Scopri di più su Suite ERP per l'Istruzione
Cosa sono le Suite ERP per l'Istruzione?
I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) sono stati originariamente sviluppati per aiutare le grandi aziende manifatturiere a gestire le loro attività. Negli ultimi anni, il settore dell'istruzione si è rivolto sempre più alla propria versione del software ERP, fornendo alle istituzioni educative la tecnologia per aiutarle a massimizzare l'efficienza man mano che le loro esigenze quotidiane sono diventate più complesse.
Le suite ERP per l'istruzione sono sistemi integrati con moduli che gestiscono le funzioni "back office" di una scuola, college o università. Poiché le suite ERP sono generalmente preoccupate di gestire le risorse, ciò significa che la maggior parte dei sistemi include moduli principali per automatizzare le attività quotidiane nei dipartimenti di finanza e risorse umane dell'istituzione. Ma questi sistemi spesso includono funzionalità per gestire una varietà di altri processi gestiti dagli amministratori dell'istruzione, tra cui ammissioni, pagamenti delle tasse studentesche, trasporti, pianificazione e pianificazione del curriculum. I sistemi ERP per l'istruzione possono aiutare gli amministratori a organizzare i volumi di dati che questi sistemi raccolgono sulle operazioni della loro istituzione e utilizzare strumenti di analisi per capire come rendere i processi più efficienti ed efficaci.
Vantaggi Chiave delle Suite ERP per l'Istruzione
- Migliorare l'accuratezza e l'accessibilità dei dati
- Automatizzare compiti aziendali complessi e dispendiosi in termini di tempo
- Ottimizzare la comunicazione e la condivisione dei dati tra i dipartimenti
- Utilizzare analisi avanzate dei dati per ottimizzare le operazioni
- Aumentare le iscrizioni e la fidelizzazione con esperienze studentesche più personalizzate
Perché Usare le Suite ERP per l'Istruzione?
Le suite ERP per l'istruzione possono essere strumenti trasformativi per qualsiasi scuola, distretto o università che desideri migliorare la gestione delle pratiche aziendali dell'organizzazione.
Ottimizzare la condivisione dei dati tra i dipartimenti — Le suite ERP progettate per l'istruzione possono aiutare le istituzioni a ridurre la loro dipendenza dai processi manuali per registrare e condividere dati importanti sui loro processi aziendali quotidiani. Dipendere da registri cartacei per gestire documenti finanziari e delle risorse umane significa che i dati sono meno accessibili ad altri dipartimenti, quindi diverse parti dell'organizzazione potrebbero lavorare con set di dati incompleti o incoerenti. Anche se la scuola ha digitalizzato i suoi registri, se quei dati si trovano su sistemi diversi che non "comunicano" tra loro, la compartimentazione di quei dati potrebbe causare problemi. Le suite ERP per l'istruzione sono progettate con l'integrazione in mente, quindi gli amministratori possono essere sicuri di guardare i dati più aggiornati, indipendentemente dal dipartimento. Rendere più facile la condivisione dei dati può anche incoraggiare una maggiore collaborazione tra i dipartimenti su progetti e iniziative, specialmente nei grandi college e università con migliaia di personale e studenti.
Identificare aree per migliorare le prestazioni — Le istituzioni possono raccogliere montagne di dati sulle loro operazioni, ma quelle informazioni sono inutili a meno che i leader scolastici non abbiano un modo per compilarle e trasformarle in intuizioni azionabili. La natura interconnessa delle suite ERP significa che i dati dell'istituzione su finanze, dipendenti e studenti sono ospitati in un unico sistema, fornendo una grande nuvola di dati che può essere sfruttata per ottenere intuizioni. Gli sviluppatori di suite ERP per l'istruzione stanno sempre più integrando funzioni di analisi nei loro prodotti in modo che gli amministratori possano comprendere meglio come sta performando la loro istituzione. Questi dati possono spesso essere personalizzati a seconda del ruolo della persona che visualizza i dati. Ad esempio, un leader di una scuola K–12 potrebbe creare dashboard finanziari compilati dai dati di più dipartimenti, potenzialmente identificando aree che potrebbero essere mirate per risparmi sui costi. Un amministratore di un'università potrebbe analizzare le tendenze nelle ammissioni e nelle iscrizioni degli studenti per informare meglio la loro strategia di reclutamento per il prossimo ciclo di ammissioni. Con analisi specificamente progettate per le esigenze delle istituzioni educative, i dati raccolti dalle suite ERP per l'istruzione possono essere resi più preziosi.
