Melhor Software de Arquivamento de Informações Empresariais
O software de arquivamento de informações empresariais (EIA) é projetado para auxiliar no armazenamento dos dados históricos originais estruturados e não estruturados de uma empresa. O software EIA fornece arquivos completos de dados empresariais em geral, incorporando dados não estruturados (por exemplo, mensagens de e-mail e arquivos de mídia). Os dados podem ser armazenados localmente com servidores de dados locais, em servidores na nuvem ou usando um híbrido dos dois. Essas soluções são usadas em toda a empresa por qualquer funcionário, já que todas as equipes devem arquivar seus dados, pelo menos, para fins de auditoria. As soluções EIA são tipicamente implementadas e mantidas pela equipe de dados de uma empresa, e podem ser usadas por empresas de qualquer tamanho.
A principal diferença entre o software EIA e o software de backup é que o EIA lida com os dados históricos originais, em oposição a uma cópia desses dados.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Arquivamento de Informações Empresariais, um produto deve:
Armazenar dados históricos originais, estruturados e não estruturados Fornecer opções de gerenciamento de dados para dados arquivados Proteger o acesso aos dados arquivadosMelhor Software de Arquivamento de Informações Empresariais Em Um Relance
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O Connected Archive da Smarsh inclui capacidades de captura, arquivamento, supervisão e descoberta eletrônica em mais de 80 canais de comunicação. Ele oferece eficiência incomparável para organizações
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A Global Relay é a principal fornecedora de soluções totalmente compatíveis de arquivamento de comunicações eletrônicas em nuvem, mensagens, supervisão e eDiscovery para o setor financeiro global e ou
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O Google Vault é uma solução projetada para permitir que os usuários retenham, mantenham, pesquisem e exportem dados para apoiar as necessidades de arquivamento e eDiscovery de suas organizações.
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Lançado no Reino Unido em 2003, o Cryoserver tem clientes em 28 países ao redor do mundo. Ele atende uma grande base de clientes em todos os setores, incluindo financeiro, industrial e governamental.
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A Odaseva oferece a solução de segurança de dados mais forte para empresas que operam no Salesforce, protegendo a confidencialidade e a integridade das informações comerciais críticas. A Plataforma de
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A solução Mimecast Cloud Archive mantém várias cópias de cada e-mail recebido, enviado e interno, juntamente com metadados detalhados e uma cópia do e-mail caso tenha sido alterado pela aplicação de p
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O IBM Information Lifecycle Governance (ILG) é projetado para ajudar os usuários a gerenciar suas informações de negócios ao longo de seu ciclo de vida.
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Proofpoint Enterprise Archive é uma solução de arquivamento baseada em nuvem que simplifica a descoberta legal, a conformidade regulatória e o acesso à informação pelo usuário final sem as complicaçõe
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Veritas Enterprise Vault é projetado para ajudar a automatizar o gerenciamento de retenção, classificação e supervisão, enquanto simplifica a busca e a eDiscovery sobre dados não estruturados.
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A Oracle StorageTek oferece soluções para arquivamento e proteção de dados projetadas para fornecer um modelo para combinar componentes discretos, da Oracle e de terceiros participantes, para resolver
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Vyapin Microsoft teams reporting tool é uma solução de relatórios eficiente para seus Microsoft teams.
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Arquivar canais do Microsoft Teams, conversas, membros, anexos, etc. Exportar conversas do Microsoft Teams e todos os outros dados para conformidade regulatória.
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Digitalização, arquivamento, gerenciamento, recuperação e automação com as soluções de software multiplataforma da ecoDMS GmbH.
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Preservação segura de mídia móvel
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Databasix é uma solução de gerenciamento de registros baseada em nuvem (RMS) para agências de INCÊNDIO/EMS. Nosso objetivo é simplificar dados e registros em um sistema centralizado, acessível por qua
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Saiba Mais Sobre Software de Arquivamento de Informações Empresariais
O que é Software de Arquivamento de Informações Empresariais?
