Il software di collaborazione sui contenuti cloud fornisce soluzioni dedicate di archiviazione cloud e condivisione di file per documenti, immagini, video, fogli di calcolo e altri file creati e utilizzati dalle aziende. Questi strumenti fungono da repository flessibili e sincronizzati per tutti i contenuti aziendali, con l'obiettivo di essere una soluzione unica per archiviare, condividere, creare, collaborare e recuperare contenuti su più dispositivi.
Per i team remoti e ibridi, le soluzioni di collaborazione sui contenuti cloud facilitano l'accesso e la co-modifica dei file in tempo reale da varie località. I team di marketing le utilizzano per condividere risorse di campagne con i clienti. I team legali e di conformità utilizzano i prodotti di collaborazione sui contenuti cloud per gestire le revisioni dei contratti e la documentazione regolamentata. Queste soluzioni supportano anche i team di prodotto e design nel coordinare strategie di lancio e contenuti visivi, e consentono ai team finanziari di condividere in modo sicuro rapporti e documenti normativi tra dipartimenti e con partner esterni.
C'è una significativa sovrapposizione tra software di collaborazione sui contenuti cloud, software di gestione documentale e software di gestione dei contenuti aziendali (ECM) in termini di funzionalità. Tuttavia, come suggerisce il nome, gli strumenti di gestione dei contenuti aziendali sono progettati per aziende e organizzazioni di livello enterprise, offrendo una sicurezza più rigorosa, una maggiore capacità di archiviazione e opzioni di implementazione on-premises. Gli strumenti di gestione documentale si concentrano sul controllo del ciclo di vita dei documenti e sui repository di file centralizzati. I migliori strumenti di collaborazione sui contenuti cloud possono integrarsi con ECM e altri sistemi di gestione dei contenuti per creare un ecosistema completo di archiviazione dei contenuti.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Collaborazione sui Contenuti Cloud, un prodotto deve:
Fornire archiviazione basata su cloud per diversi tipi di file
Sincronizzare i file tra repository e dispositivi
Fornire strumenti per la condivisione di file sia esterna che interna
Supportare la gestione delle versioni tra i file
Offrire accesso ai file da più dispositivi
Consentire la condivisione sicura e conforme dei file con monitoraggio in tempo reale e mitigazione dei rischi
Presentare strumenti di collaborazione prominenti
