Scopri di più su Software di chat dal vivo
Che cos'è il software di chat dal vivo?
Il software di chat dal vivo consente ai visitatori di un sito web di ottenere una risposta in tempo reale dagli agenti del servizio clienti di un'azienda, dai rappresentanti di vendita o dagli assistenti virtuali. Questi prodotti sono generalmente implementati come un widget nell'angolo inferiore del sito web di un'azienda e possono essere attivati quando un utente clicca sul widget. In alternativa, una finestra di chat pop-up può invitare un utente a iniziare una conversazione.
Le soluzioni di chat dal vivo possono essere utilizzate in una vasta gamma di contesti, tra cui il servizio clienti, il supporto tecnico, le vendite e il marketing. Più spesso, le aziende implementano la chat dal vivo per fornire ai visitatori del sito web un canale diretto per ricevere supporto clienti in tempo reale. Ad esempio, gli agenti di chat dal vivo possono assistere i visitatori nella navigazione del sito web o rispondere a domande sui prodotti o servizi di un'azienda. La chat dal vivo è anche un metodo efficace per la generazione di lead. Quando un visitatore del sito web è interessato all'acquisto di un prodotto o servizio, la chat dal vivo può essere utilizzata per metterlo in contatto con un rappresentante di vendita. Se un rappresentante non è disponibile, i widget di chat dal vivo includono un modulo di acquisizione lead per raccogliere le informazioni del potenziale cliente in modo che un venditore possa ricontattarlo il prima possibile.
Sebbene le finestre di chat dal vivo esistano su un sito web 24/7, ciò non significa che un'azienda debba avere i suoi agenti disponibili per rispondere alle richieste tutto il giorno. Una modalità offline consente ai visitatori del sito web di inviare domande o preoccupazioni che possono essere gestite sia da un chatbot che da un agente quando la chat dal vivo è di nuovo online. La chat dal vivo spesso serve come prima linea di difesa di un'azienda per aiutare gli agenti di chat a rispondere a domande rapide e a gestire preoccupazioni più profonde in modo organizzato. L'obiettivo di questi prodotti è aumentare l'efficienza sia per l'agente che per il cliente.
Quali tipi di software di chat dal vivo esistono?
Soluzioni solo testo
Il software di chat dal vivo solo testo consente agli agenti e ai clienti di comunicare tramite testo. Tipicamente, il cliente verrà avvicinato da una finestra di chat pop-up che aiuta a iniziare una conversazione.
Soluzioni vocali o video
Il software di chat dal vivo con capacità video o vocali, oltre al testo, consente una conversazione più personalizzata con i clienti. Le conversazioni video sono particolarmente utili per domande complesse che richiedono una rappresentazione visiva. Le conversazioni video faccia a faccia non sono le uniche caratteristiche della chat dal vivo video e vocale; gli utenti possono abilitare la condivisione dello schermo per trasmettere visivamente un problema difficile da spiegare tramite testo.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di chat dal vivo?
La funzionalità della chat dal vivo può variare da prodotto a prodotto. Quando si considera una soluzione di chat dal vivo per un'azienda, è importante considerare quali caratteristiche saranno più utili per il caso d'uso particolare. Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali all'interno del software di chat dal vivo:
Analisi: I report relativi all'analisi della chat dal vivo forniscono agli amministratori informazioni sulle metriche del servizio clienti come il tempo di risposta del supporto, le prestazioni complessive del supporto e la soddisfazione del cliente. Queste informazioni aiutano i manager a comprendere i punti di forza e di debolezza dell'esperienza del cliente e delle prestazioni del team.
Monitoraggio dei visitatori: Il monitoraggio in tempo reale dei visitatori traccia dove si trovano i visitatori sul sito web e quanto tempo rimangono su una determinata pagina web. Queste informazioni danno un'idea di dove i visitatori si stanno dirigendo su una pagina web e possono persino aiutare a generare lead.
Modelli di risposta: Per domande comuni, le risposte predefinite sono molto efficienti. Gli agenti possono avere risposte pronte da inviare non appena si presenta una domanda comune.
