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Che cos'è il software di gestione delle pratiche mediche?
Il software di gestione delle pratiche mediche allevia le attività quotidiane di ospedali, cliniche, studi medici e altre organizzazioni sanitarie, aiutandole a funzionare nel modo più efficiente possibile. Il software di gestione delle pratiche mediche è una soluzione completa che fornisce una migliore supervisione, gestione delle attività, tenuta dei registri e interfacciamento con soluzioni autonome o supplementari. Il software automatizza le responsabilità necessarie come il mantenimento delle normative del settore in evoluzione. Gli obiettivi finali del software di gestione delle pratiche mediche sono fornire un'esperienza sanitaria migliore per i pazienti, un'esperienza lavorativa migliore per i fornitori di servizi medici e mantenere gli standard di sicurezza.
Il software di gestione delle pratiche mediche può essere distribuito nel cloud, su un desktop o su un server. Ogni tipo di distribuzione ha i suoi pro e contro, ma indipendentemente dal fatto che la soluzione di gestione delle pratiche sia collegata a un desktop fisico o possa essere semplicemente accessibile tramite Internet, qualsiasi tipo di software può comunque gestire le operazioni quotidiane.
Le soluzioni di gestione delle pratiche mediche esistono come software flessibili che possono adattarsi alle esigenze di qualsiasi pratica sanitaria o sono progettate per supportare particolari specialità (come la fisioterapia, la salute mentale o le strutture di assistenza) o diverse dimensioni di pratiche. Ad esempio, un ufficio o una pratica più piccola, indipendentemente dalla specialità, utilizzerà molto probabilmente una soluzione all-in-one poiché sarebbe più conveniente.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione delle pratiche mediche?
Gestisci le informazioni sui pazienti: Gli utenti possono gestire l'accettazione dei pazienti e aggiornare regolarmente le informazioni sui pazienti e il software è in grado di correggere e aggiornare eventuali errori che trova nei dati. Questo allevia il carico amministrativo e l'inserimento manuale dei dati sia per il paziente che per i gestori delle pratiche mediche.
Pianifica appuntamenti: La pianificazione online dei pazienti può aumentare le richieste di appuntamento e liberare tempo essenziale del personale che può essere dedicato all'esperienza del paziente. Fornire ai pazienti un'opzione di prenotazione online consente loro di selezionare le date e gli orari migliori per i loro programmi. I pazienti possono anche ricevere promemoria per gli appuntamenti, il che aiuta a ridurre gli appuntamenti mancati. È importante tenere presente che non tutti i software di gestione delle pratiche mediche hanno capacità di creazione di appuntamenti rivolte ai pazienti.
Traccia il percorso del paziente: I team di assistenza e i gestori delle pratiche mediche possono tracciare l'interazione di un paziente con il sistema sanitario che inizia con il paziente che sviluppa sintomi, cerca informazioni e infine assistenza da un fornitore di servizi sanitari e continua da lì attraverso diagnosi e trattamento, fino al recupero, adattamento a un nuovo stile di vita, avvisi ed escalation, tutto in tempo reale. Le informazioni in tempo reale consentono agli utenti di gestire meglio il percorso del paziente attraverso canali fisici e digitali.
Telemedicina: Quando appropriato, la telemedicina o la teleassistenza consente ai professionisti sanitari di valutare, diagnosticare e trattare efficacemente i pazienti a distanza. La telemedicina sfrutta dispositivi intelligenti e tecnologie elettroniche (come videoconferenze e applicazioni mobili) per fornire una modalità di trattamento alternativa alle visite in clinica di persona. Con la telemedicina integrata in un sistema di gestione delle pratiche mediche, i professionisti sanitari possono fornire trattamenti e cure in tempo reale ai loro pazienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, oltre a offrire ai loro pazienti convenienza, migliorare il follow-up e il coinvolgimento dei pazienti e ridurre il numero di appuntamenti mancati e cancellazioni.
Esegui procedure di fatturazione: Migliorare l'esperienza del paziente è un obiettivo chiave in tutti i dipartimenti della pratica medica. Cambiare i metodi e i mezzi con cui i pazienti possono pagare i servizi medici può portare a convenienza e garantire un'esperienza facile da usare. I pazienti possono essere in grado di usufruire di piani di pagamento e non dovranno lottare per inviare i pagamenti in tempo, e le pratiche non dovranno rintracciare i pagamenti in ritardo tramite le riscossioni.
