Melhor Ferramentas de Gerenciamento do Microsoft 365
Destaque Ferramentas de Gerenciamento do Microsoft 365 Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Ferramentas de Gerenciamento do Microsoft 365
O que são Ferramentas de Gerenciamento do Office 365?
As ferramentas de gerenciamento do Office 365 são soluções SaaS baseadas em nuvem que ajudam a monitorar e obter visibilidade sobre o conjunto Microsoft Office 365. Esses pacotes de software incluem as mesmas funcionalidades principais das versões tradicionais do Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, e, dependendo do plano assinado, podem também incluir outros aplicativos e serviços como Planner, Publisher, Exchange, OneDrive, SharePoint, Access, Yammer, Skype e Microsoft Teams.
Implementar software de gerenciamento do Office 365 permite que uma organização governe sua infraestrutura de TI de forma mais eficiente, fornecendo funções de segurança, análises de dados e comunicação em tempo real, melhorando assim a produtividade organizacional geral.
A solução de gerenciamento do Microsoft 365 auxilia em tarefas administrativas em um nível granular, que normalmente envolve a configuração de dispositivos dos funcionários, concessão de permissões de usuário e criação de alertas para tarefas críticas, além dos recursos de monitoramento que oferece.
Contratar um provedor de consultoria do Microsoft Office 365 pode ajudar a fornecer insights adicionais para empresas que ainda estão ponderando se a implementação de uma ferramenta de gerenciamento do Office 365 será benéfica.
Quais são os Recursos Comuns das Ferramentas de Gerenciamento do Office 365?
A eficiência é crucial para as empresas. Ter a capacidade de criar, colaborar e comunicar-se sem problemas e acessar ferramentas que permitem que os trabalhadores realizem seus trabalhos de forma mais eficaz promove agilidade e torna a organização mais competitiva em seu setor.
O software de gerenciamento do Office 365 aumenta a produtividade de uma organização. Aqui estão os recursos comuns que ele oferece:
Gerenciamento centralizado: As ferramentas de gerenciamento do Office 365 facilitam o gerenciamento centralizado de diversos aplicativos, incluindo tudo, desde e-mail e chat até gerenciamento de projetos e tarefas, automação e configurações de segurança empresarial através de um único painel.
Suporte administrativo: Com a ajuda da solução O365, as tarefas administrativas são delegadas em um nível granular para auxiliar a equipe de suporte e outros usuários não-TI através da delegação baseada em funções. Ajuda a auditar todas as atividades dos usuários no SharePoint Online, Azure Active Directory (AD) e Exchange Online através da integração com a API de Gerenciamento de Atividades do Microsoft 365.
Pesquisa segura: O software permite que os administradores de TI pesquisem e gerenciem usuários nativos ou permissões de grupo diretamente através dos Grupos do Microsoft 365, SharePoint Online e OneDrive for Business. Além disso, ajuda a examinar e-mails com pesquisa de conteúdo automatizada para detectar possíveis ataques de phishing e vazamentos de informações pessoais.
Concessão de permissões: O software permite que usuários administradores atribuam permissões temporárias a usuários individuais ou grupos dentro do Microsoft 365 e auditem todas as ações administrativas.
Migração de alta velocidade: O gerenciamento do Office 365 facilita a movimentação ou replicação em massa de conteúdo entre instâncias do Microsoft 365 para consolidação interna ou migração entre locatários.
Implantação granular: O software permite que os usuários selecionem objetos e personalizações do SharePoint conforme necessário, o que inclui coleções de sites, sites, listas, pastas, itens, configurações, elementos de design, configurações de segurança, configurações do serviço de metadados gerenciados, web parts, fluxos de trabalho e formulários. Essas personalizações podem ser enviadas para outro local e são implantadas em um nível granular.
