais e de serviços aos constituintes em um único sistema. **Seller Details:** - **Vendedor:** [GovPilot](https://www.g2.com/pt/sellers/govpilot) - **Ano de Fundação:** 2015 - **Localização da Sede:** Manasquan, US - **Twitter:** @govpilot (285 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/govpilot (41 funcionários no LinkedIn®) ### 23. [govRecords](https://www.g2.com/pt/products/govrecords/reviews) As soluções de Gerenciamento de Registros da Granicus tornam o escritório do escrivão e do registrador um portal eficiente de informações públicas, ajudando a automatizar e simplificar os processos de registros e acesso do governo. **Seller Details:** - **Vendedor:** [Granicus](https://www.g2.com/pt/sellers/granicus) - **Ano de Fundação:** 1999 - **Localização da Sede:** Denver, CO - **Twitter:** @Granicus (22,278 seguidores no Twitter) - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/46777/ (1,618 funcionários no LinkedIn®) ### 24. [iCONECT](https://www.g2.com/pt/products/iconect/reviews) iCONECT é uma equipe de solucionadores de problemas experientes, criativos e ágeis, obcecados em simplificar seus dados. Focamos em quatro pilares principais – Jurídico, Governo, Governança de Dados e Mineração de Dados de Resposta a Incidentes – confiando em uma única plataforma subjacente e fornecendo serviços de suporte de classe mundial para capacitar nossos clientes em qualquer setor. Nossas soluções de software são altamente seguras, escaláveis e fáceis de usar, permitindo que você e suas partes interessadas obtenham insights de big data de forma rápida, fácil e acessível, seja no local ou na nuvem. Nosso objetivo final não mudou desde que fomos fundados em 1999 – queremos fornecer aos nossos usuários uma plataforma intuitiva que otimize fluxos de trabalho e gerencie problemas complexos. **Average Rating:** 2.8/5.0 **Total Reviews:** 3 **Seller Details:** - **Vendedor:** [iCONECT Development](https://www.g2.com/pt/sellers/iconect-development) - **Ano de Fundação:** 1999 - **Localização da Sede:** Washington, US - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/iconect (86 funcionários no LinkedIn®) **Reviewer Demographics:** - **Company Size:** 67% Médio Porte, 33% Pequena Empresa ### 25. [Land Records](https://www.g2.com/pt/products/land-records/reviews) Neumo Land Records ajuda os governos a registrar e recuperar documentos de terras de forma mais rápida e segura. Desde a gravação eletrônica até a indexação automatizada, a plataforma substitui fluxos de trabalho pesados em papel por ferramentas digitais intuitivas que reduzem os tempos de resposta e melhoram o acesso público. **Seller Details:** - **Vendedor:** [Neumo](https://www.g2.com/pt/sellers/neumo) - **Localização da Sede:** N/A - **Página do LinkedIn®:** https://www.linkedin.com/company/neumogov/ (346 funcionários no LinkedIn®) ## Parent Category [Software do Setor Público](https://www.g2.com/pt/categories/public-sector) --- ## Buyer Guide ### O que você deve saber sobre software de gestão de registros públicos ### O que é Software de Gestão de Registros Públicos? O software de gestão de registros públicos ajuda agências governamentais e organizações do setor público a gerenciar e manter registros públicos de forma eficiente. Registros públicos são documentos oficiais e informações criadas e mantidas pelo governo, instituições públicas ou outras organizações acessíveis ao público. Esses registros estão sujeitos a certas restrições legais e de privacidade. Os sistemas de gestão de registros públicos oferecem às agências governamentais uma solução centralizada e digital de ponta a ponta para organizar, rastrear, armazenar, recuperar e descartar registros públicos. Esses produtos simplificam todo o ciclo de vida dos registros, desde a criação até o descarte, garantindo conformidade com requisitos legais e regulatórios. Por outro lado, os cidadãos que interagem com registros públicos se beneficiam da transparência e acessibilidade do software de gestão de registros públicos. O software permite que os cidadãos solicitem registros públicos de forma mais eficiente, oferecendo portais públicos e mecanismos de rastreamento, incentivando um maior engajamento cívico. Ao melhorar a capacidade dos cidadãos de solicitar e receber registros públicos, esses produtos de software promovem um senso mais forte de responsabilidade e cooperação entre os órgãos governamentais e o público que eles servem. ### Quais são as