Scopri di più su Software di Gestione delle Strutture
Che cos'è il Software di Gestione delle Strutture?
Il software di gestione delle strutture aiuta le aziende a gestire il ciclo di vita degli edifici industriali come magazzini, centri di distribuzione, sedi di produzione, raffinerie di petrolio o impianti di lavorazione. Questo tipo di software fornisce flussi di lavoro per identificare e monitorare tutte le strutture utilizzate da un'azienda. Assiste anche i team di manutenzione nella definizione e implementazione di ispezioni e riparazioni per mantenere ogni sede in buone condizioni.
A differenza del software di gestione della manutenzione generica come i sistemi di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS) e il software di gestione degli asset aziendali (EAM), un sistema di gestione delle strutture si concentra esclusivamente sulla manutenzione delle strutture. Questo tipo di software non deve essere confuso con il software di gestione immobiliare specifico per il settore immobiliare.
Quali Tipi di Software di Gestione delle Strutture Esistono?
Il software di gestione delle strutture può essere categorizzato in base a come viene venduto, distribuito e utilizzato.
Standalone o parte di EAM
Molte soluzioni software EAM e CMMS includono funzionalità per la gestione delle strutture, ma ci sono anche sistemi progettati specificamente per questo.
Cloud o on-premises
Mentre la maggior parte delle soluzioni di gestione delle strutture sono basate su cloud, alcuni sistemi legacy sono ospitati presso i locali del cliente. In alcuni casi, il software di gestione delle strutture può essere distribuito sia on-premises che come modello software as a service (SaaS).
Agnostico o specifico per l'industria
La maggior parte delle soluzioni di gestione delle strutture fornisce funzionalità per più settori, ma alcuni sistemi si concentrano su un solo settore, come il retail, la produzione o la sanità.
Quali sono le Caratteristiche Comuni del Software di Gestione delle Strutture?
Le seguenti sono alcune caratteristiche fondamentali del software di gestione delle strutture che aiutano le aziende a ottimizzare l'uso delle loro strutture:
Gestione degli asset: A differenza del software CMMS e EAM, che si concentra sugli asset fissi, il software di gestione delle strutture si concentra sugli edifici e le strutture costruite che un'azienda può utilizzare per svolgere operazioni. Ogni edificio ha diversi sistemi integrati nella sua struttura, come ventilazione, aria condizionata ed elettricità.
Gestione degli ordini di lavoro: La manutenzione delle strutture richiede operazioni come ispezioni e riparazioni, gestite utilizzando ordini di lavoro. Gli ordini di lavoro definiscono quale tipo di attività deve essere svolta, come e da chi. I tecnici ricevono ordini assegnati in base alle loro qualifiche e disponibilità. I manager pianificano e monitorano il progresso di tutti gli ordini per team, sede o dipendente.
Tracciamento dei costi e delle spese: Il software di gestione delle strutture aiuta gli utenti a tracciare i costi di manutenzione come il tempo impiegato dai tecnici in varie operazioni e il costo dei pezzi di ricambio e dei materiali di consumo necessari per mantenere le strutture. Alcuni esempi sono le attrezzature di illuminazione industriale o i materiali da costruzione necessari per riparare gli edifici.
Approvvigionamento e gestione dei fornitori: I responsabili delle strutture lavorano con fornitori di parti e accessori e talvolta esternalizzano alcune operazioni di manutenzione ad altre aziende. È quindi fondamentale per loro trovare fornitori affidabili e convenienti che forniscano prodotti e servizi di alta qualità.
Analisi: Metriche e analisi aiutano i responsabili delle strutture a monitorare l'efficienza delle attività di manutenzione e a tracciare i loro costi. Il software di gestione delle strutture può anche utilizzare i dati catturati da sensori e contatori in più sedi.
Quali sono i Vantaggi del Software di Gestione delle Strutture?
L'uso del software per gestire le strutture ha molti vantaggi, i più importanti sono:
Riduzione dei costi di manutenzione: L'uso di un software per pianificare le operazioni di manutenzione può migliorare l'allocazione delle risorse e la produttività dei dipendenti, traducendosi in riduzioni dei costi. Alcuni risparmi includono tempi di risposta ridotti per le richieste di servizio e un aumento del tempo di attività delle strutture.