Geração de relatórios: O conjunto de gerenciamento do Office 365 ajuda na geração de relatórios sobre configurações e segurança globais do Microsoft 365 SharePoint Online, OneDrive for Business e sites de equipe de Grupos para identificar quaisquer alterações não autorizadas e tomar as ações adequadas. Também suporta a geração de relatórios de auditoria para tempo de último acesso, alterações de tipo de conteúdo, ciclo de vida de itens, acesso a sites, acesso a listas, exclusão de listas, alterações de permissão e ciclo de vida do usuário em todo o ambiente do Microsoft 365.
Quais são os Benefícios das Ferramentas de Gerenciamento do Office 365?
Backup e recuperação: Um equívoco geral entre as massas é que os dados criados e armazenados na nuvem não precisam de backup. A Microsoft opera no modelo de responsabilidade compartilhada, ou seja, enquanto eles mantêm sua infraestrutura, a organização deve assumir a responsabilidade de recuperar seus dados. Quando os dados são excluídos ou corrompidos, as empresas correm o risco de incorrer em perdas devido à perda de informações sensíveis. A perda de dados pode ocorrer por vários motivos, seja erro humano, ataques cibernéticos ou cumprimento de novas medidas de conformidade, o que pode custar tempo e recursos valiosos. As ferramentas de gerenciamento do Office 365 ajudam a fazer backup e proteger os dados da organização de forma eficaz e a descarregar o gerenciamento de processos rotineiros. Além das capacidades nativas de recuperação da Microsoft, essas soluções economizam tempo e eliminam o estresse, facilitando a localização e restauração dos arquivos e pastas necessários rapidamente. Funções de restauração rápida e granular ajudam a recuperar arquivos e pastas perdidos diretamente para a conta de um usuário ou baixá-los diretamente para o computador ou dispositivo.
Conformidade com a nuvem: A conformidade com a nuvem é o princípio de que os sistemas entregues pela nuvem devem estar de acordo com os padrões que seus clientes precisam. As soluções de gerenciamento do Office 365 garantem que os dados estejam seguros, recuperáveis e protegidos. Fornece controles de dados e ferramentas de monitoramento, incluindo arquivamento de logs de dados de auditoria, SLAs de tempo de atividade e disponibilidade, e capacidades de exportação para atender aos requisitos de conformidade dos clientes empresariais.
Análise e governança: Este software fornece à organização uma visão profunda para medir resultados. Oferece visibilidade total em todo o software Microsoft Office 365 com relatórios acionáveis e facilita o gerenciamento através de administração delegada e automação. Oferece um painel unificado para os usuários alternarem entre tarefas como cálculo de custos, prevenção de violações de dados, integração de novos funcionários e mais.
Eficiência melhorada: As soluções de gerenciamento do Office 365 otimizam as tarefas e dados com os quais os funcionários precisam interagir todos os dias. Suas capacidades de gerenciamento de usuários permitem que os administradores de TI alterem permissões de usuário facilmente, forneçam aos usuários as licenças e privilégios corretos prontamente e gerenciem caixas de correio de forma eficiente.
Quem Usa Ferramentas de Gerenciamento do Office 365?
Indústria de TI: As equipes de TI de várias empresas podem aumentar sua produtividade com ferramentas como Word, Excel, Exchange, Teams, SharePoint e mais. Como o Office 365 é baseado em nuvem, é acessível de qualquer local e em qualquer dispositivo, desde que haja uma conexão estável com a internet. No entanto, resolver problemas de visibilidade e relatórios pode ser um desafio recorrente. O software de gerenciamento do Office 365 fornece uma maneira fácil de gerenciar completamente as ferramentas do Microsoft 365, apertando a segurança e a conformidade, ajudando assim os usuários finais a obter o máximo de todos os aplicativos do Microsoft 365.