Branding: Poiché la chat dal vivo esiste sul sito web di un'azienda, è importante che il widget e la finestra di conversazione corrispondano al branding e al design del sito web dell'azienda. Per raggiungere questo obiettivo, i prodotti di chat dal vivo offrono opzioni di design personalizzabili per cambiare i colori e le immagini dell'applicazione. Le funzionalità di personalizzazione del branding garantiscono un'esperienza di marca senza soluzione di continuità per i clienti.
Feedback dei clienti: Dopo una conversazione di chat dal vivo, un cliente può valutare la conversazione e condividere un feedback su se la sua domanda è stata gestita adeguatamente o meno. I manager possono utilizzare questo feedback per comprendere meglio la qualità del lavoro di un agente.
Messaggi proattivi: Sebbene la chat dal vivo sia già una risorsa accessibile, è utile per i visitatori del sito web essere invitati con un saluto pop-up amichevole per far loro sapere che sono invitati a chattare quando vogliono. Un messaggio proattivo è un modo accessibile per invogliare i visitatori a comunicare con l'azienda.
Integrazioni: I prodotti di chat dal vivo dovrebbero integrarsi senza problemi con lo stack tecnologico di un'azienda per garantire che le informazioni condivise nelle conversazioni di chat siano disponibili tra i dipartimenti. Le integrazioni con il software CRM sono importanti per memorizzare e accedere alle informazioni sui clienti durante una conversazione di supporto, nonché per aggiungere nuovi contatti per la generazione di lead. La chat dal vivo si integra tipicamente con altre soluzioni di servizio clienti, in particolare i help desk, per migliorare le esperienze dei clienti omnicanale.
Molte soluzioni di software di chat dal vivo offriranno anche le seguenti funzionalità:
Quali sono i vantaggi del software di chat dal vivo?
Le aziende di tutti i tipi beneficiano dell'uso del software di chat dal vivo per fornire supporto clienti istantaneo e accessibile. L'uso della chat dal vivo rende il supporto clienti più efficiente sia per l'agente che per il cliente per diversi motivi:
Coinvolgimento del cliente: La chat dal vivo è un modo semplice e accessibile per i clienti di avvicinarsi a un'azienda. I clienti sono più propensi a interagire rispetto a quando l'azienda offre solo supporto telefonico ed email, grazie alla sua convenienza.
Supporto in tempo reale: Con la chat dal vivo, i visitatori del sito web non devono aspettare molto per una risposta a una domanda semplice. Senza un lungo tempo di attesa, i visitatori sono più propensi a interagire con l'azienda, sapendo che il loro tempo non viene sprecato. In confronto, le richieste inviate via email o social media hanno un tempo di risposta imprevedibile. Poiché le domande ricevono risposta rapidamente, gli agenti sono più produttivi e gestiscono più richieste.
Efficienza e produttività migliorate: Rispetto alle telefonate, la chat dal vivo è relativamente economica e richiede meno sforzo sia per il cliente che per l'agente. Inoltre, è facile multitasking tra diverse conversazioni di chat dal vivo, consentendo più supporto in meno tempo. Poiché la chat dal vivo richiede la lettura e la digitazione, le conversazioni hanno più tempo morto tra i messaggi. Questo consente agli agenti del servizio clienti di multitasking e gestire più finestre di chat contemporaneamente. A seconda di quante conversazioni sono in corso, gli agenti possono anche utilizzare il tempo morto per parlare al telefono con un altro cliente mentre gestiscono le conversazioni di chat dal vivo.
Generazione di lead: La chat dal vivo è accessibile per i clienti, quindi è un modo semplice per iniziare una conversazione di vendita. L'informalità della chat dal vivo rende una conversazione di vendita più confortevole per il cliente, quindi è un'ottima opportunità per concludere una vendita.
Chi utilizza il software di chat dal vivo?
I professionisti che comunicano direttamente con i clienti, come i team del servizio clienti e i team di vendita, utilizzano la chat dal vivo per chattare istantaneamente con i clienti o raccogliere dati sulle conversazioni che i clienti hanno con gli agenti del servizio clienti.