Características Comuns do Software de Gestão de Registros Públicos? A seguir estão algumas características principais dentro do software de gestão de registros públicos que podem ajudar os usuários de várias maneiras: **Captura e armazenamento de documentos:** Isso permite a captura e armazenamento digital de registros públicos, garantindo arquivamento, indexação e recuperação eficientes de informações, melhorando assim a acessibilidade e a recuperação. **Acesso baseado em funções:** Isso permite que os administradores estabeleçam e supervisionem permissões de usuário, garantindo que apenas o pessoal autorizado possa acessar registros designados. Este recurso ajuda a manter a confidencialidade dos dados e evita a divulgação não autorizada de informações sensíveis. **Redação:** A redação ajuda a bloquear seletivamente informações sensíveis dentro de documentos que invadem a privacidade pessoal e comprometem a segurança. Os recursos de redação digital automatizam esse processo estabelecendo regras de isenção que se aplicam a todos os documentos, garantindo que tipos específicos de informações, como números de segurança social, números de telefone e registros médicos, sejam obscurecidos quando solicitações de registros públicos são feitas. **Automação de fluxo de trabalho:** Fluxos de trabalho automatizados simplificam os processos de revisão e aprovação de registros públicos. Seu design flexível permite personalização para atender aos requisitos únicos de diferentes organizações, melhorando assim o tempo de processamento geral das solicitações. O software também pode automatizar várias tarefas, como classificação de registros, entrada de dados, roteamento de solicitações e sistemas de notificação, com modelos personalizáveis, reduzindo a carga de trabalho manual e aumentando a eficiência geral da gestão de registros públicos. **Ferramentas de colaboração:** Vários departamentos ou usuários podem colaborar, visualizar e trabalhar simultaneamente em registros públicos. Também permite que os solicitantes e a equipe se comuniquem caso surjam dúvidas durante o atendimento da solicitação. **Monitoramento de conformidade:** O software de gestão de registros públicos auxilia no monitoramento e gerenciamento da conformidade com as leis e regulamentos relevantes que regem os registros públicos. Ajuda a rastrear cronogramas de retenção de registros, prazos e outros requisitos de conformidade para evitar problemas legais e penalidades. **Trilha de auditoria:** Os sistemas de gestão de registros públicos criam uma trilha de auditoria detalhada que registra todas as atividades relacionadas aos registros públicos, incluindo ações de usuários, modificações de documentos e tentativas de acesso. Este recurso promove transparência e responsabilidade e ajuda a resolver possíveis problemas ou discrepâncias. **Painéis e relatórios:** Os recursos de painéis e relatórios representam visualmente indicadores-chave de desempenho (KPIs), métricas de registros e análises de dados relacionadas à gestão de registros públicos envolvendo partes interessadas. Isso permite que os administradores tomem decisões, identifiquem tendências e otimizem processos. **Portal público:** Os cidadãos podem utilizar o portal para uma gestão eficiente de solicitações. À medida que os marcos são alcançados, o sistema pode enviar notificações aos cidadãos, mantendo-os informados sobre o status de suas solicitações. O portal também facilita a comunicação entre cidadãos e funcionários do governo. **Processamento de pagamentos:** Os cidadãos podem pagar online se houver taxas associadas a uma solicitação de registros. Essas ferramentas podem manter um registro de informações financeiras e biográficas e produzir faturas para cobrança offline. ### Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Registros Públicos? O software de gestão de registros públicos tem uma variedade de benefícios. Eles são: **Segurança de dados:** Ele protege registros sensíveis contra acesso não autorizado e violações de dados usando medidas robustas de segurança de dados. O software mitiga o risco de perda de dados ao aderir a regulamentos rigorosos de proteção de dados e implementar práticas organizacionais padronizadas. Este software melhora a preparação para desastres ao oferecer soluções seguras de armazenamento de dados, como repositórios baseados em nuvem e backups automáticos regulares. **Transparência dos registros:** Promove a transparência ao