Indústria de saúde: As ferramentas do Office 365 ajudam o setor de saúde facilitando o atendimento eficaz ao paciente e reduzindo os custos operacionais ao melhorar a colaboração entre a equipe de saúde e especialidades independentes, equipes de saúde e profissionais de saúde em hospitais. No entanto, sem implementar o software de gerenciamento do Office 365, os hospitais podem perder milhões de dólares em taxas de licenciamento indesejadas, enfrentar vulnerabilidades de segurança e não maximizar seu ROI em ferramentas de produtividade do Office 365.
Indústria de serviços financeiros: O uso das ferramentas do Office 365 ajuda a indústria bancária, financeira e de seguros a otimizar sua produtividade. Implementar o software para gerenciá-las ajuda a resolver várias questões relacionadas à governança, como visibilidade, gerenciamento de licenças, adoção, provisionamento e desprovisionamento, e mais.
Indústria de varejo: O Office 365 ajudou os pontos de venda a simplificar processos, facilitar a comunicação eficaz entre a equipe, oferecer uma excelente experiência ao cliente e proteger seus negócios. Implantar uma ferramenta de gerenciamento do Office 365 fornece governança baseada em recursos para obter visibilidade e monitorar os componentes do Microsoft 365. Ajuda a identificar quem tem acesso a qual ambiente para lidar com problemas de segurança decorrentes de diferentes acessos de usuários em caixas de correio, OneDrive e outras ferramentas.
Desafios com Ferramentas de Gerenciamento do Office 365
O Microsoft Office 365 não é um único aplicativo, mas um conjunto inteiro, por isso as equipes de TI enfrentam vários desafios quando se trata de gerenciar essas ferramentas. Para grandes empresas, esses desafios são amplificados, pois enfrentam complicações que organizações menores não precisam lidar. Aqui estão alguns desafios com o software de gerenciamento do Office 365 a serem considerados:
Adoção de usuários: O Office 365 é uma ferramenta poderosa. Consiste em vários aplicativos e serviços com um conjunto extenso de funcionalidades, por isso não é incomum que haja alguma sobreposição de recursos entre diferentes aplicativos. Essa sobreposição é um dos fatores que tornam o gerenciamento do Office 365 desafiador, pois pode levar à confusão. Criar adesão dos usuários finais e acompanhar a adoção dos aplicativos M365 pode ser complexo e esgotar os recursos de TI, especialmente durante a transição de uma solução local. Se os serviços M365 não forem totalmente adotados, também pode criar problemas quando a equipe de TI precisa mostrar o ROI dessa solução. Embora as ferramentas administrativas nativas do Microsoft 365 possam fornecer algumas informações sobre a adoção, ainda pode ser desafiador compreender o quadro completo em todo o conjunto do Office 365.
Utilização da equipe de TI: Com uma variedade de aplicativos e consoles administrativos correspondentes, o método mais produtivo e sistemático para gerenciar o Microsoft 365 pode ser incerto, especialmente para pequenas equipes de TI, muitas vezes reduzidas devido à terceirização para serviços em nuvem. Uma equipe ideal envolveria um especialista em cada aplicativo ou área de assunto, mas isso pode incorrer em grandes custos, mesmo para grandes empresas. Independentemente do tamanho, toda equipe de TI enfrenta o desafio adicional de gerenciar a implantação existente do MS Office 365 da organização enquanto também tenta se manter atualizada com novas soluções e recursos lançados pela Microsoft.
Monitoramento de problemas de desempenho: Simplesmente implantar o conjunto de gerenciamento do Microsoft 365 não é suficiente, pois o sistema deve ser monitorado regularmente para rastrear problemas de desempenho, inconsistências e uso. Na maioria das vezes, o monitoramento de desempenho é um problema relacionado à largura de banda para TI.
Como Comprar Ferramentas de Gerenciamento do Office 365
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gerenciamento do Office 365
Se uma empresa está apenas começando e procurando comprar sua primeira ferramenta de gerenciamento do Office 365, ou talvez uma organização precise atualizar soluções de gerenciamento de escritório legadas - onde quer que um negócio esteja em seu processo de compra, g2.com pode ajudar a selecionar a melhor solução de gerenciamento do Office 365 para o negócio.