Servizio clienti: I team del servizio clienti utilizzano il software di chat dal vivo per comunicare con i visitatori del sito web che utilizzano la funzione per fare domande o esprimere preoccupazioni. Se eventuali reclami devono essere inoltrati, gli agenti di chat possono utilizzare le funzionalità di instradamento per trasferire la conversazione a un manager. Quando si acquista una soluzione di chat dal vivo per il servizio clienti, le aziende dovrebbero ricordarsi di cercare prodotti che si integrino con il software di supporto esistente dell'azienda.
Vendite: I team di vendita possono utilizzare il software di chat dal vivo per generare lead. Poiché l'acquirente sta esprimendo interesse per l'azienda avviando una conversazione utilizzando la funzione di chat dal vivo, è un'ottima opportunità per avviare una conversazione di vendita. Se un'azienda vuole implementare la chat dal vivo per accelerare le vendite e migliorare i tassi di conversione, è importante trovare un prodotto che si integri con il CRM o il sistema di registrazione.
Software correlato al software di chat dal vivo
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme agli strumenti di chat dal vivo includono:
Software di help desk: Il software di help desk fornisce un sistema di ticketing per i team del servizio clienti per organizzare e rispondere alle richieste riguardanti i prodotti o servizi di un'azienda. Tradizionalmente, gli help desk ricevono richieste dei clienti da email e moduli web, ma queste soluzioni stanno sempre più supportando il servizio clienti omnicanale incorporando altri canali come i social media, la chat dal vivo, gli SMS e la tecnologia dei call center. Di conseguenza, molte soluzioni di help desk includono uno strumento di chat dal vivo.
Software di self-service per i clienti: Il software di self-service per i clienti fornisce una piattaforma per gli utenti finali, i potenziali clienti o i clienti per accedere alle informazioni e svolgere compiti senza l'assistenza dei rappresentanti del supporto clienti. Il self-service per i clienti può assumere molte forme diverse e può includere chatbot, assistenti virtuali intelligenti, basi di conoscenza, FAQ e forum della comunità.
Software di servizio clienti sui social: Le aziende utilizzano il software di servizio clienti sui social per assistere i loro clienti tramite reti sociali e app di messaggistica sociale. Queste soluzioni raccolgono le richieste dei clienti dai social media e le assegnano ai membri del team di supporto. Mentre il software di chat dal vivo consente ai clienti di ricevere supporto quando visitano il sito web di un'azienda, il servizio clienti sui social consente ai team di supporto di rispondere proattivamente ai reclami o alle domande dei clienti. Alcuni strumenti di chat dal vivo offrono la possibilità di trasferire le interazioni di chat alle piattaforme di messaggistica sociale, in modo che la conversazione possa essere continuata sulla piattaforma preferita dal cliente.
Software di marketing conversazionale: Gli strumenti di chat dal vivo possono integrarsi con o includere funzionalità del software di marketing conversazionale. Il marketing conversazionale aiuta le aziende a migliorare i tassi di conversione identificando e coinvolgendo i potenziali clienti durante il loro percorso di acquisto. Questi prodotti accelerano il processo di acquisto trasferendo i lead qualificati ai rappresentanti di vendita o facilitando le conversazioni di follow-up se un cliente non è ancora pronto per acquistare.
Software di chatbot: I chatbot, spesso chiamati agenti virtuali o assistenti virtuali, vengono utilizzati al posto di un essere umano per svolgere compiti specifici o fornire informazioni basate su richieste scritte o parlate. Gli strumenti di supporto clienti, come la chat dal vivo, l'help desk o le soluzioni di contact center, possono già avere i chatbot implementati come prima linea di difesa quando si tratta di clienti.
Sfide con il software di chat dal vivo
Sebbene il software di chat dal vivo possa essere implementato relativamente rapidamente, l'adozione di questi strumenti può comportare ulteriori sfide. Prima di acquistare il software di chat dal vivo, le aziende devono assicurarsi di avere un piano per affrontare i potenziali problemi prima che si presentino.
