Il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) viene utilizzato per ottimizzare l'intero processo del ciclo di vita dei contratti, dalla pre-firma alla post-firma. Il software CLM può semplificare il processo di gestione dei contratti attraverso le fasi chiave del ciclo di vita come la creazione del contratto, la negoziazione, l'esecuzione, l'approvazione e il rinnovo.
Il software CLM traccia le pietre miliari, le scadenze e gli obblighi delineati nel contratto, inviando promemoria e notifiche automatiche alle parti interessate. Sebbene tradizionalmente utilizzato dai team legali, il software CLM è ampiamente utilizzato da altri team all'interno di un'organizzazione, come vendite, approvvigionamento e finanza. Automatizzando i flussi di lavoro dei contratti, questi strumenti aiutano a gestire volumi elevati di accordi di routine in modo più efficiente.
A differenza del software di gestione dei contratti, il software CLM aiuta gli utenti a gestire le azioni post-firma (o post-esecuzione), inclusi il monitoraggio degli obblighi, la gestione delle prestazioni e della conformità, e la risoluzione delle controversie. Questi strumenti forniscono una piattaforma centralizzata per l'archiviazione di tutti i termini degli obblighi e delle comunicazioni. Questo aiuta le aziende a mitigare i rischi, garantendo che tutte le parti interne ed esterne comprendano e rispettino i loro obblighi contrattuali. Avere un repository centralizzato e accesso per la collaborazione, flussi di lavoro automatizzati condivisi e visibilità alle analisi delle prestazioni dei contratti aiuta a migliorare la conformità e l'efficienza complessiva nella gestione dei contratti.
Il software CLM si integra comunemente con il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), il software di proposta, il software di contabilità e il software di firma elettronica.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di Gestione del Ciclo di Vita dei Contratti (CLM), un prodotto deve:
Fornire tutte le funzionalità di una soluzione di gestione dei contratti
Gestire l'intero ciclo di vita del contratto dall'inizio alla fine
Tracciare e monitorare il processo di creazione e consegna del contratto
Consentire agli utenti di stimare l'efficienza del ciclo di vita del contratto e trovare modi per migliorarlo
Fornire report regolari alle parti interne e rilevanti esterne sui contratti e sulle prestazioni rispetto agli obblighi
Conformarsi ai requisiti del settore, alle normative governative, agli audit e alle risposte alle cause legali
