Saiba Mais Sobre Software de Controle de Inventário
O que é Software de Controle de Inventário?
O software de controle de inventário otimiza a quantidade econômica de pedido (EOQ) das empresas. A EOQ é o inventário ideal que uma empresa deve adquirir para minimizar o custo de pedido e armazenamento. Este tipo de software ajuda a regular o inventário armazenado no depósito, entender como maximizar o layout do inventário e garantir que haja produto suficiente para vender em todos os momentos.
O software de controle de inventário se enquadra na categoria abrangente de gestão de inventário, que também inclui software que ajuda a organizar depósitos, escanear códigos de barras e imprimir etiquetas de envio. Soluções de controle de inventário, ou controle de estoque, automatizam o processo de atendimento de pedidos e envio, permitindo assim que os fornecedores se concentrem em maximizar seus níveis de inventário.
O objetivo final de gerenciar os níveis de estoque é eliminar quaisquer ineficiências que possam incorrer em custos econômicos para os fornecedores ou causar inconvenientes para os consumidores. O controle de estoque eficaz dá às empresas uma vantagem competitiva para agilizar um processo de envio rápido. Para empresas com inventário perecível, gerenciar o inventário é particularmente importante para evitar o desperdício com a implementação de uma política de "primeiro a entrar, primeiro a sair". Além disso, essas soluções evitam o acúmulo de estoque morto (ou inventário invendável) e quantidades excessivas de um produto que podem nunca ser vendidas.
Quais Tipos de Software de Controle de Inventário Existem?
Sistemas de inventário por código de barras
Os sistemas de inventário por código de barras atualizam os níveis de inventário em tempo real no ponto de venda quando os trabalhadores escaneiam um item. Com a tecnologia de código de barras, os gerentes de inventário podem eliminar erros de dados demorados que ocorrem frequentemente com sistemas manuais ou em papel para contagem de inventário.
Sistemas de inventário por identificação por radiofrequência (RFID)
Os sistemas de inventário por RFID usam leitores de etiquetas fixos para rastreamento de inventário. Semelhante aos sistemas de código de barras, as etiquetas RFID atualizam os níveis de inventário em tempo real quando são escaneadas. No entanto, a diferença entre os sistemas RFID e de código de barras é que, com o primeiro, vários produtos podem ser contados simultaneamente, enquanto os produtos só podem ser contados um de cada vez com sistemas de código de barras. Embora os sistemas de tecnologia RFID possam ser mais caros, eles são dramaticamente mais rápidos do que a digitalização de código de barras e podem ser muito úteis para gerenciar grandes inventários.
Quais são os Recursos Comuns dos Softwares de Controle de Inventário?
Abaixo estão os principais recursos do software de controle de inventário que ajudam a reabastecer o inventário físico em tempo real, eliminar ineficiências e otimizar a satisfação do cliente:
Códigos de barras: Os códigos de barras são um recurso essencial que pode ajudar a maximizar a eficiência das técnicas de gestão de inventário. Ao rotular códigos de barras em cada produto, os gerentes de inventário podem escanear um produto, o que automaticamente categoriza o produto e o contabiliza no inventário. A outra opção é contar manualmente cada produto, o que não só consome tempo, mas também pode resultar em erros humanos.
Pedido automatizado: Os sistemas de gestão de inventário podem detectar automaticamente quando um determinado produto está com baixo estoque e atualizar instantaneamente a quantidade do produto para o inventário. Como resultado, o software solicitará o reabastecimento de novo estoque. Isso pode ajudar as empresas a manter o inventário certo e responder às necessidades dos clientes se um determinado produto estiver em alta demanda.
Gestão de pedidos: Os varejistas podem gerenciar todas as suas vendas e compras dentro do software. Isso permite que os varejistas criem pacotes e remessas, e até mesmo enviem atualizações de entrega aos clientes através do software.
Relatórios: O software de controle de inventário pode fornecer às empresas relatórios sobre quais produtos são os mais lucrativos, quão rapidamente os trabalhadores estão estocando produtos e com que frequência os pedidos de compra estão sendo atendidos no prazo. Esses relatórios podem apontar quaisquer ineficiências no depósito ou na cadeia de suprimentos.
