As empresas usam software de faturamento e cobrança para criar e enviar faturas aos clientes a fim de solicitar o pagamento pelos produtos e serviços que entregam. Ao usar este tipo de software, as empresas podem reduzir o tempo e o esforço necessários para gerenciar faturas e melhorar a precisão de seus processos de cobrança. As empresas podem escolher entre uma variedade de ferramentas de software de faturamento que oferecem recursos como automação, personalização e integração com plataformas de contabilidade.
Este tipo de software é tipicamente usado por profissionais de contabilidade, mas também pode ser usado por vendedores ou gerentes de projeto para fornecer aos clientes estimativas ou faturas pro forma. O software de cobrança ajuda as empresas a gerenciar a faturação para diferentes tipos de produtos ou serviços, como faturamento de projetos para serviços profissionais e faturamento recorrente para utilidades.
O software de cobrança integra-se com software de contabilidade e soluções ERP ou CRM onde as informações sobre os clientes e os produtos ou serviços que adquiriram são armazenadas. A etapa final do processo de cobrança (quando os pagamentos são recebidos) é geralmente realizada usando um software de contabilidade ou módulo de uma solução maior como ERP.
Para se qualificar para inclusão na categoria de software de cobrança, um produto deve:
Fornecer recursos para criar múltiplos tipos de faturas
Ser capaz de consolidar múltiplas faturas em uma ou dividir uma fatura
Incluir modelos para faturas e outros documentos
Permitir que os usuários enviem faturas em diferentes formatos (PDF, MS Word) através de vários canais de comunicação (email, efax)
Oferecer relatórios e análises sobre o status de cada fatura
Incluir notificações de alerta de pagamento
Integrar-se com soluções de software como ERP, CRM e pacotes de contabilidade
