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Nell'era digitale, parliamo il linguaggio dei file. Ne abbiamo più di quanti sappiamo gestire: documenti, video, file audio, foto e numerosi altri formati. Affinché possano raggiungere la loro destinazione finale o essere utilizzati dalla persona giusta, le loro estensioni o tipi di file spesso devono essere aggiornati lungo il percorso. È qui che entra in gioco la conversione.
Diversi lettori multimediali o dispositivi elaborano i file grezzi in modi diversi. Se scarichi un manuale utente in formato PDF, ad esempio, potrebbe non essere supportato dalle applicazioni sul tuo computer. D'altra parte, se crei un video ma lo invii a un cliente per la revisione, potrebbe non essere in grado di visualizzarlo come creato poiché hai utilizzato un tipo specifico di software. Questi sono solo due (dei molti) casi in cui uno strumento di conversione sarebbe utile. Con l'app di conversione giusta, puoi preparare queste informazioni per un nuovo supporto preservandone i contenuti. In questo modo i tuoi documenti possono spostarsi come necessario tra le varie applicazioni che i tuoi colleghi o clienti potrebbero utilizzare. La capacità di convertire i file offre alla tua azienda libertà e flessibilità nella creazione, condivisione e utilizzo del maggior numero possibile di file.
Vantaggi principali del software di conversione file
A causa della complessità dei vari file, la maggior parte dei prodotti in questa categoria è progettata per identificare, comprimere e convertire formati particolari e produrli in un numero selezionato di formati diversi. La conversione, soprattutto di dati di grandi dimensioni o dettagliati (ad esempio, video, audio), è un compito intensivo. Quindi, piuttosto che tentare di gestire troppe conversioni, a rischio di fare un cattivo lavoro con un formato particolare, questi prodotti sono progettati per convertire file di un tipo specifico.
È facile avere un'idea di queste specializzazioni sfogliando i prodotti presenti in questa categoria. Infatti, molti degli sviluppatori mettono i tipi di file direttamente nel nome dello strumento. Una volta che hai un'idea dei tipi di file con cui devi lavorare, o delle estensioni specifiche che stai cercando di ottenere alla fine, dovresti essere in grado di capire come un'applicazione data ti assisterà leggendo il nome del prodotto e la descrizione. Che tu stia cercando un convertitore video, convertitori di immagini o qualcosa progettato per documenti Word, c'è probabilmente una soluzione adatta alle tue esigenze. E poiché questi prodotti sono tipicamente piccoli e convenienti da scaricare, potresti finire per averne diversi alla fine.
Crash — A seconda dell'interfaccia utente, del tipo di file e delle dimensioni del file, la conversione potrebbe richiedere da pochi secondi a diverse ore. In questo lasso di tempo, la tua app potrebbe rallentare o bloccarsi per qualsiasi motivo, costringendoti a ricominciare dall'inizio. Questo potrebbe anche accadere con il tuo hardware se è sovraccaricato con un grande trasferimento, o anche solo per un calo casuale delle prestazioni. Se i tuoi file di origine sono salvati e sottoposti a backup, non è la fine del mondo. Ma potrebbe causare frustrazione se hai una scadenza di qualsiasi tipo.
Trasferimenti incompleti — Occasionalmente, quando converti un file complesso, qualcosa può andare perso nella traduzione. Questo potrebbe significare che alcuni contenuti mancano dal file completato, i componenti sono fuori posto o l'audio manca dal tuo video. È importante ricontrollare i tuoi file finiti per assicurarti che siano stati elaborati con successo e come intendevi. Se ci sono problemi, controlla prima le impostazioni del tuo programma per vedere se c'è qualcosa di sbagliato.
Limitazioni — Come abbiamo discusso in precedenza, i prodotti in questa categoria sono estremamente specializzati per gestire uno o solo pochi tipi di file. Se hai un convertitore video, ad esempio, gestisce non solo un tipo di media specifico, ma probabilmente un formato specifico relativo a quel tipo di media e poco altro. Se il tuo lavoro comporta conversioni ripetute di file diversi, potresti dover scaricare un numero di prodotti per completare l'intera gamma di compiti. Questa è una soluzione facile in superficie, ma queste limitazioni potrebbero risultare aggravanti per alcuni utenti.
