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Migliori Software di contabilità

Nathan Calabrese
NC
Ricercato e scritto da Nathan Calabrese

Il software di contabilità è progettato per gestire le transazioni finanziarie, le spese, i redditi e i flussi di cassa all'interno di un'organizzazione. Questi servizi automatizzano i conti da pagare e da ricevere, le registrazioni contabili, i libri contabili e i bilanci per i processi di contabilità e finanza, risorse umane, elaborazione delle buste paga, rendite, investimenti e previsioni di bilancio all'interno di diverse organizzazioni.

Le aziende utilizzano il miglior software di contabilità per registrare le attività finanziarie ed eseguire analisi finanziarie per prendere decisioni di investimento. Questo software si integra con software di servizi finanziari, software di fatturazione, software di previsione di bilancio e sistemi ERP. Offre anche funzionalità specifiche per settore come la contabilità di progetto, l'automazione dei conti da pagare per le aziende di servizi professionali e la contabilità dei costi e dei fondi per le organizzazioni non profit.

Il software di contabilità aiuta a gestire le finanze attuali e ad analizzare l'elaborazione del denaro e l'allocazione dei ricavi. Con il software di contabilità, puoi tenere traccia delle transazioni aziendali, delle fatture, delle bollette, dei conti da pagare, degli utili non distribuiti, delle tasse e della conformità, dei flussi di cassa, del rimborso del debito, dell'ammortamento o della svalutazione. Può anche scambiare dati con software di elaborazione dei pagamenti o software di core banking.

Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Contabilità, un prodotto deve:

Mantenere il libro mastro generale e il piano dei conti di un'azienda Offrire funzionalità per automatizzare i conti da ricevere e la fatturazione Automatizzare i flussi di lavoro dei conti da pagare per l'elaborazione dei pagamenti e gli ordini di acquisto Consentire agli utenti di creare registrazioni contabili per regolare le transazioni e i saldi dei conti Tracciare i costi e i ricavi, nonché determinare la redditività dei prodotti e servizi venduti dall'azienda Gestire contanti, conti bancari e metodi di pagamento (assegno, carta di credito, ACH, ecc.) Assistere gli utenti nel processo di chiusura finanziaria alla fine di ogni periodo contabile Fornire report standard come bilanci e dashboard per monitorare gli indicatori chiave di prestazione finanziaria
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Scopri di più su Software di contabilità

Che cos'è il software di contabilità?

Il software di contabilità aiuta individui e aziende a gestire le loro transazioni finanziarie, registri e processi. All'interno delle aziende più grandi, il software di contabilità viene utilizzato anche per ottimizzare le operazioni di risorse umane e buste paga, operazioni legali, generazione di fatture, libro mastro e redazione.

L'avvento del software di contabilità ha ridotto l'uso di fogli di calcolo Excel e registri contabili per memorizzare i dati finanziari. Il software si integra anche con software HRM, buste paga, budget e previsioni, riconciliazione bancaria, automazione AP e software di fatturazione per aiutare l'utente a ottenere chiarezza sui guadagni prodotti.

Con il software di contabilità, gli utenti possono anche generare buste paga, moduli fiscali, rendiconti di flusso di cassa, conti economici e ricevute per regolarizzare i servizi agli stakeholder, i servizi ai fornitori e gli accordi di partnership. 

Le principali industrie commerciali e non commerciali sono passate al software di contabilità per gestire le spese aziendali e tenere tutto su carta. Previene attività "sotto banco" inviando promemoria di pagamento, approvazioni e ricevute in sospeso all'interno del cruscotto principale. Supporta anche transazioni transfrontaliere, cambio valuta, controllo tariffario e spese della catena di approvvigionamento per le aziende per aiutare ad automatizzare ordini di acquisto, costi di inventario e materie prime e operazioni di magazzino.

Perché utilizzare il software di contabilità? 

Le aziende utilizzano il software di contabilità principalmente perché i proprietari di aziende e i capitalisti non possono permettersi lassismo nelle operazioni finanziarie di un'azienda. I proprietari devono essere aggiornati sul saldo di cassa, utili trattenuti, spese implicite ed esplicite, debiti e rimesse. 

