Saiba Mais Sobre Software de Rastreamento de Quilometragem
O que é Software de Rastreamento de Quilometragem?
O software de rastreamento de quilometragem permite que empregadores de todos os tamanhos rastreiem a quilometragem de viagem dos funcionários, revisem e aprovem relatórios de despesas e criem outros relatórios para informações fiscais e de deduções. Os funcionários podem usar o software de rastreamento de quilometragem para rastrear e inserir sua quilometragem, bem como enviar facilmente relatórios de despesas para reembolso.
Nos primeiros dias do rastreamento de quilometragem, uma simples planilha era usada para rastrear a data da viagem, o propósito comercial, a origem, o destino, as leituras do odômetro e as milhas percorridas. Hoje, o software de rastreamento de quilometragem ajuda a automatizar o rastreamento e a submissão desses dados, permitindo que as empresas tenham informações mais precisas, melhores relatórios e um desempenho dos funcionários mais eficiente e produtivo.
Principais Benefícios do Software de Rastreamento de Quilometragem
- Rastreie automaticamente e com precisão a quilometragem com tecnologia GPS
- Mantenha registros de viagem que estejam em conformidade com as regras do IRS e taxas padrão de quilometragem
- Analise custos e economias por funcionário, equipe ou empresa
- Diferencie entre viagens de negócios ou pessoais
- Revise e aprove facilmente relatórios de despesas
Por que Usar Software de Rastreamento de Quilometragem?
A principal função do software de rastreamento de quilometragem é simplificar e automatizar o rastreamento, a submissão e o relatório da quilometragem de viagem dos funcionários. Para os empregadores, é importante usar o software de rastreamento de quilometragem para rastrear custos e garantir que a pessoa correta revise e aprove os relatórios de despesas. Isso também permite que as empresas garantam que os funcionários estejam relatando sua quilometragem com precisão e não gastando em excesso. A maioria dos softwares de rastreamento de quilometragem usa tecnologia baseada em localização e tecnologia GPS para rastrear com precisão a quilometragem dos funcionários, reduzindo o rastreamento manual e a entrada de dados pelos próprios funcionários. As empresas também usam esse software para gerar relatórios que lhes permitem digitalizar seus registros e analisar custos e economias por indivíduo, equipe ou empresa.
Para os funcionários, usar o software de rastreamento de quilometragem é benéfico porque eles podem rastrear com precisão sua quilometragem com GPS, diferenciar entre quilometragem pessoal e de trabalho e enviar eletronicamente seus relatórios de despesas. Usar GPS ou outra tecnologia baseada em localização para rastrear quilometragem reduz a chance de dados insuficientes ou errôneos, o que poderia atrasar o processo de submissão e aprovação e causar trabalho extra para o funcionário a longo prazo. A capacidade de diferenciar entre quilometragem pessoal e de trabalho facilita para o funcionário rastrear e enviar a quilometragem correta, sem ter que decifrar manualmente qual quilometragem é reembolsável e qual não é. As capacidades de submissão eletrônica permitem que os funcionários recebam reembolsos mais rapidamente e capacitam os funcionários a terem uma comunicação mais fácil com o aprovador de suas despesas. O software de rastreamento de quilometragem também torna muito conveniente para um funcionário realizar essas tarefas de forma rápida e eficiente, geralmente diretamente em seu smartphone.
Quem Usa Software de Rastreamento de Quilometragem?
Qualquer empresa ou organização com funcionários que sejam vendedores, técnicos de serviço de campo, gerentes de projeto e contadores pode usar software de rastreamento de quilometragem. Dentro dessas organizações, tanto o funcionário quanto o empregador podem utilizar o software de rastreamento de quilometragem.
Autônomos — Qualquer pessoa autônoma que dirija para fins comerciais pode deduzir sua quilometragem em sua declaração de impostos, então rastrear adequadamente a quilometragem gera economias fiscais. Toda vez que dirigem para fins comerciais, podem usar essa viagem a seu favor financeiramente, reivindicando a dedução de quilometragem.
Equipes de vendas — Todo funcionário que dirige para encontrar um cliente ou um cliente potencial precisa rastrear sua quilometragem para enviar corretamente um relatório de despesas antes de poder ser reembolsado. A maioria dos vendedores não tem tempo ou conhecimento para fazer isso manualmente, então é importante ter um software que possa fazer isso automaticamente e com precisão.
Técnicos de campo — Qualquer técnico que precise dirigir para uma instalação ou reparo precisa rastrear corretamente sua quilometragem para reembolso. Semelhante aos vendedores, os técnicos não querem perder tempo valioso registrando manualmente sua quilometragem ou diferenciando entre milhas de trabalho e pessoais. Portanto, um software de rastreamento de quilometragem confiável é necessário para que eles rastreiem com sucesso a quilometragem dedutível.
Equipes de contabilidade e finanças — Qualquer organização com o tipo de funcionários descritos acima deve revisar e aprovar essas despesas, além de registrar e organizar os dados de forma eficiente. Um contador ou equipe financeira seria responsável por relatar e analisar corretamente esses dados, e o software de rastreamento de quilometragem ajuda nesse processo.