Invia richieste di assicurazione: Elaborare e pulire elettronicamente le richieste consente al dipartimento finanziario di una pratica medica di operare a un volume più elevato, in modo più efficiente e tempestivo. Inviando le richieste per essere pulite ed elaborate, le pratiche mediche possono evitare il processo dispendioso in termini di tempo di reinvio a causa di errori.
Verifica dell'assicurazione: Verificare lo stato della copertura assicurativa e dell'idoneità di un paziente prima del loro arrivo aiuta a ridurre al minimo situazioni scomode o conflittuali. Questo avvantaggia il personale della reception, soprattutto se la soluzione scelta rende facile e semplice il processo di verifica dell'idoneità e gestione del processo di rimborso.
Genera report: La reportistica è una funzione critica che aiuta le pratiche a rimanere in linea con obiettivi e traguardi. Identifica le prestazioni finanziarie della pratica medica come addebiti, pagamenti e rettifiche. Attraverso report e visualizzazione dei dati, le pratiche mediche possono ottenere una comprensione e una visione d'insieme delle loro operazioni.
Quali sono i vantaggi del software di gestione delle pratiche mediche?
Ridurre i flussi di lavoro basati su carta: Anche se la normativa richiedeva a tutti gli ospedali di passare ai registri sanitari elettronici (EHR), non tutti gli aspetti di una pratica sanitaria sono diventati automaticamente digitali. Il software di gestione delle pratiche mediche raccoglie le informazioni sui pazienti in formato digitale, supportando la creazione e l'organizzazione di cartelle senza carta che possono essere facilmente navigate e ricercate.
Ottimizzare le operazioni: Il software di gestione delle pratiche ottimizza le operazioni complessive tramite comunicazione semplificata, processi automatizzati e notifiche e trigger utili che possono essere impostati in base alle esigenze della pratica. Il software aumenta anche l'efficienza della pratica, aiuta i membri del personale, i medici, i professionisti e altri professionisti sanitari a centralizzare e coordinare le operazioni amministrative, logistiche e finanziarie.
Dare priorità alla cura del paziente: Le capacità di automazione del software di gestione delle pratiche mediche aiutano a liberare il tempo prezioso del personale medico. Meno tempo i medici devono trascorrere a trascrivere le loro note, seguire gli appuntamenti e condividere le informazioni sui pazienti, più tempo possono dedicare a fornire il miglior livello di cura ai loro pazienti, aumentando così la soddisfazione del paziente. Un software di gestione delle pratiche mediche può gestire le attività amministrative in modo che i medici possano concentrarsi sulla cura del paziente.
Conformità: Mantenere la conformità e gli standard normativi è reso più facile con il software di gestione delle pratiche mediche, soprattutto software che ha salvaguardie integrate e funzionalità di valutazione del rischio.
Personalizzazione: Il software di gestione delle pratiche mediche non è inteso come uno strumento unico per tutti. Diverse specialità mediche hanno esigenze diverse e molte soluzioni sono o adattate alle esigenze di specifiche specialità o sono abbastanza flessibili da accettare i flussi di lavoro specifici della pratica.
Chi utilizza il software di gestione delle pratiche mediche?
Fornitori di servizi sanitari: I fornitori di servizi sanitari possono utilizzare il software di gestione delle pratiche mediche per comunicare con i pazienti tramite messaggi sicuri, aggiungere note post-visita, tenere traccia dei farmaci e dei problemi medici dei pazienti e monitorare il percorso del paziente.
Personale dell'ufficio medico: Il personale di supporto sanitario e i gestori delle pratiche mediche possono utilizzare la soluzione per gestire appuntamenti, prescrizioni, note e altri dati relativi ai pazienti. Dovrebbe esserci un'opzione per creare e mantenere un profilo paziente completo e dettagliato che può essere utilizzato per follow-up e comunicazione.
Pazienti: I pazienti possono utilizzare il software di gestione delle pratiche mediche per svolgere un ruolo attivo nel loro percorso sanitario e nel loro benessere generale, inclusi l'invio di messaggi al loro team di assistenza, la pianificazione degli appuntamenti, la revisione dei risultati dei test e l'aggiornamento delle loro informazioni personali.
