Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Licitações
O que é Software de Gestão de Licitações?
O software de gestão de licitações ajuda os profissionais da construção a navegar pelo processo de licitação na construção. Essas soluções facilitam a criação de solicitações de propostas (RFPs) e agilizam o processo pelo qual empreiteiros gerais e gerentes de projetos de construção buscam e avaliam potenciais empreiteiros.
O software de gestão de licitações lida com todos os aspectos do processo de licitação de subcontratados. Os empreiteiros podem carregar propostas e detalhes do projeto, compartilhar documentos, convidar partes específicas para licitar um contrato, gerenciar dados relacionados a uma rede de subcontratados, visualizar licitações concorrentes lado a lado, acompanhar a conformidade com padrões relevantes e produzir relatórios sobre projetos ou subcontratados específicos. Os subcontratados podem carregar suas licitações, compartilhar documentos, responder a perguntas e se comunicar com os empreiteiros que enviaram uma determinada RFP. A gestão de licitações é uma parte vital do processo de pré-construção, e o software de gestão de licitações ajuda a agilizar essa parte. Essas ferramentas são tipicamente usadas na construção comercial. Projetos comerciais precisam de um grande número de subcontratados, incluindo empreiteiros especializados, então o processo de gestão de licitações é frequentemente complexo.
Por exemplo, um empreiteiro geral garante um grande contrato de projeto comercial. O empreiteiro usaria uma solução de gestão de licitações para solicitar propostas de subcontratados interessados em se envolver no projeto. Os subcontratados produziriam uma proposta, delineariam o preço e forneceriam documentos relevantes, prova de conformidade e outras informações necessárias. O empreiteiro então usaria o sistema de gestão de licitações para comparar propostas e selecionar a mais adequada para o projeto.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Licitações?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de gestão de licitações que podem ajudar os usuários a agilizar o processo de licitação para seus projetos:
Gestão de documentos: Com este recurso, os usuários podem armazenar dados e documentos de licitantes e empreiteiros ao longo do ciclo de vida do projeto e posteriormente.
Acompanhamento de conformidade: Este recurso ajuda a acompanhar a conformidade dos subcontratados com os padrões de conformidade relevantes. Este recurso é fundamental para avaliar adequadamente potenciais subcontratados durante o processo de licitação e garantir que apenas empresas qualificadas permaneçam na disputa para garantir a licitação.
Integrações: Este recurso permite que o software se integre com outras peças de software. Tipicamente, soluções de gestão de licitações se integram com software de gestão de projetos de construção ou soluções ERP de construção. Quanto mais abrangente for o conjunto de integrações que uma ferramenta de gestão de licitações oferece, mais interoperável será a ferramenta.
Convites para licitação: Isso ajuda a produzir convites para licitação para projetos de construção usando informações específicas do projeto e permite que os subcontratados forneçam informações específicas da licitação. Os convites para licitação são centrais para as soluções de gestão de licitações e ajudam os empreiteiros a agilizar o processo de elaboração de propostas e solicitação de licitações.
Pré-qualificação: Isso fornece funcionalidade dedicada para ajudar a pré-qualificar e marcar subcontratados qualificados como elegíveis para licitar em projetos.
Comparações de licitações: O software contém quadros de licitação ou painéis nos quais as licitações são comparadas. Esses painéis agilizam o processo de comparação de licitações específicas frente a frente.
Relatórios de projetos: Este recurso ajuda a produzir relatórios, muitas vezes personalizáveis, com dados e informações específicas do projeto.
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): Este software fornece digitalização de documentos com capacidades de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O OCR pode ajudar a agilizar o processo de upload de documentos e aumentar a velocidade com que os subcontratados podem fornecer informações necessárias aos empreiteiros com quem estão tentando trabalhar.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Licitações?
O software de gestão de licitações oferece aos empreiteiros e gerentes de construção uma série de benefícios durante o processo de licitação:
Agilizar o processo de licitação: As soluções de gestão de licitações ajudam os empreiteiros gerais a agilizar o processo de licitação ao longo do ciclo de vida da licitação e a transição para a parte de entrega do processo de gestão de construção. Os empreiteiros gerais se beneficiam dos recursos dedicados que ajudam a acelerar a taxa com que os subcontratados podem ser qualificados como elegíveis para um determinado projeto.