Previsão: O gerenciamento adequado dos níveis de inventário ajuda a prever quando os produtos estarão fora de estoque e quando há abundância. Métricas de previsão adequadas permitem um gasto eficiente dos recursos de uma empresa.
Rastreamento de número de série: O rastreamento de número de série permite que os gerentes de inventário anexem um código a cada produto e monitorem seu movimento desde o ponto de compra até o momento da venda. Se os pedidos estiverem atrasados ou um cliente quiser saber onde está sua remessa, esse recurso pode fornecer informações e garantir que a remessa está a caminho.
Kit de produtos: O kit de produtos é o processo de agrupar itens de inventário separados em um único pacote. O software de controle de inventário pode ajudar a identificar cada item que precisa ser embalado junto para formar o pacote e atribuir esses kits embalados em um local central dentro do depósito. Isso economiza muito tempo dos trabalhadores do depósito, que não precisam andar por diferentes áreas do depósito para embalar esses itens juntos.
Gestão de inventário baseada em nuvem: A gestão de inventário baseada em nuvem é uma forma de rastrear inventário através de um navegador da web. Um sistema de estoque que pode ser gerenciado através da nuvem permite que as empresas acessem o inventário em qualquer dispositivo. O acesso em tempo real à quantidade de inventário melhora a coordenação entre a equipe para decisões de negócios rápidas e inteligentes.
Integrações de Internet das Coisas (IoT): A conexão de dispositivos de consumo com máquinas de fabricação ajuda as cadeias de suprimentos a se destacarem. O software de controle de inventário permite que as empresas gerem insights, inteligência de negócios e estratégias econômicas. Por exemplo, dispositivos IoT podem ser colocados no inventário real ou em etiquetas RFID.
Aprendizado de máquina e inteligência artificial (IA): Chatbots de e-commerce compartilham a disponibilidade de produtos com os compradores. Esses agentes virtuais usam algoritmos para informar os clientes sobre a falta de estoque e recomendar outros produtos com base em seus carrinhos.
Quais são os Benefícios do Software de Controle de Inventário?
O software de controle de inventário melhora a gestão do inventário atual e elimina quaisquer grandes ineficiências na cadeia de suprimentos. Ao contabilizar com precisão cada produto, as empresas podem reduzir custos, acelerar o atendimento e melhorar a produção geral.
Otimize os níveis de inventário o tempo todo: Ter excesso de estoque custa caro para as empresas. Os depósitos podem combater esse problema usando software de gestão de inventário para comprar produtos apenas quando estão em alta demanda. A opção alternativa é usar mão de obra manual para contar cada produto e usar conjecturas sobre se mais estoque deve ser encomendado.
Acompanhe os números de inventário com precisão: Atualizações em tempo real dos níveis de inventário permitem relatórios mais precisos sobre o estoque disponível. A digitalização de código de barras e os sistemas RFID tornam esse processo perfeito.
Atenda pedidos no prazo para aumentar a satisfação do cliente: Problemas como registros de inventário imprecisos podem causar tempos de espera mais longos, resultando em resposta mais lenta à demanda. Quando isso acontece, o estoque acaba e os clientes não podem fazer pedidos. Isso pode causar desaprovação do cliente e até mesmo perda de negócios. O software de controle de inventário eliminará esse problema alertando automaticamente os gerentes de inventário quando o estoque estiver baixo, bem como reabastecendo automaticamente esses produtos. Portanto, tempos de espera mais curtos farão com que mais clientes recebam seus produtos no prazo e aumentem a aprovação geral dos clientes.
Identifique vendas e perdas rastreando padrões de vendas: Rastrear o estoque é uma das melhores maneiras de acompanhar os padrões de vendas. Este software fornece uma visão geral de quais produtos estão em alta demanda e quais produtos não estão vendendo tão bem. Isso permitirá que as empresas respondam à demanda do cliente fornecendo mais itens que são frequentemente comprados e, potencialmente, descontinuando itens que estão prejudicando o resultado financeiro da empresa.
