En savoir plus sur Logiciel de gestion de projet et de portefeuille
Qu'est-ce que le logiciel de gestion de projet et de portefeuille ?
Contrairement au logiciel de gestion de projet qui se concentre principalement sur l'exécution, le logiciel de gestion de projet et de portefeuille (PPM) aide les entreprises à créer et à mettre en œuvre des stratégies pour les portefeuilles de projets. Un portefeuille est un mélange de projets interconnectés, ce qui signifie qu'ils ont une portée similaire et des ressources partagées. Par exemple, une entreprise d'architecture, d'ingénierie et de construction (AEC) peut avoir trois portefeuilles : un pour l'architecture et le design, un autre pour les projets d'ingénierie civile et industrielle, et un troisième pour la construction résidentielle et commerciale. Chaque portefeuille peut inclure des dizaines ou des centaines de projets qui doivent être gérés et surveillés dans leur ensemble.
Le grand nombre de projets faisant partie d'un portefeuille rend difficile pour les entreprises de planifier, d'allouer des ressources, d'exécuter et de surveiller la performance. Le logiciel de gestion de projet typique est utilisé pour gérer des projets individuels mais n'inclut généralement pas de fonctionnalités robustes pour la gestion de portefeuille.
Principaux avantages du logiciel de gestion de projet et de portefeuille
- L'expérience et la satisfaction client sont essentielles pour les entreprises axées sur la livraison de projets. La fidélité des clients n'est atteinte que lorsque l'entreprise livre constamment un travail de bonne qualité à des prix raisonnables. La qualité des projets est difficile à gérer à travers plusieurs portefeuilles et le PPM aide à relever ce défi.
- La visibilité des projets et des portefeuilles permet aux parties prenantes de l'entreprise ainsi qu'aux partenaires et clients de suivre les jalons, les livrables et d'identifier les problèmes potentiels. Bien que le suivi des projets individuels soit relativement facile, seul le logiciel PPM est capable de surveiller des centaines de projets simultanément. De plus, puisque les projets d'un portefeuille sont interconnectés, des changements inattendus dans une tâche peuvent se propager à travers plusieurs projets et nuire à l'ensemble du portefeuille.
- Le suivi des coûts et de la rentabilité évite les dépenses inutiles, compare les coûts estimés et réels, et fournit des informations sur la manière d'améliorer les revenus. Il y a de nombreux coûts liés aux portefeuilles de projets (ressources, sous-traitants, main-d'œuvre, etc.), et chacun d'eux doit être surveillé de près. Au niveau du projet ou pour chaque tâche, les dépenses peuvent sembler insignifiantes ; mais lorsqu'elles sont analysées par portefeuille, elles peuvent s'accumuler en une somme notable.
- Améliore l'agilité des affaires et accélère la livraison des projets à travers une entreprise ou un groupe d'entreprises. L'agilité aide les entreprises à s'adapter à la demande des clients et aux changements du marché, et une meilleure capacité de livraison rend l'entreprise plus efficace.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet et de portefeuille ?
Le principal avantage des plateformes PPM est leur capacité à gérer des portefeuilles de nombreux projets et à maintenir les relations entre eux. Cela aide les entreprises à planifier et exécuter des dizaines ou des centaines de projets simultanément. Les avantages supplémentaires du logiciel PPM incluent les suivants :
Collaboration à travers les projets et les portefeuilles — La collaboration entre plusieurs équipes et parties prenantes externes est difficile sans un logiciel robuste. Les systèmes PPM permettent à tous les participants aux projets de communiquer et de partager des données sans les submerger d'informations inutiles.
Analytique et performance — Les portefeuilles de projets sont le principal moteur de revenus pour de nombreux prestataires de services professionnels et leur performance impacte directement la rentabilité. Il est donc essentiel que les entreprises utilisent l'analytique pour suivre la performance des portefeuilles, identifier les goulots d'étranglement et les risques, et trouver des opportunités d'amélioration.
