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Indipendentemente dal settore, le presentazioni professionali possono essere una mossa vincente per comunicare idee importanti o allineare i team attorno alla visione o alle iniziative aziendali. Un pugno di diapositive ben progettate può fare molta strada, e lo strumento di presentazione giusto può rendere facile anche per le persone meno esperte di tecnologia creare presentazioni.
Questi strumenti sostituiscono il metodo tradizionale di disegnare punti elenco e immagini supplementari su lavagne o cartelloni, e possono aiutare a sottolineare i punti principali di un discorso pubblico al pubblico desiderato. Dopo aver presentato una presentazione davanti a un gruppo, puoi anche condividere i file completati come risorse utili per dipartimenti specifici o per l'intera organizzazione. Alcune delle migliori presentazioni hanno una vita che si estende ben oltre l'incontro previsto.
Vantaggi chiave del software di presentazione
Sia che si tratti di un discorso principale o di una relazione su un libro, l'impatto degli ausili visivi non può essere sopravvalutato. Siamo una specie sempre più orientata alla grafica: i post online che coinvolgono immagini sono il 650% più efficaci rispetto ai contenuti solo testuali, secondo uno studio. Le app di presentazione e gli strumenti desktop consentono ai professionisti di tutti i background di creare supplementi accattivanti e facili da seguire che possono mantenere il pubblico coinvolto quando vengono comunicate informazioni importanti.
Queste app possono anche sostituire i bigliettini come guide personali durante riunioni, sessioni di formazione o annunci aziendali. Con i modelli, le grafiche e altre funzionalità utili, gli utenti possono rendere gli strumenti di presentazione una risorsa inestimabile per unire i team e padroneggiare efficacemente argomenti complessi. Molto tempo dopo la presentazione pubblica, le diapositive progettate sul tuo programma di presentazione possono essere salvate su una piattaforma di archiviazione file o un sistema di gestione dei contenuti per essere accessibili e condivise dai team che possono beneficiare delle informazioni contenute. Puoi trarre continuamente valore da una presentazione di diapositive di qualità o da una presentazione video come forma di formazione per i nuovi assunti. In questo modo, gli strumenti software di presentazione possono fungere anche da soluzioni eLearning quando utilizzati al massimo del loro potenziale.
Il nostro team di ricerca ha discusso i pro e i contro delle presentazioni coinvolgenti e altri suggerimenti sul software di presentazione nei blog su G2 Crowd. Possedere una grande soluzione software non garantisce grandi presentazioni, e non faranno tutto il lavoro per te. Ma quando utilizzati correttamente e presentati con sicurezza, questi prodotti possono essere mezzi di comunicazione indispensabili, indipendentemente dal settore dell'utente.
Come molte delle migliori app, le soluzioni di presentazione possono essere utilizzate da un ampio spettro di utenti. Una buona presentazione aziendale è utile in una riunione del personale di un ristorante così come in un contesto aziendale. Il connubio tra grafica e contenuti informativi è un linguaggio universale che non discrimina un settore rispetto a un altro. Quasi chiunque può creare una presentazione di base con molti degli strumenti in questa categoria e creare un'esperienza memorabile per il proprio personale e/o clienti. Man mano che le competenze progrediscono o le situazioni lo richiedono, questi stessi strumenti possono essere utilizzati per presentazioni avanzate e multilivello.
Detto ciò, ci sono alcune persone che potrebbero trovare un uso più costante o impattante del software di presentazione.
Manager di dipartimento o dirigenti di livello c — Una presentazione ben fatta può aggiungere autorità e massimizzare la comprensione di annunci importanti o riunioni di team/azienda. Piuttosto che semplicemente parlare con il tuo personale, sfruttare diapositive di qualità può sottolineare i punti principali per gli spettatori previsti.
Rappresentanti di vendita — Il software di presentazione può creare una relazione più forte tra i rappresentanti di vendita e i clienti potenziali o attuali, aggiungendo profondità alle conversazioni e rispondendo alle domande dei clienti in grande dettaglio. Non si può dire quanti affari chiusi e rinnovi in tutto il mondo siano dovuti in parte a presentazioni ben eseguite.
Team HR/formazione — Nel moderno ambiente di lavoro, progetti come manuali per i dipendenti, aggiornamenti organizzativi e formazione per i nuovi assunti sono spesso completati o assistiti dalla tecnologia di presentazione. Una presentazione gratuita per uso interno può essere infinitamente preziosa nell'allineamento aziendale e nella costruzione della cultura.
Dipartimenti creativi — Per coloro che sono assunti per creare, ci sono costanti opportunità di andare oltre quando si condividono e spiegano nuove idee. Le funzionalità all'interno di un pacchetto software di presentazione possono aiutare i designer grafici, gli architetti UX e altri team creativi a mettere in luce progetti entusiasmanti utilizzando diapositive colorate piene di multimedia e spiegazioni accessibili.
Insegnanti e studenti — Il software di presentazione ha una delle più grandi sovrapposizioni tra praticità professionale e accademica. Insegnanti e professori, in particolare nell'istruzione superiore, possono rendere le presentazioni digitali una componente integrale dei piani di lezione. Nella classe di oggi, molti creano ambienti basati su presentazioni al posto delle lezioni con note scritte sulla lavagna. Inoltre, gli studenti sono spesso incoraggiati a sfruttare queste soluzioni per presentare progetti alla classe; in alcuni casi, l'uso di questo software è obbligatorio.