Risorse umane sanitarie: I dipartimenti delle risorse umane sanitarie devono affrontare le sfide della conformità con strumenti che offrono metodi semplificati e tracciabili per monitorare i risultati clinici e la conformità. Un software di gestione delle pratiche mediche può aiutare a ridurre il carico amministrativo, centralizzare i materiali e migliorare il tracciamento dei dati.
Software correlato al software di gestione delle pratiche mediche
Software di pianificazione del personale medico: Il software di pianificazione del personale medico garantisce che i programmi del personale medico siano mantenuti, generati correttamente e distribuiti equamente. Il software di pianificazione del personale medico è esclusivamente interno e può esistere come strumento autonomo o come offerta della soluzione complessiva di gestione delle pratiche mediche.
Software di pianificazione dei pazienti: I pazienti possono utilizzare il software di pianificazione dei pazienti per richiedere e pianificare appuntamenti con il loro medico o dottore. Le organizzazioni sanitarie utilizzano il software di pianificazione dei pazienti per migliorare l'esperienza del paziente e alleviare il carico di prendere manualmente le richieste di appuntamento dei pazienti. Il software di pianificazione dei pazienti si integra con quelle soluzioni di gestione delle pratiche mediche che non offrono un creatore di appuntamenti rivolto ai pazienti.
Software di fatturazione medica: Ospedali, cliniche e pratiche utilizzano il software di fatturazione medica per creare e inviare fatture per i servizi sanitari resi. Mentre il software di fatturazione medica può e esiste come strumento al di fuori della gestione del ciclo delle entrate e delle soluzioni di gestione delle pratiche mediche, deve integrarsi con quest'ultimo per accedere al suo database dei pazienti.
Software di gestione del ciclo delle entrate: Con il software di gestione del ciclo delle entrate, le organizzazioni sanitarie possono tenere traccia efficacemente dell'intero ciclo finanziario dei loro pazienti. Il software di gestione del ciclo delle entrate unifica i lati aziendali e clinici dell'assistenza sanitaria, quindi trarrebbe vantaggio dai repository centralizzati creati e mantenuti dai sistemi di gestione delle pratiche mediche.
Software di accreditamento sanitario: Mentre alcune soluzioni di gestione delle pratiche mediche forniscono un modulo di accreditamento, il software di accreditamento sanitario esiste specificamente per affrontare il processo di verifica e convalida delle informazioni assicurative dei pazienti.
Software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM): Il software di gestione delle relazioni con i pazienti, noto anche come CRM sanitario, aggrega i dati dei pazienti da qualsiasi database a cui può connettersi. L'integrazione con il repository dei pazienti di una soluzione di gestione delle pratiche mediche rafforzerà il database del PRM e la sua efficacia nel promuovere relazioni produttive tra paziente e medico.
Software di gestione dell'utilizzo: Il software di gestione dell'utilizzo aiuta le organizzazioni sanitarie a ridurre al minimo procedure, diagnosi e trattamenti non necessari, riducendo infine le spese. Sia la gestione dell'utilizzo che le soluzioni di gestione delle pratiche mediche devono integrarsi con gli EHR per essere il più efficaci possibile. Il software di gestione dell'utilizzo automatizza le approvazioni dei servizi medici, il che porta direttamente a vantaggi nella pianificazione del personale e nella cura del paziente.
Software di messaggistica conforme a HIPAA: La maggior parte delle comunicazioni che un'organizzazione sanitaria ha con i suoi pazienti deve aderire a HIPAA, ed è qui che entra in gioco il software di messaggistica conforme a HIPAA. Il software di gestione delle pratiche mediche semplifica il flusso di comunicazione e beneficia di uno strumento progettato per rispettare HIPAA quando si inviano messaggi di testo o e-mail.
Sfide con il software di gestione delle pratiche mediche
Mancanza di livelli di accesso: Non tutto il personale medico (dovrebbe) avere gli stessi livelli di accesso quando si tratta di accedere e condividere dati sensibili dei pazienti. Il software di gestione delle pratiche mediche dovrebbe supportare la creazione e l'applicazione di diversi livelli di accesso.
Non conformità: Uno dei vantaggi del software di gestione delle pratiche mediche è la sua capacità di automatizzare le misure di conformità attuali. Tuttavia, se il software non è in grado di monitorare gli aggiornamenti delle normative sulla conformità o di impostare flussi di lavoro per mantenere la pratica conforme, allora sta creando più vulnerabilità e rischi per l'organizzazione sanitaria. Le organizzazioni sanitarie devono adottare un approccio proattivo alla sicurezza e alla conformità.