Consolidar documentos: As ferramentas de gestão de licitações consolidam todos os documentos relacionados à licitação em uma única solução. Essa consolidação pode economizar tempo gasto procurando documentos em várias ferramentas e melhorar o fluxo de trabalho do processo de licitação de uma empresa.
Quem Usa Software de Gestão de Licitações?
Algumas personas relacionadas à construção usam software de gestão de licitações:
Empreiteiros gerais: Empreiteiros gerais contratados para um projeto de construção usam software de gestão de licitações para elaborar RFPs, gerenciar documentos do projeto, gerenciar licitantes, selecionar subcontratados para projetos específicos e solicitação de licitações. Essas soluções automatizam grandes partes do processo de licitação, facilitando para licitantes e empreiteiros gerais. Os empreiteiros gerais podem gerenciar quaisquer adendos adicionados às RFPs à medida que os detalhes do projeto mudam. Esses adendos podem envolver datas do projeto, preços, mudanças no escopo do trabalho e mais. As soluções de gestão de licitações ajudam os empreiteiros gerais a manter a lucratividade e garantir que tenham uma visão abrangente de todos os documentos relacionados ao projeto, incluindo financeiros, ao longo do processo.
Subcontratados: Os subcontratados usam software de gestão de licitações para produzir e enviar propostas de construção. Empresas que buscam garantir partes do trabalho para um projeto específico elaboram pacotes de licitação para esse projeto e os enviam ao empreiteiro geral, que escolhe seu subcontratado preferido. O software de gestão de licitações envia notificações relacionadas às propostas dos subcontratados ao longo do processo de gestão de licitações e permite que eles o acompanhem enquanto são avaliados.
Software Relacionado ao Software de Gestão de Licitações
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de gestão de licitações incluem:
Software de gestão de projetos de construção: O software de gestão de licitações se integra com soluções de gestão de projetos de construção. Ferramentas de gestão de projetos de construção podem também conter funcionalidades de gestão de licitações, particularmente aquelas soluções de gestão de projetos que fornecem recursos tanto de pré-construção quanto durante a construção.
Software ERP de construção: As soluções de gestão de licitações tipicamente se integram com soluções ERP de construção para ajudar a fornecer ferramentas abrangentes de gestão de construção.
Como Comprar Software de Gestão de Licitações
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Licitações
Os compradores em potencial devem entender quantos projetos terão nos próximos anos e quão grandes serão esses projetos. Eles também devem conhecer seu conjunto de tecnologia e entender as soluções com as quais uma ferramenta de gestão de licitações deve se integrar. Durante a fase de levantamento de requisitos, todas as partes interessadas relevantes devem ser incluídas e os possíveis pontos problemáticos para cada pessoa no comitê de compra discutidos.
Os compradores em potencial devem elaborar duas listas de recursos, uma consistindo em recursos principais e a outra de recursos desejáveis. Os requisitos devem, em última análise, consistir em recursos necessários, considerações de segurança, requisitos de conformidade, volume potencial e o número de usuários projetados.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Licitações
Crie uma lista longa
A lista longa de gestão de licitações deve incluir soluções que atendam à lista de requisitos de recursos principais. Os compradores em potencial devem olhar para soluções pontuais e aquelas ferramentas mais abrangentes que possam atender a múltiplas necessidades.
Crie uma lista curta
A lista curta deve considerar preço, retorno sobre investimento (ROI) e a disponibilidade dos recursos desejáveis. Preocupações de segurança e interoperabilidade já devem ter sido consideradas, e a lista curta deve incluir soluções viáveis que competem pela força de seus recursos e pelo preço do produto.
Conduza demonstrações
Durante o processo de demonstração, um comprador em potencial deve elaborar uma lista de perguntas projetadas para explorar casos de uso específicos que provavelmente ocorrerão durante o uso do produto. Os compradores também devem pedir uma demonstração usando cenários comuns ao seu negócio.
Seleção de Software de Gestão de Licitações
Escolha uma equipe de seleção
A equipe de seleção deve incluir finanças, segurança e outros usuários relevantes, bem como proprietários de orçamento. O tamanho da equipe de seleção dependerá do tamanho da compra e do número de pessoas envolvidas, mas a equipe deve ser o menor possível para agilizar o processo.
Decisão final
A decisão provavelmente será baseada em consenso no nível do comitê. Se a empresa de empreiteiros gerais for menor, a decisão final pode caber a uma única pessoa, mas a decisão deve estar enraizada na realidade prática do processo de licitação.
