Scopri di più su Software per istruzioni di lavoro
Che cos'è il Software per Istruzioni di Lavoro?
Il software per istruzioni di lavoro, noto anche come istruzioni di lavoro visive o software per istruzioni di lavoro digitali, consente agli utenti di creare e distribuire istruzioni passo-passo per le procedure aziendali, permettendo alle aziende di ottimizzare i loro flussi di lavoro. Mentre strumenti come il software di gestione della conoscenza offrono una base di conoscenza per articoli di testo e altri tipi di media informativi, le soluzioni per istruzioni di lavoro consentono agli utenti di creare guide dettagliate per processi distinti, complete di suggerimenti, immagini e video.
Le guide di istruzioni sono universalmente utili, ma le industrie che richiedono compiti manuali e meccanici trovano più valore nelle piattaforme dedicate alle istruzioni di lavoro. Industrie come la manifattura, il petrolio e il gas, e i servizi sul campo sono solo alcune di quelle che traggono maggior beneficio dalle istruzioni di lavoro visive. Alcuni fornitori di istruzioni di lavoro offrono persino componenti aggiuntivi specifici per l'industria che includono funzionalità che soddisfano le esigenze dei loro casi d'uso.
Quali sono le Caratteristiche Comuni del Software per Istruzioni di Lavoro?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche fondamentali del software per istruzioni di lavoro che possono aiutare gli utenti a creare guide pratiche passo-passo per le loro procedure aziendali:
Creazione di guide visive: Gli utenti possono creare guide visive composte da testo, liste di controllo, foto e video che spiegano come eseguire determinati compiti. Nuove guide possono essere create per ciascuna procedura diversa che un'azienda ha, e queste guide possono essere tutte memorizzate in un luogo centrale in modo che tutti i dipendenti possano accedervi.
Monitoraggio delle prestazioni: Se i dipendenti sono tenuti a utilizzare la piattaforma di istruzioni di lavoro dell'azienda per seguire le guide e spuntare i compiti man mano che vengono completati, i manager possono utilizzare questi dati in tempo reale per monitorare le prestazioni e l'efficienza a livello di dipendente, team e azienda.
Analisi e reportistica: Le piattaforme di istruzioni di lavoro possono raccogliere dati basati sull'attività dei dipendenti sulla piattaforma per aiutare gli utenti a creare report sulla produzione, formazione, tempi di inattività, ecc.
Registrazione dello schermo: Se un compito deve essere eseguito su un computer, gli amministratori possono registrare il loro schermo per dimostrare come un compito deve essere completato e aggiungere la registrazione dello schermo alla guida specifica per quel compito.
Quali sono i Vantaggi del Software per Istruzioni di Lavoro?
Oltre ad aiutare a standardizzare le procedure aziendali, il software per istruzioni di lavoro ha altri vantaggi, tra cui il risparmio di tempo e il miglioramento del morale dei dipendenti.
Standardizza i processi: Le piattaforme di istruzioni di lavoro digitalizzano e raccolgono documenti cartacei o procedure che sono state documentate e collocate in fonti disparate in tutta l'azienda. Questa piattaforma diventa l'unica fonte di verità per le istruzioni, fornendo guide su come completare la maggior parte, se non tutte, le attività.
Risparmia tempo nella documentazione delle procedure: Poiché questo software è progettato per soddisfare le esigenze di manager e lavoratori, fornisce gli strumenti necessari, come modelli e strumenti di creazione e pubblicazione, per documentare e distribuire rapidamente e accuratamente le procedure di lavoro.
Riduce la riqualificazione: Poiché le guide sono raccolte in una biblioteca centrale sulle piattaforme di istruzioni di lavoro, i dipendenti possono accedervi in qualsiasi momento per rivedere le procedure che hanno appreso in passato. Inoltre, man mano che le procedure cambiano all'interno di un'organizzazione, gli amministratori possono aggiornarle all'interno della piattaforma di istruzioni di lavoro invece di informare e formare individualmente i dipendenti.