Migliorare le operazioni: Mantenere le strutture può essere un compito arduo, soprattutto quando le aziende possiedono più sedi sparse nel paese o addirittura nel mondo. Funzionalità come la gestione dell'inventario e la pianificazione della manutenzione rendono più facile per i responsabili delle strutture pianificare e gestire le operazioni.
Ottimizzare le prestazioni delle strutture: Il software di gestione delle strutture può ridurre i tempi di inattività e le interruzioni nelle strutture, il che porta a migliori prestazioni e maggiore produttività. Ad esempio, un magazzino che non può essere utilizzato a piena capacità danneggia la capacità dell'azienda di spedire e ricevere prodotti rapidamente.
Chi Utilizza il Software di Gestione delle Strutture?
Responsabili delle strutture: I responsabili degli asset fissi si affidano ai dati di gestione delle strutture per identificare potenziali problemi e programmare proattivamente la manutenzione. I manager utilizzano questo tipo di software per creare e implementare un programma di manutenzione, che definisce i programmi di manutenzione e i processi degli ordini di lavoro.
Tecnici: I membri del team di manutenzione eseguono operazioni come ispezioni e riparazioni per prevenire o risolvere problemi relativi alle strutture. Alcuni esempi sono la sostituzione di componenti HVAC o il consolidamento della struttura dell'edificio.
Responsabili dei progetti di capitale: Investire in nuove strutture può essere molto costoso, e le aziende devono assicurarsi di massimizzare il loro investimento. Poiché la costruzione di una struttura è un progetto di capitale, i responsabili del progetto devono garantire che l'edificio venga utilizzato a capacità ottimale.
Quali sono le Alternative al Software di Gestione delle Strutture?
Le alternative al software di gestione delle strutture possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
CMMS: Mentre il CMMS si concentra principalmente sugli asset fissi come le attrezzature industriali, questo tipo di software include spesso funzionalità per la gestione delle strutture. Il CMMS di solito si concentra su piccole e medie aziende che devono gestire meno strutture con un basso livello di complessità. Ad esempio, un piccolo magazzino è molto più facile da mantenere rispetto a un centro di distribuzione, e il CMMS può essere una buona opzione per il primo ma non per il secondo.
Software di gestione degli asset aziendali (EAM): L'EAM fornisce funzionalità avanzate per la gestione degli asset e delle strutture, che sono orientate verso industrie complesse come petrolio e gas, minerario, chimico e farmaceutico.
Software Correlati al Software di Gestione delle Strutture
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di gestione delle strutture includono:
Software di tracciamento degli asset: Il tracciamento degli asset si riferisce a piccoli strumenti utilizzati per mantenere le strutture, come dispositivi mobili o attrezzature per la pulizia e la disinfezione. Le aziende che operano in più strutture possono utilizzare centinaia di strumenti per la manutenzione, motivo per cui è cruciale integrare con il software di tracciamento degli asset.
Software di gestione delle prestazioni degli asset: Questo software aiuta le aziende a ottimizzare l'uso di qualsiasi tipo di asset, dalle attrezzature e macchinari pesanti alle strutture industriali e ai magazzini. Mentre il software di gestione delle strutture include analisi per tracciare le prestazioni, il software di gestione delle prestazioni degli asset utilizza l'apprendimento automatico per fornire approfondimenti avanzati e previsioni.
Software di pianificazione degli spazi retail: La gestione degli spazi retail, nota anche come software planogram, aiuta i rivenditori a ottimizzare i negozi fisici e i loro componenti, come scaffali e rastrelliere. Poiché la gestione delle strutture non include sempre funzionalità planogram, i rivenditori potrebbero dover utilizzare soluzioni di pianificazione degli spazi retail.
IWMS: I sistemi di gestione integrata del posto di lavoro (IWMS) semplificano e automatizzano le attività di manutenzione per gli spazi ufficio. Poiché le strutture di solito includono uffici per il personale amministrativo, IWMS e software di gestione delle strutture devono essere utilizzati insieme.