Aumento delle richieste di supporto: Naturalmente, aggiungere un mezzo immediato e accessibile per i clienti di contattare l'azienda comporterà un afflusso di richieste di supporto e conversazioni. Per evitare di sovraccaricare il team di supporto chat dell'azienda, le aziende possono implementare gradualmente il prodotto di chat dal vivo. Gli utenti possono anche desiderare di aprirlo a segmenti più piccoli di clienti nel tempo piuttosto che tutti in una volta.
Formazione del personale: Una parte importante del supporto clienti è empatizzare con il cliente. Anche per richieste semplici, è importante che gli agenti risultino amichevoli e accessibili tramite chat dal vivo. Il tono è a volte difficile da leggere attraverso il testo, quindi è facile per i visitatori del sito web fraintendere un messaggio da un agente di supporto. Gli agenti dovrebbero essere formati su come esprimere empatia in forma testuale per prevenire qualsiasi supposizione di tono.
Messaggi spam o inappropriati: Sebbene l'accessibilità sia generalmente considerata benefica, apre la possibilità di scenari potenziali che coinvolgono messaggi inappropriati o irrilevanti. Fortunatamente, molte offerte di chat dal vivo hanno un filtro antispam o una funzionalità di blocco, che consente agli agenti di distinguere i messaggi reali o bloccare i clienti aggressivi.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software di chat dal vivo?
Qualsiasi azienda con un sito web può utilizzare il software di chat dal vivo. Questi prodotti sono vantaggiosi per aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole imprese alle grandi imprese. Tuttavia, ci sono alcuni tipi di aziende particolarmente adatti per la chat dal vivo.
E-commerce: I marchi di e-commerce e qualsiasi azienda che vende prodotti online dovrebbero considerare l'acquisto di una soluzione di chat dal vivo. Mentre i clienti navigano su un sito di e-commerce, possono incontrare problemi tecnici o avere domande su specifiche del prodotto, spedizioni o politiche di reso. La chat dal vivo offre l'opportunità per un'azienda di rispondere immediatamente alla domanda di un cliente, aumentando la possibilità che il cliente completi il suo acquisto.
Servizi: La chat dal vivo può essere molto vantaggiosa per le aziende nel settore dei servizi, in particolare nel settore bancario, sanitario, immobiliare, dei viaggi e dell'ospitalità. Per questi settori, un servizio clienti eccezionale è fondamentale per il successo dell'azienda. La chat dal vivo fornisce ai clienti e ai potenziali clienti una connessione istantanea con un'azienda in modo che possano risolvere rapidamente i problemi o avere le loro domande risposte.
Come acquistare il software di chat dal vivo
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di chat dal vivo
Che un'azienda stia acquistando una soluzione di chat dal vivo per la prima volta o stia cercando un sostituto, il primo passo è definire un elenco di requisiti che il prodotto deve soddisfare affinché l'azienda sia più produttiva. Questi requisiti aiuteranno gli acquirenti a restringere l'elenco dei prodotti da considerare.
Innanzitutto, gli acquirenti devono valutare la necessità del software di chat dal vivo e porsi le seguenti domande:
- Chi utilizzerà il prodotto più spesso?
- Quanti utenti (o posti) ci servono?
- Sarà utilizzato per il servizio clienti o il supporto tecnico?
- Il team di vendita lo utilizzerà per la generazione di lead o per guidare i clienti nel loro percorso di acquisto?
A questo punto, è anche importante elencare le funzionalità che saranno più utili per i team che utilizzano il prodotto. Per migliorare il self-service dei clienti e liberare il tempo dei membri del team, le aziende possono richiedere un prodotto che possa automatizzare i flussi di lavoro per risolvere i problemi dei clienti senza assistenza umana. Gli acquirenti devono considerare se il prodotto dovrebbe integrarsi con qualsiasi altro software utilizzato dall'azienda, come CRM o help desk.
