Scopri di più su Software per Data Room Virtuale
Che cos'è il software Virtual Data Room?
Le virtual data room (VDR), note anche come data room online, aiutano le aziende a memorizzare e condividere in modo sicuro informazioni sensibili dell'azienda in un archivio online sicuro. Questo può assumere la forma di un sito web sicuro o di un'applicazione web sicura che viene configurata tramite un extranet proprietario. Le aziende e i clienti possono incontrarsi virtualmente all'interno della stanza ed esaminare i documenti sensibili a cui hanno avuto accesso per concludere un affare, discutere informazioni legali o semplicemente rivedere i documenti come ritengono opportuno. Le informazioni sensibili includono tipicamente documenti aziendali privati, informazioni sensibili sui clienti, fiscali, legali o finanziarie, proprietà intellettuale o qualsiasi altro documento importante che richiede una sicurezza aggiuntiva per garantirne la riservatezza.
Le VDR sono ideali per le aziende che richiedono un alto livello di protezione di determinati documenti ma che sono anche facilmente accessibili a coloro che sono autorizzati a gestirli e condividerli. Prima dell'introduzione delle VDR, le data room fisiche erano la norma e aiutavano a facilitare l'accesso e la condivisione sicura dei documenti. Tuttavia, poiché le VDR si sono dimostrate più sicure, più convenienti e meno costose delle tradizionali data room fisiche grazie alle loro misure di sicurezza aumentate e ai costi iniziali inferiori, hanno in gran parte sostituito queste ultime nel tempo.
Quali sono i principali fornitori di data room sicure per la due diligence?
Alcuni dei principali fornitori di data room sicure per la due diligence includono Datasite, Ideals e Firmex. Queste piattaforme offrono processi di due diligence efficienti in M&A, finanza, legale e altre transazioni sensibili. Ecco uno sguardo più dettagliato ad alcuni dei principali fornitori:
-
Datasite: Conosciuto per la sua piattaforma di due diligence dettagliata. Datasite si integra con strumenti di gestione documentale, sicurezza e collaborazione, rendendolo una delle scelte migliori in questa lista per la due diligence.
-
ideals: Riconosciuto per i suoi protocolli di sicurezza robusti e l'interfaccia user-friendly, adatto a imprese di tutte le dimensioni.
-
Firmex: Un fornitore di data room semplice e sicuro per la due diligence che enfatizza la facilità d'uso e il supporto clienti.
Quali sono le caratteristiche comuni del software Virtual Data Room?
Condivisione di file: Le VDR semplificano la collaborazione fornendo una condivisione di file da utente a utente che è granulare e restrittiva per garantire la massima sicurezza. Tuttavia, gli utenti autorizzati che hanno il diritto di visualizzare determinati documenti possono accedervi facilmente e in sicurezza all'interno della VDR.
Sicurezza e crittografia: Una delle principali caratteristiche di una VDR è il controllo degli accessi e la capacità di concedere permessi sui documenti a utenti specifici per mantenere un ambiente sicuro. I file sono mantenuti sicuri con crittografia, autenticazione a due fattori, nonché controlli di single sign-on. Inoltre, filigrane e distruzione remota aggiungono un ulteriore livello di sicurezza.
Cronologia dei visualizzatori: Gli utenti autorizzati hanno la possibilità di tracciare quanto tempo qualcuno ha trascorso su un determinato documento, dove sono stati fatti clic sul documento e dove altro un visualizzatore ha navigato all'interno della VDR sicura.
Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): Con l'OCR, gli utenti possono utilizzare termini di ricerca a testo completo per individuare facilmente una parola o una frase in un documento.
Chat dal vivo: Le funzionalità di chat dal vivo incoraggiano la collaborazione e la conversazione su documenti specifici, il che è particolarmente utile per gli utenti che collaborano con altri utenti da remoto.
Accesso solo visualizzazione: Per misure di sicurezza dei dati aggiuntive, gli utenti possono regolare chi ha il potere di modificare i documenti all'interno della VDR. Coloro che non dovrebbero avere il potere di modificare un documento, e invece dovrebbero solo avere il potere di visualizzarlo, possono essere assegnati all'accesso solo visualizzazione, che limita la modifica.
