Scopri di più su Software per videoconferenze
Che cos'è il software di videoconferenza?
Il software di videoconferenza consente la comunicazione online per riunioni audio, riunioni video e seminari, con funzionalità integrate come chat, condivisione dello schermo e registrazione. Questo software può essere uno strumento incredibilmente flessibile nell'ecosistema software di un'azienda. Le soluzioni di videoconferenza eliminano la necessità di partecipazione in presenza, aggiungendo comodità agli orari quotidiani per tutti i coinvolti, migliorando le relazioni con i clienti e garantendo una comunicazione aperta e costante tra i team.
Queste soluzioni possono essere utilizzate per check-in interni, chiamate in conferenza, riunioni esterne e presentazioni. Molti strumenti di videoconferenza offrono anche funzionalità aggiuntive al di fuori della videoconferenza stessa, fornendo funzionalità di condivisione file e comunicazione istantanea che supportano la collaborazione all'interno dei team. Alcuni sistemi di videoconferenza offrono integrazioni con software di automazione del marketing e software CRM per sincronizzare dati aziendali critici nelle conferenze pertinenti e consentire comunicazioni di follow-up e aggiornamenti ai contatti in modo semplificato.
Oltre alla semplice capacità di chiamata video, molti prodotti di videoconferenza sono dotati di set di funzionalità estese che supportano la collaborazione e la comunicazione su diversi fronti. Questo può includere l'opzione per semplici chiamate audio senza video, strumenti di lavagna e condivisione dello schermo e strumenti di registrazione delle chiamate. Comprendere quali di queste funzionalità l'azienda potrebbe aver bisogno al di fuori della videoconferenza è fondamentale per trovare il prodotto migliore.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di videoconferenza?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche fondamentali all'interno del software di videoconferenza che consentono agli utenti di comunicare e collaborare in tempo reale:
Chiamate video: Oltre alle riunioni faccia a faccia, le videochiamate di alta qualità sono la cosa migliore per incontri individuali o di gruppo. Le chiamate video non solo migliorano la collaborazione, ma aiutano i team a sentirsi più connessi quando non possono incontrarsi di persona.
Chiamate audio: Molti strumenti di videoconferenza offrono l'opzione di partecipare a una videoconferenza solo tramite audio, unendosi tramite un numero di accesso. Queste chiamate sono simili a una tipica telefonata o sistema telefonico e utilizzano software VoIP. Allo stesso modo, la maggior parte dei prodotti offrirà ai partecipanti l'opzione di partecipare a una chiamata in conferenza con solo audio o con video e audio.
Registrazione: I prodotti con questa funzionalità consentiranno agli utenti di registrare una chiamata in conferenza video o audio in modo che possa essere rivista in seguito. Alcuni prodotti ospiteranno persino il video registrato all'interno della piattaforma con l'opzione di scaricarlo per condividerlo all'interno o all'esterno dell'organizzazione.
Condivisione dello schermo: Questa funzionalità consente ai partecipanti di condividere i loro schermi insieme o al posto di un feed della webcam. Il software di condivisione dello schermo è un ottimo strumento collaborativo, soprattutto per team remoti o ibridi che partecipano a frequenti riunioni online.
Condivisione di documenti: Le funzionalità di condivisione di documenti saranno occasionalmente integrate in una funzione di chat di testo, ma questa non è una regola rigida. Alcuni software di videoconferenza offriranno una condivisione di documenti semplice senza una chat di testo.
Pianificazione: La possibilità di pianificare riunioni all'interno dell'app è inclusa in alcuni strumenti di videoconferenza. Altri si integreranno con software di pianificazione o software di calendario.
Chat di testo: Alcuni strumenti di videoconferenza forniscono una chat di testo live per i partecipanti da utilizzare insieme o al posto dell'audio. Queste chat di testo possono essere registrate e consultate in seguito. Alcuni prodotti di videoconferenza consentiranno anche la messaggistica istantanea peer-to-peer o peer-to-group al di fuori delle riunioni video.
Presentazioni: Mentre alcuni strumenti di videoconferenza consentiranno l'hosting di presentazioni tramite integrazione con software di presentazione esterni, altri consentiranno agli utenti di creare e presentare diapositive all'interno dell'applicazione.
Sottotitoli e didascalie chiuse: Alcuni prodotti di videoconferenza offrono sottotitoli e didascalie chiuse, il che non solo è inclusivo ma consente ai team globali di ridurre l'attrito attorno alle barriere linguistiche o alle differenze culturali. In alcuni casi, potrebbe essere disponibile anche la trascrizione live. Tuttavia, le lingue supportate possono variare da un prodotto all'altro.
Altre caratteristiche del software di videoconferenza: Alzata di mano, Presentazioni, Lavagna
Quali sono i vantaggi del software di videoconferenza?
