Saiba Mais Sobre Ferramentas de Mineração de Processos
O que são Ferramentas de Mineração de Processos?
Em essência, as ferramentas de mineração de processos ajudam as empresas a compreenderem seus processos para entender melhor o que são e como estão se desempenhando. Quando se investiga as raízes de qualquer negócio, as estruturas subjacentes geralmente são apoiadas por processos ou pelos fluxos de trabalho e funções empresariais que sustentam as operações. Processos são os passos e tarefas realizadas para concluir um trabalho. Os melhores processos são facilmente repetíveis e bem documentados. No entanto, nem sempre é fácil ter controle sobre todos os processos em andamento, pois eles podem estar distribuídos entre indivíduos, equipes e sistemas. É aqui que entra o software de mineração de processos. Este software pode ajudar as empresas a determinar como otimizar seus processos por meio da automação ou tornando esses processos mais eficientes. As ferramentas de mineração de processos analisam logs de vários sistemas empresariais, como CRM, ERP e software de compras. A partir daí, os líderes empresariais podem tomar decisões informadas e baseadas em dados sobre seus processos e fluxos de trabalho.
Os processos podem rapidamente sair do controle. Por exemplo, uma pessoa pode inserir dados sobre um cliente em um CRM, outra pode transferir esses dados para um software financeiro, e ainda outro colega pode analisar esses dados para obter insights. Com o software de mineração de processos implementado, as empresas podem obter visibilidade sobre como as várias tarefas distintas se combinam em processos e como elas funcionam bem juntas.
Tradicionalmente, as ferramentas de mineração de processos são usadas por empresas de médio porte e de grande porte. Empresas maiores tendem a ter departamentos mais isolados, e quando as ações empresariais precisam ser integradas para serem eficientes, o software de mineração de processos é uma solução fácil. No entanto, pequenas empresas também podem colher os benefícios da tecnologia RPA, pois também possuem processos.
Quais Tipos de Ferramentas de Mineração de Processos Existem?
Descoberta de processos
O software de mineração de processos pode se concentrar na descoberta de processos. Essas ferramentas são mais simples e permitem uma visão geral dos processos. Algumas, no entanto, usam técnicas mais avançadas, como inteligência artificial, para descobrir e agrupar processos.
Verificação de conformidade
A verificação de conformidade é um método de mineração de processos usado para verificar a conformidade. Compara logs de eventos ou um processo real com o modelo de referência existente, ou modelo-alvo, para esse processo. Essa técnica determina se o processo real corresponde ao processo-alvo.
Reengenharia de processos
A reengenharia de processos envolve a mudança do modelo de processo. Inclui o redesenho de processos empresariais centrais para melhorar drasticamente a produtividade, os tempos de ciclo e a qualidade. Essas ferramentas se concentram na análise e no design de fluxos de trabalho e processos.
Quais são as Características Comuns das Ferramentas de Mineração de Processos?
A seguir estão algumas características principais dentro das soluções de mineração de processos que podem ajudar os usuários de várias maneiras:
Gestão de processos: Para que o software processe processos, capacidades robustas de integração com ferramentas empresariais, como software CRM e ERP, são críticas. Este software pode permitir que os usuários acessem e entendam diferentes processos com base em seus papéis. Isso dará aos usuários a capacidade de encontrar gargalos e identificar lacunas entre como as coisas deveriam ser e como são na realidade.
Análise de processos: A gestão é o primeiro passo, e a análise é o segundo. As ferramentas de mineração de processos permitem que os usuários realizem análises de processos em tempo real, dando-lhes capacidades de notação de processos e a capacidade de definir entidades empresariais e responsabilidades para processos específicos.
Automação: A automação não é o único objetivo da mineração de processos, mas muitas vezes é o resultado. Muitas dessas ferramentas se integram com a tecnologia RPA, seja nativamente ou por meio de integrações de terceiros. Algumas delas permitem que clientes, parceiros e desenvolvedores de terceiros criem aplicativos sobre processos empresariais.
Quais são os Benefícios das Ferramentas de Mineração de Processos?
Alguns benefícios das plataformas de mineração de processos são mencionados abaixo:
Descoberta: A proliferação de sistemas e aplicativos pode levar à proliferação de confusão, mas não precisa ser assim. A mineração de processos pode ajudar a descobrir processos analisando dados de log produzidos por aplicativos. Este software pode se integrar com software CRM, por exemplo, para ajudar a obter uma melhor noção de quão eficiente e eficaz é a gestão de relacionamento com o cliente de uma empresa. O poder dessa tecnologia é que ela pode se integrar com uma variedade de diferentes tipos de ferramentas e, como tal, pode fornecer uma visão panorâmica de todos os processos e como eles funcionam juntos.
Monitoramento: Uma vez que os processos foram descobertos, o verdadeiro trabalho pode começar. Os sistemas de mineração de processos podem fornecer uma visão de ponta a ponta dos processos em toda a empresa a partir de uma variedade de diferentes aplicativos e sistemas. Essa visão pode mostrar quais processos estão consumindo mais tempo e recursos, seja em termos de saída financeira ou capital humano.
