Il software di gestione degli spazi consente alle organizzazioni di monitorare, analizzare e ottimizzare il loro inventario di spazi fisici. Questo software permette agli utenti di prenotare sale riunioni, scrivanie e altri spazi e risorse condivise all'interno del luogo di lavoro. Il software di gestione degli spazi viene utilizzato per gestire spazi di lavoro dedicati (assegnati); tuttavia, alcuni strumenti possono fornire la possibilità di gestire anche spazi di lavoro ibridi e a indirizzo libero (non assegnati).
Gli amministratori beneficiano del software di gestione degli spazi poiché consente loro di gestire i permessi degli utenti, supervisionare le strutture e utilizzare l'analisi per migliorare l'efficienza del luogo di lavoro. Il software di gestione degli spazi assiste gli utenti garantendo che le strutture, come scrivanie e sale riunioni, siano prenotate in conformità con le normative dell'ufficio per prevenire il sovraffollamento e dare priorità alla sicurezza sul lavoro. Questi strumenti forniscono anche una visione accurata e in tempo reale di come viene utilizzato lo spazio, permettendo agli utenti di assicurarsi che il loro spazio di lavoro venga utilizzato in modo efficiente e riducendo lo spazio sprecato. Il software di gestione degli spazi consente ai dipendenti di vedere quali spazi sono disponibili e scegliere la posizione migliore per le loro esigenze. Alcuni strumenti di gestione degli spazi permettono agli utenti di prenotare scrivanie o postazioni di lavoro per conto di altri, dando ai team la possibilità di ritagliarsi uno spazio dedicato. Inoltre, alcuni strumenti possono fornire una panoramica dei servizi disponibili, garantendo che i dipendenti siano in grado di prenotare gli spazi più appropriati per la loro giornata lavorativa.
Questo tipo di software comprende la funzionalità dei sistemi di prenotazione delle sale riunioni, che forniscono una panoramica delle sale conferenze, consentono agli utenti di prenotare e modificare le prenotazioni e forniscono agli amministratori gli strumenti per modificare i permessi, gestire le sale e accedere alle informazioni sulle riunioni. Tuttavia, il software di gestione degli spazi si basa su queste funzionalità con ulteriori funzionalità sia per gli utenti che per gli amministratori e fornisce strumenti di analisi approfonditi.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione degli Spazi, un prodotto deve:
Consentire agli utenti di prenotare scrivanie, sale riunioni e altre strutture
Fornire agli amministratori gli strumenti per gestire le prenotazioni, l'accesso alle strutture e i permessi degli utenti
Tracciare e riportare l'utilizzo dello spazio, le tendenze e le efficienze
Gestire spazi di lavoro dedicati (assegnati)
