I sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) aiutano le aziende a organizzare, gestire e distribuire contenuti non strutturati come documenti, immagini, registri sanitari o contabili, sondaggi, informazioni sui prodotti, email e pagine web. Le aziende utilizzano questo software per archiviare, tracciare, modificare e collaborare alla creazione di contenuti e ad altri progetti legati alle informazioni, mantenendo livelli di sicurezza predefiniti e appropriati. I dipendenti a tutti i livelli dell'organizzazione possono accedere e scambiare informazioni utilizzando il software ECM in base ai privilegi utente assegnati da un amministratore di sistema, il che semplifica il ciclo di vita delle informazioni e automatizza vari processi aziendali utilizzando il flusso di lavoro integrato.
L'ECM è compatibile con la maggior parte dei tipi di file, inclusi i popolari pacchetti di produttività d'ufficio (DOC, XLS, OCF), file di immagini (JPEG, TIFF, PNG), email, standard web (XML, HTML) e file CAD da una varietà di piattaforme software. Serve come piattaforma aziendale per archiviare in modo sicuro grandi quantità di contenuti, distribuire informazioni, costruire e gestire flussi di lavoro, facilitare la collaborazione del team e integrarsi con altri sistemi aziendali, come i sistemi ERP.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di Gestione dei Contenuti Aziendali, un prodotto deve essere in grado di:
Archiviare grandi quantità di contenuti in vari tipi di file
Imporre ordine sui dati in base a modelli organizzativi
Rendere le risorse facili da trovare, gestire e distribuire attraverso la ricerca e il filtraggio avanzato e il tagging
Consentire la collaborazione e la creazione di nuovi documenti
Garantire l'integrità dei dati e mantenerli sicuri con strutture di permessi