fornecer uma plataforma clara e organizada para acessar e compartilhar informações públicas com as partes interessadas. O software aumenta a confiança e a confiança do público nas agências governamentais ao fornecer um sistema transparente e responsável. **Aumento da produtividade:** Encontrar registros pode levar tempo. Os sistemas de gestão de registros públicos permitem que os solicitantes pesquisem arquivos digitalmente e ofereçam funcionalidades de solicitação online, economizando tempo, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Recursos como relatórios fáceis de usar que ajudam a identificar gargalos e rastrear solicitações, fluxos de trabalho automatizados e notificações de tarefas ajudam a amplificar a eficiência dos funcionários e o cumprimento oportuno. **Garantir conformidade regulatória:** Recursos robustos e processos automatizados ajudam a garantir a adesão aos requisitos regulatórios relacionados à gestão de registros públicos. Ao manter registros precisos e atualizados, a organização pode minimizar o risco de litígios e consequências legais, promovendo um ambiente compatível e legalmente sólido. ### Quem Usa Software de Gestão de Registros Públicos? **Cidadãos:** Nos Estados Unidos, as leis de registros abertos—Lei de Liberdade de Informação (FOIA)—exigem a divulgação completa ou parcial de dados e documentos não divulgados ou não compartilhados geridos por entidades federais, estaduais ou outras entidades públicas dos EUA mediante solicitação. Da mesma forma, numerosos governos em todo o mundo têm suas versões dessa legislação. As agências governamentais usam software de gestão de registros públicos para recuperar e compartilhar registros públicos com os cidadãos mediante suas solicitações feitas através do portal público do software. **Agências governamentais:** A gestão de registros públicos para agências governamentais é crucial. Governos estaduais, federais e locais produzem registros públicos constantemente. Esses registros fornecem insights sobre condutas e ações tomadas que são de interesse público. O software de gestão de solicitações de registros públicos permite que organizações governamentais aceitem, processem e respondam a solicitações FOIA.  **Equipes jurídicas:** As equipes jurídicas usam software de gestão de registros públicos para acessar documentos legais, registros judiciais e outras informações públicas cruciais para a gestão de casos, conduzir pesquisas e preparar argumentos legais de forma eficiente e precisa. **Meios de comunicação e veículos de jornalismo:** Jornalistas utilizam sistemas de gestão de registros públicos para acessar registros governamentais, dados públicos e informações históricas, permitindo-lhes investigar histórias, verificar informações e fornecer notícias confiáveis e precisas. ### Quais são as Alternativas ao Software de Gestão de Registros Públicos? Soluções alternativas que podem substituir parcialmente o software de gestão de registros públicos incluem: [Sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM)](https://www.g2.com/categories/enterprise-content-management-ecm) **:** Os sistemas ECM oferecem capacidades abrangentes de gestão de registros e documentos, recursos avançados de fluxo de trabalho e colaboração. Embora as soluções ECM possam lidar efetivamente com registros públicos, muitas vezes exigem uma configuração mais extensa para abordar as nuances legais e de conformidade específicas necessárias para a gestão de registros do setor público. [Software de arquivamento de informações empresariais](https://www.g2.com/categories/enterprise-information-archiving) **:** O software de arquivamento de informações empresariais pode armazenar e gerenciar com segurança grandes volumes de informações críticas, fornecendo armazenamento de longo prazo e capacidades de recuperação eficientes para registros públicos arquivados. #### Software Relacionado ao Software de Gestão de Registros Públicos Soluções relacionadas que podem ser usadas juntamente com o software de gestão de registros públicos incluem: [Software de eDiscovery](https://www.g2.com/categories/ediscovery) **:** O software de eDiscovery auxilia na busca e recuperação de documentos específicos do sistema de gestão de registros públicos relevantes para casos legais. Este processo diminui a chance de negligenciar detalhes importantes. Além disso, o software melhora as capacidades de relatórios e análise, fortalecendo, em última análise, a