Risparmiare sui costi: Il software di videoconferenza può essere uno strumento finanziariamente vantaggioso poiché può far risparmiare agli utenti i costi associati alle chiamate a lunga distanza e internazionali. Per le aziende, questo significa nessun intoppo nella comunicazione per i dipendenti remoti, potenziali clienti o stakeholder esterni, indipendentemente dalla capacità di viaggio. Il software di videoconferenza può anche ridurre i costi di viaggio consentendo ai dipendenti di partecipare alle riunioni dal comfort del loro ufficio. Questo può essere particolarmente utile per le piccole imprese che cercano di crescere senza costi di viaggio esorbitanti.
Un altro vantaggio finanziario di alcune piattaforme di videoconferenza è la possibilità di utilizzare questo software in sostituzione del tradizionale software per webinar. Se un'azienda ha bisogno di ospitare un webinar o un evento virtuale ma non necessita necessariamente di tutte le funzionalità di un tradizionale strumento per webinar, l'utilizzo del software di videoconferenza può comportare risparmi sostanziali. Inoltre, i risparmi possono aumentare significativamente se un'azienda può cavarsela con un piano gratuito rispetto a un piano a pagamento, poiché molti strumenti di videoconferenza offrono piani gratuiti (con limitazioni, ovviamente).
Massimizzare il tempo e le risorse: Utilizzando il software di videoconferenza, i colleghi possono facilmente incontrarsi per un rapido incontro individuale o tenere una riunione virtuale dell'ultimo minuto. Altri possono migliorare la collaborazione del team condividendo lo schermo, condividendo file e utilizzando lavagne collaborative, il tutto senza lasciare le loro scrivanie o dover prenotare sale riunioni inutilmente. Questo può far risparmiare tempo e liberare sale conferenze per coloro che ne hanno bisogno.
Potenziare i team remoti e ibridi: Oltre a migliorare la collaborazione, la videoconferenza consente ai team di lavorare insieme mentre lavorano da remoto. I dipendenti non sono più tenuti a lavorare dallo stesso edificio o addirittura dallo stesso stato o paese, per così dire. In un mondo post-pandemia che si sta spostando verso team remoti e ibridi, gli strumenti di videoconferenza sono fondamentali per la connessione e la collaborazione. Inoltre, questi strumenti consentono alle aziende di perseguire potenziali clienti al di fuori di una posizione specifica, il che può migliorare l'acquisizione di talenti.
Chi utilizza il software di videoconferenza?
La maggior parte delle aziende: Una varietà di aziende e settori, indipendentemente dalle dimensioni, può beneficiare degli strumenti di videoconferenza. Le aziende che si interfacciano con i clienti, come le società di consulenza e consulenza, gli studi legali e altri fornitori di servizi, possono sfruttare questi strumenti come mezzo per ridurre i viaggi non necessari e lavorare con clienti vicini e lontani. Il software di videoconferenza è utilizzato anche dalle aziende in crescita per espandere i loro potenziali clienti e controllare i dipendenti, indipendentemente dalla posizione. Anche le aziende di medie dimensioni e di livello enterprise utilizzano la videoconferenza nelle loro operazioni quotidiane per connettersi con stakeholder e potenziali clienti.
Freelancer: Molte opzioni di videoconferenza gratuite sono disponibili, rendendole uno strumento attraente per piccole imprese, freelancer e altri lavoratori autonomi. Le versioni gratuite delle offerte di videoconferenza di solito forniscono funzionalità meno estese e limitano il numero di partecipanti, rendendo questi piani più adatti per utenti singoli o piccoli team.
Scuole: Gli strumenti di videoconferenza sono talvolta integrati in piattaforme di apprendimento online o sistemi di gestione dell'apprendimento come mezzo per connettere insegnanti e studenti. Queste offerte sono più specializzate per l'ambiente di apprendimento online, spesso fornendo strumenti di collaborazione aggiuntivi come la condivisione di file, sondaggi e capacità di lavagna per simulare efficacemente uno spazio di apprendimento fisico.
Sfide con il software di videoconferenza
Le soluzioni di videoconferenza possono presentare una serie di sfide, tra cui:
Qualità delle chiamate: Uno dei problemi più comuni con il software di videoconferenza è la qualità delle chiamate. Sebbene il software stesso possa essere robusto, la qualità del video o dell'audio dipende fortemente dalla velocità di internet degli utenti coinvolti. È fondamentale garantire che gli utenti abbiano accesso a una connessione internet affidabile quando utilizzano il software di videoconferenza per prevenire potenziali frustrazioni.