Il software di contabilità costruisce registrazioni contabili di ciò che entra nel proprio conto (credito) e di ciò che esce dal proprio conto (debito) per gestire attività e passività. Il software esegue operazioni matematiche e statistiche per costruire previsioni riguardo alle migliori aree di investimenti futuri. Aiuta anche a calcolare i giorni di inventario in sospeso (DIO), i giorni di vendite in sospeso (DSO), i ricavi delle vendite, il COGS e il capitale operativo per stabilizzare il reddito netto. 

Mentre le aziende si concentrano sulla firma di più ordini di acquisto e sul trasporto di merci, il software di contabilità elenca le loro ricevute di fornitura, i costi di sbarco, il costo medio e i salari dei dipendenti per le persone responsabili della produzione. Calcolando questi importi, gli utenti possono ordinare i loro pagamenti, registrare le tasse e sforzarsi di costruire un'azienda redditizia. 

Il software di contabilità automatizza le registrazioni delle voci, indipendentemente da chi siano destinate. Può essere per un consumatore, un fornitore, un partner, uno stakeholder o una spesa implicita dell'azienda. Il software supervisiona anche la gestione delle attività finanziarie per fornire una chiara visione delle attività correnti, fisse e in deprezzamento.

Tipi di software di contabilità

Esistono diversi sistemi di contabilità tra cui scegliere in base alle dimensioni dell'azienda e al ciclo di gestione dei registri finanziari.

  • Software di contabilità desktop: Il software generale installato su computer mainframe all'interno di un'organizzazione per memorizzare, modificare, aggiungere ed eliminare registri di cassa. Esempi sono Quickbooks Desktop Pro, Sage 50 e Tally. Può essere utilizzato da contabili e dirigenti finanziari di livello junior per inserire registri di contabilità, costruire registri di cassa e gestire buone fatture.
  • Software di contabilità basato su cloud: La maggior parte dei nuovi strumenti di contabilità sono nati nel cloud; i loro modelli di prezzo sono solitamente basati sul numero di utenti. Le soluzioni basate su cloud sono facili da implementare, non richiedono investimenti hardware e consentono agli utenti di pagare nel tempo in base all'uso. Spesso, gli strumenti cloud hanno difficoltà a fornire una funzionalità offline robusta che consenta agli utenti di completare azioni e accedere agli account mentre sono disconnessi da Internet. Il cloud è solitamente una scelta migliore per la contabilità delle piccole imprese grazie al suo costo inferiore.
  • Sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP): Con un sistema ERP, puoi integrare il software di contabilità con software funzionali come HRM, buste paga, vendite, conformità IVA e monitoraggio del tempo per gestire meglio i tuoi flussi di lavoro e visualizzare i registri istantaneamente. Il software centralizza i dati attraverso diversi verticali e migliora l'esperienza utente. Esempi includono SAP ERP, Dynamics 365 e Oracle Netsuite.
  • Software di contabilità per piccole imprese: Per una piccola azienda con un numero modesto di dipendenti, investire in software di contabilità per piccole imprese riduce il lavoro manuale delle buste paga, automatizza le transazioni in contanti e gestisce le spese aziendali tra i dipartimenti. Esempi sono Keka, Zoho Books e Wave.
  • Software di contabilità open-source: Il software di contabilità open-source è una versione gratuita e compatibile con il server che può essere installata tramite qualsiasi marketplace di app come Play Store o App Store. Ha un processo di installazione gratuito e può gestire processi di contabilità e finanza di base come fatturazione, analisi finanziaria e reportistica e inserimento dati.
  • Software di contabilità freemium: Il software di contabilità freemium offre una versione standard della piattaforma gratuitamente ma addebita per i componenti aggiuntivi. Le aziende possono accedere alla versione base che può essere utilizzata per calcoli e dichiarazioni standard ma devono pagare costi aggiuntivi per funzionalità avanzate.
  • Software di contabilità specifico per settore: I sistemi di contabilità possono differire in base alla natura del settore a cui si rivolgono. I codici fiscali, le normative e le migliori pratiche variano tra i settori. Gli acquirenti devono determinare se un prodotto che soddisfa gli standard del loro settore è la soluzione migliore o è abbastanza versatile da essere personalizzato in base alle loro esigenze.
  • Software di fatturazione online: Questo software genera ricevute per ordini, aiuta a gestire i pagamenti di fornitori e clienti e consente agli utenti di creare modelli di fatture con modelli predefiniti. Alcuni esempi sono Hiveage e Invoicely.
  • Software di contabilità per lavoratori autonomi: Un libero professionista, imprenditore o venditore che ha bisogno di gestire finanze, inventari e ulteriori investimenti può optare per un software di contabilità per lavoratori autonomi che aiuta a prevedere nuove strategie aziendali. Esempi sono QuickBooks Self-employed o FreshBooks.
  • Software di contabilità per organizzazioni non profit: Il software di contabilità per organizzazioni non profit è orientato verso organizzazioni non profit e ONG che investono in progetti critici e seguono principi contabili generalmente accettati (GAAP) o principi di contabilità dei fondi mentre analizzano le finanze.
  • App di contabilità mobile: Questi software di contabilità offrono un'interfaccia utente mobile-friendly che ti aiuta a generare fatture, monitorare le spese, ottenere approvazioni o impostare i tuoi conti in movimento. Esempi includono ZohoBooks e Xero Mobile.