Riduce gli errori dei dipendenti: I dipendenti possono anche avere queste guide aperte mentre completano i compiti in tempo reale, in modo da assicurarsi di seguire correttamente ogni passaggio per evitare errori. Questo è particolarmente utile per i lavoratori che apprendono visivamente. Essere in grado di vedere una lista di controllo o video che mostrano come eseguire un compito risuonerà meglio con questi lavoratori rispetto a essere semplicemente informati su cosa fare.
Migliora il morale: Le guide visive danno ai dipendenti l'autonomia di apprendere al proprio ritmo. Li autorizza a rivedere le procedure con cui non si sentono sicuri, impiegando più tempo su alcune sezioni mentre procedono più rapidamente su altre. Avere questo senso di controllo sulla propria formazione aiuta a migliorare il morale.
Chi Utilizza il Software per Istruzioni di Lavoro?
Ci sono alcuni diversi casi d'uso per il software per istruzioni di lavoro, come menzionato di seguito:
Postazioni di lavoro per la produzione e l'assemblaggio: Le istruzioni di lavoro elettroniche sono utili per i lavoratori in prima linea che lavorano con le mani su compiti di produzione e assemblaggio ripetitivi. Spesso, questi compiti sono sensibili al tempo poiché ci sono numerose persone coinvolte nella creazione di un singolo prodotto, e le guide di istruzioni aiutano a completarli rapidamente e accuratamente.
Istruzioni per il lavoro di servizio: Il lavoro di servizio spesso comporta l'aiuto ai clienti a risolvere vari problemi. Non ha sempre senso formare i lavoratori del servizio su ogni possibile problema che potrebbe sorgere, quindi le istruzioni di lavoro sono un buon modo per loro di formarsi mentre diversi problemi devono essere affrontati.
Dipartimento di formazione: Questo caso d'uso copre molte industrie, specialmente quelle con un alto turnover di dipendenti. Il tempo di formazione è spesso molto costoso, e le guide di formazione sono un metodo di auto-servizio per i dipendenti per formarsi da soli.
Quali sono le Alternative al Software per Istruzioni di Lavoro?
Le alternative al software per istruzioni di lavoro possono sostituire questo tipo di software, sia parzialmente che completamente:
Software di base di conoscenza: Il software per istruzioni di lavoro è essenzialmente un sottoinsieme del software di base di conoscenza. Le basi di conoscenza contengono informazioni relative a una vasta gamma di argomenti, mentre le istruzioni di lavoro includono informazioni più orientate all'azione.
Software per procedure operative standard (SOP): Le piattaforme SOP contengono informazioni simili alle piattaforme di istruzioni di lavoro. Tuttavia, le SOP sono più a livello generale rispetto alle istruzioni di lavoro. Le SOP riassumono le specifiche di un processo, mentre le istruzioni di lavoro si concentrano su compiti individuali e spiegano ciascuno dei passaggi delineati all'interno di una SOP.
Sfide con il Software per Istruzioni di Lavoro
Le soluzioni per istruzioni di lavoro possono presentare le proprie sfide.
Processi in rapido cambiamento: Il software per istruzioni di lavoro è utile in industrie e luoghi di lavoro dove i processi sono in continuo miglioramento e vengono aggiornati. Può aiutare a garantire che i dipendenti siano aggiornati con le ultime guide. Tuttavia, aggiornare la piattaforma con i processi più recenti può essere noioso e richiedere tempo.
Fornire ai lavoratori un'interfaccia digitale: Poiché il software per istruzioni di lavoro è un prodotto digitale, è necessario fornire un'interfaccia digitale, come un dispositivo mobile, un tablet o un laptop, ai dipendenti che utilizzeranno il software, il che può essere costoso.
Come Acquistare il Software per Istruzioni di Lavoro
Raccolta dei Requisiti (RFI/RFP) per il Software per Istruzioni di Lavoro
Prima di cercare una soluzione software per istruzioni di lavoro, gli acquirenti dovrebbero chiedersi quali obiettivi vogliono raggiungere con il software. Sono obiettivi più semplici, come solo convertire documenti cartacei in formato digitale? Oppure hanno bisogno di una revisione completa delle loro pratiche operative per renderle più automatizzate? Qualunque cosa sia, è importante annotarle prima di cercare il software poiché diverse soluzioni offrono diverse funzionalità e livelli di robustezza. Ecco alcune cose da considerare:
- Chi utilizzerà il software? Quanto deve essere facile da usare?