Alignement stratégique à travers l'entreprise — Les entreprises de taille moyenne et grande ont tendance à être bureaucratiques et rigides, impactant négativement la performance de l'entreprise. Le PPM fournit des fonctionnalités pour définir et surveiller des objectifs communs, ce qui améliore l'alignement des affaires et la performance de l'entreprise.
Qui utilise le logiciel de gestion de projet et de portefeuille ?
Le logiciel PPM peut être utilisé par n'importe qui dans l'entreprise et même par des utilisateurs externes tels que des partenaires et des clients. Il est donc crucial de définir clairement les rôles des utilisateurs et les droits d'accès pour protéger la propriété intellectuelle, les données confidentielles et la vie privée de toutes les parties impliquées.
Responsable du bureau de gestion de projet (PMO) — Un PMO est une équipe ou un département au sein d'une entreprise qui définit et met en œuvre des normes pour la gestion de projet. Pour les grandes entreprises, les employés du PMO doivent également créer des normes pour les portefeuilles de projets. Une fois créées, les normes sont appliquées à travers l'entreprise pour assurer la conformité et la communication avec les clients et les partenaires. Les normes PPM doivent être mises à jour régulièrement pour suivre les changements réglementaires. Les équipes PMO utilisent également le logiciel PPM pour surveiller comment les normes sont mises en œuvre et prendre des mesures correctives si nécessaire.
Chefs de projet — Les chefs de projet utilisent le PPM pour planifier et exécuter des projets qui font partie de divers portefeuilles. Ils doivent également s'assurer que tous ceux qui travaillent sur un projet suivent les normes définies par le département PMO. Les chefs de projet utilisent également le PPM pour maintenir des communications directes avec les clients, identifier les risques et signaler les problèmes aux gestionnaires et aux cadres.
Cadres — Les gestionnaires et les cadres bénéficient de l'analyse des données, des rapports et des tableaux de bord qui fournissent des informations sur l'état des projets, les coûts associés, les risques et la conformité. Les données sont également utilisées pour identifier comment optimiser les portefeuilles ainsi que de nouvelles opportunités commerciales. De plus, les informations historiques sur les portefeuilles de projets sont le point de départ de toute activité de budgétisation et de prévision.
Partenaires et sous-traitants — Les grands portefeuilles de projets nécessitent souvent l'implication de sociétés tierces, de fournisseurs, de prestataires et de sous-traitants indépendants. Les entreprises s'associent également de plus en plus avec des freelances lorsqu'il est trop coûteux d'embaucher et de former des employés pour des tâches qui ne sont pas critiques pour le succès du projet. Tous ces intervenants externes doivent accéder aux informations sur les projets et les portefeuilles, idéalement via un portail plutôt que des documents et des feuilles de calcul. Les entreprises doivent être prudentes pour protéger leur propriété intellectuelle et la vie privée de leurs clients lors du partage de données à l'extérieur.
Types de logiciels de gestion de projet et de portefeuille
Il n'existe pas beaucoup de solutions PPM disponibles sur le marché et les acheteurs n'ont que quelques options de livraison à choisir.
Meilleur de sa catégorie — Se réfère à une solution intégrée unique qui offre toutes les fonctionnalités pour gérer les portefeuilles et les projets associés. Bien que tous les logiciels PPM de meilleure catégorie offrent des fonctionnalités robustes de portefeuille, le niveau de support pour la gestion de projet et de ressources varie considérablement d'un produit à l'autre.
Suites — Inclut plusieurs produits, dont l'un se concentre sur la gestion de portefeuille. Les autres produits peuvent être utilisés pour la gestion des ressources et des projets. Les entreprises peuvent choisir d'acheter et d'utiliser tous les produits ensemble ou séparément. Une suite PPM est avantageuse car elle offre des fonctionnalités complètes et un référentiel unique de données de portefeuille de projets.
