Miglior Software di Archiviazione delle Informazioni Aziendali: Recensioni degli utenti da Gennaio 2026

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Che cos'è il software di archiviazione delle informazioni aziendali?
Quali sono le caratteristiche comuni del software di archiviazione delle informazioni aziendali?
Quali sono i vantaggi del software di archiviazione delle informazioni aziendali?
Chi utilizza il software di archiviazione delle informazioni aziendali?
Quali sono le alternative al software di archiviazione delle informazioni aziendali?
Sfide con il software di archiviazione delle informazioni aziendali
Come acquistare il software di archiviazione delle informazioni aziendali

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Che cos'è il software di archiviazione delle informazioni aziendali?

Il software di archiviazione delle informazioni aziendali (EIA) viene utilizzato principalmente per memorizzare dati strutturati e non strutturati di un'azienda. Tradizionalmente, le aziende si concentravano principalmente sulla memorizzazione dei dati strutturati poiché era più facile da gestire e integrare con vari flussi di lavoro e migliorava le capacità complessive di gestione dei dati. Questi dati venivano memorizzati in sede. Tuttavia, con l'aumento dei dati non strutturati, è diventato sempre più difficile memorizzare enormi quantità di dati senza il giusto ambiente di archiviazione. È qui che entra in gioco l'EIA. Le soluzioni EIA garantiscono che le aziende abbiano un'opzione per memorizzare i loro dati non strutturati, insieme ad altre caratteristiche chiave oltre all'archiviazione, come il recupero dei dati e l'archiviazione dei dati. I dati possono essere memorizzati nel cloud pubblico, nel cloud privato o anche in ambienti cloud ibridi. I dati sono memorizzati in più data center di proprietà di aziende come AWS, Microsoft Azure, Google Cloud tra molti altri.

Il boom di Internet insieme alla generazione degli smartphone ha creato una grande quantità di dati non strutturati sotto forma di servizio di messaggistica breve (SMS), video, chat, social media e numerose altre fonti. Queste forme non avevano uno schema particolare, il che rendeva molto difficile memorizzare tali file di dati. Le aziende ora avevano una grande quantità di dati non strutturati sotto forma di diversi tipi di contenuti come file, contenuti di siti web, registrazioni di chiamate, condivisione di file, conservazione delle email, ma nessun modo adeguato per memorizzarli. È importante notare che l'archiviazione delle informazioni aziendali si occupa della memorizzazione dei dati storici, originali e in tempo reale di un'azienda. Quando i dati originali vengono replicati e memorizzati, si parla di backup dei dati.

Quando le persone pensano all'archiviazione, di solito immaginano server e scatole di archiviazione nascoste nel retro di un'azienda: non più. Con l'avvento dell'archiviazione cloud, le aziende possono ora memorizzare i loro dati fuori sede e nel cloud (pubblico, privato o ibrido). Ciò che questo significa per le aziende è che ora c'è un unico posto per memorizzare e salvare email, file, chat di messaggistica istantanea e tipi di contenuti e garantire un processo di gestione fluido e semplificato. Ciò che questo significa per i clienti è che i loro dati sono sempre disponibili, sicuri e pronti all'uso quando richiesto. La protezione dei dati è uno dei principali obiettivi delle soluzioni EIA.

Man mano che la quantità di dati continua ad aumentare, ogni azienda deve concentrarsi su una rigorosa conformità normativa. Il software di archiviazione delle informazioni aziendali aiuta le aziende a gestire le loro informazioni più facilmente e a garantire che tutti gli standard di conformità siano rispettati. Le soluzioni EIA si concentrano anche sulla gestione della conservazione, per prevenire problemi di perdita di dati, violazioni della sicurezza e corruzione dei dati.

Quali sono le caratteristiche comuni del software di archiviazione delle informazioni aziendali?