Sfide con il Software di Gestione delle Strutture
Le soluzioni software possono presentare le proprie sfide.
Tecnologia obsoleta: L'efficienza del software di gestione delle strutture può essere compromessa dalla tecnologia obsoleta utilizzata dagli acquirenti. Ad esempio, la mancanza di sensori intelligenti rende impossibile identificare problemi come il tailgating. Inoltre, il software aziendale legacy non è sempre user-friendly e non fornisce dati in tempo reale.
Integrazione: Il software di gestione delle strutture deve integrarsi con più tipi di software, come contabilità, sistemi ERP, gestione dei servizi sul campo o software CMMS e EAM.
Quali Aziende Dovrebbero Acquistare il Software di Gestione delle Strutture?
Qualsiasi azienda che possiede o gestisce strutture può beneficiare dell'uso di questo tipo di software, ma il software di gestione delle strutture è principalmente vantaggioso per i seguenti tipi di aziende:
Produttori: La maggior parte dei produttori ha almeno una sede di produzione, che di solito include un magazzino utilizzato per immagazzinare materie prime e prodotti finiti.
Rivenditori: Le aziende di vendita al dettaglio devono gestire due tipi principali di strutture: negozi e magazzini. Mentre i negozi di solito hanno un magazzino, i rivenditori possono avere strutture sparse in più località in più paesi.
Aziende di logistica: Poiché il magazzinaggio è una parte critica della gestione della catena di approvvigionamento, le aziende di logistica devono garantire che tutte le loro sedi siano ottimizzate per aiutare con lo stoccaggio, la spedizione e la ricezione delle merci.
Fornitori di servizi: Molte aziende che possiedono strutture optano per esternalizzare la manutenzione a fornitori di servizi specializzati. Queste aziende di servizi utilizzano il software di gestione delle strutture per mantenere le sedi per conto dei loro clienti.
Come Acquistare il Software di Gestione delle Strutture
Raccolta dei Requisiti (RFI/RFP) per il Software di Gestione delle Strutture
Un buon elenco di requisiti dovrebbe includere tutte le funzionalità necessarie all'acquirente per gestire le strutture in modo efficiente. I requisiti devono essere abbastanza dettagliati da coprire le esigenze specifiche degli acquirenti e non troppo generici. Ad esempio, il tracciamento dei costi di manutenzione è troppo vago e dovrebbe chiarire quali tipi di costi l'acquirente deve tracciare e come.
Confrontare i Prodotti di Gestione delle Strutture
Creare una lista lunga
Una lista lunga dovrebbe includere tutte le soluzioni che forniscono funzionalità di gestione delle strutture, sia come prodotto standalone che come parte di un sistema più ampio. Gli acquirenti che non hanno bisogno di gestire asset fissi dovrebbero concentrarsi esclusivamente sul software per la gestione delle strutture.
Creare una lista corta
Una lista corta può essere creata eliminando i prodotti dalla lista lunga utilizzando criteri di alto livello come il modello di consegna. Gli acquirenti che desiderano solo una soluzione cloud dovrebbero escludere i prodotti che devono essere ospitati presso le loro promesse. La funzionalità specifica per l'industria può anche essere utilizzata per eliminare i prodotti. Ad esempio, un rivenditore dovrebbe considerare solo i prodotti che forniscono funzionalità per il loro settore ed escludere soluzioni che includono funzionalità generiche.
Condurre demo
Le demo dovrebbero seguire uno script predefinito che simula i processi di manutenzione dell'acquirente. Per garantire che i risultati delle demo possano essere confrontati oggettivamente, gli acquirenti dovrebbero utilizzare lo stesso script per tutti i fornitori selezionati. Inoltre, i membri del team di selezione che partecipano alle demo dovrebbero valutare ciascun criterio utilizzando un sistema coerente.
Infine, la funzionalità critica dovrebbe avere maggiore importanza rispetto ai requisiti generici. Ad esempio, la pianificazione degli spazi è essenziale per i rivenditori, mentre l'integrazione con la contabilità non è obbligatoria. È anche essenziale valutare quanto sia intuitivo il software, quali KPI e analisi fornisce e come può essere utilizzato su dispositivi mobili.