Caratteristiche principali dei migliori software di contabilità

Oltre a registrare le transazioni finanziarie, il software di contabilità facilita la vita dei dipendenti, degli investitori e degli stakeholder attraverso le seguenti caratteristiche.

  • Generazione di conto economico e bilancio: Il software valuta il costo dei beni, le attività, i ricavi delle vendite, gli utili prima delle imposte, i conti da pagare, i conti da ricevere e il reddito netto per ogni mese. Questi dati aiutano a costruire conti economici e bilanci per la comodità dei proprietari e degli investitori.
  • Stima del margine: Questo software aiuta ad analizzare il denaro investito in ricerca e sviluppo (R&D) e calcola i margini di profitto variabili, lordi e netti. La valutazione dei margini con il software di contabilità aumenta la possibilità di successo degli investimenti. 
  • Ammortamento e deprezzamento delle attività: Il valore delle attività (sia fisse che correnti) deve essere esplicitamente menzionato nel conto economico. Il valore dell'attività si deprezza nel tempo e un certo ritorno sull'investimento deve essere raggiunto attraverso i ricavi delle vendite. Il sistema contabile calcola il valore deprezzato delle attività e sottrae il valore dai ricavi netti. Aiuta anche nell'ammortamento delle attività e aiuta gli utenti a distribuire i pagamenti dei prestiti per l'acquisto di attività nel tempo. 
  • Inventario e vendite in sospeso: Con il software di contabilità, gli utenti possono gestire le loro distinte base (BOM), il turnover dell'inventario e le vendite in sospeso (conti da ricevere). Aggiorna gli utenti sui loro pagamenti in sospeso, le spese di produzione e i livelli di inventario all'interno del modulo di monitoraggio delle spese.
  • Utili trattenuti e dividendi: Mentre gli investitori diluiscono il capitale o cercano prestiti per far crescere l'azienda, il software di contabilità calcola quanti utili sono stati trattenuti per un determinato mese. Gli utili trattenuti sono dividendi che i proprietari e gli investitori possono distribuire tra di loro o reinvestire nell'azienda.
  • Profitto e perdita: Il software di contabilità digitalizza i conti da ricevere e valuta quanto profitto o perdita un'azienda ha realizzato in un determinato trimestre finanziario. Le funzionalità di reportistica e analisi integrate descrivono i profitti e le perdite guadagnati e la possibile analisi delle cause alla radice di un basso reddito.
  • Calcolo degli utili prima degli interessi, delle imposte e del deprezzamento (EBIT): Il software di contabilità ha rapporti e metriche predefiniti per valutare l'EBIT. L'EBIT è la misura della stabilità finanziaria di un'azienda. Il suo valore viene calcolato sottraendo gli interessi dovuti, il costo del deprezzamento e le imposte dai ricavi delle vendite guadagnati.
  • Cambio valuta e tariffa: Con il software di contabilità, gli utenti possono semplificare i pagamenti internazionali. Supporta la conversione multi-valuta, le tariffe e la parità per garantire pratiche commerciali eque. La soluzione è progettata per trasferimenti bancari internazionali, transazioni bianche e rimborsi istantanei.
  • Capacità di integrazione: Il software di contabilità spesso si integra con il software bancario o i feed bancari per l'importazione e l'esportazione automatizzata dei registri delle transazioni. L'integrazione mostra che le finanze sono aggiornate, i flussi di cassa in entrata e in uscita sono accurati e i bilanci e i conti economici non hanno valori anomali.
  • Personalizzazione e scalabilità: Puoi personalizzare i report contabili e finanziari in base ai tuoi casi d'uso e alle esigenze aziendali. Fornisce modelli personalizzabili per costruire conti economici, rendiconti di flusso di cassa o fogli di libro mastro con l'intestazione dell'azienda e il tema del marchio.
  • Finanziamento azionario: Il software di contabilità gestisce le emissioni di azioni, i conti dei singoli azionisti e gli investimenti di capitale. La soluzione fornisce approfondimenti approfonditi sui ricavi ricorrenti annuali (ARR), ricavi ricorrenti netti (NRR), punteggio netto del promotore (NPS) e altre metriche finanziarie per aiutare gli stakeholder a rimanere aggiornati sui processi basati sui ricavi più recenti.
  • Calcolo dei rapporti: Il sistema calcola anche rapporti come NPV, margine di profitto lordo, margine operativo e così via in base ai dati inseriti. Questi punti dati contribuiscono all'analisi della salute finanziaria di un'azienda.
  • Traccia di audit e relazioni con gli investitori: La soluzione non si limita a produrre carta dopo carta, ma mantiene anche un repository per tutti i documenti legali e finanziari utilizzati da uno stakeholder aziendale. Si integra anche con il software di relazioni con gli investitori per gestire azioni e obbligazioni.
  • Internazionalizzazione: L'internazionalizzazione consente agli utenti di visualizzare e transare affari con lo stesso contenuto in più lingue e valute. A volte, le normative locali o federali possono richiedere formati specifici e informazioni dettagliate da includere su fatture e altri documenti finanziari.
  • Multi-entità o consolidamento: Questa funzione consente architetture multi-libro mastro e multi-tenant, consolidamenti automatizzati, transazioni inter-entità ed eliminazioni.
  • Riconciliazioni bancarie: Le transazioni vengono importate dai sistemi di origine e le funzionalità di abbinamento automatico riconciliano la maggior parte delle transazioni. Ciò include regole di abbinamento e raggruppamento flessibili e definite dall'utente per aiutare a ridurre il tempo necessario per produrre riconciliazioni accurate.