Di seguito sono riportate alcune caratteristiche fondamentali delle soluzioni di archiviazione delle informazioni aziendali che possono aiutare gli utenti ad archiviare i dati in modo sicuro:

Archiviazione: L'archiviazione è la caratteristica più importante e necessaria che questo software fornisce. Man mano che le aziende espandono la loro presenza in tutto il mondo, c'è una crescente necessità di avere soluzioni di archiviazione per queste aziende che garantiranno la sicurezza dei dati. Utilizzando il software EIA, le aziende hanno una soluzione unica per gestire l'archiviazione delle comunicazioni degli utenti, IM, email, video, contenuti, SMS e diversi altri tipi di dati. Inoltre, il software garantisce che le email dei dipendenti/esterni siano conformi. La conservazione delle email costituisce il nucleo per diverse aziende.

Prestazioni e accessibilità: Gli utenti hanno bisogno di accedere ai loro contenuti. Idealmente, questo tipo di dati/contenuti deve essere trovato rapidamente senza alcun possibile ritardo. Il software EIA garantisce che i dati non strutturati e strutturati non siano solo continuamente memorizzati, ma possano anche essere recuperati secondo le esigenze dell'utente. Questo aiuta ad aumentare l'efficienza delle prestazioni, la soddisfazione degli utenti e garantisce che i team abbiano accesso a dati in tempo reale rapidi, puliti e originali. Soprattutto quando gli utenti possono superare decine di migliaia di dipendenti, il software EIA deve garantire prestazioni di alto livello.

Scoperta elettronica: Conosciuta anche come eDiscovery, questa caratteristica dei prodotti EIA si concentra sulla fornitura di contenuti su richiesta. I contenuti vengono richiesti da diversi team come studi legali, team di revisione finanziaria e altri. L'eDiscovery si concentra sull'identificazione, la raccolta e la presentazione delle informazioni memorizzate elettronicamente (come le informazioni aziendali e l'archiviazione) per procedimenti legali. L'eDiscovery non può essere presa alla leggera ed è uno dei motivi principali per la nascita dell'archiviazione delle informazioni aziendali. Ha significative ramificazioni su come le aziende memorizzano e organizzano i loro dati. Per qualsiasi azienda, ci saranno questioni legali, cause legali o tipi di azioni legali in cui l'eDiscovery giocherà un ruolo importante. L'eDiscovery ha un grande impatto sull'archiviazione dei contenuti, la ricerca dei contenuti, la gestione del sistema di archiviazione e persino la gestione del rischio.

Conservazione dei dati: Un altro vantaggio chiave dei prodotti EIA è la conservazione dei dati. Una politica di conservazione dei dati è definita come la politica che controlla come i dati vengono salvati per scopi normativi. Le aziende possono avere politiche di conservazione dei dati semplici o complesse perché queste politiche chiarirebbero come i dati vengono memorizzati. Altre informazioni come quali dati possono essere memorizzati, o formattati, o anche quale tipo di sistema contiene questi dati sono fornite con la conservazione dei dati. Il software EIA ha la caratteristica della conservazione dei dati poiché lavora così a stretto contatto con i dati.

Automazione: Alcune soluzioni di archiviazione aziendale hanno funzionalità di automazione integrate per aumentare la produttività e l'efficienza. Attività come impostare le tempistiche dopo le quali i dati devono essere archiviati, inviarli nella posizione corretta, la necessità di creare repliche e diverse altre funzionalità possono essere automatizzate. L'introduzione dell'elemento di automazione nel software EIA aiuterà a ridurre eventuali errori dell'utente e a garantire che tutti i dati siano conformi.

Quali sono i vantaggi del software di archiviazione delle informazioni aziendali?

Conformità con le procedure civili e le controversie legali: Con i dati disponibili in numerose geografie, la legge del territorio si applicherà a diverse aziende che desiderano fare affari lì. Diventa estremamente difficile gestire grandi quantità di dati distribuiti in diverse geografie che hanno diverse leggi sulla conservazione dei dati, ed è qui che entrano in gioco le soluzioni EIA. Le soluzioni EIA garantiscono che i dati dei consumatori siano memorizzati in modo sicuro e protetto e possano essere accessibili solo secondo gli utenti definiti. Garantisce che le leggi siano rispettate e quindi l'azienda può continuare le operazioni sapendo che i loro dati archiviati sono sicuri, protetti e conformi.