O software de arquivamento de informações empresariais (EIA) é usado principalmente para armazenar dados estruturados e não estruturados de uma empresa. Tradicionalmente, as empresas focavam principalmente no armazenamento de dados estruturados, pois era mais fácil de lidar e integrar com vários fluxos de trabalho, melhorando as capacidades gerais de gerenciamento de dados. Esses dados seriam armazenados localmente. No entanto, com o aumento dos dados não estruturados, tornou-se cada vez mais difícil armazenar grandes quantidades de dados sem o ambiente de armazenamento adequado. É aí que entra o EIA. As soluções de EIA garantem que as empresas tenham uma opção para armazenar seus dados não estruturados, juntamente com outros recursos importantes, como recuperação e arquivamento de dados. Os dados podem ser armazenados na nuvem pública, nuvem privada ou até mesmo em ambientes de nuvem híbrida. Os dados são armazenados em vários data centers pertencentes a empresas como AWS, Microsoft Azure, Google Cloud, entre várias outras.
O boom da internet, juntamente com a geração de smartphones, criou uma grande quantidade de dados não estruturados na forma de serviço de mensagens curtas (SMS), vídeos, chats, redes sociais e inúmeras outras fontes. Essas formas não tinham um esquema particular, o que tornava muito difícil armazenar esses arquivos de dados. As empresas agora tinham uma grande quantidade de dados não estruturados na forma de diferentes tipos de conteúdo, como arquivos, conteúdo de sites, gravações de chamadas, compartilhamento de arquivos, retenção de e-mails, mas sem uma maneira adequada de armazená-los. É importante notar que o arquivamento de informações empresariais lida com o armazenamento de dados históricos, originais e em tempo real de uma empresa. Quando os dados originais são replicados e armazenados, isso é chamado de backup de dados.
Quando as pessoas pensam em armazenamento, geralmente imaginam servidores e caixas de armazenamento escondidas nos fundos de uma empresa — não mais. Com o advento do armazenamento em nuvem, as empresas agora podem armazenar seus dados fora das instalações e na nuvem (pública, privada ou híbrida). O que isso significa para as empresas é que agora há um único lugar para armazenar e salvar e-mails, arquivos, chats de mensagens instantâneas e tipos de conteúdo, garantindo um processo de gerenciamento suave e simplificado. O que isso significa para os clientes é que seus dados estão sempre disponíveis, seguros e prontos para uso conforme necessário. A proteção de dados é um dos principais focos das soluções de EIA.
À medida que a quantidade de dados continua a aumentar, todas as empresas precisam se concentrar em conformidade regulatória rigorosa. O software de arquivamento de informações empresariais ajuda as empresas a gerenciar suas informações mais facilmente e garantir que todos os padrões de conformidade sejam atendidos. As soluções de EIA também se concentram no gerenciamento de retenção, para garantir contra problemas de perda de dados, violações de segurança e corrupção de dados.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Arquivamento de Informações Empresariais?
A seguir estão alguns recursos principais dentro das soluções de arquivamento de informações empresariais que podem ajudar os usuários a arquivar dados com segurança:
Arquivamento: O arquivamento é o recurso mais importante e necessário que este software fornece. À medida que as empresas expandem sua presença global, há uma necessidade crescente de ter soluções de armazenamento de arquivos para essas empresas que garantam a segurança dos dados. Usando o software EIA, as empresas têm uma solução única para gerenciar o arquivamento de comunicações de usuários, IMs, e-mails, vídeos, conteúdo, SMS e vários outros tipos de dados. Além disso, o software garante que os e-mails de funcionários/externos estejam em conformidade. A retenção de e-mails é o núcleo de várias empresas também.
Desempenho e acessibilidade: Os usuários precisam de acesso ao seu conteúdo. Idealmente, esses dados/tipos de conteúdo precisam ser encontrados rapidamente, sem possíveis atrasos. O software EIA garante que os dados não estruturados e estruturados não sejam apenas armazenados continuamente, mas também possam ser recuperados conforme as necessidades do usuário. Isso ajuda a aumentar a eficiência do desempenho, a satisfação do usuário e garante que as equipes tenham acesso a dados rápidos, limpos e originais em tempo real. Especialmente quando os usuários podem ultrapassar dezenas de milhares de funcionários, o software EIA deve garantir um desempenho de primeira linha.
Descoberta eletrônica: Também conhecida como eDiscovery, este recurso dos produtos EIA foca em entregar conteúdo sob demanda. O conteúdo é solicitado por diferentes equipes, como escritórios de advocacia, equipes de auditoria financeira e outras. A eDiscovery se concentra em identificar, reunir e apresentar informações eletronicamente armazenadas (como informações empresariais e armazenamento de arquivos) para processos legais. A eDiscovery não pode ser subestimada e é uma das principais razões para o surgimento do armazenamento de arquivos de informações empresariais. Tem ramificações significativas sobre como as empresas armazenam e organizam seus dados. Para qualquer empresa, haverá questões de litígio, processos judiciais ou tipos de ações legais onde a eDiscovery desempenhará um papel importante. A eDiscovery tem um grande impacto no arquivamento de conteúdo, na busca de conteúdo, no gerenciamento do sistema de armazenamento e até mesmo no gerenciamento de riscos.