Quali sono i vantaggi dei sistemi di software di contabilità?

Diversi vantaggi del software di contabilità possono essere utilizzati per produrre una visione accurata e in tempo reale delle finanze aziendali. Contiene anche funzionalità come la fatturazione automatica, che consente di risparmiare tempo automatizzando compiti contabili noiosi, e funzionalità più avanzate o componenti aggiuntivi come buste paga, inventario di spedizione e gestione dei progetti che possono ottimizzare altri aspetti di un'azienda. 

Ecco i vantaggi del software di contabilità:

  • Precisione dei dati: Il software aumenta la precisione dei dati eliminando il rischio di errore umano. Il software è alimentato con librerie matematiche e statistiche robuste e pacchetti software per invocare qualsiasi funzione di programma per calcolare numeri e metriche.
  • Efficienza del tempo: Automatizzare i fogli di calcolo finanziari consente di risparmiare tempo e consente ai contabili e ai contabili finanziari di concentrarsi sulla costruzione di iniziative strategiche.
  • Approfondimenti finanziari in tempo reale: Gli utenti possono modificare il contenuto di un report finanziario e le modifiche verranno riflesse in pochissimo tempo. Il software aggiorna metriche finanziarie, valori e percentuali in tempo reale.
  • Reportistica finanziaria: Il software genera fatture personalizzabili, report, bilanci e riepiloghi finanziari in modo che l'utente possa analizzare saggiamente la propria salute finanziaria per prendere decisioni di investimento critiche.
  • Consapevolezza della conformità e degli audit: Il software di contabilità mantiene la conformità governativa. Mantiene l'integrità fiscale e mostra transazioni bianche accurate per eliminare discrepanze nei numeri.
  • Collaborazione cross-funzionale: Il software migliora la collaborazione aiutando gli utenti a condividere file con team interni o esterni. Costruisce anche report e metriche personalizzati a cui qualsiasi dirigente autorizzato può accedere o modificare.
  • Scalabilità e adattabilità: Il software di contabilità si adatta alla forza lavoro in evoluzione, agli investimenti e all'espansione delle aziende. Può gestire grandi volumi di dati finanziari e semplificare la complessità finanziaria.