Lungo il ciclo di vita dei file della tua azienda, è probabile che compaiano una serie di altri strumenti software. Questo inizia con il brainstorming e lo sviluppo dei file. Soluzioni come software di editing audio, software di design grafico, software di creazione documenti e software video aiutano gli utenti a produrre il tipo di contenuti multimediali ricchi che sono spesso associati alla conversione di file. Se sei consapevole fin dall'inizio di quali formati saranno richiesti per il tuo pubblico finale, queste piattaforme potrebbero permetterti di esportare file e salvare file con varie estensioni, così da avere essenzialmente più versioni dello stesso file e non dover convertire di nuovo. Ma anche in queste situazioni, è utile avere a disposizione un convertitore di file audio, o qualunque tipo tu abbia bisogno.
Dopo che i tuoi documenti sono stati creati, potrebbero viaggiare tra un numero di utenti, dischi e dispositivi nel corso della loro vita. È qui che alcuni di questi tipi di software aggiuntivi potrebbero entrare in gioco.
Software di archiviazione e condivisione file — Questi strumenti sono forse il modo più semplice per mantenere i tuoi file sicuri, organizzati e accessibili dalle persone nella tua organizzazione che ne hanno bisogno. Con questo software, agli utenti viene assegnata una certa quantità di capacità di archiviazione e possono caricare i loro file in cartelle basate sul progetto, sul team, sul tipo di file o in qualsiasi altro modo desiderino organizzarli. Le autorizzazioni sono quindi determinate dall'amministratore di sistema o dai singoli caricamenti su chi può visualizzare, modificare o scaricare i file, che si tratti di un collega o di un cliente dall'altra parte del mondo. Queste piattaforme sono tipicamente compatibili con una vasta gamma di formati di file, ma nei casi in cui determinati tipi di file non sono supportati dal software, puoi sfruttare uno strumento di conversione per convertirlo come necessario in base al tipo (ad esempio, un convertitore video per convertire i video).
Software di backup — I tuoi file importanti sono sempre a rischio di essere danneggiati, persi durante i trasferimenti o crash del computer, o semplicemente smarriti lungo il percorso. C'è sempre la possibilità di errore umano. Il software di backup è progettato per creare copie esatte di lotti selezionati di dati o file da server, dispositivi o database. Questa è una misura proattiva da prendere soprattutto quando si tratta di dati o documenti/file preziosi e riservati che sono stati significativi lavori d'amore. Se stai pianificando di trasferire file su larga scala dopo averli convertiti, dovresti assolutamente considerare di eseguirne il backup per essere al sicuro.
Software di gestione delle risorse digitali — Per i file multimediali che prevedi di utilizzare frequentemente, come materiali di marketing con marchio (ad esempio, loghi, banner, video promozionali), questi strumenti possono aiutare a semplificare i processi di archiviazione, condivisione e collaborazione. I prodotti di gestione delle risorse digitali (DAM) lavorano tipicamente con formati audio popolari, file di immagini e file video, con funzionalità come le visualizzazioni in miniatura per offrire ai team creativi e di marketing una visione chiara dei loro file. Alcuni strumenti DAM possono anche convertire i file tra formati direttamente dalla piattaforma e possono ospitare varie versioni dello stesso file in modo da avere diversi formati di file pronti quando ne hai bisogno.
Software di posta elettronica — La posta elettronica è il metodo più collaudato per trasferire file, a patto che non siano troppo grandi. In caso di video di grandi dimensioni o lotti di foto in blocco, si consiglia di utilizzare software di archiviazione e condivisione file, software di hosting video o software di gestione delle foto per trasferire tra clienti, spettatori e colleghi. Ma per la maggior parte degli altri documenti, inviarli come allegati email è un modo rapido e indolore per farli arrivare dove devono andare. Questo ti permette anche di scrivere un messaggio nel corpo dell'email per accompagnare i file che può aiutare a introdurli, fare domande o aggiungere contesto per il destinatario.