Problemi di sicurezza: Come con qualsiasi software utilizzato per la comunicazione interna e riservata, gli acquirenti devono valutare il protocollo di sicurezza di un prodotto. Sebbene gli strumenti di videoconferenza siano stati oggetto di violazioni della sicurezza in passato, i fornitori hanno adottato misure per migliorare la sicurezza delle riunioni, come richiedere codici di accesso per entrare in una riunione, implementare l'uso di sale d'attesa e rafforzare i controlli amministrativi.
Quali sono le migliori opzioni di software di videoconferenza per team remoti?
Per i team remoti, il miglior software di videoconferenza offre affidabilità, solide funzionalità di collaborazione e integrazione senza soluzione di continuità tra dispositivi e strumenti. Basato sulle recensioni di G2, queste piattaforme sono le migliori scelte per le forze lavoro distribuite:
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Google Meet: Una soluzione semplice basata su browser che si integra con Google Workspace, offrendo sottotitoli in tempo reale, condivisione dello schermo e pianificazione facile basata sul calendario per la collaborazione remota.
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Skype: Conosciuto per la sua familiarità e facilità d'uso, Skype supporta video HD e chat per team più piccoli che necessitano di uno strumento di comunicazione semplice senza complessità aggiuntive.
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Microsoft Teams: Combina videoconferenze, chat di team, condivisione di file e integrazioni di app in un'unica piattaforma, ideale per team remoti che già utilizzano Microsoft 365.
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Zoom Workplace: Offre video e audio di alta qualità costante, insieme a stanze per sottogruppi, registrazioni e controlli di sicurezza solidi, rendendolo un punto fermo per il lavoro remoto per aziende di tutte le dimensioni.
Qual è la migliore app di videoconferenza per piccole imprese?
Per riunioni quotidiane e chiamate con i clienti, le piccole imprese apprezzano la semplicità, l'affidabilità e le solide funzionalità di base. Secondo le recensioni di G2, questi strumenti offrono esattamente questo:
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Zoho Meeting: Una piattaforma basata su browser che offre riunioni video sicure, condivisione dello schermo e strumenti per webinar, adatta per piccoli team che cercano convenienza e facilità d'uso senza sacrificare le funzionalità essenziali.
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Webex Suite: Fornisce video HD, miglioramenti AI integrati (come la rimozione del rumore di fondo) e strumenti di lavagna, tutto in un pacchetto scalabile che supporta le piccole imprese mentre crescono.
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BlueJeans Meetings: Offre qualità audio e video nitida con Dolby Voice, insieme ad analisi delle riunioni e integrazioni di calendario, ideale per piccole imprese che danno priorità alla chiarezza delle chiamate e alla professionalità.
Come acquistare software di videoconferenza
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di videoconferenza
Che un'azienda stia iniziando a esplorare il software di videoconferenza o stia cercando una soluzione più appropriata per le sue esigenze, G2.com può aiutare a informare gli acquirenti sul mercato e assisterli nella selezione del miglior software per la loro attività.
Il primo passo per decidere quale tipo di software di videoconferenza un acquirente dovrebbe considerare è valutare le esigenze dell'organizzazione nel suo complesso. L'organizzazione utilizza già questo tipo di software? In tal caso, cosa funziona e cosa no? È la prima volta che l'organizzazione utilizzerà il software di videoconferenza? In tal caso, gli acquirenti dovranno determinare come intendono implementare questo software e se i loro sistemi attuali sono compatibili. Alcuni punti da considerare sono:
Dimensione dell'azienda: Gli acquirenti dovranno assicurarsi che i prodotti che stanno considerando siano adatti alle dimensioni e alle esigenze dell'organizzazione. Quando si acquista software, è importante garantire che il prodotto abbia la scalabilità appropriata per adattarsi alle esigenze in evoluzione.
Integrazioni: Molte aziende hanno bisogno di sfruttare soluzioni adattabili che si integrino facilmente in un ecosistema software esistente. Per garantire che un nuovo prodotto venga adottato e utilizzato correttamente dai dipendenti, è fondamentale assicurarsi che il nuovo strumento sia compatibile con i dispositivi e le applicazioni dell'azienda, come calendari, software di posta elettronica, software CRM e software di gestione dei progetti. Inoltre, gli acquirenti devono confermare che il nuovo sistema di conferenza sia compatibile con la tecnologia esistente come i sistemi di sala, i dispositivi mobili (iOS e Android), i sistemi operativi come PC e Mac, nonché i browser web comuni come Safari e Chrome. Questo aiuterà a ridurre qualsiasi potenziale attrito che gli utenti affrontano frequentemente quando implementano nuove tecnologie.