Chi utilizza i programmi di contabilità?

Il software di contabilità è utilizzato da contabili, controller, direttori finanziari (CFO) e altri membri dei dipartimenti di contabilità.

Il dipartimento contabile varia a seconda delle dimensioni dell'azienda e della complessità delle sue operazioni. Può includere una persona responsabile di tutto o molti dipendenti incaricati di operazioni finanziarie specifiche come AP, AR, gestione della cassa o gestione delle spese.

  • Contabili: I contabili utilizzano il software di contabilità per la reportistica finanziaria, come previsioni, rapporti di profitto e perdita, bilanci e rendiconti di flusso di cassa.
  • Studi contabili: Gli studi contabili gestiscono le finanze per i loro clienti. I contabili esterni possono utilizzare il loro software per aiutare i clienti o potrebbero dover utilizzare il software del cliente.
  • Controller: I controller utilizzano questo software per supervisionare le attività contabili e garantire che i libri mastri riflettano accuratamente il denaro in entrata e in uscita dall'azienda.
  • CFO e manager: I dirigenti utilizzano il software di contabilità per garantire che i controlli siano integrati nel modo in cui il loro sistema compila i dati e valuta la situazione finanziaria dell'azienda. I dirigenti di solito hanno bisogno di accedere a report finanziari e cruscotti e raramente gestiscono transazioni o altre attività contabili.
  • Fondatori di startup e liberi professionisti: Individui come questi utilizzano il software di contabilità per registrare i loro investimenti, calcolare il ROI e gestire le informazioni relative agli stipendi.
  • Agenzie governative: Le agenzie governative devono gestire i fondi pubblici, ridurre i problemi di free rider e prevedere le spese fiscali. Utilizzano il software di contabilità per monitorare le operazioni basate su cassa.
  • Rivenditori e aziende di e-commerce: I rivenditori online o offline e i marchi di e-commerce registrano ogni transazione del cliente, il costo delle spese di inventario e i ricavi delle vendite con il software di contabilità. I rendiconti mensili, trimestrali e annuali stampati con il software di contabilità aiutano ad analizzare i loro conti e i livelli di reintegro della cassa.
  • Organizzazioni non profit: Le organizzazioni non profit utilizzano il software di contabilità per gestire sovvenzioni, donazioni e operazioni di trust caritatevoli per garantire che il denaro venga speso saggiamente.
  • Istituzioni educative: Le istituzioni educative utilizzano software specifici come SAP o Tally per insegnare agli studenti le basi della contabilità e della finanza.

ERP vs. software di contabilità

I sistemi ERP sono stack software specifici per dipartimento che gestiscono processi e flussi di lavoro tra unità dipartimentali. Questo software viene utilizzato per ottimizzare vendite e marketing, gestione delle relazioni con i clienti, legale e fiscale, risorse umane e buste paga, onboarding dei dipendenti e processi aziendali esistenti e altri. Comprende app che si rivolgono a ciascun verticale dell'azienda. Il software di contabilità fa parte dell'infrastruttura ERP complessiva e condivide i dati con altri software sotto lo stesso ombrello.

Il software di contabilità è una soluzione dedicata che automatizza la contabilità, le buste paga e le operazioni contabili di un'azienda. La soluzione traccia le spese, genera report finanziari e organizza i ricavi in conti economici o bilanci. È ideale per piccole e medie imprese che desiderano impostare registri e fatture per i pagamenti e valutare la loro manutenzione finanziaria. 

Quanto costa il software di contabilità?

Il costo del software di contabilità dipende dalle dimensioni e dal tipo di industria della tua azienda. Per le piccole imprese, un software di contabilità facile da usare, intuitivo e di base è una buona scelta. Questo strumento offre funzionalità come l'elaborazione delle buste paga, le tracce di audit, i trasferimenti bancari e la reportistica finanziaria.

