Migliori Software di gestione dei registri pubblici
Il software di gestione dei registri pubblici aiuta le agenzie governative ad archiviare, gestire e digitalizzare i registri pubblici, spesso con lo scopo di supportare le richieste di Libertà di Informazione (FOI) fatte dai cittadini; i documenti comuni includono registri fondiari, licenze di matrimonio, certificati di nascita e morte e contratti legali. Le soluzioni di gestione dei registri pubblici automatizzano il flusso di lavoro per indirizzare le richieste di registri, indipendentemente da come sono state ricevute, alle parti appropriate e gestire l'elaborazione dei pagamenti. Assicurano anche la privacy e la sicurezza delle informazioni sensibili del governo, redigendo documenti per evitare di divulgare dettagli riservati ai cittadini. Tipicamente, questi prodotti forniscono un portale pubblico front-end per consentire la ricerca dei registri pubblici e la raccolta delle richieste dei cittadini per detti registri, e i richiedenti possono tracciare la loro richiesta dall'accettazione al completamento.
Internamente, queste soluzioni offrono alle agenzie governative una funzionalità simile a quella del software di archiviazione delle informazioni aziendali. Negli Stati Uniti, le agenzie federali sono obbligate a gestire tutti i registri elettronicamente a partire dal 2020; pertanto, i sistemi di gestione dei registri pubblici sono ora una necessità per molte entità governative americane. Consentono alle agenzie di caricare e memorizzare molti dei loro registri elettronicamente, con funzionalità di indicizzazione per un rapido recupero per rispondere alle richieste. Il software di gestione dei registri pubblici mantiene anche tracce di audit per tutti i registri per monitorare quando vengono acceduti e da chi. La maggior parte delle soluzioni offre funzionalità di reportistica e analisi per tracciare le metriche di performance e identificare le tendenze nei tipi di richieste di registri effettuate.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di Gestione dei Registri Pubblici, un prodotto deve:
Consentire la creazione di moduli di richiesta per supportare diversi tipi di richieste di registri pubblici Facilitare la costruzione di assegnazioni di flusso di lavoro personalizzate Fornire strumenti di comunicazione per cittadini e dipendenti governativi Memorizzare i registri pubblici elettronicamente o integrarsi con soluzioni dedicate alla gestione dei documenti Conformarsi ai programmi normativi che proteggono le informazioni sensibili del governo, come FedRAMP, CJIS e HIPAAIl miglior Software di gestione dei registri pubblici a colpo d'occhio
G2 è orgogliosa di mostrare recensioni imparziali sulla soddisfazione user nelle nostre valutazioni e rapporti. Non permettiamo posizionamenti a pagamento in nessuna delle nostre valutazioni, classifiche o rapporti. Scopri di più sulle nostre metodologie di valutazione.
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Scopri di più su Software di gestione dei registri pubblici
Che cos'è il software di gestione dei registri pubblici?
Il software di gestione dei registri pubblici aiuta le agenzie governative e le organizzazioni del settore pubblico a gestire e mantenere efficacemente i registri pubblici. I registri pubblici sono documenti ufficiali e informazioni create e conservate dal governo, istituzioni pubbliche o altre organizzazioni accessibili al pubblico. Questi registri sono soggetti a determinate restrizioni legali e di privacy.
I sistemi di gestione dei registri pubblici offrono alle agenzie governative una soluzione centralizzata e digitale end-to-end per organizzare, tracciare, archiviare, recuperare e smaltire i registri pubblici. Questi prodotti semplificano l'intero ciclo di vita dei registri, dalla creazione allo smaltimento, garantendo la conformità ai requisiti legali e normativi.
Al contrario, i cittadini che interagiscono con i registri pubblici beneficiano della trasparenza e dell'accessibilità del software di gestione dei registri pubblici. Il software consente ai cittadini di richiedere i registri pubblici in modo più efficiente offrendo portali pubblici e meccanismi di tracciamento, incoraggiando un maggiore coinvolgimento civico.
Migliorando la capacità dei cittadini di richiedere e ricevere registri pubblici, questi prodotti software favoriscono un senso più forte di responsabilità e cooperazione tra gli enti governativi e il pubblico che servono.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione dei registri pubblici?