Maggiore efficienza operativa: Uno dei principali vantaggi del software è che aumenta l'efficienza operativa in tutta l'organizzazione. Avere la conformità dei messaggi e dei contenuti rende più facile l'eDiscovery, la conservazione dei dati, la conformità normativa e altri processi statutari. Poiché tutti i dati originali e in tempo reale sono archiviati e possono essere recuperati tramite il software, si concentra sull'aumento significativo dell'efficienza. Gli utenti possono avere un'unica fonte di accesso dove saranno in grado di accedere ai loro contenuti e dati archiviati. Inoltre, il software garantisce anche l'accesso degli utenti, il che significa assicurarsi che i dati originali e storici non cadano nelle mani sbagliate.

Miglior controllo dei dati: Il software EIA ha il vantaggio aggiuntivo dei controlli delle politiche. Ciò significa che l'utente del software può idealmente controllare quali messaggi devono essere attivi, quali messaggi devono essere archiviati e per quanto tempo devono essere archiviati prima della cancellazione automatica.

Classificazione della rilevanza: Memorizzare i dati nel cloud non significa scaricare tutti i dati in un "archivio a freddo" e dimenticarsene. Piuttosto, alcuni software EIA hanno vantaggi aggiuntivi come la classificazione della rilevanza dei messaggi. Il vantaggio della classificazione della rilevanza è che consente agli utenti di archiviare i loro dati in base alle loro preferenze e rilevanza, e quindi questi sono estremamente utili in questioni legali, richieste di gestione, analisi dei casi e diverse altre situazioni che potrebbero sorgere.

Chi utilizza il software di archiviazione delle informazioni aziendali?

Gli utenti finali della soluzione di archiviazione delle informazioni aziendali dipenderanno dalla funzionalità richiesta, che sia specifica per l'IT, legale, per scopi di revisione, tra molti altri.

Team IT: Il team IT di qualsiasi organizzazione sarà il principale utilizzatore di questo software. Il team IT utilizzerà il software per diversi scopi, tra cui l'archiviazione e il recupero di file, contenuti, email e chat. Man mano che le richieste da diverse funzioni nell'organizzazione arrivano al team IT per essere elaborate, essi approfondiranno il software e garantiranno che tutti i file non siano solo facilmente accessibili, ma anche sicuri e protetti.

Team legali: Uno dei maggiori utilizzatori delle soluzioni EIA sono i team legali aziendali. I team legali si concentreranno sulla conformità e sulle regole statutarie per l'azienda e quindi il team utilizzerà il software per rispondere a qualsiasi richiesta che potrebbe sorgere.

Dipendenti: Anche i dipendenti possono utilizzare il software in base al loro accesso poiché avrebbero bisogno di accedere ai loro contenuti sui loro dispositivi mobili. Essere in grado di accedere alle email e alle chat archiviate quando richiesto è un grande aiuto per i dipendenti in qualsiasi organizzazione.

Team di leadership senior (SLT): Poiché questo software lavora a stretto contatto con i dati aziendali riservati, i leader senior e i membri del team possono utilizzare questo software per identificare chi può o non può avere accesso a diverse sezioni dei dati. Gli SLT saranno anche in grado di comunicare al resto dell'organizzazione in merito alla sicurezza delle informazioni per definirla per i dipendenti aziendali.

Quali sono le alternative al software di archiviazione delle informazioni aziendali?

Le alternative alle soluzioni di archiviazione delle informazioni aziendali possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:

Software di archiviazione delle email: L'archiviazione delle email è una parte fondamentale dell'archiviazione delle informazioni aziendali, concentrandosi specificamente sulle email. Questo software garantisce che le transazioni email complete siano archiviate con cura. Il software di archiviazione delle email si concentra principalmente sulla compressione e la memorizzazione delle email più vecchie di una data predeterminata. L'obiettivo di questo è fare riferimento a queste email in un secondo momento, quando richiesto. Uno dei principali vantaggi è che non richiede molto spazio di archiviazione poiché è specificamente per le email. Molte conversazioni all'interno di un'organizzazione avvengono principalmente tramite email: conversazioni tra dipendenti, conversazioni di vendita, conversazioni aziendali, tra le altre. La storia delle email può essere preservata. Per le aziende che vogliono solo archiviare le loro email, questa è un'ottima opzione rispetto all'archiviazione delle informazioni aziendali.