Retenção de dados: Outro benefício chave dos produtos EIA é a retenção de dados. Uma política de retenção de dados é definida como a política que controla como os dados estão sendo salvos para fins regulatórios. As empresas podem ter políticas de retenção de dados simples ou complexas, pois essas políticas esclarecem como os dados são armazenados. Outras informações, como quais dados podem ser armazenados, ou formatados, ou até mesmo que tipo de sistema mantém esses dados, são fornecidas com a retenção de dados. O software EIA possui o recurso de retenção de dados, pois trabalha tão de perto com os dados.
Automação: Algumas soluções de arquivamento empresarial têm recursos de automação integrados para aumentar a produtividade e a eficiência. Tarefas como definir prazos após os quais os dados precisam ser arquivados, enviá-los para o local correto, a necessidade de criar réplicas e vários outros recursos podem ser automatizados. Trazer o elemento de automação para o software EIA ajudará a reduzir quaisquer erros do usuário e garantir que todos os dados estejam em conformidade.
Quais são os Benefícios do Software de Arquivamento de Informações Empresariais?
Conformidade com procedimentos civis e litígios: Com os dados disponíveis em várias geografias, a lei local se aplicará a várias empresas que desejam fazer negócios lá. Torna-se extremamente difícil gerenciar grandes quantidades de dados espalhados por diferentes geografias que têm diferentes leis de retenção de dados, e é aí que entram as soluções de EIA. As soluções de EIA garantem que os dados do consumidor sejam armazenados de forma segura e só possam ser acessados conforme definido pelos usuários. Isso garante que as leis estejam sendo seguidas e, portanto, a empresa pode continuar operando sabendo que seus dados arquivados estão seguros, protegidos e em conformidade.
Aumento da eficiência operacional: Um dos principais benefícios do software é que ele aumenta a eficiência operacional em toda a organização. Ter conformidade de mensagens e conteúdo facilita a eDiscovery, a retenção de dados, a conformidade regulatória e outros processos estatutários. Como todos os dados originais e em tempo real são arquivados e podem ser recuperados via software, ele se concentra em melhorar significativamente a eficiência. Os usuários podem ter uma fonte única onde poderão acessar seu conteúdo e dados arquivados. Além disso, o software também garante o acesso do usuário — o que significa garantir que os dados originais e históricos não caiam em mãos erradas.
Melhor controle de dados: O software EIA tem o benefício adicional de controles de política. O que isso significa é que o usuário do software pode idealmente controlar quais mensagens precisam estar ativas, quais mensagens precisam ser arquivadas e por quanto tempo precisam ser arquivadas antes da exclusão automática.
Classificação de relevância: Armazenar dados na nuvem não significa despejar todos os dados em um "armazenamento frio" e esquecê-los. Em vez disso, alguns softwares EIA têm benefícios adicionais, como a classificação de relevância de mensagens. O benefício da classificação de relevância é que ela permite que os usuários arquivem seus dados de acordo com sua preferência e relevância, e, portanto, são extremamente úteis em questões de litígio, solicitações de gerenciamento, análise de casos e várias outras situações que possam surgir.
Quem Usa o Software de Arquivamento de Informações Empresariais?
Os usuários finais da solução de arquivamento de informações empresariais dependerão da funcionalidade necessária — seja ela específica de TI, jurídica, para fins de auditoria, entre vários outros.
Equipes de TI: A equipe de TI de qualquer organização será a principal usuária deste software. A equipe de TI usará o software para vários propósitos, incluindo armazenamento e recuperação de arquivos, conteúdo, e-mails e chats. À medida que as solicitações de diferentes funções na organização chegam à equipe de TI para processamento, eles mergulharão no software e garantirão que todos os arquivos não apenas estejam prontamente acessíveis, mas também seguros e protegidos.
Equipes jurídicas: Um dos maiores usuários das soluções de EIA são as equipes jurídicas das empresas. As equipes jurídicas se concentrarão na conformidade e nas regras estatutárias para a empresa e, portanto, a equipe usaria o software para responder a quaisquer solicitações que possam surgir.