Navigazione difficile del database: Sebbene la creazione di un database centralizzato di informazioni sui pazienti o sull'inventario delle strutture sia utile, quel repository è utile solo se ha una funzione di ricerca funzionante. Gli utenti dovrebbero testare la soluzione per garantire che la funzionalità di ricerca sia facile da navigare e aumenti la produttività clinica.
Mancanza di interoperabilità: L'integrazione semplificata con software medico autonomo, come EHR o software di telemedicina, è essenziale per l'efficacia del software di gestione delle pratiche mediche. Se il software scelto non comunica bene con altre soluzioni o reti esistenti, allora la soluzione di gestione delle pratiche non vale l'investimento. Il software dovrebbe ridurre la fatica amministrativa e aumentare l'efficienza della pratica.
Mancanza di supporto del fornitore: Il software di gestione delle pratiche mediche è progettato per automatizzare le attività amministrative e semplificare costantemente il flusso di lavoro amministrativo. Gli utenti dovrebbero essere in grado di rivolgersi al fornitore del software per il supporto clienti ogni volta che incontrano problemi o necessitano di risoluzione dei problemi.
Come acquistare il software di gestione delle pratiche mediche
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione delle pratiche mediche
Ci sono molte questioni da considerare quando si sceglie un software di gestione delle pratiche mediche. Ci sono spesso esigenze uniche da considerare quando si valuta il software da acquistare: dimensioni e numero di membri del team, processo di onboarding, costo del software, opzioni di supporto clienti del fornitore, compatibilità mobile e personalizzazione sono alcune di esse. Gli acquirenti devono determinare quale insieme di funzionalità aiuterà gli utenti a essere più efficienti e soddisfare le esigenze del processo di gestione delle richieste.
Confronta i prodotti di software di gestione delle pratiche mediche
Crea una lista lunga
Un elenco iniziale di potenziali soluzioni di gestione delle pratiche mediche dovrebbe includere qualsiasi prodotto che soddisfi i requisiti di funzionalità di base. A questo punto, gli acquirenti dovrebbero mirare a ottenere un'idea delle opzioni che soddisfano le loro esigenze essenziali.
Crea una lista breve
Dopo aver creato una lista lunga, è il momento di esaminare ogni prodotto in modo più dettagliato per determinare se sembra che soddisfi le esigenze dei fornitori di servizi sanitari interessati all'acquisto di questo software. Questo dovrebbe includere la valutazione delle funzionalità aggiuntive di ciascun prodotto oltre a quelle identificate come essenziali per determinare se funzionalità aggiuntive fornirebbero più valore, efficienza e requisiti di conformità. La scalabilità è particolarmente importante, così come determinare se nuove funzionalità possono essere aggiunte in futuro, come più utenti o più corsi.
Conduci demo
Le demo sono un'ottima opportunità per gli acquirenti di vedere come funziona il software. Solo i fornitori selezionati dovrebbero essere invitati a dimostrare le loro soluzioni. Le demo dovrebbero essere eseguite dal vivo, utilizzando il sistema, e non tramite presentazioni e screenshot. Tutti i fornitori dovrebbero seguire uno scenario predeterminato che simula i processi aziendali dell'acquirente. Gli acquirenti dovrebbero richiedere di vedere una dimostrazione dal punto di vista di tutti gli utenti per capire come appare l'interfaccia per entrambi i lati e garantire che sia facile da usare per tutti.
Quando si restringe l'elenco dei fornitori, gli acquirenti dovrebbero considerare di porre domande come:
- Come funziona il modello di prezzo di questo prodotto? Ci sono costi di capitale e ricorrenti? Quali sono i costi annuali di licenza e manutenzione?
- Quanto è conosciuto il fornitore? Hanno un numero considerevole di clienti nel mercato sanitario?
- Il software di gestione delle pratiche mediche è personalizzabile? Quanto costano i moduli o i plug-in aggiuntivi? Alcune funzionalità possono essere disattivate o modificate?
- Possono essere assegnate restrizioni specifiche per utente a seconda del tipo di utente?
- Quanto bene funziona il software di gestione delle pratiche mediche sui dispositivi mobili?
- Quanto facilmente può essere ampliato il software di gestione delle pratiche mediche per supportare un numero maggiore di utenti e contenuti?
- Quali tipi di report offre il software di gestione delle pratiche mediche?
