Funzionalità M-Files
Gestione dei file (17)
Sincronizzazione dei dispositivi
Fornisce funzionalità che gestiscono la sincronizzazione dei file tra PC e dispositivi mobili per garantire che i file siano aggiornati indipendentemente da chi o da quale dispositivo vengono aggiornati.
Interfaccia Web
Capacità di accedere ai documenti tramite un'interfaccia web senza che un client sia installato su un dispositivo
Supporto Tipo di File
Supporta tutti i tipi di file richiesti, inclusi ma non limitati a: Google Docs, MS Office, immagini, video, ecc.
Cerca
Può facilmente trovare file tramite una ricerca semplice e/o avanzata
App mobili
Le app per iOS, Android e Windows Phone offrono funzionalità che permettono all'utente di svolgere le stesse funzioni che farebbe su un PC.
Supporto Tipo di File
Supporta tutti i tipi di file richiesti, inclusi ma non limitati a: Google Docs, MS Office, immagini, video, ecc.
Metadati
Aggiunge automaticamente metadati descrittivi come la dimensione del file e la data di caricamento, ha campi di metadati standard come le parole chiave e consente la definizione di campi personalizzati e vocabolario.
Scansione OCR
Può strutturare dati non strutturati attraverso il Riconoscimento Ottico dei Caratteri o altri processi automatizzati di archiviazione/etichettatura per documenti scansionati.
Versionamento
Tieni traccia delle versioni che cambiano progressivamente dello stesso file.
Collaborazione
Più utenti possono collaborare alla creazione, annotazione e revisione dei documenti.
Assemblaggio del documento
Genera automaticamente documenti basati su modelli e invio di moduli.
Creazione del modulo
In grado di creare e gestire moduli utente inviabili.
Portali e Siti
In grado di creare portali e siti per utenti.
Disposizione
Archivia automaticamente, elimina o revoca l'accesso ai file che hanno raggiunto la fine del loro ciclo di vita.
Cerca
Può facilmente trovare file tramite una ricerca semplice e/o avanzata.
Interfaccia Web
Capacità di accedere ai documenti tramite un'interfaccia web senza che un client sia installato su un dispositivo.
App mobili
Le app per iOS, Android e Windows Phone offrono funzionalità che consentono agli utenti di svolgere le stesse funzioni che farebbero su un PC.
Collaborazione (8)
Segui il file
Consente agli utenti di ricevere aggiornamenti quando i file sono stati aggiornati, aggiunti, eliminati o spostati.
Condivisione di file
Consente agli utenti di condividere singoli file/cartelle con persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione. Possibilità di assegnare privilegi di modifica o solo visualizzazione.
Modifica simultanea
Gli utenti possono lavorare simultaneamente sui file.
Tracciamento delle modifiche / Registri di controllo
Fornisce un registro di controllo delle modifiche e consente agli utenti di tornare a una versione specifica
Tracciamento delle modifiche
Fornisce un registro di controllo delle modifiche e consente agli utenti di tornare a una versione specifica.
Accesso simultaneo
Consente agli utenti di lavorare simultaneamente sui file.
Condivisione di file
Consente agli utenti di condividere singoli file/cartelle con persone all'interno o all'esterno dell'organizzazione in modo sicuro.
Commentare i documenti
Consente l'aggiunta di commenti digitalmente al documento e facilita la manutenzione di una traccia di controllo dei commenti nel sistema.
Amministrazione (6)
Gestione degli Utenti e dei Ruoli
Consente all'amministratore di fornire accesso segmentato allo strumento in base al ruolo. Facile creare nuovi utenti e rimuovere utenti.
Politiche e Controlli
Capacità di controllo da parte dell'utente/gruppo dell'accesso a file/cartelle, permessi di condivisione esterna, politiche di modifica, restrizioni sulla posizione del dispositivo, condivisione per dispositivo, ecc.
Gestione dei dispositivi
Gli amministratori possono limitare l'accesso ai file per dispositivo in caso di dispositivi smarriti/rubati, così come per gli utenti che non lavorano più per l'organizzazione. Possono anche fornire la possibilità di cancellare i file dai dispositivi da remoto.
Limiti di Archiviazione
Amministra i limiti di archiviazione per utente o gruppo
Zone di Stoccaggio
Scegli il data center in cui i tuoi file dovrebbero essere archiviati
Sicurezza
Archivia e trasferisce file in un ambiente sicuro
Piattaforma (9)
Prestazioni e Affidabilità
Il software è costantemente disponibile (tempo di attività) e consente agli utenti di completare rapidamente le attività perché non devono aspettare che il software risponda a un'azione che hanno intrapreso.
Segnalazione e Audit
Accedi a report predefiniti e personalizzati per monitorare l'attività degli utenti e l'archiviazione
Integrazione del Sistema di Registrazione
Si integra con altri sistemi di registrazione come CRM, ERP, Outlook, Sharepoint
API
Abilita l'integrazione personalizzata con sistemi esterni
Internazionalizzazione
Consente alle organizzazioni multinazionali di utilizzare lo strumento in modo efficace in più lingue e valute.
Prestazioni e Affidabilità
Il software è costantemente disponibile (tempo di attività) e consente agli utenti di completare rapidamente le attività perché non devono aspettare che il software risponda a un'azione che hanno intrapreso.
Segnalazione e Audit
Accedi a report predefiniti e personalizzati per monitorare l'attività degli utenti e l'archiviazione.
Integrazione del Sistema di Registrazione
Si integra con altri sistemi di registrazione come CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
API
Abilita l'integrazione personalizzata con sistemi esterni.