Funcionários: Os funcionários também podem usar o software conforme seu acesso, pois precisariam ter acesso ao seu conteúdo em seus dispositivos móveis. Poder acessar e-mails e chats arquivados conforme necessário é uma grande ajuda para os funcionários de qualquer organização.
Equipes de liderança sênior (SLT): Como este software trabalha de perto com dados confidenciais da empresa, líderes seniores e membros da equipe podem usar este software para identificar quem pode ou não ter acesso a diferentes seções dos dados. As SLTs também poderão transmitir ao restante da organização em relação à segurança da informação para defini-la para os funcionários da empresa.
Quais são as Alternativas ao Software de Arquivamento de Informações Empresariais?
Alternativas às soluções de arquivamento de informações empresariais podem substituir esse tipo de software, parcial ou completamente:
Software de arquivamento de e-mails: O arquivamento de e-mails é uma parte fundamental do arquivamento de informações empresariais, focando especificamente em e-mails. Este software garante que transações completas de e-mails sejam arquivadas cuidadosamente. O software de arquivamento de e-mails foca principalmente em compactar e armazenar e-mails mais antigos que uma data predeterminada. O objetivo disso é referenciar esses e-mails em uma data posterior, conforme necessário. Um dos principais benefícios é que não precisa de muito armazenamento, pois é especificamente para e-mails. Muitas conversas dentro de uma organização acontecem principalmente por e-mail — conversas entre funcionários, conversas de vendas, conversas da empresa, entre outras. O histórico de e-mails pode ser preservado. Para empresas que desejam apenas arquivar seus e-mails, esta é uma ótima opção em relação ao arquivamento de informações empresariais.
Software de backup online: Backup e arquivamento são diferentes em termos de dados armazenados. O backup é um método muito seguro para armazenar dados pela internet. A maior vantagem deste software sobre as soluções de EIA é que o primeiro lida com cópias dos dados e pode ser replicado para garantir backup completo. O EIA, no entanto, lida com dados originais, em tempo real e históricos, e se perdidos, podem ser muito difíceis de recuperar.
Software de backup SaaS: O backup SaaS ajuda a fazer backup de dados dentro da própria solução SaaS. Essas ferramentas funcionam com CRMs, e-mails e mensagens instantâneas para fazer backup de qualquer tipo de aplicativo SaaS. Este software também visa principalmente garantir que não haja perda de dados e manter os dados seguros em caso de qualquer interrupção nos negócios ou calamidade.
Desafios com o Software de Arquivamento de Informações Empresariais
As soluções de arquivamento de informações empresariais podem vir com seu próprio conjunto de desafios.
Número crescente de tipos de dados: Os dados estão crescendo continuamente e novos formatos estão sendo adicionados ao mundo dos dados com bastante frequência. À medida que os tipos de dados aumentam, torna-se mais difícil para as empresas gerenciar e controlar todos esses dados. Além disso, o software EIA pode não estar bem equipado para lidar com novos tipos de dados, o que pode ser um grande desafio para o uso do software.
Capacidade de armazenamento: Em dados não estruturados, é importante considerar milhões de pontos de dados que podem ser criados até mesmo em um único dia. Armazenar grandes quantidades de dados não é uma tarefa fácil e pode ser um grande desafio para o software. O volume puro de dados das empresas provenientes de atividades diárias, inúmeros e-mails, constantes mensagens no Slack e pings de IM podem fazer com que o software desacelere e tenha problemas de arquivamento. É necessário garantir que a solução de backup ou hardware/oferta em nuvem possa lidar com quantidades tão enormes de dados originais.
Resistência dos funcionários: Saber que cada ping, IM, e-mail, mensagem, conteúdo de vídeo e mensagem de texto está sendo armazenado é bastante assustador. As empresas podem esperar enfrentar alguma resistência de seus funcionários, que podem concordar em armazenar alguns dados, mas não todos. O software pode não ter uma aceitação geral em toda a empresa, pois as linhas de privacidade podem ser cruzadas, e isso pode representar um desafio para a implementação do software.
Velocidade de arquivamento: Quando os dados estão sendo armazenados em seu formato na nuvem (o que exigiria uma boa conectividade com a internet), o grande volume de dados pode facilmente desacelerar o software, causando atrasos severos. Falhas no software podem até causar perda de dados, o que derrota o propósito de instalar este software. Arquivar dados é um processo intensivo em tempo, e as equipes de TI precisariam trabalhar de perto para definir procedimentos e configurações padrão para garantir que isso seja feito continuamente sem falhas.
