Fonctionnalités de R2 Docuo

Gestion des fichiers (17)

Synchronisation des appareils: Fournit une fonctionnalité qui gère la synchronisation des fichiers entre les PC et les appareils mobiles pour s’assurer que les fichiers sont à jour, quel que soit le fournisseur ou l’appareil sur lequel ils sont mis à jour
Interface Web: Possibilité d’accéder à des documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil
Prise en charge des types de fichiers: Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.
Rechercher: Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et/ou avancée
Applications mobiles: Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent à l’utilisateur d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC
Prise en charge des types de fichiers: Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.
Métadonnées: Ajoute automatiquement des métadonnées descriptives telles que la taille du fichier et la date de téléchargement, possède des champs de métadonnées standard tels que des mots-clés et permet la définition de champs et de vocabulaire personnalisés.
Numérisation OCR: Peut structurer des données non structurées via la reconnaissance optique de caractères ou d’autres processus automatisés de classement/marquage pour les documents numérisés.
Versioning: Effectuez le suivi des versions incrémentielles du même fichier.
Collaboration: Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer à la création, à l’annotation et à la révision de documents.
Assemblage de documents: Générez automatiquement des documents basés sur des modèles et l’envoi de formulaires.
Création de formulaire: Capable de créer et de gérer des formulaires utilisateur à soumettre.
Portails et sites: Capable de créer des portails utilisateur et des sites.
Disposition: Archiver, supprimer ou révoquer automatiquement l’accès aux fichiers qui ont atteint la fin de leur cycle de vie.
Rechercher: Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et / ou avancée.
Interface Web: Possibilité d’accéder aux documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil.
Applications mobiles: Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC.

Collaboration (3)

Dossier suivant: Permet aux utilisateurs de recevoir des mises à jour lorsque des fichiers ont été mis à jour, ajoutés, supprimés ou déplacés.
Partage de fichiers: Permet aux utilisateurs de partager des fichiers/dossiers individuels avec des personnes extérieures ou internes à l’organisation. Possibilité d’attribuer des privilèges de modification ou d’affichage uniquement.
Suivi des modifications / Journaux d’audit: Fournit un journal d’audit des modifications et permet aux utilisateurs de revenir à une version spécifique

Administration (3)

Gestion des utilisateurs et des rôles: Permet à l’administrateur de fournir un accès segmenté à l’outil en fonction du rôle. Facile à créer de nouveaux utilisateurs et à supprimer des utilisateurs.
Politiques et contrôles: Possibilité de contrôler par l’accès aux fichiers / dossiers utilisateur / groupe, les autorisations de partage externes, les politiques d’édition, les restrictions d’emplacement des appareils, le partage par appareil, etc.
Sécurité: Stocke et transfère des fichiers dans un environnement sécurisé

Plate-forme (9)

Performance et fiabilité: Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.
Rapports et audit: Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs
Système d’intégration des enregistrements: Intègre aux systèmes d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint
Apis: Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes
Internationalisation: Permet aux organisations multinationales d’utiliser efficacement l’outil dans plusieurs langues et devises.
Performance et fiabilité: Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.
Rapports et audit: Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs.
Système d’intégration des enregistrements: S’intègre à d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
Apis: Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes.

Workflow (5)

Automatisation des processus: La spécification d’une série de conditions et d’actions peut automatiser les processus internes, est personnalisable en fonction des complexités des besoins de l’organisation et facile à configurer et à exécuter.
Conditions: Le moteur de workflow fournit des conditions pertinentes et personnalisables sur lesquelles exécuter des règles.
Activités: Toute action qu’un utilisateur peut effectuer dans le système peut être spécifiée comme une action automatisée.
Gestion des enregistrements: Le système fournit les outils et la fonctionnalité nécessaires pour maintenir la preuve des activités commerciales et se conformer aux exigences gouvernementales ou aux normes de l’industrie.
Gestion de cas: Le système fournit des fonctionnalités spécialisées pour regrouper le contenu structuré et non structuré, automatiser les processus adaptatifs multi-personnes et fixer des délais pour les cas ouverts. En outre, les cas peuvent être complétés et fermés avec les informations associées stockées et vérifiables.