Una casella postale virtuale fornisce un portale online dove gli utenti possono visualizzare la loro posta scansionata. Le caselle postali virtuali permettono agli utenti di inoltrare la loro posta a un altro indirizzo affinché venga scansionata con software di acquisizione documenti e caricata su un'applicazione dove possono visualizzarla ovunque.
Sono disponibili caselle postali virtuali sia per i consumatori che per le aziende. Queste soluzioni sono popolari tra i viaggiatori frequenti che vogliono ancora avere accesso alla loro posta all'estero e per le aziende che cercano di liberare la loro casella postale pur archiviando la loro posta. Alcune caselle postali virtuali depositano persino assegni consegnati se viene data l'autorizzazione appropriata. Per le aziende, agli utenti viene fornito un accesso condiviso o accessi individuali dove possono controllare la posta aziendale.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Casella Postale Virtuale, un prodotto deve:
Fornire un indirizzo alternativo dove la posta di un utente può essere inoltrata
Scansionare la posta ricevuta e caricarla su un portale utente
Offrire soluzioni come distruzione della posta, conservazione dei pacchi e deposito di assegni per gli articoli pertinenti