Como Comprar Software de Arquivamento de Informações Empresariais
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Arquivamento de Informações Empresariais
Ao escolher uma solução de arquivamento de informações empresariais, a primeira e principal coisa a se concentrar é garantir que o software ajude a gerenciar arquivos de informações e melhore a produtividade e o suporte à retenção. Esses são os recursos básicos e mais importantes que quase todos os produtos precisam ter. Algumas das perguntas importantes a serem feitas como comprador incluem:
- O armazenamento em nuvem é seguro e protegido? Possui capacidades de criptografia?
- Cópias dos meus dados estão disponíveis, e essas réplicas estão sendo usadas como backup dos meus dados?
- Minha equipe e todos os funcionários (com acesso de usuário) ao software podem acessar arquivos de dados quando necessário?
- Há suporte fornecido pelo fornecedor? Quais são as opções de pacote disponíveis?
- O software garante que meus dados estejam em conformidade com as leis locais e segue as regras e regulamentos estatutários?
- Recursos versus acessibilidade — qual é mais importante para minha organização?
- O software de arquivamento de informações empresariais que estou escolhendo é compatível com meus outros sistemas?
Responder a essas perguntas pode ser difícil, no entanto, elas fornecem uma base sólida para construir a lista longa. Os clientes podem usar as avaliações aqui no G2.com como um guia para avançar na seleção do software de arquivamento de informações empresariais.
Comparar Produtos de Software de Arquivamento de Informações Empresariais
Crie uma lista longa
Nesta etapa, os compradores devem manter suas opções abertas para considerar toda a gama de produtos. Os compradores têm a liberdade de explorar inúmeras ofertas que o mercado de software EIA possui. Além disso, esta é a etapa principal para avaliar as respostas às perguntas acima. A lista longa pode ser tornada muito mais concisa e menor abordando as perguntas acima.
Crie uma lista curta
Os compradores podem fazer comparações muito mais granulares nesta etapa. Além disso, os compradores podem usar as avaliações do G2 para reduzir ainda mais essa lista. O recurso de comparação do G2, onde os compradores podem comparar entre dois produtos, é uma ferramenta útil para criar a lista curta.
Conduza demonstrações
Uma vez que a lista foi reduzida a alguns fornecedores, os compradores podem começar a solicitar uma demonstração. Durante a demonstração, os compradores devem buscar informações relacionadas aos seus termos inegociáveis. Esta é a melhor etapa onde o comprador pode se aprofundar mais em entender quão seguras suas informações arquivadas estarão, os vários recursos que o software fornece, diferentes solicitações de reclamação e preocupações de segurança podem ser abordadas aqui também. Outras dúvidas, como suporte pós-venda, treinamento de funcionários e outros recursos adicionais, podem ser perguntadas aqui.
Seleção de Software de Arquivamento de Informações Empresariais
Escolha uma equipe de seleção
Escolher a equipe certa para trabalhar em conjunto para decidir o melhor software é uma parte crítica do processo. Esta equipe será responsável por supervisionar todo o processo — desde a seleção até a implementação, bem como o feedback após a implementação. A equipe deve incluir uma mistura de diferentes personas que tenham as habilidades, interesses e tempo necessários. Alguns papéis incluem administradores de TI (que trabalhariam no software), engenheiros de nuvem (que avaliariam os requisitos de armazenamento em nuvem), executivos da equipe jurídica e líderes-chave de diferentes equipes.
Negociação
Perguntar sobre preços é a decisão chave que pode fazer ou quebrar um acordo. Identificar como o preço é feito é um bom começo. Por exemplo, pode se concentrar no número de caixas de correio ou volume de dados de e-mail, no número de IMs enviados ou no número de usuários usando o IM. Ter uma boa compreensão de como o preço funcionaria é fundamental para a negociação. Um comprador pode optar por negociar para reduzir custos. O comprador precisa observar que, se no futuro houver uma necessidade de escalar o armazenamento de arquivos em nuvem à medida que a empresa cresce, haveria custos adicionais. Manter tais fatores em mente ajudará o comprador a apresentar melhores táticas de negociação e garantir que os recursos que importam façam parte do acordo.
Decisão final
Uma vez que todas as etapas estejam completas, a decisão final é tomada pesando todos os fatores e cenários. Fazer um teste do software é um bom ponto de partida. Um pequeno grupo de administradores de TI pode usar o software para ver se há benefícios viáveis e passar suas opiniões para a equipe que toma a decisão final.