Le seguenti sono alcune caratteristiche principali all'interno del software di gestione dei registri pubblici che possono aiutare gli utenti in diversi modi:
Cattura e archiviazione dei documenti: Questo consente la cattura e l'archiviazione digitale dei registri pubblici, garantendo un'archiviazione, indicizzazione e recupero delle informazioni efficienti, migliorando così l'accessibilità e il recupero.
Accesso basato sui ruoli: Questo consente agli amministratori di stabilire e supervisionare le autorizzazioni degli utenti, garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere ai registri designati. Questa caratteristica aiuta a mantenere la riservatezza dei dati e a prevenire la divulgazione non autorizzata di informazioni sensibili.
Redazione: La redazione aiuta a bloccare selettivamente le informazioni sensibili all'interno dei documenti che invadono la privacy personale e compromettono la sicurezza. Le funzionalità di redazione digitale automatizzano questo processo stabilendo regole di esenzione che si applicano a tutti i documenti, garantendo che tipi specifici di informazioni, come numeri di previdenza sociale, numeri di telefono e cartelle cliniche, siano oscurati quando vengono effettuate richieste di registri pubblici.
Automazione del flusso di lavoro: I flussi di lavoro automatizzati semplificano i processi di revisione e approvazione per i registri pubblici. Il suo design flessibile consente la personalizzazione per soddisfare i requisiti unici di diverse organizzazioni, migliorando così il tempo complessivo di elaborazione delle richieste. Il software può anche automatizzare varie attività, come la classificazione dei registri, l'inserimento dei dati, l'instradamento delle richieste e i sistemi di notifica, con modelli personalizzabili, riducendo il carico di lavoro manuale e aumentando l'efficienza complessiva della gestione dei registri pubblici.
Strumenti di collaborazione: Più dipartimenti o utenti possono collaborare, visualizzare e lavorare simultaneamente sui registri pubblici. Consente inoltre ai richiedenti e al personale di comunicare se sorgono domande durante l'evasione della richiesta.
Monitoraggio della conformità: Il software di gestione dei registri pubblici aiuta a monitorare e gestire la conformità con le leggi e i regolamenti pertinenti che governano i registri pubblici. Aiuta a tracciare i programmi di conservazione dei registri, le scadenze e altri requisiti di conformità per evitare problemi legali e sanzioni.
Traccia di controllo: I sistemi di gestione dei registri pubblici creano una traccia di controllo dettagliata che registra tutte le attività relative ai registri pubblici, comprese le azioni degli utenti, le modifiche ai documenti e i tentativi di accesso. Questa caratteristica promuove la trasparenza e la responsabilità e aiuta a affrontare potenziali problemi o discrepanze.
Dashboard e report: Le funzionalità di dashboard e report forniscono una rappresentazione visiva degli indicatori chiave di prestazione (KPI), delle metriche dei registri e delle analisi dei dati relative alla gestione dei registri pubblici che coinvolgono gli stakeholder. Questo consente agli amministratori di prendere decisioni, identificare tendenze e ottimizzare i processi.
Portale pubblico: I cittadini possono utilizzare il portale per una gestione efficiente delle richieste. Man mano che vengono raggiunti i traguardi, il sistema può inviare notifiche ai cittadini, tenendoli informati sullo stato delle loro richieste. Il portale facilita anche la comunicazione tra cittadini e personale governativo.
Elaborazione dei pagamenti: I cittadini possono pagare online se ci sono tariffe associate a una richiesta di registri. Questi strumenti possono mantenere un record delle informazioni finanziarie e biografiche e produrre fatture per la fatturazione offline.
Quali sono i vantaggi del software di gestione dei registri pubblici?
Il software di gestione dei registri pubblici ha una varietà di vantaggi. Essi sono:
Sicurezza dei dati: Protegge i registri sensibili dall'accesso non autorizzato e dalle violazioni dei dati utilizzando misure di sicurezza dei dati robuste. Il software mitiga il rischio di perdita di dati aderendo a rigorose normative sulla protezione dei dati e implementando pratiche organizzative standardizzate. Questo software migliora la preparazione ai disastri offrendo soluzioni di archiviazione dati sicure come repository basati su cloud e backup automatici regolari.