tomada de decisões legais. [Software de engajamento cidadão](https://www.g2.com/categories/citizen-engagement) **:** O software de engajamento cidadão facilita a interação entre entidades governamentais e cidadãos, e quando combinado com o software de gestão de registros públicos, permite acesso público transparente a informações, feedback e serviços governamentais, promovendo uma cidadania mais engajada e informada. ### Desafios com o Software de Gestão de Registros Públicos O software de gestão de registros públicos pode vir com seu próprio conjunto de desafios. **Transformação digital e dados legados:** Muitos registros públicos eram tradicionalmente mantidos em formatos físicos, mas agora estão sendo digitalizados. A transição de sistemas baseados em papel para formatos digitais, preservando a integridade e acessibilidade dos registros históricos, pode ser complexa. Os usuários citaram problemas de precisão, consistência e integridade dos dados durante o processo de migração. **Privacidade de dados:** Apesar de todos os recursos de segurança que o software de gestão de registros públicos oferece, preocupações potenciais com a privacidade de dados persistem. Violações de dados continuam sendo um risco, pois mesmo os sistemas mais seguros podem ser vulneráveis. Além disso, acesso inadequado, ameaças internas, falta de conscientização e treinamento dos usuários e regulamentos em evolução podem criar complexidades na proteção de registros públicos. ### Como Comprar Software de Gestão de Registros Públicos? #### Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Registros Públicos Reunir o máximo de informações possível é crucial ao planejar a compra de software de gestão de registros públicos para garantir que o software atenda às necessidades da organização. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas ao procurar uma solução de software de gestão de registros públicos: - Quais são os recursos principais? - O software é intuitivo e fácil de usar ou requer treinamento extensivo? - O software é personalizável para se alinhar às necessidades e fluxos de trabalho da organização? - Como o software garante a segurança e a confidencialidade dos registros públicos sensíveis? - Está em conformidade com os regulamentos e padrões relevantes para a gestão de registros públicos, como HIPAA ou GDPR? - O software pode se integrar a outros sistemas que a organização usa? - O fornecedor oferece treinamento para a equipe sobre como usar o software e oferece suporte técnico contínuo caso surjam problemas? - Qual é a estrutura de preços e o custo inclui taxas de licenciamento, custos de implementação e manutenção contínua? - O software pode lidar com o crescimento potencial das necessidades de gestão de registros da agência ao longo do tempo e há custos adicionais associados à expansão? - O software pode ajudar na migração de registros públicos existentes do sistema atual com integridade de dados? - O fornecedor fornece atualizações e melhorias regulares para o software e as atualizações estão incluídas no preço ou exigem custos adicionais? Responder a essas perguntas pode ser difícil. No entanto, elas fornecem uma base sólida para construir a lista longa. #### Comparar Produtos de Software de Gestão de Registros Públicos **Crie uma lista longa** Dada a quantidade de opções para escolher no mercado de software de gestão de registros públicos, avaliar e comparar as respostas às perguntas acima é crucial. Nesta fase, também é essencial avaliar a reputação do fornecedor e as experiências dos compradores de organizações semelhantes, lendo avaliações autênticas de usuários no G2.com. **Crie uma lista curta** Após compilar as respostas à pergunta acima e compará-las, o próximo passo é aprofundar-se em cada software de gestão de registros públicos com mais escrutínio. Os compradores precisam fazer uma comparação lado a lado mais detalhada para verificar se o software se alinha aos requisitos da organização. Isso inclui avaliar recursos e funcionalidades adicionais além dos recursos essenciais do sistema de gestão de registros públicos que beneficiariam a organização. Os compradores podem usar as avaliações e recursos de comparação do G2 para comparar produtos e reduzir sua lista. **Conduza demonstrações** Após selecionar os fornecedores, os compradores podem solicitar demonstrações para obter experiência prática e avaliar a adequação do software para suas necessidades específicas. É