Confrontare i prodotti di software di videoconferenza
Creare una lista lunga
Il primo passo per trovare il software di videoconferenza perfetto è creare un elenco preliminare di prodotti che soddisfano le esigenze generali dell'acquirente. Il passo successivo è restringere l'elenco selezionando funzionalità specifiche che sono indispensabili o requisiti per l'acquirente. G2.com fornisce informazioni sui migliori software di videoconferenza, consentendo agli acquirenti di filtrare le opzioni e di utilizzare le recensioni degli utenti per aiutare a restringere l'elenco dei prodotti a una selezione più pertinente.
Creare una lista corta
Creare una lista corta di prodotti è un passo importante nel processo di acquisto. Sebbene possa essere scoraggiante filtrare tra vari prodotti, gli utenti possono ottenere aiuto utilizzando la funzione di confronto di G2. Questa funzione prenderà i prodotti di scelta e li mostrerà fianco a fianco in modo che l'acquirente possa facilmente determinare quale software soddisfa le caselle importanti sulla lista.
Condurre dimostrazioni
Una volta che l'acquirente ha ristretto l'elenco dei prodotti, il passo successivo è condurre una dimostrazione. Le dimostrazioni consentono agli acquirenti di vedere un prodotto e le sue funzionalità in modo più dettagliato. Per garantire che un acquirente ottenga il massimo da una dimostrazione, è importante essere preparati. Gli acquirenti dovrebbero avere uno scenario aziendale pronto che testerà completamente ogni prodotto in considerazione. Inoltre, gli acquirenti dovrebbero informarsi sui costi, sul supporto del fornitore e su eventuali preoccupazioni che hanno riguardo al prodotto. Una preparazione adeguata renderà più facile per un acquirente confrontare i prodotti dopo che le dimostrazioni sono state completate.
Selezione del software di videoconferenza
Scegliere un team di selezione
Il software di videoconferenza è molto pratico e ampiamente utilizzato in molte aziende. Tenendo questo a mente, un buon punto di partenza sarebbe selezionare da tre a cinque membri del team provenienti da vari dipartimenti e livelli di anzianità (come IT, alta dirigenza e associati) per far parte del team di selezione. Più variegato è il team di selezione, meglio un'azienda può valutare quanto bene un prodotto soddisferà le sue esigenze.
Negoziazione
Una volta che il team di selezione ha ristretto le loro scelte di software, è il momento di discutere le opzioni di personalizzazione, i prezzi e il tipo di supporto necessario dal fornitore. È sempre importante affrontare le opzioni di prezzo, anche quando sono elencate sul sito web di un fornitore. Molti fornitori di software offriranno sconti e opzioni di prezzo personalizzate in base a ciò che l'acquirente sta cercando di acquistare.
Decisione finale
Una volta che un acquirente ha preso la decisione finale su un prodotto ed è pronto a procedere con un acquisto, si consiglia di condurre una dimostrazione finale, informarsi su una prova e determinare quali sono i passaggi successivi se il prodotto non soddisfa infine le loro esigenze. È anche importante esaminare il tipo di supporto che il fornitore fornisce dopo l'implementazione. La maggior parte dei fornitori offrirà servizi di supporto clienti, come la chat video, per garantire facilità d'uso e un'esperienza cliente piacevole. Questi passaggi possono fornire a un acquirente un ulteriore senso di sicurezza e fiducia quando prende una decisione finale.
Tendenze del software di videoconferenza
Focus sulla sicurezza e sulla privacy
A causa del lavoro remoto e dei team ibridi che diventano più comuni, le aziende inizieranno a fare affidamento permanentemente sul software di videoconferenza per le comunicazioni quotidiane. Di conseguenza, la privacy e la sicurezza stanno diventando sempre più importanti per le aziende. A seguito di alcune ben note preoccupazioni sulla sicurezza nel 2020, come il famoso avvertimento dell'FBI sui hacker e il dirottamento delle riunioni online, i fornitori di software stanno continuando a implementare cambiamenti per garantire che i clienti siano protetti da minacce esterne. Funzionalità come la crittografia end-to-end, i codici di accesso e l'autenticazione a più fattori stanno diventando più comuni in vari strumenti di videoconferenza.
Esperienza utente migliorata
I fornitori stanno utilizzando intelligenza artificiale avanzata (AI) e apprendimento automatico per migliorare la funzionalità e la qualità audio e video, che è vitale ora che così tante persone lavorano da casa e si affidano a questi strumenti quotidianamente. Ad esempio, l'elaborazione del linguaggio naturale, un sottoinsieme dell'AI, può rilevare automaticamente suoni indesiderati, attenuando il rumore di fondo per coloro che non sono in muto e migliorando la voce del relatore. Visivamente, la visione artificiale viene utilizzata per sfocare lo sfondo dell'utente o aggiungere uno sfondo virtuale, regolare il colore e l'illuminazione e persino ritoccare l'aspetto dell'utente. Queste funzionalità avanzate portano le soluzioni di videoconferenza HD a un nuovo livello.