Automatizzare i compiti aziendali — Le risorse in molte istituzioni educative sono limitate, quindi migliorare l'efficienza è un punto di vendita importante per le suite ERP per l'istruzione. I prodotti ERP integrati per l'istruzione hanno strumenti di automazione integrati che consentono agli amministratori di svolgere compiti di routine più rapidamente. Questi compiti automatizzati variano, a seconda di quale dipartimento sta utilizzando il software. Un amministratore delle risorse umane potrebbe automatizzare compiti tipici come l'elaborazione delle buste paga o l'aggiornamento dei record dei dipendenti. I consulenti accademici potrebbero eseguire un audit del progresso del grado per determinare rapidamente quali classi uno studente ha seguito e quali deve ancora seguire. Le bollette degli studenti potrebbero essere inviate automaticamente a intervalli personalizzati e i pagamenti accettati tramite un portale self-service online.
Chi Usa le Suite ERP per l'Istruzione?
Le suite ERP per l'istruzione sono spesso sistemi espansivi e interconnessi che possono toccare quasi ogni aspetto di un'istituzione, quindi possono essere utilizzate da una varietà di personale scolastico. Più spesso, però, sono utilizzate dagli amministratori che gestiscono le funzioni di back office che mantengono in ordine le operazioni quotidiane dell'istituzione.
Professionisti delle risorse umane — Gli amministratori delle risorse umane utilizzano i moduli HR delle suite ERP per gestire le informazioni sui dipendenti, archiviare i record, tracciare le assenze, elaborare le buste paga e gestire le valutazioni dei dipendenti.
Professionisti della finanza — Contabili e altri dipendenti del dipartimento finanziario utilizzano i moduli finanziari delle suite ERP per tenere traccia delle spese e dei ricavi. Gli strumenti di budgeting consentono anche ai dipendenti finanziari di sviluppare proiezioni di bilancio basate sui dati di più dipartimenti.
Leadership dell'istituzione — Gli amministratori di alto livello utilizzano le suite ERP per ottenere una visione globale delle operazioni della loro istituzione. Gli strumenti di analisi consentono loro di ottenere intuizioni su come l'istituzione sta performando in diverse aree e prendere decisioni strategiche basate su quei dati.
Tipi di Suite ERP per l'Istruzione
K–12 vs. istruzione superiore — Alcune suite ERP per l'istruzione sono orientate più verso il mercato dell'istruzione K–12, offrendo funzionalità che potrebbero essere utilizzate più spesso in una scuola primaria o secondaria, come un portale online per i genitori per controllare i voti di uno studente. Altri prodotti di suite ERP si rivolgono alle istituzioni di istruzione superiore, offrendo funzionalità più rilevanti per quelle istituzioni (gestione degli aiuti finanziari o consulenza accademica, pianificazione dei gradi per gli studenti, ecc.).
Prodotti tutto-in-uno vs. sistemi modulari — I fornitori di suite ERP per l'istruzione a volte vendono i loro prodotti in modo modulare, quindi un cliente potrebbe acquistare l'intera suite o solo un componente di essa. Ad esempio, un'istituzione che ha già un sistema HR che vuole continuare a utilizzare potrebbe acquistare solo il modulo finanziario e contabile da un fornitore di software ERP. In altri casi, le suite ERP per l'istruzione sono vendute come un pacchetto unico, quindi quando si acquista la suite si ottengono tutti i moduli inclusi in essa.
Caratteristiche delle Suite ERP per l'Istruzione
Finanza e contabilità — Le suite ERP per l'istruzione contengono moduli o prodotti per la gestione delle finanze di un'istituzione. Questi strumenti includono tipicamente la capacità di gestire il libro mastro generale, i conti da pagare, i conti da ricevere, gli acquisti, il budgeting e altre funzioni del dipartimento finanziario.
Modulo delle risorse umane — Una percentuale significativa del budget di un'organizzazione è dedicata al suo capitale umano, quindi le suite ERP tipicamente aiutano le organizzazioni a gestire i loro dipendenti. Compiti HR comuni come mantenere i record dei dipendenti, registrare le assenze dei dipendenti e le richieste di tempo libero, tracciare gli incarichi di lavoro e elaborare le buste paga sono tipicamente inclusi. Questi prodotti possono anche avere più funzionalità HR specifiche per l'istruzione come condurre valutazioni di insegnanti o professori e mantenere i record delle credenziali accademiche e professionali di un dipendente.
