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Il software di contabilità aiuta individui e aziende a gestire le loro transazioni finanziarie, registri e processi. All'interno delle aziende più grandi, il software di contabilità viene utilizzato anche per ottimizzare le operazioni di risorse umane e buste paga, operazioni legali, generazione di fatture, libro mastro e redazione.
L'avvento del software di contabilità ha ridotto l'uso di fogli di calcolo Excel e registri contabili per memorizzare i dati finanziari. Il software si integra anche con software HRM, buste paga, budget e previsioni, riconciliazione bancaria, automazione AP e software di fatturazione per aiutare l'utente a ottenere chiarezza sui guadagni prodotti.
Con il software di contabilità, gli utenti possono anche generare buste paga, moduli fiscali, rendiconti di flusso di cassa, conti economici e ricevute per regolarizzare i servizi agli stakeholder, i servizi ai fornitori e gli accordi di partnership.
Le principali industrie commerciali e non commerciali sono passate al software di contabilità per gestire le spese aziendali e tenere tutto su carta. Previene attività "sotto banco" inviando promemoria di pagamento, approvazioni e ricevute in sospeso all'interno del cruscotto principale. Supporta anche transazioni transfrontaliere, cambio valuta, controllo tariffario e spese della catena di approvvigionamento per le aziende per aiutare ad automatizzare ordini di acquisto, costi di inventario e materie prime e operazioni di magazzino.
Le aziende utilizzano il software di contabilità principalmente perché i proprietari di aziende e i capitalisti non possono permettersi lassismo nelle operazioni finanziarie di un'azienda. I proprietari devono essere aggiornati sul saldo di cassa, utili trattenuti, spese implicite ed esplicite, debiti e rimesse.
Il software di contabilità costruisce registrazioni contabili di ciò che entra nel proprio conto (credito) e di ciò che esce dal proprio conto (debito) per gestire attività e passività. Il software esegue operazioni matematiche e statistiche per costruire previsioni riguardo alle migliori aree di investimenti futuri. Aiuta anche a calcolare i giorni di inventario in sospeso (DIO), i giorni di vendite in sospeso (DSO), i ricavi delle vendite, il COGS e il capitale operativo per stabilizzare il reddito netto.
Mentre le aziende si concentrano sulla firma di più ordini di acquisto e sul trasporto di merci, il software di contabilità elenca le loro ricevute di fornitura, i costi di sbarco, il costo medio e i salari dei dipendenti per le persone responsabili della produzione. Calcolando questi importi, gli utenti possono ordinare i loro pagamenti, registrare le tasse e sforzarsi di costruire un'azienda redditizia.
Il software di contabilità automatizza le registrazioni delle voci, indipendentemente da chi siano destinate. Può essere per un consumatore, un fornitore, un partner, uno stakeholder o una spesa implicita dell'azienda. Il software supervisiona anche la gestione delle attività finanziarie per fornire una chiara visione delle attività correnti, fisse e in deprezzamento.
Esistono diversi sistemi di contabilità tra cui scegliere in base alle dimensioni dell'azienda e al ciclo di gestione dei registri finanziari.
Oltre a registrare le transazioni finanziarie, il software di contabilità facilita la vita dei dipendenti, degli investitori e degli stakeholder attraverso le seguenti caratteristiche.
Diversi vantaggi del software di contabilità possono essere utilizzati per produrre una visione accurata e in tempo reale delle finanze aziendali. Contiene anche funzionalità come la fatturazione automatica, che consente di risparmiare tempo automatizzando compiti contabili noiosi, e funzionalità più avanzate o componenti aggiuntivi come buste paga, inventario di spedizione e gestione dei progetti che possono ottimizzare altri aspetti di un'azienda.
Ecco i vantaggi del software di contabilità:
Il software di contabilità è utilizzato da contabili, controller, direttori finanziari (CFO) e altri membri dei dipartimenti di contabilità.
Il dipartimento contabile varia a seconda delle dimensioni dell'azienda e della complessità delle sue operazioni. Può includere una persona responsabile di tutto o molti dipendenti incaricati di operazioni finanziarie specifiche come AP, AR, gestione della cassa o gestione delle spese.
I sistemi ERP sono stack software specifici per dipartimento che gestiscono processi e flussi di lavoro tra unità dipartimentali. Questo software viene utilizzato per ottimizzare vendite e marketing, gestione delle relazioni con i clienti, legale e fiscale, risorse umane e buste paga, onboarding dei dipendenti e processi aziendali esistenti e altri. Comprende app che si rivolgono a ciascun verticale dell'azienda. Il software di contabilità fa parte dell'infrastruttura ERP complessiva e condivide i dati con altri software sotto lo stesso ombrello.
Il software di contabilità è una soluzione dedicata che automatizza la contabilità, le buste paga e le operazioni contabili di un'azienda. La soluzione traccia le spese, genera report finanziari e organizza i ricavi in conti economici o bilanci. È ideale per piccole e medie imprese che desiderano impostare registri e fatture per i pagamenti e valutare la loro manutenzione finanziaria.