Reportistica: La funzione di reportistica fornisce metriche e approfondimenti sulle visualizzazioni delle pagine, sulla cronologia delle visualizzazioni degli account utente e sulle ricerche recenti.
Caricamento file drag-and-drop: Gli utenti possono facilmente caricare documenti in una VDR semplicemente trascinando e rilasciando file e cartelle dal loro desktop in una cartella designata che è memorizzata nella VDR.
Caricamento in blocco: Gli utenti possono caricare più di un file alla volta per accelerare il processo di caricamento nella VDR.
Quali sono i vantaggi del software Virtual Data Room?
Le VDR fanno molto per garantire la condivisione sicura dei dati e di altre informazioni riservate, ma questi prodotti forniscono anche benefici operativi secondari ad altre parti dell'azienda.
Trasparenza e costruzione della fiducia: Costruire relazioni solide con gli stakeholder è fondamentale per interazioni aziendali di successo, e al centro di questo c'è la trasparenza che aiuta a costruire fiducia. In situazioni in cui la trasparenza di informazioni altamente riservate è integrale, le VDR forniscono un modo per condividere informazioni senza il rischio di perdite di dati.
Efficienza dei costi: L'uso delle VDR riduce notevolmente la necessità di documenti fisici, il che a sua volta riduce i costi associati alla stampa, all'archiviazione e alla conservazione dei documenti. Un grande costo che viene ridotto o spesso completamente eliminato con le VDR è il viaggio per il solo scopo di visualizzare documenti aziendali. Le VDR hanno anche delle tariffe, tuttavia, queste possono essere prevedibili e quindi gestibili. Tutta questa riduzione di file cartacei e viaggi riduce anche l'impronta di carbonio di un'azienda, che è un altro vantaggio aggiunto delle VDR.
Aumento della produttività: Le VDR consentono flussi di lavoro più snelli. Durante una transazione sensibile al tempo, come un processo di M&A, le VDR possono aiutare a ridurre notevolmente il tempo trascorso su comunicazioni e compiti amministrativi. Inoltre, la funzionalità di organizzazione dei file delle VDR rende efficiente la ricerca e il riferimento dei documenti.
Accessibilità globale: Con un numero crescente di transazioni aziendali che avvengono con partner in tutto il mondo, le VDR riducono le limitazioni geografiche che una volta rendevano il processo di negoziazione e comunicazione attraverso i confini estremamente laborioso.
Chi utilizza il software Virtual Data Room?
Le VDR sono importanti per le industrie che richiedono un'archiviazione e una condivisione sicura e accessibile dei documenti. Alcune aziende potrebbero confrontare i pro e i contro di scegliere tra una VDR e un software di archiviazione e condivisione dei file. Mentre le VDR forniscono alcune delle stesse funzionalità di una soluzione di archiviazione e condivisione dei file, offrono misure di sicurezza molto più elevate e sono essenziali per le industrie che richiedono forti misure di sicurezza per i loro file. D'altra parte, a meno che non siano necessarie misure di sicurezza pesanti, le VDR si dimostrano inefficienti e ingombranti a causa delle restrizioni e delle autorizzazioni coinvolte. Un semplice sistema di archiviazione e condivisione dei file sarebbe adatto alle aziende che non hanno bisogno di conformarsi a rigide normative di sicurezza.
Organizzazioni non profit: Qualsiasi organizzazione non profit che richiede l'archiviazione e la condivisione di documenti sensibili di raccolta fondi, sovvenzioni e altri documenti finanziari, e liste di associazioni ha un caso d'uso per il software VDR.
Fusioni e acquisizioni (M&A): Le VDR sono essenziali durante la fase di due diligence di un M&A perché le M&A richiedono la divulgazione legale di tutti i documenti e le informazioni pertinenti alle aziende coinvolte nel processo di acquisizione. Durante la fase di due diligence di una transazione M&A, entrambe le parti coinvolte possono sfruttare l'ambiente stabile e sicuro che le VDR forniscono per condividere documenti pertinenti in tempo reale.