Software di backup online: Il backup e l'archiviazione sono diversi in termini di dati memorizzati. Il backup è un metodo molto sicuro per memorizzare i dati su Internet. Il vantaggio più grande di questo software rispetto alle soluzioni EIA è che il primo si occupa di copie dei dati e può essere replicato per garantire un backup completo. L'EIA, tuttavia, si occupa di dati originali, in tempo reale e storici, e se persi potrebbero essere molto difficili da recuperare.

Software di backup SaaS: Il backup SaaS aiuta a eseguire il backup dei dati all'interno della soluzione SaaS stessa. Questi strumenti lavorano con CRM, email e messaggistica istantanea per eseguire il backup di qualsiasi tipo di applicazione SaaS. Anche questo software mira principalmente a garantire che non ci sia perdita di dati e a mantenere i dati sicuri in caso di interruzione aziendale o calamità.

Sfide con il software di archiviazione delle informazioni aziendali

Le soluzioni di archiviazione delle informazioni aziendali possono presentare le proprie sfide.

Numero crescente di tipi di dati: I dati crescono continuamente e nuovi formati vengono aggiunti al mondo dei dati abbastanza frequentemente. Man mano che i tipi di dati aumentano, diventa più difficile per le aziende gestire e controllare tutti questi dati. Inoltre, il software EIA potrebbe non essere ben attrezzato per gestire nuovi tipi di dati, il che potrebbe rappresentare una grande sfida per l'uso del software.

Capacità di archiviazione: Nei dati non strutturati, è importante considerare milioni di punti dati che potrebbero essere creati anche in un solo giorno. Memorizzare tali grandi quantità di dati non è un compito facile e può rappresentare una grande sfida per il software. Il volume stesso dei dati delle aziende dalle attività quotidiane, numerose email, costanti messaggi su Slack e IM potrebbe causare il rallentamento del software e problemi di archiviazione. È necessario garantire che la soluzione di backup o hardware/offerta cloud possa gestire tali enormi quantità di dati originali.

Resistenza dei dipendenti: Sapere che ogni singolo messaggio, IM, email, messaggio, contenuto video e messaggio di testo viene memorizzato è piuttosto spaventoso. Le aziende possono aspettarsi di affrontare qualche resistenza da parte dei loro dipendenti che potrebbero accettare di memorizzare alcuni dati, ma non tutti. Il software potrebbe non avere un'accettazione generale in tutta l'azienda poiché le linee di privacy potrebbero essere superate, e quindi questo potrebbe rappresentare una sfida per l'implementazione del software.

Velocità di archiviazione: Quando i dati vengono memorizzati nel loro formato sul cloud (che richiederebbe una buona connettività Internet), l'enorme volume di dati potrebbe facilmente rallentare il software causando gravi ritardi. I crash del software potrebbero persino causare la perdita di dati, il che vanifica lo scopo di installare questo software. L'archiviazione dei dati è un processo che richiede tempo e i team IT dovrebbero lavorare a stretto contatto per impostare procedure e impostazioni standard per garantire che ciò avvenga continuamente senza errori.

Come acquistare il software di archiviazione delle informazioni aziendali

Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di archiviazione delle informazioni aziendali

Quando si sceglie una soluzione di archiviazione delle informazioni aziendali, la prima e principale cosa su cui concentrarsi è garantire che il software aiuti a gestire gli archivi delle informazioni e migliori la produttività e il supporto alla conservazione. Queste sono le caratteristiche di base e più importanti che quasi tutti i prodotti devono avere. Alcune delle domande importanti da porre come acquirente includono:

L'archiviazione cloud è sicura e protetta? Ha capacità di crittografia?
Sono disponibili copie dei miei dati e queste repliche vengono utilizzate come backup dei miei dati?
Il mio team e tutti i dipendenti (con accesso utente) al software possono accedere agli archivi dei dati quando necessario?
Il fornitore fornisce supporto? Quali sono le opzioni di pacchetto disponibili?
Il software garantisce che i miei dati siano conformi alle leggi del territorio e seguano le regole e i regolamenti statutari?
Caratteristiche vs convenienza: quale è più importante per la mia organizzazione?
Il software di archiviazione delle informazioni aziendali che sto scegliendo è compatibile con i miei altri sistemi?