Trasparenza dei registri: Promuove la trasparenza fornendo una piattaforma chiara e organizzata per accedere e condividere informazioni pubbliche con gli stakeholder. Il software migliora la fiducia e la fiducia del pubblico nelle agenzie governative fornendo un sistema trasparente e responsabile.
Aumento della produttività: Trovare i registri può richiedere tempo. I sistemi di gestione dei registri pubblici consentono ai richiedenti di cercare digitalmente i file e offrono funzionalità di richiesta online, risparmiando tempo, riducendo i costi e aumentando la produttività. Caratteristiche come report facili da usare che aiutano a identificare i colli di bottiglia e tracciare le richieste, flussi di lavoro automatizzati e notifiche di attività aiutano ad amplificare l'efficienza dei dipendenti e l'adempimento tempestivo.
Garantire la conformità normativa: Caratteristiche robuste e processi automatizzati aiutano a garantire l'aderenza ai requisiti normativi relativi alla gestione dei registri pubblici. Mantenendo registri accurati e aggiornati, l'organizzazione può ridurre al minimo il rischio di contenziosi e conseguenze legali, promuovendo un ambiente conforme e legalmente solido.
Chi utilizza il software di gestione dei registri pubblici?
Cittadini: Negli Stati Uniti, le leggi sui registri aperti—Freedom of Information Act (FOIA)—impongono la divulgazione completa o parziale di dati e documenti non rilasciati o non condivisi gestiti da enti federali, statali o altri enti pubblici statunitensi su richiesta. Allo stesso modo, numerosi governi a livello globale hanno le loro versioni di questa legislazione. Le agenzie governative utilizzano il software di gestione dei registri pubblici per recuperare e condividere i registri pubblici con i cittadini su loro richiesta effettuata tramite il portale pubblico del software.
Agenzie governative: La gestione dei registri pubblici per le agenzie governative è cruciale. I governi statali, federali e locali producono costantemente registri pubblici. Questi registri forniscono informazioni sulla condotta e sulle azioni intraprese che sono di interesse pubblico. Il software di gestione delle richieste di registri pubblici consente alle organizzazioni governative di accettare, elaborare e rispondere alle richieste FOIA.
Team legali: I team legali utilizzano il software di gestione dei registri pubblici per accedere a documenti legali, registri giudiziari e altre informazioni pubbliche cruciali per la gestione dei casi, condurre ricerche e preparare argomenti legali in modo efficiente e accurato.
Media e giornalismo: I giornalisti utilizzano i sistemi di gestione dei registri pubblici per accedere ai registri governativi, ai dati pubblici e alle informazioni storiche, consentendo loro di indagare su storie, verificare informazioni e fornire notizie affidabili e accurate.
Quali sono le alternative al software di gestione dei registri pubblici?
Le soluzioni alternative che possono sostituire parzialmente il software di gestione dei registri pubblici includono:
Sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM): I sistemi ECM offrono capacità complete di gestione dei registri e dei documenti, funzionalità avanzate di flusso di lavoro e collaborazione. Sebbene le soluzioni ECM possano gestire efficacemente i registri pubblici, spesso richiedono una configurazione più estesa per affrontare le specifiche sfumature legali e di conformità richieste per la gestione dei registri del settore pubblico.
Software di archiviazione delle informazioni aziendali: Il software di archiviazione delle informazioni aziendali può archiviare e gestire in modo sicuro grandi volumi di informazioni critiche, fornendo capacità di archiviazione a lungo termine e recupero efficiente per i registri pubblici archiviati.
Software correlato al software di gestione dei registri pubblici
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di gestione dei registri pubblici includono:
Software di eDiscovery: Il software di eDiscovery assiste nella ricerca e nel recupero di documenti specifici dal sistema di gestione dei registri pubblici rilevanti per i casi legali. Questo processo riduce la possibilità di trascurare dettagli importanti. Inoltre, il software migliora le capacità di reporting e analisi, rafforzando infine il processo decisionale legale.
Software di coinvolgimento dei cittadini: Il software di coinvolgimento dei cittadini facilita l'interazione tra enti governativi e cittadini, e quando combinato con il software di gestione dei registri pubblici, consente un accesso pubblico trasparente alle informazioni governative, feedback e servizi, promuovendo una cittadinanza più coinvolta e informata.