Tipos de Software de Rastreamento de Quilometragem
Existem dois tipos de software de rastreamento de quilometragem: online ou baseado em nuvem e aplicativos móveis. É importante conhecer a diferença entre eles dependendo do setor. Por exemplo, uma empresa de transporte pode querer um software de rastreamento de quilometragem que tenha um aplicativo móvel para que seus motoristas de caminhão possam acessar sua conta enquanto estão na estrada. Por outro lado, uma empresa de contabilidade só precisa de uma ferramenta online que possa ser acessada de seu sistema no escritório, pois geralmente não precisam estar no campo acumulando dados de viagem.
Online ou baseado em nuvem — O software online requer que os usuários acessem o painel do software através de seu site para que possam ver informações e aproveitar as funcionalidades oferecidas pelo fornecedor. Esse tipo de interface é bom para empresas e funcionários, pois eles podem acessar facilmente um computador com internet para adicionar e editar dados e executar vários relatórios.
Aplicativo móvel — O software de aplicativo móvel de rastreamento de quilometragem é um aplicativo projetado para ser baixado e acessado em um smartphone. Ele oferece aos funcionários a funcionalidade de escanear recibos, capturar quilometragem usando capacidades de GPS e enviar relatórios de despesas, tudo em movimento. Também dá aos gerentes a capacidade de revisar e aprovar relatórios de despesas e rastrear quilometragem e gastos usando vários relatórios, fora do horário de trabalho e do ambiente de escritório.
Recursos do Software de Rastreamento de Quilometragem
Entre as muitas vantagens e recursos do software de rastreamento de quilometragem, os seguintes são alguns recursos comuns encontrados nesse tipo de software.
Reembolso de funcionários — Um dos recursos mais importantes do software de rastreamento de quilometragem é a capacidade de reembolsar funcionários pela quilometragem que dirigem para fins de trabalho. Este software ajuda a digitalizar e automatizar esse processo criando e enviando relatórios de despesas com a taxa padrão de quilometragem, facilitando a comunicação entre funcionários e gerentes e, finalmente, iniciando a transferência de fundos para o funcionário.
Rastreamento por GPS — O GPS, ou outra tecnologia baseada em localização, detecta automaticamente quando o usuário sai para uma viagem e, em seguida, salva rotas, horários de chegada e partida e milhas percorridas. Também garante grande precisão dos registros de quilometragem, garante conformidade com as diretrizes da empresa e reduz o esforço manual necessário pelo funcionário.
Registro de quilometragem — Usando os recursos de GPS listados acima, o software de rastreamento de quilometragem salva e registra a quilometragem, classifica a viagem como de trabalho ou pessoal e insere informações relevantes nos relatórios de despesas. Este recurso ajuda a agilizar o processo de reembolso, reduzir a entrada manual e manter a integridade dos dados.
Fluxo de trabalho para gerentes — Uma vez que um relatório de despesas é enviado ao gerente aprovador, ele é notificado via software e pode revisar os dados, confirmar sua precisão, comunicar-se com o funcionário e aprovar ou negar o relatório.
Relatórios — As funções de relatório do software de rastreamento de quilometragem beneficiam tanto os funcionários quanto os gerentes. Os motoristas podem obter um relatório de sua viagem atual ou uma visão geral de muitas viagens, permitindo que estimem quão longe viajarão e quanto dinheiro serão reembolsados. Empregadores ou gerentes podem criar e visualizar relatórios compatíveis com o IRS para fins fiscais e de dedução, bem como revisar registros de condução para detectar erros, fraudes e outros custos desnecessários.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Rastreamento de Quilometragem
O software de rastreamento de quilometragem pode ser usado em conjunto com ou como um complemento aos seguintes tipos de software.
Software de gestão de viagens — O software de gestão de viagens fornece aos usuários uma plataforma digital para planejar, comprar e registrar despesas de viagem. As empresas usarão o software para simplificar decisões de compra e centralizar registros das despesas de viagem de seus funcionários. Em vez de usar agentes individuais ou enviar recibos auto-comprados para um produto de gestão de despesas, os usuários são fornecidos com uma ferramenta simplificada para reservar e relatar automaticamente suas compras de viagem. Este software está relacionado ao software de rastreamento de quilometragem porque permite que os usuários registrem despesas de viagem, como quilometragem, e possui funcionalidade de relatório também.
Software de gestão de despesas — O software de gestão de despesas ajuda a processar, pagar e auditar despesas iniciadas por funcionários. O software inclui capacidades para que os funcionários insiram despesas para aprovação através de um navegador ou aplicativo móvel. Este software simplifica e automatiza a entrada de despesas de um negócio, agiliza a revisão, elimina o rastro de papel e reduz o esforço administrativo. O software de gestão de despesas permite que os administradores tenham total visibilidade e rastreiem o uso de recursos financeiros da empresa pelos funcionários. Ele também analisa as despesas gerais, identifica oportunidades de economia de custos e controla gastos excessivos. O software de rastreamento de quilometragem às vezes precisa ser integrado ao software de gestão de despesas para que o funcionário rastreie e envie sua quilometragem de viagem e a insira em um sistema de gestão de despesas.