Comunicazioni del consiglio di amministrazione: In molti casi, i membri del consiglio richiedono spesso lo scambio di documenti sensibili o proprietari. Le VDR forniscono una piattaforma sicura su cui i membri del consiglio possono facilmente comunicare e condividere importanti documenti del consiglio.
Offerte pubbliche iniziali (IPO): Le IPO possono essere un processo ingombrante che uno spazio di lavoro virtualizzato può rendere più efficiente. Le IPO richiedono alle aziende di essere più trasparenti con le loro attività e transazioni di quanto possano essere abituate. Le VDR possono aiutare quelle aziende a navigare nel bilanciare le loro responsabilità pubbliche con eventuali doveri di conformità interni. Le VDR possono facilmente aggiungere nuove autorizzazioni agli azionisti attuali e potenziali mantenendo la sicurezza dei documenti una priorità.
Quali sono le soluzioni di data room sicure migliori per fusioni e acquisizioni?
Quando si conducono fusioni e acquisizioni (M&A), queste sono alcune delle soluzioni di data room sicure migliori basate sulle recensioni degli utenti di G2:
-
Datasite: specializzato nei processi di M&A e due diligence con un focus sulla velocità e l'efficienza. Questa app offre analisi in tempo reale e strumenti di gestione Q&A estesi.
-
Intralinks: fornisce una soluzione di archiviazione cloud veloce e intelligente, offrendo strumenti di due diligence potenziati dall'IA e analisi in tempo reale per i dealmaker.
-
Ansarada: Conosciuto per la sua interfaccia user-friendly che si concentra sul miglioramento dei flussi di lavoro delle transazioni.
Quale servizio di data room sicuro è il migliore per le banche d'investimento?
Per le banche d'investimento che gestiscono transazioni ad alto rischio come M&A, raccolta di capitali e IPO, scegliere un servizio di data room che offra funzionalità di sicurezza robuste è importante. Alcuni dei principali contendenti includono:
-
Datasite: Una delle principali virtual data room (VDR), particolarmente forte nel facilitare transazioni M&A e operazioni di mercato dei capitali, offrendo sicurezza forte e analisi avanzate.
-
DealRoom: Spesso utilizzato per il banking d'investimento per la sua velocità, sicurezza e gestione delle informazioni riservate.
-
FirmRoom: Offre facilità d'uso e scalabilità; questa app si rivolge sia a operazioni di mercato medio che a operazioni aziendali.
Quali sono le alternative al software Virtual Data Room?
Le alternative al software VDR possono sostituire questo tipo di software, sia parzialmente che completamente:
Software RFP: Le richieste di proposte (RFP) sono spesso eseguite tramite software RFP autonomo. Tuttavia, alcune aziende possono scegliere una soluzione VDR per conservare i materiali relativi alla proposta, aggiungendo un livello di sicurezza.
Software di gestione dei contenuti aziendali (ECM): I sistemi ECM aiutano le aziende a organizzare, gestire e distribuire documenti non strutturati, spesso utilizzando capacità di archiviazione cloud per farlo. Questa soluzione è meno sicura ma più accessibile per le aziende che non richiedono una gestione dei documenti così pesante.
Software di gestione della conoscenza: Gli asset aziendali memorizzati all'interno del software di gestione della conoscenza possono essere facilmente popolati, modificati, memorizzati e condivisi all'interno del sistema. Come il software VDR, il software di gestione della conoscenza fornisce un archivio online di documenti per le aziende. Queste soluzioni sono considerate un'opzione valida per le aziende che non necessitano della pesante sicurezza dei documenti fornita dalle VDR. I documenti memorizzati all'interno delle soluzioni di gestione della conoscenza sono tipicamente destinati ad asset relativi a note di lavoro, guide pratiche e altre guide informative utili per i dipendenti.