Otimização: Visualizar processos não é um objetivo em si. O ponto e propósito de monitorar processos é otimizá-los. Isso pode assumir a forma de automação (por meio de software de automação de processos robóticos (RPA), por exemplo) ou garantir que os humanos envolvidos possam alcançar seu pleno potencial.
Quem Usa Ferramentas de Mineração de Processos?
Líderes de vendas: Os processos de lead-to-order podem levar muito tempo, aumentando o tempo de retorno dos investimentos em marketing. As empresas podem descobrir as razões por trás desse problema e tomar medidas para reduzir o tempo do ciclo de vendas.
Profissionais de TI: Os sistemas de TI podem não fornecer a solução correta na primeira tentativa. As ferramentas de mineração de processos podem produzir insights baseados em dados para aumentar a taxa de resolução na primeira tentativa.
Diretores financeiros: Erros e intervenções manuais nos processos de purchase-to-pay aumentam o tempo de espera. A mineração de processos pode ajudar as empresas a encontrar áreas compatíveis para automação.
Quais são as Alternativas às Ferramentas de Mineração de Processos?
Alternativas às ferramentas de mineração de processos podem substituir esse tipo de software, parcial ou completamente:
Software de automação de processos robóticos (RPA): As soluções de software RPA às vezes têm capacidades de mineração de processos incorporadas. Portanto, as empresas que já implementam bots RPA devem primeiro verificar se possuem recursos de mineração de processos.
Software Relacionado às Ferramentas de Mineração de Processos
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de mineração de processos incluem:
Software de gestão de processos empresariais (BPM): Uma empresa pode implementar tanto o software de mineração de processos quanto o software de gestão de processos empresariais (BPM) simultaneamente para realizar diferentes funções de automação de processos. No entanto, uma empresa também pode decidir optar por um ou outro. O software BPM, que existe há algum tempo, é usado para analisar processos em um nível muito alto, enquanto as ferramentas de mineração de processos vão em mais detalhes granulares.
Software de simulação de processos empresariais: Semelhante à mineração de processos, o software de simulação de processos empresariais permite que as empresas avaliem processos empresariais. Este software fornece ferramentas mais robustas para simular esses processos e se concentra em testar e validar cenários hipotéticos. Ele fornece ferramentas para criar modelos, bem como visualizar os modelos e resultados. É tipicamente usado por executivos, gerentes e consultores externos que buscam uma melhor compreensão dos processos empresariais de uma empresa.
Quais Empresas Devem Comprar Ferramentas de Mineração de Processos?
Cada indústria pode se beneficiar de alguma forma do software de mineração de processos e da implementação de uma estratégia de automação. Aqui estão alguns exemplos de indústrias onde os benefícios da mineração de processos estão se pagando:
Saúde: Os turnos no hospital podem ser mental e fisicamente exaustivos, e a última coisa que um técnico médico precisa é ficar acordado em tarefas repetitivas e de baixa prioridade. O software de mineração de processos pode ajudar os líderes de saúde a contabilizar processos e garantir que os processos sejam otimizados ou automatizados conforme necessário.
Telecomunicações: As empresas de telecomunicações estão sempre procurando melhorar seus processos e oferecer os melhores e mais rápidos serviços aos seus clientes. A mineração de processos pode ajudá-las a entender melhor seus processos.
Como Comprar Ferramentas de Mineração de Processos
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Mineração de Processos
Ao procurar implantar uma solução de mineração de processos, é crucial começar do início. Em outras palavras, uma empresa deve começar realizando uma visão geral dos processos empresariais. Se uma empresa está apenas começando e procurando comprar seu primeiro software de mineração de processos, ou onde quer que uma empresa esteja em seu processo de compra, o g2.com pode ajudar a selecionar a melhor opção. Como mencionado acima, os compradores também devem considerar o software e serviços relacionados e auxiliares que podem querer implantar junto com a mineração de processos, como RPA ou serviços de consultoria de automação de processos robóticos (RPA).
Ter uma visão holística dos sistemas e processos empresariais ajudará as empresas a identificar pontos problemáticos. Isso os ajudará a descobrir qual software comprar (por exemplo, se ele pode lidar efetivamente com os processos da empresa) e desenvolver critérios de compra.
Um pedido de informações (RFI) pode ser útil, especialmente se a implantação for de grande escala e escopo. Ao produzir isso, uma empresa pode estar bem posicionada para reunir informações dos vendedores. Dependendo do escopo da implantação, pode ser útil produzir um RFI, uma lista de uma página com alguns pontos descrevendo o que é necessário do software de mineração de processos.
Comparar Produtos de Software de Mineração de Processos
Crie uma lista longa
A avaliação de fornecedores deve começar com uma lista longa, que ajudará a determinar se uma determinada solução é adequada. Os compradores devem criar uma lista ampla de ferramentas que se alinhem com seus objetivos empresariais. Para que haja um campo de jogo nivelado, é importante fazer o mesmo conjunto de perguntas a cada vendedor.