Account utente — Non tutti i dipendenti necessariamente hanno bisogno di accesso a ogni parte di una suite ERP. Alcune suite consentono agli amministratori di controllare a quali moduli di una suite un determinato utente ha accesso, quindi a un consulente accademico può essere negato il permesso di esaminare i record HR.
Analisi — Gli strumenti di analisi integrati danno agli amministratori la capacità di utilizzare i dati raccolti dal sistema ERP per identificare tendenze emergenti, analizzare i cambiamenti demografici o prevedere risultati futuri. I dashboard di analisi visualizzano i dati compilati in formati grafici che possono meglio illustrare le prestazioni dell'istituzione in una certa area. Gli amministratori possono utilizzare quelle intuizioni per guidare decisioni strategiche o stabilire priorità.
Reportistica — Le istituzioni educative sono spesso soggette a supervisione da parte di agenzie regolatorie e devono periodicamente riferire su argomenti come curriculum, aiuti finanziari e risultati degli studenti. Le funzioni di reportistica nelle suite ERP per l'istruzione possono compilare report preconfigurati pronti per essere consegnati alle agenzie competenti, riducendo il tempo e lo sforzo necessari per compilare i dati manualmente. Gli strumenti di reportistica possono anche essere utilizzati per generare report su ammissioni, raccolta fondi, marketing o altri argomenti per discussioni e decisioni interne.
Integrazioni — La maggior parte delle suite ERP per l'istruzione ha un sistema informativo studentesco integrato o si integra con un SIS in modo che informazioni come le iscrizioni degli studenti possano essere collegate con le prestazioni aziendali dell'istituzione. Altri prodotti con cui gli ERP per l'istruzione tipicamente si integrano includono software di consulenza, software di gestione degli aiuti finanziari e software di ammissioni e iscrizioni.
Fatturazione e pagamenti delle tasse — Le fatture possono essere generate automaticamente e inviate a studenti o genitori, che possono avere l'opzione di pagare utilizzando un portale di pagamento online.
Compatibilità con dispositivi mobili — I sistemi ERP per l'istruzione possono offrire app mobili che possono espandere l'accesso ai dati del sistema. Ad esempio, un dipendente potrebbe utilizzare l'app per controllare il proprio stipendio o lo stato dei benefici. Studenti e genitori possono avere la loro versione dell'app per effettuare pagamenti o rivedere le finanze di uno studente.
Single sign-on — I sistemi che offrono funzionalità SSO consentono agli utenti di accedere con un solo clic, anche se stanno accedendo a più sistemi.
Tendenze Relative alle Suite ERP per l'Istruzione
Aumento di analisi, IA e modellazione predittiva — Poiché le iscrizioni nei college e nelle università sono diminuite a livello nazionale, la pressione sugli amministratori dell'istruzione superiore per attrarre e trattenere studenti qualificati è diventata ancora più intensa. Gli strumenti di analisi avanzati che vengono con un numero crescente di suite ERP per l'istruzione offrono una soluzione potenziale, dando ai leader dell'istruzione nuove intuizioni sui dati che raccolgono sulle operazioni della loro istituzione. Gli strumenti di analisi potrebbero sviluppare un report sulle campagne di reclutamento più recenti della scuola e su quanto sia stato efficace il marketing nell'ingaggiare potenziali studenti e aumentare i ricavi delle tasse, ad esempio. Le analisi finanziarie potrebbero aiutare gli amministratori ad analizzare le prestazioni dell'istituzione e determinare dove gli investimenti o i tagli potrebbero essere utili. Strumenti più avanzati stanno incorporando intelligenza artificiale e modellazione predittiva per determinare quali studenti potrebbero essere in pericolo di fallimento, consentendo ai consulenti accademici di contattare proattivamente e offrire supporto.