importante notar que, para uma experiência de demonstração tranquila, os usuários devem garantir que o fornecedor esteja bem informado sobre suas necessidades e requisitos com antecedência. Esta preparação permite que o fornecedor adapte sua apresentação de forma eficaz. Durante a demonstração, os usuários devem explorar vários aspectos, como testar as capacidades de digitalização e upload de documentos do software, entender a funcionalidade do recurso de redação e aprender o fluxo de trabalho do software para gerenciar solicitações. Entender como o software simplifica o processo para cidadãos que fazem solicitações versus funcionários que respondem a essas solicitações fornece insights valiosos sobre a praticidade e facilidade de uso do software. Ao simular cenários e buscar explicações detalhadas em áreas específicas, os usuários podem entender melhor como o software se alinha às suas necessidades operacionais e conformidade regulatória, permitindo um processo de tomada de decisão bem informado. #### Seleção de Software de Gestão de Registros Públicos **Escolha uma equipe de seleção** Escolher a equipe de seleção certa para decidir a melhor solução de software é crítico. A equipe de seleção para software de gestão de registros públicos deve incluir diferentes personas com as habilidades, interesses e tempo necessários da equipe de gestão de registros, equipe de TI, equipe jurídica e de conformidade e líderes-chave de diferentes departamentos. **Negociação** O preço é uma decisão chave que pode fazer ou quebrar um acordo. Os compradores devem discutir a estrutura de preços e verificar se há taxas de licenciamento ou custos adicionais. Os compradores podem solicitar cotações de vários fornecedores, compará-las e usá-las como alavanca para negociar melhores termos com seu fornecedor preferido. O comprador deve prestar atenção aos termos do contrato, incluindo a duração do acordo e os termos de renovação, e pode negociar termos que funcionem para as necessidades de longo prazo de sua organização e não deve hesitar em pedir descontos, especialmente se estiver considerando um compromisso de longo prazo. Uma vez que o comprador tenha chegado a um acordo, deve garantir que os termos negociados sejam documentados no contrato para evitar mal-entendidos posteriormente. **Decisão final** Os compradores podem optar por um teste de software, se possível. Testar o software permite que os usuários avaliem seus recursos na prática. Após o teste, os usuários podem coletar feedback que contribui para o processo de tomada de decisão final. A decisão final requer consenso de toda a equipe de seleção, o que garante alinhamento com os requisitos da organização. ### Quanto Custa o Software de Gestão de Registros Públicos? O custo do software de gestão de registros públicos é influenciado por fatores como indústria, região geográfica, recursos e funcionalidades e a empresa que oferece o software. Geralmente, existem duas maneiras principais de adquirir este software—uma compra única ou um modelo de assinatura. O custo inicial de uma compra única é maior do que o de uma assinatura, mas elimina taxas contínuas pelo uso do software ano após ano. Por outro lado, um modelo de assinatura é geralmente mais econômico inicialmente. Ele permite mais flexibilidade, mas pode limitar quantos usuários podem acessá-lo ao mesmo tempo. Personalizações e integrações também podem resultar em despesas adicionais. Portanto, obter cotações exatas para todos os recursos oferecidos por diferentes fornecedores e compará-las é crucial. Muitos fornecedores também oferecem testes gratuitos ou versões limitadas do software de gestão de registros públicos para que as organizações experimentem antes de fazer um compromisso financeiro. ### Tendências do Software de Gestão de Registros Públicos **Adoção crescente de plataformas em nuvem** A nuvem oferece acessibilidade remota, escalabilidade, eficiência de custos e atualizações automáticas, promovendo a colaboração enquanto melhora a segurança e garante conformidade com as leis. As organizações se beneficiam da redução de custos de TI e recuperação robusta de desastres. **Integração de capacidades de IA** IA e automação estão sendo integradas ao software de gestão de registros públicos para simplificar processos de gestão de registros, categorizar dados e melhorar as capacidades de busca. Isso melhorou a eficiência geral da gestão de registros ao reduzir o esforço manual.