La fascia di prezzo varia da piani gratuiti (o livelli gratuiti) fino a 50 dollari al mese per software di contabilità più completi e complessi. Le aziende di medie e grandi dimensioni di solito richiedono più funzionalità come la conversione multi-valuta, il supporto multi-utente, il supporto per le entità, il forex e le tariffe, il monitoraggio del tempo e dell'inventario, la contabilità globale, le risorse umane di base e analisi dettagliate. 

La maggior parte dei software di contabilità di livello medio e aziendale offre prove gratuite. Tuttavia, è meglio contattare direttamente il fornitore del software per un preventivo personalizzato. La fascia di prezzo può variare da 50 a 300 dollari e oltre. 

Questo software può essere acquistato in base a uno dei piani che offrono. Di solito, le opzioni di abbonamento includono gratuito o freemium, abbonamento mensile, abbonamento annuale, pay-as-you-go e prezzi a livelli.

Software correlati al software di contabilità e strumenti

Software e servizi correlati colmano il divario nelle funzionalità e nelle funzionalità del software di contabilità e aiutano a raggiungere un'efficienza aggiuntiva in un contesto aziendale. Ecco un elenco di software che i team di contabilità e finanza possono utilizzare con il software di contabilità.

  • Software di budgeting e previsione:  Questo software è alimentato con capacità di modellazione predittiva e regressione per valutare i requisiti finanziari dell'azienda nel futuro. Viene utilizzato per analizzare la domanda aggregata di prodotti e assegnare le giuste risorse aziendali per questa domanda.
  • Software di automazione AP: Il software di automazione AP è utilizzato da contabili e manager finanziari per automatizzare i conti da pagare, ridurre il lavoro manuale e processare le fatture. Controlla le passività aziendali e costruisce fatture AP per eliminare i sovraccarichi di pagamento.
  • Software di conti da ricevere: Il software di conti da ricevere memorizza, personalizza e aggiorna i pagamenti e le fatture dei clienti nel sistema contabile. La soluzione può inviare promemoria di pagamento ai clienti o fornitori e inserire la liquidazione nel sistema insieme al DSO (giorni di vendite in sospeso). Il DSO è una metrica che indica all'utente i giorni medi necessari per raccogliere un pagamento del cliente.
  • Software di gestione del rischio finanziario: Questa soluzione protegge i dati finanziari da violazioni dei dati, vulnerabilità o accessi non autorizzati. Offre anche altre funzionalità come controllo del credito, controllo del rischio e simulazioni di scenari per offrire i migliori affari di investimento agli stakeholder all'interno di un'azienda.
  • Software di gestione del flusso di cassa: Questo software elenca i flussi di cassa in entrata e in uscita all'interno di un'azienda in un periodo finanziario. Calcola se il flusso di cassa in un determinato mese è stato negativo o positivo. Analizza i flussi di cassa futuri in base alle transazioni passate e ai dati storici.
  • Software di analisi finanziaria: Il software di analisi finanziaria lavora su set di dati di investimento e correla metriche rilevanti per costruire portafogli di investimento robusti. Genera report finanziari avanzati e identifica le migliori opportunità per investire e migliorare la redditività di un servizio.
  • Software di gestione delle prestazioni aziendali: Le aziende utilizzano il software CPM per implementare strategie e iniziative aziendali e ottenere approfondimenti su numero di dipendenti, produttività, obiettivi e target di dipartimenti specifici all'interno di un'azienda. Spesso è integrato con sistemi ERP, software CRM, software di supply chain e logistica e software di governance, rischio e conformità per monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) di un'azienda e quanto efficacemente sono stati raggiunti finora.