- Il software di gestione delle pratiche mediche è conforme ai protocolli e alle normative di sicurezza e privacy sanitaria?
- Esiste un piano di recupero in caso di disastro? Dove sono ospitati i server?
Selezione del software di gestione delle pratiche mediche
Scegli un team di selezione
Per scegliere un team di selezione, i decisori devono coinvolgere esperti di materia di tutti i team che utilizzeranno il sistema. Per qualsiasi organizzazione, ciò probabilmente coinvolgerà professionisti sanitari, responsabili degli uffici, membri del personale e dipendenti della gestione delle richieste. Un amministratore IT dovrebbe anche essere presente per esprimere preoccupazioni tecniche sui prodotti. Il team di selezione dovrebbe essere una rappresentazione delle persone che utilizzeranno il sistema.
Negoziazione
Dopo aver individuato il prodotto preferito, è il momento di negoziare un pacchetto di prezzi. Gli acquirenti devono considerare il modello di prezzo del software, ad esempio se il venditore addebita una tariffa mensile fissa o, più comunemente, addebita una tariffa basata su quanti posti utente l'acquirente necessita. Gli acquirenti dovrebbero anche notare se possono negoziare per aggiungere più posti utente a un pacchetto che altrimenti soddisferebbe le loro esigenze. Potrebbero anche considerare di negoziare uno sconto in cambio della firma di un contratto pluriennale.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe spettare agli utenti principali del software, come medici, infermieri, responsabili degli uffici e membri del personale. Tutte le parti dovrebbero considerare se il software è facile da usare, facile da implementare, migliora l'efficienza operativa e consente una migliore esperienza del paziente.
Tendenze del software di gestione delle pratiche mediche
La tecnologia moderna sta finalmente impattando l'industria sanitaria e i suoi approcci a "nice to have" e "must have" quando si tratta di requisiti tecnologici. Migliorare l'esperienza del paziente è stato al centro dell'assistenza sanitaria per alcuni anni ormai, e la sua influenza è chiara nell'evoluzione dei portali per i pazienti, delle app mediche e di altre forme di coinvolgimento dei pazienti. Ma quali altre tendenze stanno impattando il mondo del software di gestione delle pratiche mediche?
Cybersecurity: Le violazioni della sicurezza dei dati e gli attacchi informatici hanno impattato direttamente l'industria sanitaria. Vengono prese più precauzioni e misure deliberate per proteggere le informazioni sui pazienti e qualsiasi pezzo di hardware o software che fa funzionare un ospedale o una pratica. Il software sanitario, in generale, sta adattando le sue funzionalità e rafforzando qualsiasi caratteristica legata alla sicurezza, quindi i fornitori di software di gestione delle pratiche mediche non sono diversi.
Intelligenza artificiale (AI): I progressi dell'AI o del machine learning (ML) hanno il potenziale per automatizzare ulteriormente e semplificare i processi quotidiani. Ad esempio, i modelli di moduli e di cartelle sono già caratteristiche comuni del software di gestione delle pratiche mediche, ma l'AI può fare un passo avanti e iniziare a riempire automaticamente il contenuto dei modelli basandosi su linguaggi ricorrenti. L'AI può anche aiutare con l'elaborazione dei dati, ottimizzare i risultati clinici e incorporare algoritmi predittivi nei compiti clinici e amministrativi.
Salute della popolazione: Creare un repository centralizzato di informazioni sui pazienti rende più facile generare report su tendenze nelle malattie, nei trattamenti e nella salute generale dei pazienti. L'integrazione senza soluzione di continuità tra EHR e software di gestione delle pratiche mediche cattura tendenze accurate nella salute dei pazienti. L'accuratezza nella traduzione di questo tipo di dati sui pazienti può portare a migliori opzioni di trattamento e offerte di cure basate sul valore, che possono ulteriormente ridurre i costi generali o lo stress inutile su risorse umane o fisiche.
Riconciliazione di più pratiche: Una pratica medica non è necessariamente una singola struttura. Aggiungi la telemedicina, e la pratica potrebbe benissimo richiedere più soluzioni per tenere traccia di tutti i dati in arrivo. Il software di gestione delle pratiche mediche basato su cloud rende facile l'archiviazione e la condivisione della documentazione clinica. Sfruttare il software per promuovere la riconciliazione e la continuità tra le pratiche è il passo logico successivo.