Sfide con il software Virtual Data Room
Problemi di autorizzazione: Sebbene la sicurezza sia il principale vantaggio delle VDR, può spesso portare a problemi di autorizzazione e accesso. Gli utenti che hanno la capacità di assegnare autorizzazioni avranno la responsabilità di garantire che tutte le parti che richiedono l'accesso a un documento specifico o a un insieme di documenti ottengano un'autorizzazione accurata. Gli utenti che non hanno accesso a un prodotto ma hanno diritto all'autorizzazione possono finire per essere confusi e frustrati, specialmente se richiedono il documento per un motivo sensibile al tempo.
Quali servizi di virtual data room sono i più recensiti per le startup?
Le startup hanno bisogno di piattaforme di virtual data room (VDR) che offrano condivisione sicura dei documenti, configurazione rapida e controlli intuitivi per supportare la raccolta fondi, la due diligence e le relazioni con gli investitori. Basandosi sulle recensioni di G2, questi strumenti VDR sono i più apprezzati:
-
Datasite Diligence Virtual Data Room: Su misura per transazioni ad alto rischio, Datasite offre sicurezza avanzata, redazione dei documenti e analisi, rendendolo ideale per le startup che navigano in M&A o round di investimento.
-
Ideals Virtual Data Room: Progettato con semplicità e velocità in mente, Ideals fornisce alle startup un'esperienza di onboarding rapida, controlli di autorizzazione granulari e tracciamento dei file in tempo reale.
-
Ansarada: Combina approfondimenti guidati dall'IA con un'interfaccia utente pulita, aiutando le aziende in fase iniziale a gestire l'accesso degli investitori, la versione dei documenti e la prontezza delle transazioni fin dal primo giorno.
-
Firmex Virtual Data Room: Offre una piattaforma affidabile, sicura e semplice per le startup che gestiscono documenti sensibili, con navigazione intuitiva e supporto reattivo per transazioni rapide.
Chi sono i principali fornitori di software di virtual data room per le piccole imprese?
Quando la riservatezza è importante ma le risorse sono limitate, le piccole imprese si rivolgono a VDR che sono facili da gestire e costruiti per la velocità. Gli utenti di G2 evidenziano questi migliori performer:
-
Clinked: Combina condivisione di file, messaggistica sicura e branding white-label in una soluzione VDR incentrata sul cliente, perfetta per le piccole imprese che collaborano con partner o clienti esterni.
-
DocSend: Popolare tra le startup e le PMI, DocSend consente il tracciamento in tempo reale dei documenti condivisi e dei deck per gli investitori, con controlli di accesso che garantiscono che solo le persone giuste possano visualizzare contenuti sensibili.
-
SecureDocs: Fornisce una gestione robusta delle autorizzazioni e tracciabilità degli audit in un'interfaccia pulita e facile da usare, progettata per le piccole imprese che necessitano di una soluzione affidabile per la due diligence o la condivisione interna.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software Virtual Data Room?
Qualsiasi azienda che crea e condivide informazioni sensibili, proprietarie o dei clienti trarrà vantaggio dalle VDR. Tuttavia, alcune industrie richiedono il software più di altre. Le istituzioni finanziarie traggono grande vantaggio dalle funzionalità di sicurezza delle VDR, poiché facilitano la condivisione sicura dei documenti prevenendo anche i rischi di cybersecurity, che sono purtroppo comuni nel settore. Inoltre, qualsiasi industria che affronta rischi di furto d'identità, perdite di dati sensibili o informazioni legali sensibili trarrebbe vantaggio dalle VDR a causa delle complesse misure di sicurezza che offre.
Venture capital, private equity o società di investment banking: Queste società utilizzano le VDR nei loro processi di due diligence, che includono la condivisione sicura di informazioni sul portafoglio, informazioni finanziarie e documenti fiscali.
Studi legali: Gli avvocati e altri professionisti legali possono condividere più facilmente documenti legali riservati tra clienti e terze parti autorizzate nelle VDR rispetto a un sistema standard di archiviazione e condivisione dei file.
