Il software di analisi dei file è progettato per aiutare gli utenti a creare una comprensione completa della struttura dei file di un'organizzazione. Questi strumenti indicizzano, cercano, analizzano e riportano informazioni chiave sui file attraverso i sistemi aziendali, con la capacità di comprendere sia i dati all'interno dei file che i metadati dei file. Gli strumenti di analisi dei file spesso offrono il massimo valore quando si affrontano archivi di dati non strutturati, come archivi di dati, archivi di massa o sistemi di file aziendali ad alto volume come i sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM). I team di gestione dei dati utilizzano strumenti di analisi dei file per ridurre la quantità di dati ridondanti, obsoleti o banali (ROT) che un'azienda ha archiviato; queste soluzioni aiutano anche le aziende a gestire i rischi associati ai dati che sono sensibili o soggetti a requisiti di governance o conformità.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Analisi dei File, un prodotto deve:
Identificare tutti i file all'interno del sistema aziendale target
Analizzare i metadati dei file e/o i contenuti per identificare dati ROT o potenziali violazioni di conformità
Indicizzare i file identificati per un richiamo dei file organizzato ed efficiente
Generare report e/o dashboard con risultati e scoperte chiave post-analisi