Organizações em todo o mundo adotaram o Microsoft 365 como uma solução de comunicação e fluxo de trabalho para sua equipe. No entanto, gerenciar um grande locatário do Microsoft 365 não é fácil. Com tantos provedores de serviços de gerenciamento do O365 disponíveis, tornou-se mais complexo para as empresas selecionar um provedor que se adeque aos seus objetivos e estratégias organizacionais.
Fazer uma visão geral abrangente do negócio - quais ferramentas estão sendo usadas para conduzir negócios e identificar pontos problemáticos pode ajudar a equipe a produzir um RFI, uma lista de uma página com pontos precisos descrevendo o que é necessário da solução de gerenciamento do Office 365.
Esta lista de verificação serve como um guia que ajuda a determinar recursos necessários e desejáveis, incluindo recursos de orçamento, número de usuários, integrações, requisitos de segurança e mais.
Comparar Produtos de Software de Gerenciamento do Office 365
Crie uma lista longa
Uma lista inicial de potenciais provedores de software de gerenciamento do Office 365 é criada eliminando as opções que não estão alinhadas com a estratégia de negócios da organização. A avaliação de fornecedores também depende das ferramentas do Microsoft Office 365 implementadas e do tipo de funcionalidade de gerenciamento que a organização está procurando. A avaliação de fornecedores ajuda a preparar uma lista consistente de perguntas sobre necessidades e preocupações específicas para fazer a cada fornecedor.
Crie uma lista curta
Depois que uma lista longa foi criada, é realista olhar para cada produto em mais detalhes para determinar se ele atenderá às necessidades da organização para reduzir a lista. Isso deve incluir a avaliação de recursos adicionais e mais sofisticados de cada produto, além dos identificados como essenciais para determinar se essa funcionalidade adicional tornaria o gerenciamento do ambiente do Microsoft 365 mais fácil.
Conduza demonstrações
As demonstrações fornecem uma oportunidade para os compradores verem como uma solução de gerenciamento do Office 365 é eficaz em monitorar e resolver uma série de problemas dentro das ferramentas do Office 365. Embora demonstrações pré-gravadas estejam disponíveis no site do fornecedor, é útil solicitar ao fornecedor uma demonstração ao vivo para ver como o software ajudará a fornecer insights sobre o conjunto do Office 365 da organização e gerenciar as ferramentas.
Seleção de Software de Gerenciamento do Office 365
Escolha uma equipe de seleção
Ao escolher um software de gerenciamento do Office 365, é importante envolver quaisquer partes interessadas relevantes que possam usar o produto para garantir que o software atenderá às necessidades de todos. Isso provavelmente inclui a gestão e a equipe de TI, que serão responsáveis por opinar sobre as preocupações técnicas com os produtos.
Negociação
Depois de se concentrar em um produto preferido, é hora de negociar um pacote de preços. Os compradores devem considerar a taxa de licenciamento e o modelo de preços do software, como se o vendedor cobra uma taxa mensal ou anual fixa ou, mais comumente, cobra uma taxa com base em quantos usuários utilizariam o produto. Além disso, o comprador pode considerar negociar um desconto em troca de contratos de vários anos.
Decisão final
As partes envolvidas na tomada de decisão devem considerar se o software é fácil de implementar, melhora a eficiência operacional e permite um melhor monitoramento do ambiente O365. É pragmático examinar os termos e condições dos acordos de suporte ao produto e licenciamento ou SLAs para alcançar os objetivos organizacionais dentro do orçamento definido. É essencial capturar e monitorar riscos de implantação e operacionais e oportunidades de melhoria desde o início, para que seja possível modificar planos quando necessário. Sempre que uma nova tecnologia é implementada, é bom elaborar planos de recuo ou alternativas quando suposições e resultados mudam. Deve-se garantir que a solução selecionada será adaptável aos requisitos futuros da empresa.