Aziende immobiliari: Anche le aziende immobiliari si occupano di situazioni di due diligence, quindi le VDR sono un grande vantaggio per il settore. Situazioni come scambi di proprietà, valutazioni e il processo di vendita di una casa coinvolgono la condivisione di documenti riservati tra diverse parti.
Aziende biotecnologiche o farmaceutiche: Queste aziende spesso devono condividere proprietà intellettuale e dati di sperimentazioni cliniche con terze parti.
Miniere ed energia: Queste aziende condividono regolarmente grandi file riservati per vari scopi come joint venture, audit ambientali, finanziamenti, gestione media, ecc. Le VDR facilitano la navigazione in questi processi normativi.
Quali fornitori di data room sono i migliori per le grandi aziende Fortune 500?
Per le grandi aziende Fortune 500, i migliori fornitori di data room sono Datasite, Intralinks e Box, grazie alla loro affidabilità, scalabilità e funzionalità di sicurezza. Ecco un riassunto più dettagliato di queste scelte:
-
Datasite: Specializzato in transazioni M&A, Datasite offre analisi dettagliate, strumenti di gestione dei progetti, supporto multilingue e sicurezza di livello aziendale che si rivolge alle imprese globali.
-
Intralinks: Con una presenza globale, questa piattaforma offre collaborazione sicura e automazione dei flussi di lavoro, gestione sicura dei documenti e sicurezza avanzata.
-
Box: Conosciuto per la sua ampia base di utenti, offre condivisione sicura dei documenti, sicurezza avanzata, un'interfaccia intuitiva e un forte supporto clienti.
Questi fornitori di data room sono una delle migliori scelte per le grandi organizzazioni con transazioni ad alto volume e sicurezza di livello aziendale.
Come acquistare il software Virtual Data Room
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software Virtual Data Room
Scegliere una VDR può sembrare semplice, dato il suo scopo molto chiaro come luogo per condividere in modo sicuro dati riservati e informazioni classificate. Tuttavia, a causa dei rischi associati a una VDR che non opera in un modo che si adatta meglio alle esigenze di un'organizzazione, è importante assicurarsi che gli acquirenti considerino alcuni fattori prima di selezionarne una. Ecco alcuni fattori da considerare:
Dimensione e quantità di file: Considera quali tipi di file verranno caricati sulla VDR. Saranno solo file interni? Saranno anche file dei clienti? Saranno grandi set di dati? A seconda di queste risposte, gli acquirenti dovrebbero scegliere una VDR che supporti i tipi e le dimensioni dei file con cui lavoreranno.
Livelli di sicurezza: A seconda del livello di sicurezza necessario per proteggere i file, sono disponibili varie protezioni. È facile selezionare un livello di sicurezza superiore a quello effettivamente necessario, tuttavia, questo è sconsigliato perché una sicurezza intensa significa mancanza di visibilità e accessibilità, anche per i file che non devono essere così protetti, portando a clienti, dipendenti o entrambi che si frustrano.
Personalizzazione: Quando si seleziona una VDR, è importante considerare i diversi casi d'uso rilevanti per l'azienda. Se l'acquirente utilizzerà una VDR per uso interno, per i clienti, per i potenziali clienti, ecc., allora dovrebbe assicurarsi di poter facilmente cambiare le impostazioni per consentire diversi tipi di file e livelli di sicurezza. Se i team che non hanno un background tecnico utilizzeranno la data room, è importante considerare la facilità d'uso e selezionare un prodotto che sia user-friendly e intuitivo.
Confronta i prodotti di software Virtual Data Room
Crea una lista lunga
Ci sono molte opzioni quando si tratta di software VDR. Una volta che gli acquirenti comprendono i loro requisiti, dovrebbero cercare soluzioni navigando su internet. La maggior parte dei siti web dei prodotti avrà una pagina 'Caratteristiche' che fornirà un'immagine ad alto livello di ciò che il software comprende. G2.com è un buon punto di partenza.