Rispondere a queste domande potrebbe essere difficile, tuttavia, forniscono una solida base per costruire la lista lunga. I clienti possono utilizzare le recensioni qui su G2.com come guida per procedere con la selezione del software di archiviazione delle informazioni aziendali.

Confronta i prodotti di software di archiviazione delle informazioni aziendali

Crea una lista lunga

In questo passaggio, gli acquirenti dovrebbero mantenere le loro opzioni aperte per considerare l'intera gamma di prodotti. Gli acquirenti hanno la libertà di esplorare numerose offerte che il mercato del software EIA ha. Inoltre, questo è il passaggio principale per valutare le risposte alle domande sopra. La lista lunga può essere resa molto più concisa e piccola affrontando le domande sopra.

Crea una lista breve

Gli acquirenti possono fare confronti molto più granulari in questo passaggio. Inoltre, gli acquirenti possono utilizzare le recensioni di G2 per restringere ulteriormente questa lista. La funzione di confronto di G2, dove gli acquirenti possono confrontare tra due prodotti, è uno strumento utile per creare la lista breve.

Conduci demo

Una volta che la lista è stata ridotta a un paio di fornitori, gli acquirenti possono iniziare a richiedere una demo. Durante la demo, gli acquirenti dovrebbero cercare informazioni relative ai loro termini non negoziabili. Questo è il miglior stadio in cui l'acquirente può approfondire la comprensione di quanto sicure saranno le loro informazioni archiviate, le varie caratteristiche che il software fornisce, diverse richieste di reclamo e preoccupazioni sulla sicurezza possono essere affrontate qui. Altre domande come il supporto post-vendita, la formazione del personale e altre caratteristiche aggiuntive possono essere chieste qui.

Selezione del software di archiviazione delle informazioni aziendali

Scegli un team di selezione

Scegliere il team giusto per lavorare insieme per decidere il miglior software è una parte critica del processo. Questo team sarà incaricato di supervisionare l'intero processo, dalla selezione all'implementazione, nonché il feedback post-implementazione. Il team dovrebbe includere un mix di diverse persone che hanno le competenze, gli interessi e il tempo richiesti. Alcuni ruoli includono amministratori IT (che lavorerebbero sul software), ingegneri cloud (che valuterebbero i requisiti di archiviazione cloud), dirigenti del team legale e responsabili chiave di diversi team.

Negoziazione

Chiedere informazioni sui prezzi è la decisione chiave che potrebbe fare o rompere un accordo. Identificare come viene fatto il prezzo è un buon inizio. Ad esempio, può concentrarsi sul numero di caselle di posta o sul volume dei dati email, sul numero di IM inviati o sul numero di utenti che utilizzano l'IM. Avere una buona comprensione di come funzionerebbe il prezzo è fondamentale per la negoziazione. Un acquirente può scegliere di negoziare per ridurre i costi. L'acquirente deve notare che se in futuro ci sarà un requisito per scalare l'archiviazione cloud man mano che l'azienda cresce, ci sarebbero costi aggiuntivi. Tenere a mente tali fattori aiuterà l'acquirente a mettere in atto migliori tattiche di negoziazione e garantire che le caratteristiche che contano siano parte dell'accordo.

Decisione finale

Una volta completati tutti i passaggi, viene presa la decisione finale valutando tutti i fattori e gli scenari. Avere una prova del software è un buon punto di partenza. Un piccolo gruppo di amministratori IT può utilizzare il software per vedere se ci sono benefici validi e trasmettere le loro opinioni al team che prende la decisione finale.

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