Sfide con il software di gestione dei registri pubblici
Il software di gestione dei registri pubblici può presentare una serie di sfide.
Trasformazione digitale e dati legacy: Molti registri pubblici erano tradizionalmente conservati in formati fisici ma ora vengono digitalizzati. Passare da sistemi basati su carta a formati digitali preservando l'integrità e l'accessibilità dei registri storici può essere complesso. Gli utenti hanno segnalato problemi di accuratezza, coerenza e completezza dei dati durante il processo di migrazione.
Privacy dei dati: Nonostante tutte le funzionalità di sicurezza offerte dal software di gestione dei registri pubblici, persistono potenziali preoccupazioni sulla privacy dei dati. Le violazioni dei dati rimangono un rischio, poiché anche i sistemi più sicuri possono essere vulnerabili. Inoltre, accessi impropri, minacce interne, mancanza di consapevolezza e formazione degli utenti e regolamenti in evoluzione possono creare complessità nella protezione dei registri pubblici.
Come acquistare il software di gestione dei registri pubblici?
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione dei registri pubblici
Raccogliere quante più informazioni possibili è cruciale durante la pianificazione dell'acquisto di un software di gestione dei registri pubblici per garantire che il software soddisfi le esigenze dell'organizzazione. Ecco alcune domande da porre durante la ricerca di una soluzione software di gestione dei registri pubblici:
- Quali sono le caratteristiche chiave?
- Il software è intuitivo e facile da usare o richiede una formazione estesa?
- Il software è personalizzabile per allinearsi alle esigenze e ai flussi di lavoro dell'organizzazione?
- Come garantisce il software la sicurezza e la riservatezza dei registri pubblici sensibili?
- È conforme alle normative e agli standard pertinenti per la gestione dei registri pubblici, come HIPAA o GDPR?
- Il software può integrarsi con altri sistemi utilizzati dall'organizzazione?
- Il fornitore offre formazione per il team su come utilizzare il software e offre supporto tecnico continuo in caso di problemi?
- Qual è la struttura dei prezzi e il costo include le spese di licenza, i costi di implementazione e la manutenzione continua?
- Il software può gestire la potenziale crescita delle esigenze di gestione dei registri dell'agenzia nel tempo e ci sono costi aggiuntivi associati all'espansione?
- Il software può assistere nella migrazione dei registri pubblici esistenti dal sistema attuale con integrità dei dati?
- Il fornitore fornisce aggiornamenti e miglioramenti regolari al software e gli aggiornamenti sono inclusi nel prezzo o richiedono costi aggiuntivi?
Rispondere a queste domande potrebbe essere difficile. Tuttavia, forniscono una solida base su cui costruire la lista lunga.
Confrontare i prodotti software di gestione dei registri pubblici
Creare una lista lunga
Dato il numero di opzioni tra cui scegliere nel mercato del software di gestione dei registri pubblici, è cruciale valutare e confrontare le risposte alle domande sopra. In questa fase, è anche essenziale valutare la reputazione del fornitore e le esperienze degli acquirenti di organizzazioni simili leggendo recensioni autentiche su G2.com.
Creare una lista corta
Dopo aver compilato le risposte alle domande sopra e averle confrontate, il passo successivo è approfondire ciascun software di gestione dei registri pubblici con maggiore attenzione. Gli acquirenti devono fare un confronto dettagliato fianco a fianco per verificare se il software si allinea ai requisiti dell'organizzazione.
Questo include la valutazione di funzionalità e caratteristiche aggiuntive oltre alle funzionalità essenziali del sistema di gestione dei registri pubblici che potrebbero beneficiare l'organizzazione. Gli acquirenti possono utilizzare le recensioni e le funzionalità di confronto di G2 per confrontare i prodotti e restringere la loro lista.
Condurre dimostrazioni
Dopo aver selezionato i fornitori, gli acquirenti possono richiedere dimostrazioni per ottenere un'esperienza pratica e valutare l'idoneità del software per le loro esigenze specifiche. È importante notare che per un'esperienza di dimostrazione senza problemi, gli utenti dovrebbero assicurarsi che il fornitore sia ben informato sulle loro esigenze e requisiti in anticipo. Questa preparazione consente al fornitore di adattare efficacemente la loro presentazione.