Crea una lista corta
Successivamente, gli acquirenti dovrebbero ricercare ulteriormente nella lista lunga delle soluzioni per creare una lista corta. Ci sono molte ricerche (articoli e video) che spiegano e recensiscono diversi prodotti da diverse prospettive. Gli acquirenti dovrebbero trovare ricerche che si rivolgono al loro settore. La funzione 'Confronta' di G2.com aiuterà a mettere a confronto il software fianco a fianco per confrontare caratteristiche specifiche e scoprire come gli utenti reali li valutano.
Conduci demo
Le demo sono un ottimo modo per ottenere una visione diretta delle soluzioni potenziali e la possibilità di porre le domande giuste per determinare quale prodotto è giusto per l'organizzazione. Gli acquirenti dovrebbero prepararsi per ogni demo avendo una lista standard di domande e chiarimenti da porre a ciascun fornitore.
Selezione del software Virtual Data Room
Scegli un team di selezione
Dato il focus IT e di sicurezza delle VDR, i membri del dipartimento IT di un'organizzazione dovrebbero essere inclusi nelle conversazioni. Aiuteranno a valutare la compatibilità di determinati prodotti con i sistemi esistenti che dovranno essere integrati con la VDR scelta. Inoltre, dovrebbero esserci membri dei team che utilizzeranno frequentemente la VDR. Questo spesso include team che si occupano di informazioni altamente sensibili, come finanza e R&D. I membri di tutti i vari team devono collaborare nella selezione del prodotto giusto.
Negoziazione
In questa fase, è importante discutere i prezzi e chiedere se sono disponibili sconti, sia per l'acquisto di un numero maggiore di licenze sia per una durata più lunga. Gli acquirenti dovrebbero esplorare le opzioni di pagamento, l'implementazione, il supporto clienti e i servizi di onboarding in questo momento.
Decisione finale
Ora che gli acquirenti sanno quale soluzione software vogliono acquistare, dovrebbero chiedere una prova del prodotto per testare come verrà implementato e adottato dai loro team. Se è ben integrato con la tecnologia esistente e i team lo ricevono bene, l'acquirente può essere sicuro di acquistare la migliore VDR per le loro esigenze.
Quanto costa il software Virtual Data Room?
Il costo di una VDR dipende dalle funzionalità che offre, dalla quantità di spazio di archiviazione disponibile, dal numero di utenti e altro ancora. Ecco i tipi più comuni di strutture di costo quando si acquista una VDR:
Modello di costo per pagina: Questo si riferisce a un modello di costo che addebiterà per pagina che è memorizzata in una VDR. Questo tipo di prezzo può essere attraente per piccoli progetti con un ambito chiaro.
Modello di costo per utente: Questo tipo di modello di costo fornisce un numero fisso di licenze utente e l'organizzazione verrà addebitata per ogni utente aggiuntivo. È importante controllare quante licenze utente sono necessarie prima di iscriversi a questo modello.
Dimensione dell'archiviazione: Alcuni fornitori di VDR addebiteranno in base al numero di gigabyte (GB) che la stanza utilizza. Alcuni fornitori di VDR consentiranno una certa quantità di spazio di archiviazione dati, o un intervallo, e addebiteranno per l'eccedenza.
Tariffa mensile fissa: Questi piani sono come i piani mobili, offrendo una quantità fissa di dati, pagine e utenti, e sono prezzati di conseguenza. Questo modello di costo è un buon modo per evitare grandi spese di eccedenza.
Tendenze del software Virtual Data Room
Disponibilità su più dispositivi: Le VDR sono efficienti, ma l'accessibilità può sempre essere migliorata a causa delle sue intense misure di sicurezza. Le tendenze indicano una disponibilità su più dispositivi per alleviare alcuni problemi comuni di accessibilità. Mentre alcune soluzioni VDR stanno appena iniziando a offrire accesso tramite più dispositivi come mobile e browser, ci si aspetta che l'accesso mobile diventi una caratteristica più comunemente disponibile man mano che le VDR diventano sempre più popolari in più settori. La disponibilità su più dispositivi è ideale per accordi e transazioni aziendali che sono in corso, sensibili al tempo e richiedono azioni immediate.