Sfide con il software di contabilità aziendale

I proprietari di aziende e i dirigenti che cercano strumenti di contabilità dovrebbero essere consapevoli di alcune delle possibili sfide e limitazioni di questo tipo di software:

  • Internazionalizzazione: Non tutti i servizi di contabilità possono gestire operazioni al di fuori di un paese. Se un'azienda effettua transazioni in altre valute o lingue, dovrà restringere la ricerca a sistemi che sono stati internazionalizzati in modo efficiente.
  • Conformità: Esistono molti standard contabili e regolamenti finanziari; non tutti i sistemi contabili li coprono. Le dichiarazioni finanziarie e i report di base per scopi di conformità sono solitamente inclusi, ma gli acquirenti devono assicurarsi che le funzionalità di conformità finanziaria specifiche per il settore siano coperte.
  • Consolidamento: Quando i sistemi contabili vengono utilizzati in più sedi, tutte le informazioni finanziarie devono essere consolidate per essere elaborate a livello aziendale. Questo non è un problema quando tutti gli utenti utilizzano una singola soluzione contabile. Tuttavia, diventa una sfida quando vengono utilizzate soluzioni separate o versioni diverse dello stesso software.
  • Accesso ai dati sensibili: I sistemi contabili memorizzano dati finanziari personali e aziendali come conti bancari e informazioni sulle carte di credito, nonché altre informazioni riservate, inclusi i numeri di previdenza sociale. È quindi fondamentale garantire che solo un numero limitato di utenti possa accedere a questo tipo di informazioni e che sia protetto da minacce esterne come virus o attacchi di hacking. Una sfida significativa che i fornitori devono affrontare è la tendenza del bring-your-own-device, che significa che gli utenti accedono alle app di contabilità sui loro dispositivi mobili personali, che non sono sempre sicuri o protetti da virus.
  • Integrazioni: Gran parte delle informazioni gestite nel software di contabilità viene condivisa e può essere sfruttata da sistemi ERP più grandi; spesso, questi sistemi possono offrire i loro moduli contabili. Garantire che le informazioni contabili si integrino bene con i sistemi attuali o espandere la ricerca a sistemi più complessi che gestiscono le risorse dell'azienda può essere la chiave per scegliere il software giusto.

Quali aziende dovrebbero acquistare software di contabilità?

Il software di contabilità è disponibile in tutte le forme e dimensioni. È progettato per piccole imprese, aziende di grandi dimensioni e organizzazioni non profit.

  • Piccole imprese: Il software di contabilità è solitamente più user-friendly e offre funzionalità aggiuntive come fatturazione e buste paga. Le piccole imprese possono trovare una maggiore visibilità finanziaria e registrare più facilmente le riconciliazioni bancarie se passano dai fogli di calcolo al software di contabilità.
  • Grandi aziende: Le grandi organizzazioni che spesso operano a livello internazionale possono beneficiare del software di contabilità perché devono gestire la conformità normativa e fiscale con requisiti variabili. Il software di contabilità per grandi aziende è spesso integrato con il software ERP e aiuta ad automatizzare e consolidare molte delle attività finanziarie di un'azienda di grandi dimensioni, inclusi fatturazione, budgeting e previsione e reportistica.
  • Organizzazioni non profit: Il software di contabilità per organizzazioni non profit, chiamato anche contabilità dei fondi, aiuta le aziende senza scopo di lucro a gestire transazioni esenti da tasse, sovvenzioni e reportistica. Oltre agli strumenti contabili standard, questo tipo di software aiuta anche le organizzazioni non profit ad accettare e registrare donazioni, gestire trust e mantenere la conformità.
  • Studi contabili: Le aziende che forniscono servizi contabili dovrebbero anche acquistare software di contabilità. Il software per studi contabili aiuta i professionisti contabili ad aumentare la produttività e migliorare le loro relazioni con i clienti. Questi prodotti software possono essere implementati e utilizzati in tutta l'azienda, ma sono più vantaggiosi per i contabili indipendenti.

Come scegliere il miglior software di contabilità

Scegliere un software di contabilità è complicato perché richiede approfondimenti sul processo di contabilità in contanti, manutenzione del libro mastro, generazione di fatture e operazioni di investimento.

Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di contabilità

Quando si seleziona un software di contabilità, è importante prima esaminare come opera l'azienda e poi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Ci sono varie opzioni per i prodotti software di contabilità, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali di piccole e medie imprese.

Confronta i prodotti software di contabilità

A seconda del settore, l'acquirente potrebbe voler creare un elenco lungo di software progettati per aiutare le aziende nel settore specifico. Ad esempio, ci sono piattaforme specificamente costruite per aziende nel settore retail, produttori, ristoranti, ecc., così come per molti altri tipi di organizzazioni commerciali.