Passaggio al cloud — Mentre molte aziende si sono spostate verso il cloud computing, molte istituzioni educative sono state lente ad adottare quel modello. Molti sistemi legacy nelle istituzioni educative sono installati in loco, possibilmente su server gestiti dagli amministratori IT dell'università. Spostare i dati su suite ERP basate su cloud offre agli amministratori una maggiore flessibilità per aumentare la capacità dei loro sistemi di gestire la domanda, come durante i periodi di registrazione quando molti studenti stanno cercando di iscriversi alle classi contemporaneamente. I sistemi basati su cloud rendono anche i dati dell'istituzione più accessibili tra i dipartimenti perché quei dati possono essere accessibili da qualsiasi luogo. Quella maggiore flessibilità e agilità consente alle grandi istituzioni di adattarsi alle esigenze degli studenti in cambiamento. Ci sono anche potenziali benefici di sicurezza con la gestione dei dati dell'istituzione 24/7 su server che vengono frequentemente aggiornati, piuttosto che fare affidamento sui dipendenti IT interni dell'istituzione, che probabilmente hanno molte altre responsabilità legate alla tecnologia nel campus.
Problemi Potenziali con le Suite ERP per l'Istruzione
Integrazioni inefficaci — Uno dei motivi principali per cui le organizzazioni si rivolgono a una suite ERP è perché le diverse funzioni o moduli all'interno di quella suite lavorano senza problemi insieme. Tuttavia, se un'istituzione vuole adottare una suite ERP per l'istruzione—mentre mantiene anche alcuni dei suoi software legacy—è importante che gli amministratori verifichino che il loro software esistente funzionerà con il nuovo sistema. Ad esempio, un'università potrebbe avere software di contabilità che il suo personale vuole continuare a utilizzare, mentre aggiunge anche moduli da un sistema ERP per la consulenza accademica, le risorse umane e la gestione delle informazioni sugli studenti. Prima di prendere la decisione sull'ERP, sarebbe importante verificare che il nuovo sistema si integrerà con il sistema di contabilità esistente. Altrimenti, i dipendenti in quei diversi dipartimenti potrebbero guardare set di dati diversi o essere costretti a inserire le stesse informazioni due volte in due sistemi diversi, creando inefficienze e un maggiore potenziale di errori. Anche se i leader scolastici stanno acquistando una singola suite ERP per l'istruzione interconnessa, dovrebbero verificare che i componenti del sistema condivideranno le informazioni in un modo che li aiuterà a raggiungere gli obiettivi della loro istituzione.
Sicurezza dei dati — Proteggere i dati di un'istituzione non può più essere un ripensamento poiché gli attacchi informatici prendono sempre più di mira scuole e università. Quando i sistemi essenziali di un'organizzazione sono tutti interconnessi, come lo sono con le suite ERP per l'istruzione, è ancora più importante costruire difese forti contro potenziali violazioni. Un attacco ransomware che blocca il software finanziario e delle risorse umane di un'organizzazione, ad esempio, comprometterebbe seriamente la capacità dell'organizzazione di condurre affari quotidiani. Gli amministratori dovrebbero porre domande difficili su come il fornitore della loro suite ERP basata su cloud sta garantendo la sicurezza dei loro dati. Per le istituzioni che ospitano i dati della loro suite ERP su server locali, i manager IT devono assicurarsi di avere il software di sicurezza adeguato e le formazioni del personale in atto per proteggere i loro dati preziosi.
Software e Servizi Relativi alle Suite ERP per l'Istruzione
Sistemi informativi studenteschi — Alcune suite ERP per l'istruzione hanno un SIS integrato per gestire i dati degli studenti, i voti, il curriculum e le iscrizioni. In alcuni casi, la suite ERP si concentra esclusivamente sulle funzioni aziendali e un'istituzione dovrà utilizzare un SIS esterno che si integra con i moduli aziendali.
Software di finanza e contabilità per l'istruzione — Questi prodotti gestiscono e automatizzano i processi finanziari essenziali per un'istituzione educativa, inclusi libro mastro generale, conti da pagare, conti da ricevere, acquisti e budgeting. Le suite ERP per l'istruzione tipicamente includono un componente finanziario, ma alcune organizzazioni possono scegliere di utilizzare un prodotto di finanza o contabilità diverso in combinazione con una suite ERP.
Software HR per l'istruzione — Le suite ERP per l'istruzione possono includere un modulo HR per gestire le buste paga, le assenze dei dipendenti, i record del personale, le valutazioni e altre esigenze di capitale umano. Alcune organizzazioni possono utilizzare software HR più generici che si integrano con la loro suite ERP.