Crie uma lista curta
Em seguida, deve ocorrer uma redução. Por meio de perguntas pontuais, demonstrações e testes, pode-se passar de uma lista longa para uma curta. Embora isso varie para cada empresa e caso de uso, três a cinco produtos é tipicamente um bom número. Com esta lista em mãos, as empresas podem produzir uma matriz para comparar os recursos e preços das várias soluções.
Conduza demonstrações
Para garantir uma comparação completa, o usuário deve demonstrar cada solução na lista curta usando o mesmo caso de uso e conjuntos de dados. Isso permitirá que a empresa avalie de forma semelhante e veja como cada fornecedor se compara à concorrência.
Seleção de Software de Mineração de Processos
Escolha uma equipe de seleção
Antes de começar, é crucial criar uma equipe vencedora que trabalhará junta durante todo o processo, desde a identificação de pontos problemáticos até a implementação. A equipe de seleção de software deve consistir em membros da organização com os interesses, habilidades e tempo certos para participar deste processo. Um bom ponto de partida é ter de três a cinco pessoas que preencham funções como o principal tomador de decisões, gerente de projeto, proprietário do processo, proprietário do sistema ou especialista em matéria de pessoal, bem como um líder técnico, administrador de TI ou administrador de segurança. Em empresas menores, a equipe de seleção de fornecedores pode ser menor, com menos participantes, multitarefas e assumindo mais responsabilidades.
Negociação
Só porque algo está escrito na página de preços de uma empresa não significa que seja final, embora algumas empresas não cedam. É imperativo abrir uma conversa sobre preços e licenciamento. Por exemplo, o fornecedor pode estar disposto a dar um desconto para contratos de vários anos ou recomendar o produto a outros.
Decisão final
Após esta etapa, e antes de se comprometer totalmente, é recomendável realizar um teste ou programa piloto para testar a adoção com um pequeno grupo de usuários. Se a ferramenta for bem utilizada e bem recebida, o comprador pode ter confiança de que a seleção foi correta. Caso contrário, pode ser hora de voltar à prancheta.
Quanto custam as Ferramentas de Mineração de Processos?
Geralmente, as ferramentas de mineração de processos exigem uma licença (cobrada anualmente ou mensalmente). Além disso, muitas vezes se paga extra por bot, com bots não supervisionados sendo mais caros do que os supervisionados.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
Como a mineração de processos pode substituir tarefas humanas (ou seus empregos), é necessário analisar e comparar o custo da automação em relação a ter humanos realizando as mesmas tarefas. Embora a extensão em que o software impacta o resultado financeiro da empresa seja um indicador chave de sucesso, não deve ser o único. Também é necessário investigar o ROI ético, ou o impacto moral que a substituição de empregos terá.
Implementação de Ferramentas de Mineração de Processos
Quem é Responsável pela Implementação da Ferramenta de Mineração de Processos?
Embora algumas soluções de mineração de processos exijam suporte significativo de TI, a maioria pode ser implantada diretamente por líderes empresariais. Esses líderes empresariais terão a melhor visibilidade dos processos de suas equipes. Para implantações mais complexas, o suporte da equipe de TI provavelmente será necessário. A equipe de TI também pode estar envolvida com segurança. Como o software de mineração de processos pode acessar as informações mais sensíveis, a TI pode se envolver para testar quão seguro é o software.
Como é o Processo de Implementação da Ferramenta de Mineração de Processos?
Quando se busca automatizar seus processos, deve-se começar com uma análise profunda desses processos. Não precisa começar com software caro ou uma equipe externa. Pode começar com papel e caneta ou em um quadro branco, digital ou não. A empresa, ou equipe, pode identificar os processos mais problemáticos ou aqueles prontos para automação, como os mais repetitivos. Somente após esse trabalho árduo a automação real pode começar.
Quando Deveria Implementar a Ferramenta de Mineração de Processos?
Muitas soluções oferecem testes gratuitos para testar a eficácia da tecnologia. Isso pode ajudar uma empresa a determinar se a solução é adequada para ela. Se a decisão foi tomada para implantar a mineração de processos, é fundamental que não seja isolada em um departamento; caso contrário, sua própria implantação pode levar a mais complicações e confusões em torno dos processos.
Tendências das Ferramentas de Mineração de Processos
Inteligência artificial (IA)
Os fornecedores de mineração de processos estão se esforçando para implementar elementos de IA e aprendizado de máquina em suas soluções para permitir que as empresas compreendam melhor seus processos. Essas capacidades de IA permitem que as ferramentas de mineração de processos observem visualmente os processos e os realizem de forma independente, sem intervenção humana. Como na maioria das iniciativas de IA, os casos de uso no software de mineração de processos são relativamente crus. No entanto, para alcançar a verdadeira automação, as duas tecnologias precisarão funcionar perfeitamente. Isso ajudará as empresas em sua transformação digital geral.