- Con quali altri sistemi e strumenti il software dovrà connettersi?
- Che tipo di contenuto verrà memorizzato nella piattaforma di istruzioni di lavoro e quanto spazio di archiviazione sarà necessario?
Confronta i Prodotti di Software per Istruzioni di Lavoro
Crea una lista lunga
Dopo aver elencato i requisiti, gli acquirenti possono iniziare a sfogliare i prodotti a un livello generale per creare una lista lunga. Questi prodotti non soddisferanno necessariamente tutti i requisiti, quindi gli acquirenti dovranno dare priorità alla loro lista di requisiti. Visitando la categoria di G2.com per il software per istruzioni di lavoro, gli acquirenti possono esaminare le piattaforme di istruzioni di lavoro e aggiungere prodotti alla loro "Lista" all'interno di G2.com.
Crea una lista corta
Una volta che gli acquirenti hanno creato una lista corta, possono ulteriormente ordinare le loro opzioni controllando le valutazioni del prodotto sulla G2 Grid® e leggendo le recensioni degli utenti per capire come i loro colleghi sperimentano il software. In questo modo, gli acquirenti possono trovare la migliore piattaforma di istruzioni di lavoro per le loro esigenze.
Conduci demo
Dopo aver ristretto la selezione, gli acquirenti devono contattare i fornitori per programmare dimostrazioni della soluzione. Le aziende possono contattare molti fornitori direttamente su G2.com per richiedere demo selezionando il pulsante "Richiedi un preventivo". A ogni demo, gli acquirenti devono assicurarsi di porre le stesse domande e scenari d'uso per valutare al meglio ciascun prodotto.
Selezione del Software per Istruzioni di Lavoro
Scegli un team di selezione
A seconda di come la piattaforma verrà utilizzata, diverse persone dovranno essere coinvolte nel processo di selezione. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, le persone che devono essere coinvolte sono:
- Coloro che creeranno le guide di istruzioni
- Coloro che supervisioneranno le persone che utilizzano le guide di istruzioni
- Qualcuno del team di assicurazione qualità i cui metriche dipendono da quanto bene vengono seguite le guide
Negoziazione
Le piattaforme di istruzioni di lavoro hanno prezzi fissi a seconda delle funzionalità richieste da un acquirente, e di solito non c'è alcuna negoziazione. Le organizzazioni a livello aziendale che richiedono uno spazio di archiviazione maggiore e altre funzionalità avanzate potrebbero essere in grado di negoziare il loro piano e prezzo.
Decisione finale
Il membro del team che supervisionerà maggiormente la piattaforma dovrebbe prendere la decisione finale.
Quanto Costa il Software per Istruzioni di Lavoro?
I modelli di prezzo per queste soluzioni sono semplici. La maggior parte dei fornitori non richiede agli acquirenti di firmare un contratto per acquistare piani mensili. Mentre la maggior parte dei fornitori offre piani gratuiti, questi vengono forniti con spazio di archiviazione limitato e funzionalità di base. Gli acquirenti possono optare per uno dei piani a pagamento, che offrono più spazio di archiviazione, automazione avanzata e più integrazioni. Questi livelli aumentano di prezzo in base alle capacità che offrono.
Ritorno sull'Investimento (ROI)
Il ROI sul software per istruzioni di lavoro può essere valutato osservando le prestazioni di determinati compiti, come l'assemblaggio, i ticket di supporto clienti e la formazione dei dipendenti, dopo l'implementazione del software. Ecco alcuni fattori specifici da considerare:
- Tempo risparmiato su questi compiti
- L'aumento del numero di compiti completati
- L'accuratezza/qualità dei compiti completati
- Soddisfazione del cliente (se il software viene utilizzato dai team di servizio clienti)
- Soddisfazione dei dipendenti (se i dipendenti utilizzano il software per i compiti quotidiani)