Flusso di lavoro (5)
Automazione dei processi
Specificare una serie di condizioni e azioni può automatizzare i processi interni, è personalizzabile in base alle complessità delle esigenze dell'organizzazione ed è facile da configurare ed eseguire.
Condizioni
Il motore di workflow fornisce condizioni rilevanti e personalizzabili su cui eseguire le regole.
Attività
Qualsiasi azione che un utente può eseguire nel sistema può essere specificata come un'azione automatizzata.
Gestione dei documenti
Il sistema fornisce gli strumenti e le funzionalità necessari per mantenere le prove delle attività aziendali e rispettare i requisiti governativi o gli standard del settore.
Gestione dei casi
Il sistema fornisce funzionalità specializzate per l'aggregazione di contenuti strutturati e non strutturati, l'automazione di processi adattivi e multi-persona e l'impostazione di scadenze per i casi aperti. Inoltre, i casi possono essere completati e chiusi con le informazioni associate memorizzate e verificabili.
Imposta (4)
Attività
Fornisci attività e compiti standard che possono essere personalizzati dagli utenti
Flussi
Gli utenti possono facilmente creare flussi utilizzando le funzionalità di trascinamento e rilascio.
Dipendenze
Definisci e gestisci le dipendenze tra compiti e flussi di lavoro
Notifiche
Includi alterazioni che possono essere utilizzate con i flussi di lavoro
Gestione (3)
Aggiornamenti
Capacità di aggiornare più flussi di lavoro contemporaneamente
Traccia di controllo
Mantieni una cronologia di tutte le modifiche al flusso di lavoro
Integrazione
Integra con software ERP o di gestione progetti
Gestione dei dati (3)
Identificazione del documento
Consente una facile identificazione dei documenti utilizzando un numero di documento univoco, un riferimento di versione o altre caratteristiche.
Flussi di lavoro
Include i flussi di lavoro e definisce i ruoli degli utenti che devono creare, rivedere e approvare ciascun tipo di documento.
Controllo di versione
Tiene traccia delle versioni e delle modifiche in un progetto, le memorizza e le monitora online.
Cruscotti (4)
Rapporti basati sulle risorse
Genera report basati su risorse sul tempo pianificato e effettivo trascorso sui documenti per evidenziare le incongruenze.
Visualizzazione e analisi dei dati
Consente funzionalità di visualizzazione e analisi dei dati
Rapporti Basati sulla Qualità
Genera rapporti basati sulla qualità dei documenti per diagnosticare problemi, intraprendere azioni correttive e/o evitare complicazioni future.
Dashboard Automatizzati
Genera dashboard e report automatizzati sulle informazioni del documento e sul progresso del flusso di lavoro
Sicurezza (3)
Autorizzazione
Controlla l'accesso alle informazioni consentendo solo agli utenti autorizzati di cercare, visualizzare e recuperare documenti di ingegneria.
Codice QR
Facilita la verifica dell'autenticità del documento tramite la funzione di scansione del codice QR
Aggiornamenti sui file
Genera notifiche automatiche per informare gli utenti durante eventi specificati, potenziali problemi o all'avvicinarsi delle date e degli orari di auto-escalation.
Intelligenza Artificiale Generativa (1)
Generazione di Testo AI
Consente agli utenti di generare testo basato su un prompt di testo.
Gestione e Scoperta - Documentazione IT (3)
Ricerca e Indicizzazione
Fornisce potenti strumenti di filtraggio, etichettatura e indicizzazione per individuare rapidamente documenti rilevanti in ambienti IT complessi.
Controllo di versione
Mantiene una cronologia delle modifiche e consente agli amministratori di ripristinare la documentazione a una versione precedente.
Accesso e Permessi
Garantisce che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare il contenuto.
Operazioni - Documentazione IT (3)
Integrazioni
Si connette senza problemi con le piattaforme esistenti di gestione dei servizi IT e monitoraggio, semplificando la risoluzione dei ticket e garantendo aggiornamenti in tempo reale.
Automazione
Offre modelli pronti all'uso e flussi di lavoro automatizzati, standardizzando la creazione della documentazione e accelerando le procedure di routine.
Segnalazione
Fornisce dashboard e report per monitorare la qualità della documentazione, la conformità normativa e l'allineamento con le politiche interne.
Agentic AI - Gestione dei Contenuti Aziendali (ECM) (3)
Esecuzione autonoma dei compiti
Capacità di eseguire compiti complessi senza input umano costante
Interazione in Linguaggio Naturale
Si impegna in conversazioni simili a quelle umane per la delega dei compiti
Prendere decisioni
Prende decisioni informate basate sui dati disponibili e sugli obiettivi
AI agentico - Collaborazione di contenuti cloud (3)
Esecuzione Autonoma dei Compiti
Capacità di eseguire compiti complessi senza input umano costante
Integrazione tra sistemi
Funziona su più sistemi software o database
Interazione in Linguaggio Naturale
Si impegna in conversazioni simili a quelle umane per la delega dei compiti
AI agentico - Gestione del flusso di lavoro (7)
Esecuzione Autonoma dei Compiti
Capacità di eseguire compiti complessi senza input umano costante
Pianificazione a più fasi
Capacità di scomporre e pianificare processi a più fasi
Integrazione tra sistemi
Funziona su più sistemi software o database
Apprendimento Adattivo
Migliora le prestazioni basandosi sul feedback e sull'esperienza
Interazione in Linguaggio Naturale
Si impegna in conversazioni simili a quelle umane per la delega dei compiti
Assistenza Proattiva
Anticipa le necessità e offre suggerimenti senza essere sollecitato
Prendere decisioni
Prende decisioni informate basate sui dati disponibili e sugli obiettivi






