Le aziende utilizzano software di fatturazione e gestione delle fatture per creare e inviare fatture ai clienti al fine di richiedere il pagamento per i prodotti e i servizi che forniscono. Utilizzando questo tipo di software, le aziende possono ridurre il tempo e lo sforzo necessari per gestire le fatture e migliorare l'accuratezza dei loro processi di fatturazione. Le imprese possono scegliere tra una varietà di strumenti software di fatturazione che offrono funzionalità come automazione, personalizzazione e integrazione con piattaforme contabili.
Questo tipo di software è tipicamente utilizzato da professionisti contabili, ma può essere utilizzato anche da venditori o project manager per fornire ai clienti preventivi o fatture pro forma. Il software di fatturazione aiuta le aziende a gestire la fatturazione per diversi tipi di prodotti o servizi, come la fatturazione di progetti per servizi professionali e la fatturazione ricorrente per le utenze.
Il software di fatturazione si integra con software contabili e soluzioni ERP o CRM dove sono memorizzate le informazioni sui clienti e sui prodotti o servizi che hanno acquisito. La fase finale del processo di fatturazione (quando i pagamenti vengono ricevuti) viene solitamente eseguita utilizzando un software contabile o un modulo di una soluzione più ampia come l'ERP.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria del software di fatturazione, un prodotto deve:
Fornire funzionalità per creare diversi tipi di fatture
Essere in grado di consolidare più fatture in una o dividere una fattura
Includere modelli per fatture e altri documenti
Consentire agli utenti di inviare fatture in diversi formati (PDF, MS Word) attraverso vari canali di comunicazione (email, efax)
Offrire report e analisi sullo stato di ciascuna fattura
Includere notifiche di avviso di pagamento
Integrarsi con soluzioni software come ERP, CRM e pacchetti contabili