Quem Usa Software de Controle de Inventário?
Varejistas: Os varejistas usam software de controle de inventário para categorizar produtos, importar códigos de barras de itens e gerenciar pontos de preço de itens em todo o seu inventário. Gerenciar os níveis de produtos também fornecerá aos varejistas análises sobre quais produtos estão se saindo bem e estão em alta demanda. Essas análises alertarão os varejistas para preencher automaticamente pedidos de itens que estão vendendo rapidamente, para que o produto esteja sempre em estoque. Além disso, se um produto estiver em excesso de estoque em outro ponto de venda, o software pode sugerir transferências de estoque para que cada ponto de venda possa ter um nível de inventário mais equilibrado.
Fabricantes: O controle de inventário é uma ferramenta crítica para as operações diárias na indústria de fabricação. Quando um cliente encomenda um carregamento em massa de um determinado produto, os fabricantes devem avaliar se têm matérias-primas suficientes em estoque para concluir o pedido. Muitas vezes, esses pedidos consistem em uma variedade de matérias-primas que o fabricante deve combinar para criar um produto final. Um pedido pode exigir que o fabricante obtenha mais estoque de uma variedade de outros fornecedores para que possa ser concluído.
Historicamente, os fabricantes faziam o controle de estoque por planilhas, que era um sistema muito rudimentar e frequentemente propenso a erros. No entanto, com software especializado, cada item tem um código de barras anexado a ele que está vinculado ao software. O fabricante pode então avaliar com precisão se tem material suficiente, rastrear pedidos de fornecedores e atender pedidos de forma mais oportuna.
Vendedores de e-commerce: O controle de estoque é importante para empresas que vendem produtos através de marketplaces online. Os vendedores de e-commerce especialmente usam software para lidar com devoluções, automatizar o reabastecimento, envio e inventário virtual.
Distribuidores atacadistas: Os atacadistas que usam canais de distribuição online usam software de controle de estoque para rastrear inventário em massa, gerenciar fornecedores e clientes e automatizar o processo de atendimento. Os atacadistas frequentemente usam recursos de software como kit de produtos, pedidos de venda e atendimento de depósito, rastreamento de lotes para produtos perecíveis e gestão de compartimentos.
Software Relacionado ao Software de Controle de Inventário
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de controle de inventário incluem:
Software de planejamento de recursos empresariais (ERP): Integrar o software de controle de inventário com um sistema ERP é fundamental para maximizar seu potencial. A integração entre esses dois sistemas permitirá que os gerentes vejam todos os dados relacionados à fabricação, cadeia de suprimentos e envio em um só lugar. Isso levará, em última análise, a mais visibilidade de como os processos de negócios estão conectados.
Software de contabilidade: Integrar o software de gestão de inventário com software de contabilidade permitirá que as empresas apresentem com precisão o inventário em relatórios financeiros. Documentos importantes, como declarações de impostos, podem então refletir com precisão o valor do inventário. Se os ativos declarados do depósito não corresponderem à contabilidade, a empresa pode ser auditada. A melhor maneira de manter a integridade financeira de um depósito é integrando o sistema de controle de inventário com o software de contabilidade.
Software de gestão de depósitos: A visão sobre as operações diárias de um depósito de negócios é fornecida através do software de gestão de depósitos. Essa visibilidade inclui o monitoramento do movimento de produtos entre depósitos para melhorar os procedimentos de envio e manuseio.
Software de código de barras: Os códigos de barras são os blocos de construção do processo de envio, então o software de código de barras é necessário para imprimir códigos únicos para cada produto. Cada país e empresa pode exigir diferentes estilos de código de barras, e o software dedicado a esse serviço permitirá estilos personalizáveis para identificar etiquetas.
Software de impressão de etiquetas: As etiquetas são uma necessidade logística para o processo de atendimento. O software de impressão de etiquetas ajuda as empresas a imprimir etiquetas únicas para produtos para garantir uma transferência precisa de produtos durante o processo de envio.
