Quanto costa il software di contabilità?
Il costo del software di contabilità dipende dalle dimensioni e dal tipo di industria della tua azienda. Per le piccole imprese, un software di contabilità facile da usare, intuitivo e di base è una buona scelta. Questo strumento offre funzionalità come l'elaborazione delle buste paga, le tracce di audit, i trasferimenti bancari e la reportistica finanziaria.
La fascia di prezzo varia da piani gratuiti (o livelli gratuiti) fino a 50 dollari al mese per software di contabilità più completi e complessi. Le aziende di medie e grandi dimensioni di solito richiedono più funzionalità come la conversione multi-valuta, il supporto multi-utente, il supporto per le entità, il forex e le tariffe, il monitoraggio del tempo e dell'inventario, la contabilità globale, le risorse umane di base e analisi dettagliate.
La maggior parte dei software di contabilità di livello medio e aziendale offre prove gratuite. Tuttavia, è meglio contattare direttamente il fornitore del software per un preventivo personalizzato. La fascia di prezzo può variare da 50 a 300 dollari e oltre.
Questo software può essere acquistato in base a uno dei piani che offrono. Di solito, le opzioni di abbonamento includono gratuito o freemium, abbonamento mensile, abbonamento annuale, pay-as-you-go e prezzi a livelli.
Come scegliere il miglior software di contabilità
Scegliere un software di contabilità è complicato perché richiede approfondimenti sul processo di contabilità in contanti, manutenzione del libro mastro, generazione di fatture e operazioni di investimento.
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di contabilità
Quando si seleziona un software di contabilità, è importante prima esaminare come opera l'azienda e poi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Ci sono varie opzioni per i prodotti software di contabilità, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali di piccole e medie imprese.
Confronta i prodotti software di contabilità
A seconda del settore, l'acquirente potrebbe voler creare un elenco lungo di software progettati per aiutare le aziende nel settore specifico. Ad esempio, ci sono piattaforme specificamente costruite per aziende nel settore retail, produttori, ristoranti, ecc., così come per molti altri tipi di organizzazioni commerciali.
Un altro fattore da considerare quando si crea questo elenco è quanto sia user-friendly il software nella contabilità e nella riconciliazione. Anche se il software di contabilità può rendere più facili alcuni compiti, richiede comunque una certa comprensione finanziaria. Spesso, il software di contabilità costruito per le piccole imprese è più user-friendly ma ha meno funzionalità rispetto al software aziendale.
Crea una lista ristretta
Dopo aver esaminato e ricercato il software nell'elenco lungo, l'acquirente può restringere questo elenco in base al budget. Il software di contabilità è disponibile per adattarsi a tutti i budget e alcune applicazioni contabili generali possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Tuttavia, gli acquirenti devono ricordare che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è solitamente relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, dovrebbe essere pronta a pagare un premio.
Esegui dimostrazioni
Come regola generale, le aziende dovrebbero dimostrare tutti i prodotti nella loro lista ristretta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche sulle funzionalità a cui tengono di più. Ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso tutte le funzionalità di contabilità, come eseguire report o come importare dati finanziari da altri sistemi.
Selezione del software di contabilità
I contabili che utilizzano questo software devono essere coinvolti nel processo di selezione. Il contabile potrebbe preferire un'applicazione compatibile con quelle che attualmente utilizzano. Ogni azienda è diversa e il contabile è nella posizione migliore per offrire un'opinione informata sulla scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda. Il contabile potrebbe anche essere in grado di aiutare l'azienda a installare e configurare il software scelto.
Dopo aver scelto il software, gli acquirenti devono ricordare che non devono essere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere il ROI, gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare software di nuovo.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è importante per minimizzare il rischio, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza o semplicemente garantendo che entrambe le parti concordino su cosa aspettarsi l'una dall'altra.
Se l'azienda ha il flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. In alternativa, un fornitore di software potrebbe offrire un utilizzo illimitato se gli acquirenti pagano in anticipo invece di un prezzo mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se hanno bisogno di aiuto per implementare o integrare il software di contabilità con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi vengano rimossi se possono gestirlo da soli o se un terzo può farlo a un prezzo più economico.
Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizzerà il software per anni, l'acquirente può negoziare termini più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per la loro attività.
Gli acquirenti devono condurre un programma pilota con un campione più piccolo di utenti per valutare quanto bene il software è ricevuto. Se la piattaforma ottiene voti alti, possono acquistare con più fiducia. Se lo strumento è inefficiente o non funziona come previsto, potrebbe essere il momento di testare un altro software.