Un altro fattore da considerare quando si crea questo elenco è quanto sia user-friendly il software nella contabilità e nella riconciliazione. Anche se il software di contabilità può rendere più facili alcuni compiti, richiede comunque una certa comprensione finanziaria. Spesso, il software di contabilità costruito per le piccole imprese è più user-friendly ma ha meno funzionalità rispetto al software aziendale.

Crea una lista ristretta

Dopo aver esaminato e ricercato il software nell'elenco lungo, l'acquirente può restringere questo elenco in base al budget. Il software di contabilità è disponibile per adattarsi a tutti i budget e alcune applicazioni contabili generali possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.

Tuttavia, gli acquirenti devono ricordare che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è solitamente relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, dovrebbe essere pronta a pagare un premio.

Esegui dimostrazioni

Come regola generale, le aziende dovrebbero dimostrare tutti i prodotti nella loro lista ristretta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche sulle funzionalità a cui tengono di più. Ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso tutte le funzionalità di contabilità, come eseguire report o come importare dati finanziari da altri sistemi.

Selezione del software di contabilità

I contabili che utilizzano questo software devono essere coinvolti nel processo di selezione. Il contabile potrebbe preferire un'applicazione compatibile con quelle che attualmente utilizzano. Ogni azienda è diversa e il contabile è nella posizione migliore per offrire un'opinione informata sulla scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda. Il contabile potrebbe anche essere in grado di aiutare l'azienda a installare e configurare il software scelto.

Dopo aver scelto il software, gli acquirenti devono ricordare che non devono essere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere il ROI, gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare software di nuovo.

Negoziazione

Negoziare un contratto software è importante per minimizzare il rischio, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza o semplicemente garantendo che entrambe le parti concordino su cosa aspettarsi l'una dall'altra. 

Se l'azienda ha il flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. In alternativa, un fornitore di software potrebbe offrire un utilizzo illimitato se gli acquirenti pagano in anticipo invece di un prezzo mensile o trimestrale.

Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se hanno bisogno di aiuto per implementare o integrare il software di contabilità con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi vengano rimossi se possono gestirlo da soli o se un terzo può farlo a un prezzo più economico.

Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizzerà il software per anni, l'acquirente può negoziare termini più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.

Decisione finale

La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per la loro attività.

Gli acquirenti devono condurre un programma pilota con un campione più piccolo di utenti per valutare quanto bene il software è ricevuto. Se la piattaforma ottiene voti alti, possono acquistare con più fiducia. Se lo strumento è inefficiente o non funziona come previsto, potrebbe essere il momento di testare un altro software.

Tendenze del software di contabilità

Con l'ascesa del cloud computing e dell'IA, i sistemi di contabilità sono diventati più avanzati e capaci di affrontare complessità finanziarie. Le seguenti tendenze vengono osservate e adottate nel settore del software:

  • Soluzioni basate su cloud: L'adozione crescente del software di contabilità basato su cloud ha spostato i dati contabili da server privati virtuali a contenitori cloud. Gli utenti possono modificare, modificare e recuperare in modo sicuro gli elementi di dati da server cloud ibridi a una frazione del costo dell'archiviazione dati tradizionale.
  • Integrazione dell'intelligenza artificiale (IA): L'integrazione dell'IA può aumentare la credibilità delle previsioni finanziarie, migliorare il processo decisionale e costruire migliori strategie di investimento per l'azienda.
  • Tecnologia blockchain: È un'altra tendenza recentemente sviluppata che consente alle aziende di acquistare e scambiare token non fungibili (NFT). Gli NFT sono attività che possono essere analizzate e valutate utilizzando il sistema contabile.
  • App di contabilità mobile: Non solo un'app di contabilità mobile fornisce accesso a feed bancari e dati in movimento, ma traccia automaticamente le modifiche, fornisce flessibilità e facilita l'esperienza utente con grafica reattiva.
  • Sicurezza dei dati e conformità: L'enfasi crescente sulla sicurezza dei dati ha reso i sistemi contabili conformi al rischio e autogovernanti. Questo sistema mantiene l'integrità dei dati e mantiene riservati i dati sensibili.

Scritto e ricercato da Nathan Calabrese

Revisionato e modificato da  Jigmee Bhutia