Dipartimenti creativi — Per coloro che sono assunti per creare, ci sono costanti opportunità di andare oltre quando si condividono e spiegano nuove idee. Le funzionalità all'interno di un pacchetto software di presentazione possono aiutare i designer grafici, gli architetti UX e altri team creativi a mettere in luce progetti entusiasmanti utilizzando diapositive colorate piene di multimedia e spiegazioni accessibili.
Insegnanti e studenti — Il software di presentazione ha una delle più grandi sovrapposizioni tra praticità professionale e accademica. Insegnanti e professori, in particolare nell'istruzione superiore, possono rendere le presentazioni digitali una componente integrale dei piani di lezione. Nella classe di oggi, molti creano ambienti basati su presentazioni al posto delle lezioni con note scritte sulla lavagna. Inoltre, gli studenti sono spesso incoraggiati a sfruttare queste soluzioni per presentare progetti alla classe; in alcuni casi, l'uso di questo software è obbligatorio.
La crescente selezione di software di presentazione si basa sul modello creato dai primi pionieri, già alla fine degli anni '80. Le offerte di oggi includono versioni aggiornate di alcune piattaforme consolidate e nuove uscite innovative da parte di sviluppatori lungimiranti. Tra questi prodotti vari, troverai una manciata di caratteristiche comuni e pratiche per aiutarti a creare diapositive magistrali, oltre ad alcuni strumenti specifici della piattaforma che possono elevare la tua presentazione professionale al suo apice.
Alcune caratteristiche comuni includono:
Modelli e temi — Uno dei valori fondamentali nello spazio del software di presentazione è una curva di apprendimento bassa, almeno per progetti semplici, e il miglior esempio di ciò sono i modelli di presentazione. Anche il software di presentazione gratuito o la versione gratuita di alcuni prodotti a pagamento possono includere questa funzione, che fornisce vari schemi pre-costruiti per diapositive individuali e intere presentazioni. I modelli possono incorporare layout suggeriti, schemi di colori, font e posizionamenti di oggetti che possono essere modificati secondo necessità dall'utente e utilizzati come punti di partenza da cui inserire contenuti personali.
Effetti di testo e immagine — Ritagliare e ridimensionare sono solo la punta dell'iceberg per gli elementi di contenuto e media che utilizzi nel tuo progetto. Quando crei una presentazione, avrai a disposizione una moltitudine di effetti per dare vita a ogni diapositiva, come ombre e sfumature. La cassetta degli attrezzi all'interno del software di presentazione medio condivide qualità di quelle trovate nel desktop publishing e nel software di disegno; impararne uno ti dà un vantaggio immediato nell'altro.
Transizioni — Una buona presentazione è più di una serie di diapositive: è un'espressione completa di un'idea o di un concetto. Per aiutare a legare insieme i diversi ingredienti e mantenere un pubblico attento, queste piattaforme di solito offrono transizioni che facilitano il passaggio da una diapositiva all'altra. Alcune sono più vivide o appariscenti di altre, ma anche gli effetti di transizione di base possono tenere insieme il prodotto finito e prevenire una reazione comprensibilmente brusca quando il presentatore passa da una pagina all'altra.
Con queste sole caratteristiche, puoi sfruttare queste potenti app per progettare una presentazione interna o online degna di nota. Detto ciò, i set di strumenti completi all'interno di queste piattaforme si presteranno a modifiche e aggiunte infinite sulla strada verso presentazioni più ricche. Puoi portare le presentazioni al livello successivo incollando video assemblati con software di editing video; potresti anche trovare alcune funzionalità di editing video incluse a seconda del prodotto. In modo simile, puoi importare file creati con design 3D, editing fotografico e software di editing audio per arricchire una presentazione dove desiderato.
Per quanto robusti e pratici siano questi strumenti, il software di presentazione non dovrebbe diventare un sostituto della reale comprensione degli argomenti comunicati all'interno di una presentazione completata. Può essere fin troppo facile che ciò accada, con il presentatore che utilizza la piattaforma come un sostegno durante riunioni importanti con colleghi o clienti esterni. Queste insidie possono emergere rapidamente nel caso in cui un'app di presentazione rallenti o si blocchi, o si verifichi un simile inconveniente tecnico, lasciando l'oratore senza assistenza visiva. Quando si utilizza il software di presentazione, considera l'utilizzo di appunti scritti a mano e fai uno sforzo concertato per interiorizzare l'argomento con largo anticipo.
Molte delle migliori presentazioni sono sforzi di gruppo e possono richiedere l'input di un numero di utenti. A seconda del prodotto, ciò potrebbe comportare discussioni continue su collaborazione di team, videoconferenze o software di posta elettronica, poiché lo strumento di presentazione potrebbe consentire solo un utente alla volta. Se la collaborazione in tempo reale è essenziale per te, considera il software di gestione dei contenuti aziendali per un'esperienza più interattiva nel sviluppare concetti o elementi visivi da utilizzare nelle presentazioni.
Sebbene gli strumenti di gestione delle presentazioni offrano alcune funzionalità di base per l'editing dei media, la tua presentazione potrebbe trarre grande beneficio dal ritoccare i multimedia pertinenti o crearli completamente con un prodotto diverso. Come accennato in precedenza, considera l'editing video, l'editing fotografico o un altro software di authoring e publishing per produrre blocchi audio/visivi di presentazioni davvero memorabili.
Se stai cercando aiuto con componenti individuali o un'intera presentazione, considera un fornitore di servizi creativi locale, come un' agenzia di design grafico. In alcuni casi, l'esperienza e l'occhio artistico di queste aziende possono dare vita alle tue idee di presentazione o almeno indirizzarti nella giusta direzione, eliminando lo stress di affrontare tutto da solo.