Durante la dimostrazione, gli utenti dovrebbero esplorare vari aspetti, come testare le capacità di scansione e caricamento dei documenti del software, comprendere la funzionalità della caratteristica di redazione e apprendere il flusso di lavoro del software per la gestione delle richieste. Comprendere come il software semplifica il processo per i cittadini che fanno richieste rispetto ai dipendenti che rispondono a queste richieste fornisce preziose informazioni sulla praticità e facilità d'uso del software.
Simulando scenari e cercando spiegazioni dettagliate in aree specifiche, gli utenti possono comprendere meglio come il software si allinea alle loro esigenze operative e alla conformità normativa, consentendo un processo decisionale ben informato.
Selezione del software di gestione dei registri pubblici
Scegliere un team di selezione
Scegliere il giusto team di selezione per decidere la migliore soluzione software è fondamentale. Il team di selezione per il software di gestione dei registri pubblici dovrebbe includere diverse persone con le competenze, gli interessi e il tempo richiesti dal team di gestione dei registri, dal team IT, dal team legale e di conformità e dai leader chiave di diversi dipartimenti.
Negoziazione
Il prezzo è una decisione chiave che potrebbe fare o rompere un accordo. Gli acquirenti devono discutere la struttura dei prezzi e verificare se ci sono spese di licenza o costi aggiuntivi. Gli acquirenti possono richiedere preventivi da più fornitori, confrontarli e usarli come leva per negoziare condizioni migliori con il loro fornitore preferito.
L'acquirente deve prestare attenzione ai termini del contratto, inclusa la durata dell'accordo e i termini di rinnovo, e può negoziare termini che funzionano per le esigenze a lungo termine della loro organizzazione e non dovrebbe esitare a chiedere sconti, specialmente se stanno considerando un impegno a lungo termine. Una volta che l'acquirente ha raggiunto un accordo, deve assicurarsi che i termini negoziati siano documentati nel contratto per evitare malintesi in seguito.
Decisione finale
Gli acquirenti possono optare per una prova del software, se possibile. Provare il software consente agli utenti di valutare le sue caratteristiche in modo pratico. Dopo la prova, gli utenti possono raccogliere feedback che contribuiscono al processo decisionale finale. La decisione finale richiede il consenso dell'intero team di selezione, che garantisce l'allineamento con i requisiti dell'organizzazione.
Quanto costa il software di gestione dei registri pubblici?
Il costo del software di gestione dei registri pubblici è influenzato da fattori come l'industria, la regione geografica, le caratteristiche e le funzionalità e l'azienda che offre il software.
Ci sono generalmente due modi principali per acquistare questo software: un acquisto una tantum o un modello di abbonamento. Il costo iniziale di un acquisto una tantum è più alto di quello di un abbonamento, ma elimina le spese continue per l'utilizzo del software anno dopo anno. D'altra parte, un modello di abbonamento è solitamente più conveniente inizialmente. Consente maggiore flessibilità, ma potrebbe limitare il numero di utenti che possono accedervi contemporaneamente.
La personalizzazione e le integrazioni potrebbero anche comportare spese aggiuntive. Pertanto, ottenere preventivi esatti per tutte le caratteristiche offerte da diversi fornitori e confrontarli è cruciale. Molti fornitori offrono anche prove gratuite o versioni limitate del software di gestione dei registri pubblici per le organizzazioni da provare prima di prendere un impegno finanziario.
Tendenze del software di gestione dei registri pubblici
Adozione crescente delle piattaforme cloud
Il cloud offre accessibilità remota, scalabilità, efficienza dei costi e aggiornamenti automatici, favorendo la collaborazione mentre migliora la sicurezza e garantisce la conformità alle leggi. Le organizzazioni beneficiano di una riduzione dei costi IT e di un robusto recupero in caso di disastri.
Integrazione delle capacità di intelligenza artificiale
L'intelligenza artificiale e l'automazione vengono integrate nel software di gestione dei registri pubblici per semplificare i processi di gestione dei registri, categorizzare i dati e migliorare le capacità di ricerca. Questo ha migliorato l'efficienza complessiva della gestione dei registri riducendo lo sforzo manuale.