Il costo del software di contabilità dipende dalle dimensioni e dal tipo di industria della tua azienda. Per le piccole imprese, un software di contabilità facile da usare, intuitivo e di base è una buona scelta. Questo strumento offre funzionalità come l'elaborazione delle buste paga, le tracce di audit, i trasferimenti bancari e la reportistica finanziaria.
La fascia di prezzo varia da piani gratuiti (o livelli gratuiti) fino a 50 dollari al mese per software di contabilità più completi e complessi. Le aziende di medie e grandi dimensioni di solito richiedono più funzionalità come la conversione multi-valuta, il supporto multi-utente, il supporto per le entità, il forex e le tariffe, il monitoraggio del tempo e dell'inventario, la contabilità globale, le risorse umane di base e analisi dettagliate.
La maggior parte dei software di contabilità di livello medio e aziendale offre prove gratuite. Tuttavia, è meglio contattare direttamente il fornitore del software per un preventivo personalizzato. La fascia di prezzo può variare da 50 a 300 dollari e oltre.
Questo software può essere acquistato in base a uno dei piani che offrono. Di solito, le opzioni di abbonamento includono gratuito o freemium, abbonamento mensile, abbonamento annuale, pay-as-you-go e prezzi a livelli.
Software e servizi correlati colmano il divario nelle funzionalità e nelle funzionalità del software di contabilità e aiutano a raggiungere un'efficienza aggiuntiva in un contesto aziendale. Ecco un elenco di software che i team di contabilità e finanza possono utilizzare con il software di contabilità.
I proprietari di aziende e i dirigenti che cercano strumenti di contabilità dovrebbero essere consapevoli di alcune delle possibili sfide e limitazioni di questo tipo di software:
Il software di contabilità è disponibile in tutte le forme e dimensioni. È progettato per piccole imprese, aziende di grandi dimensioni e organizzazioni non profit.
Scegliere un software di contabilità è complicato perché richiede approfondimenti sul processo di contabilità in contanti, manutenzione del libro mastro, generazione di fatture e operazioni di investimento.
Quando si seleziona un software di contabilità, è importante prima esaminare come opera l'azienda e poi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Ci sono varie opzioni per i prodotti software di contabilità, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali di piccole e medie imprese.
A seconda del settore, l'acquirente potrebbe voler creare un elenco lungo di software progettati per aiutare le aziende nel settore specifico. Ad esempio, ci sono piattaforme specificamente costruite per aziende nel settore retail, produttori, ristoranti, ecc., così come per molti altri tipi di organizzazioni commerciali.
Un altro fattore da considerare quando si crea questo elenco è quanto sia user-friendly il software nella contabilità e nella riconciliazione. Anche se il software di contabilità può rendere più facili alcuni compiti, richiede comunque una certa comprensione finanziaria. Spesso, il software di contabilità costruito per le piccole imprese è più user-friendly ma ha meno funzionalità rispetto al software aziendale.
Dopo aver esaminato e ricercato il software nell'elenco lungo, l'acquirente può restringere questo elenco in base al budget. Il software di contabilità è disponibile per adattarsi a tutti i budget e alcune applicazioni contabili generali possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Tuttavia, gli acquirenti devono ricordare che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è solitamente relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, dovrebbe essere pronta a pagare un premio.
Come regola generale, le aziende dovrebbero dimostrare tutti i prodotti nella loro lista ristretta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche sulle funzionalità a cui tengono di più. Ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso tutte le funzionalità di contabilità, come eseguire report o come importare dati finanziari da altri sistemi.
I contabili che utilizzano questo software devono essere coinvolti nel processo di selezione. Il contabile potrebbe preferire un'applicazione compatibile con quelle che attualmente utilizzano. Ogni azienda è diversa e il contabile è nella posizione migliore per offrire un'opinione informata sulla scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda. Il contabile potrebbe anche essere in grado di aiutare l'azienda a installare e configurare il software scelto.
Dopo aver scelto il software, gli acquirenti devono ricordare che non devono essere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere il ROI, gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare software di nuovo.
Negoziare un contratto software è importante per minimizzare il rischio, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza o semplicemente garantendo che entrambe le parti concordino su cosa aspettarsi l'una dall'altra.
Se l'azienda ha il flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. In alternativa, un fornitore di software potrebbe offrire un utilizzo illimitato se gli acquirenti pagano in anticipo invece di un prezzo mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se hanno bisogno di aiuto per implementare o integrare il software di contabilità con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi vengano rimossi se possono gestirlo da soli o se un terzo può farlo a un prezzo più economico.
Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizzerà il software per anni, l'acquirente può negoziare termini più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per la loro attività.
Gli acquirenti devono condurre un programma pilota con un campione più piccolo di utenti per valutare quanto bene il software è ricevuto. Se la piattaforma ottiene voti alti, possono acquistare con più fiducia. Se lo strumento è inefficiente o non funziona come previsto, potrebbe essere il momento di testare un altro software.
Con l'ascesa del cloud computing e dell'IA, i sistemi di contabilità sono diventati più avanzati e capaci di affrontare complessità finanziarie. Le seguenti tendenze vengono osservate e adottate nel settore del software:
Scritto e ricercato da Nathan Calabrese
Revisionato e modificato da Jigmee Bhutia