Plataformas de e-commerce: Integrar o software de controle de inventário com a plataforma de e-commerce de uma empresa é fundamental para manter o controle do inventário. Sem isso, os gerentes devem, em vez disso, rastrear manualmente os pedidos em sua plataforma de e-commerce e depois ajustar o estoque em uma planilha. Quando esses dois são integrados, cada venda feita online será automaticamente refletida no software de gestão de inventário. O resultado é mais visibilidade e precisão, o que se traduzirá em menos erros de inventário.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Controle de Inventário?
Distribuidores de alimentos: Quando bens perecíveis são um elemento básico do portfólio de produtos de uma empresa, a gestão de inventário é crucial para evitar o desperdício de bens. Políticas de "primeiro a entrar, primeiro a sair" permitem que alimentos em risco de expiração sejam vendidos antes de outros produtos.
E-commerce: Os varejistas online dependem fortemente do controle de inventário, já que a compra de bens ocorre exclusivamente na internet. Atualizações em tempo real no inventário são necessárias para evitar esgotamentos, transações para produtos que não estão realmente em estoque e para alertar os clientes sobre limites baixos de estoque. A gestão automatizada de inventário permite atualizações instantâneas nos níveis de estoque para garantir o funcionamento suave e confiável dos processos de negócios.
Bens de consumo: Para varejistas físicos de bens de consumo embalados, o controle de estoque é necessário quando há produtos sazonais que podem complicar o processo de previsão. O software de gestão de inventário eficaz ajuda a simplificar esse processo e fornecer previsões mais precisas.
Como Comprar Software de Controle de Inventário
Coleta de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Controle de Inventário
Ao procurar o software de controle de inventário certo, é importante criar uma lista longa com base em produtos que contenham alguns dos recursos mais necessários para um sistema de gestão de estoque funcional. Depois que o pool disponível for segmentado com base em recursos cruciais, pode-se então classificar com base em "agradáveis de ter", "sinos e apitos" e requisitos de software específicos do setor.
Compare Produtos de Software de Controle de Inventário
Crie uma lista longa
Para criar uma lista longa, os compradores devem garantir que os produtos considerados atendam a esses critérios principais:
- O software é compatível com a tecnologia e programas de computador de uma pessoa
- O sistema deve importar e exportar dados facilmente para serem usados para software de pedidos e contabilidade, ou seja, se uma empresa usa planilhas, deve ser capaz de exportar dados em formato .csv ou .xlsx
- A disponibilidade do recurso "ponto de reabastecimento" que aciona o reabastecimento automático quando os inventários atingem um determinado limite
- Um sistema de atualização perpétua para pequenos fabricantes
- Opções para rotulagem RFID ou código de barras
Crie uma lista curta
Uma vez que uma lista longa com base em recursos principais é criada, uma lista curta deve ser ainda mais estreitada com base em necessidades específicas do setor, "agradáveis de ter" e "sinos e apitos". Os recursos abaixo abordam recursos obrigatórios exclusivos para determinados negócios e simplificam o processo de envio com recursos tecnológicos avançados:
- Software compatível com um sistema "primeiro a entrar, primeiro a sair" para vendedores de produtos perecíveis
- Interface intuitiva
- Aprendizado de máquina e IA
- Configurabilidade
- Infraestrutura em nuvem
- Dropshipping
Conduza demonstrações
Os compradores devem agendar chamadas com os fornecedores na lista curta para garantir que seu produto seja o ajuste certo. A maneira mais infalível de tomar a decisão certa é realmente testar o software. É importante perguntar aos fornecedores como seu produto atende às necessidades mais urgentes do negócio.