Confrontare i prodotti di software di chat dal vivo
Creare una lista lunga
Basandosi sull'elenco dei requisiti, gli acquirenti dovrebbero creare una lista lunga di non più di 10 prodotti che sembrano soddisfare le esigenze aziendali. Consultare siti di recensioni online è un ottimo modo per iniziare la lista lunga. G2 ha migliaia di categorie di software con oltre 1 milione di recensioni verificate degli utenti. La categoria di software di chat dal vivo di G2 può aiutare gli acquirenti a trovare i prodotti più votati o più popolari basati sulle recensioni dei clienti verificati.
Creare una lista corta
Dopo aver consultato le recensioni dei clienti e creato una lista lunga di prodotti di software di chat dal vivo, le aziende devono iniziare a eliminare le opzioni che non funzioneranno per la loro attività. Il modo più semplice per farlo è eliminare prima i prodotti fuori budget. Le piccole imprese o le startup dovrebbero esaminare i piani tariffari di ciascun prodotto per determinare se il prodotto sarà ancora conveniente man mano che l'azienda cresce. A questo punto, gli acquirenti dovrebbero anche eliminare i prodotti che non offrono tutte le funzionalità richieste.
Condurre dimostrazioni
Una volta pronta una lista corta di circa tre-cinque prodotti, le aziende dovrebbero iniziare a contattare i fornitori per programmare dimostrazioni. Le dimostrazioni consentono agli acquirenti di esaminare più da vicino la funzionalità e la facilità d'uso di ciascuna soluzione di chat dal vivo. Questa potrebbe anche essere la prima opportunità per dare un'occhiata allo stile di onboarding e ai livelli di servizio di ciascun fornitore e determinare se sono utili e comunicativi e se si concentrano troppo sulla vendita.
Selezione del software di chat dal vivo
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione del software dell'azienda dovrebbe già includere un project manager per gestire il processo dall'inizio alla fine e uno sponsor esecutivo per garantire l'approvazione da parte dei decisori dell'azienda. Naturalmente, il team di selezione dovrebbe includere anche diversi dipendenti che utilizzeranno quotidianamente la chat dal vivo, come i rappresentanti di vendita o gli agenti del servizio clienti.
Negoziazione
Prima di firmare un contratto, gli acquirenti dovrebbero assicurarsi di negoziare per ottenere il miglior prezzo e chiedere eventuali sconti per cui la loro azienda potrebbe qualificarsi. Questo è anche il momento di discutere i servizi di implementazione e onboarding e i piani di pagamento.
Decisione finale
Infine, è il momento di decidere su un software di chat dal vivo e firmare sulla linea tratteggiata. Nei giorni e nei mesi successivi all'acquisto, gli acquirenti devono monitorare i progressi dell'azienda con il nuovo prodotto. La chat dal vivo funziona come previsto? Gli utenti hanno adottato completamente tutte le funzionalità? Il prodotto si adatterà alla crescita dell'azienda? Se la risposta a una di queste domande è "no", l'acquirente dovrebbe considerare di sollevare le preoccupazioni con il fornitore. Se non sono in grado di risolvere questi problemi, potrebbe essere il momento di cercare alternative.
Tendenze del software di chat dal vivo
Condivisione dello schermo
A volte le domande sono più facili da porre con i visual. Per aiutare a prevenire incomprensioni, la condivisione dello schermo consente al cliente di mostrare a un agente di supporto la base della loro domanda invece di comunicarla tramite testo. Poiché digitare le domande può essere un processo lungo per problemi complessi, la condivisione dello schermo può aiutare a risparmiare tempo e prevenire frustrazioni sia per il cliente che per l'agente.
Automazione
Utilizzare chatbot e risposte automatiche per preoccupazioni semplici dei clienti significa che non è necessario avere un agente online 24/7. Man mano che l'intelligenza artificiale diventa più desiderabile per aiutare le aziende ad automatizzare i processi, i fornitori di chat dal vivo continuano ad aggiungere funzionalità come risposte intelligenti e flussi di lavoro automatizzati ai loro prodotti. Queste opzioni garantiscono che i clienti ricevano assistenza a qualsiasi ora, mantenendo la soddisfazione del cliente e generando costantemente lead.