Selezione del Software di Gestione delle Strutture
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione include almeno un dirigente, come il direttore delle operazioni, che è di solito il principale sponsor del progetto. Ciò significa che sono incaricati di definire l'ambito del progetto di selezione, ottenere e gestire il budget necessario per l'acquisizione e monitorare il progresso di tutte le fasi di selezione.
Negoziazione
Negoziare con i fornitori può essere difficile, soprattutto quando forniscono software simili. In questo caso, i principali differenziatori tra i fornitori sono il prezzo del software e la loro capacità di supportare gli acquirenti durante e dopo l'implementazione. Quando si sceglie tra soluzioni con funzionalità e prezzi simili, fattori come il supporto clienti possono essere il fattore decisivo.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe considerare tutti i fattori sopra menzionati, ma dare una priorità maggiore ai requisiti che contano di più per l'acquirente. Ad esempio, un rivenditore dovrebbe concentrarsi maggiormente sulla funzionalità per la pianificazione degli spazi, mentre i grossisti sono più preoccupati di gestire dozzine o centinaia di magazzini e centri di distribuzione.
Quanto Costa il Software di Gestione delle Strutture?
Il prezzo delle licenze può variare a seconda del modello di consegna. Le licenze perpetue sono richieste per il software on-premises, mentre le soluzioni cloud o SaaS sono vendute come modello di abbonamento. Le licenze perpetue sono più costose ma non devono essere rinnovate, e gli abbonamenti sono più convenienti, ma il loro costo cumulativo può essere sostanziale nel lungo periodo. Altri costi sono legati ai servizi professionali come l'implementazione o la reingegnerizzazione dei processi aziendali. Mentre il supporto clienti di base è di solito incluso, gli acquirenti di solito devono pagare di più per il supporto 24/7 o globale.
Ritorno sull'Investimento (ROI)
Gli acquirenti possono tracciare il ROI del software confrontando i suoi costi e benefici. Poiché il costo iniziale del software può essere significativo e i benefici non si realizzano immediatamente, potrebbero essere necessari da uno a tre anni affinché il software generi un ROI positivo.
Implementazione del Software di Gestione delle Strutture
Come viene Implementato il Software di Gestione delle Strutture?
L'implementazione di una soluzione di gestione delle strutture dovrebbe iniziare con un processo di scoperta per garantire che il fornitore comprenda chiaramente quali funzionalità sono necessarie in quale sede. Mentre questo processo è semplice quando l'acquirente ha meno sedi, diventa molto più complicato quando l'azienda utilizza più strutture.
Chi è Responsabile dell'Implementazione del Software di Gestione delle Strutture?
Il team di selezione è di solito incaricato del processo di implementazione poiché ha già una buona idea di ciò di cui l'azienda ha bisogno e di come il nuovo software può aiutare. Mentre le implementazioni semplici possono essere eseguite internamente, le distribuzioni complesse richiedono il coinvolgimento dei fornitori o dei suoi partner, consulenti esterni o project manager.
Come si Presenta il Processo di Implementazione per il Software di Gestione delle Strutture?
L'implementazione del software di gestione delle strutture può variare significativamente in base al numero e al tipo di strutture. Un approccio graduale è raccomandato per più sedi, mentre le strutture industriali complesse richiedono un team di gestione del progetto e un programma chiaramente definito.
Quando Dovresti Implementare il Software di Gestione delle Strutture?
Per le nuove strutture, l'implementazione del software dovrebbe essere effettuata prima che l'azienda inizi a utilizzare gli edifici. Le nuove strutture sono rare, e la maggior parte delle volte, il software deve essere distribuito in sedi esistenti, che di solito hanno qualche tipo di software o un mix di soluzioni per la manutenzione. In questo caso, la gestione delle strutture dovrebbe essere implementata quando le strutture sono chiuse per manutenzione o durante la stagione più tranquilla.
Tendenze del Software di Gestione delle Strutture
IoT e gemelli digitali
Le nuove tecnologie come l'internet delle cose possono essere utilizzate per connettere le strutture, rendendo più facile monitorare più sedi in tempo reale.