Seleção de Software de Controle de Inventário
Escolha uma equipe de seleção
Os fornecedores trarão sua equipe mais forte para fechar o negócio com um cliente potencial. Portanto, é importante vir para o processo de negociação com perguntas e diretrizes sobre certas considerações-chave. Estas incluem aquisição, questões legais e contratos, necessidades internas de negócios, desenvolvimento de aplicativos, finanças e contabilidade, e segurança da informação. Os compradores devem fazer perguntas sobre os custos totais e taxas associadas à compra, implementação e uso do produto. Para evitar surpresas mais tarde, é crucial garantir que os termos e condições sejam lidos na íntegra e discutidos.
Negociação
Durante o processo de negociação, o comprador precisará de uma compreensão clara dos preços de assentos de usuário e taxas associadas a hospedagem, atualizações, suporte e manutenção, e treinamento de pessoal sobre como usar o software. Além disso, será necessário um prognóstico sobre o custo de manutenção do sistema de gestão de inventário ao longo de vários anos. O objetivo deste processo é receber todas as informações necessárias sobre preços e recursos para ajudar na decisão final.
Decisão final
Pode ser útil criar um modelo de pontuação que meça os vários recursos mencionados na lista longa e curta, bem como notas de chamadas entre a organização de vendas e o fornecedor.
Quanto Custa o Software de Controle de Inventário?
Esta categoria de software custa em média cerca de $100 por mês. Uma opção básica ou sem "frills" está frequentemente disponível a um custo muito mais baixo, mas os recursos necessários para ajudar a administrar um negócio eficiente podem estar faltando.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
O ROI mede o tempo que leva para um investimento se pagar e, mais importante, levar à maximização da receita do negócio. Vários fatores ajudam a determinar o ROI para o software de controle de inventário. Ao reduzir a lista curta para fazer a escolha final, os seguintes fatores devem ser quantificados em números concretos para tomar a melhor decisão:
- Economia de mão de obra
- Economia de veículos
- Reduções de inventário
- Custos de envio mais baixos
- Menos devoluções de clientes
- Menos necessidade de instalações de armazenamento (e o custo associado à manutenção dessas instalações)
- Recursos aumentados para focar no crescimento dos negócios
- Aumento da satisfação do cliente
De acordo com dados da G2 de 25 de agosto de 2021, o ROI tende a ser alcançado nos seguintes incrementos para esta categoria.
- Dentro de 6 meses, 52,8% alcançaram ROI
- Dentro de 7 a 12 meses, outros 24,19% alcançaram ROI
- Dentro de 13 a 24 meses, outros 11,21% alcançaram ROI
- No geral, quase todos os entrevistados relataram alcançar ROI dentro de 48 meses
Implementação de Software de Controle de Inventário
Como o Software de Controle de Inventário é Implementado?
Antes de implementar o sistema de gestão de inventário, é importante ter um processo forte e existente de gestão de inventário. Uma vez que esse processo é codificado, os compradores devem trabalhar com o novo fornecedor para treinar o pessoal na utilização do novo software. A adesão da equipe ao produto é essencial para uma transição suave que reduz o erro humano.
Quem é Responsável pela Implementação do Software de Controle de Inventário?
Especialistas em assuntos do fornecedor ajudarão no processo de implementação do novo software, bem como líderes de equipe e pessoal de TI que participaram do processo de compra.
Como é o Processo de Implementação do Software de Controle de Inventário?
Dados da G2 de 25 de agosto de 2021 mostram um cronograma geral sobre o qual a implementação deste tipo de software ocorre:
- 67,3% das empresas relatam implementação em menos de um mês
- 18,3% relatam implementação dentro de três meses
- 6,4% relatam implementação dentro de seis meses
- 4,4% relatam implementação dentro de 12 meses
Tendências do Software de Controle de Inventário
Análise de big data
Os sites de e-commerce têm grandes volumes de dados que são relativamente não estruturados e subutilizados pelos gerentes de inventário. O comportamento dos compradores pode ajudar a prever a demanda do cliente e revelar mais padrões ocultos que podem ser úteis para os gerentes de inventário. Com a análise de big data, os gerentes de inventário podem estruturar esses dados e torná-los mais aplicáveis a casos de uso ao gerenciar níveis de estoque. Mais integração de análise de big data com software de controle de inventário pode ser esperada no futuro.