Solutions ponctuelles — Ces solutions se concentrent sur la création et la surveillance des portefeuilles et n'incluent pas de fonctionnalités robustes pour la gestion de projet. L'intégration avec le logiciel de gestion de projet est donc essentielle pour planifier et exécuter des projets. Il est également important de s'intégrer avec le logiciel de gestion des coûts de projet lorsque ce type de fonctionnalité n'est pas fourni. Les solutions ponctuelles pour le PPM sont bénéfiques pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les petites équipes de grandes entreprises.
PPM spécifique à l'industrie — Inclut les meilleures pratiques pour les industries complexes telles que l'énergie, l'aérospatiale et la défense, ou pour les entrepreneurs gouvernementaux. Ce type de logiciel assure la conformité avec les réglementations et les normes de l'industrie, ce qui n'est pas toujours le cas pour la plupart des produits PPM.
Fonctionnalités du logiciel de gestion de projet et de portefeuille
Le PPM est plus qu'une gestion de projet avancée. Son objectif est d'identifier les opportunités commerciales, de les associer à des projets et des portefeuilles, et de s'assurer que l'entreprise ajuste ses portefeuilles en fonction des changements du marché.
Gestion et surveillance des portefeuilles — Les portefeuilles de projets sont définis en fonction de la demande des clients et de la capacité de l'entreprise à livrer des projets. Puisque la demande change constamment, les portefeuilles doivent être mis à jour pour rester pertinents. Les changements à un portefeuille peuvent également être déclenchés par des décisions exécutives pour fournir de nouveaux services ou interrompre des offres non rentables.
Planification et allocation des ressources — La planification de la capacité permet aux utilisateurs d'identifier quelles ressources sont disponibles et quand. Ce type de fonctionnalité est également utilisé pour réaffecter des ressources en fonction de changements inattendus. Tout changement doit être reflété à travers l'ensemble du portefeuille de projets afin que chacun ait une image claire de son travail.
Gestion et exécution de projet — Le logiciel de gestion de projet traditionnel est utilisé pour exécuter des projets individuels, tandis que le PPM permet la planification et la gestion des portefeuilles. Idéalement, le PPM devrait fournir des fonctionnalités pour la gestion de projet et de portefeuille. Les tâches de projet, les délais et les ressources devraient être consolidés par portefeuille.
Risque de projet et de portefeuille — Les risques de projet ont tendance à augmenter pour les projets et portefeuilles complexes. Le PPM identifie et atténue les risques au niveau du portefeuille et du projet. Bien que certains risques soient évitables, d'autres peuvent survenir de manière inattendue, c'est pourquoi les entreprises définissent et mettent en œuvre des actions correctives.
Collaboration — Les fonctionnalités de collaboration varient d'un simple chat à une gestion avancée des documents et à la rédaction. Pour la gestion de portefeuille, la collaboration devrait permettre aux utilisateurs internes et externes de communiquer et de partager des informations à chaque étape du projet. Les cadres et l'équipe PMO doivent travailler ensemble pour définir et aligner les stratégies commerciales, ou pour créer des budgets et prévoir les finances.
Analyse financière — Bien que le PPM n'inclue pas de fonctionnalités comptables, il offre des options pour créer des budgets et surveiller les coûts des projets. Le coût des ressources utilisées pour livrer des projets représente la majorité des dépenses des entreprises de services professionnels. D'autres coûts sont les dépenses de voyage et de consommables ainsi que les coûts indirects pour les services publics ou l'administration. Tous ces coûts doivent être alloués aux projets et portefeuilles et analysés par chaque équipe et unité commerciale.
Autres fonctionnalités du logiciel de gestion de projet et de portefeuille : Capacités d'alignement, Gestion allégée, Performance, Mélange de portefeuille, Capacités de priorités, Analyse des risques
Fonctionnalités supplémentaires de gestion de projet et de portefeuille
Optimisation du portefeuille de projets — Comme tout autre produit ou service, un portefeuille de projets a un cycle de vie qui commence par l'inception, suivi par les tests, le déploiement, la maturité, et se termine par l'obsolescence. Pour rester compétitive, une entreprise doit constamment évaluer et améliorer ses portefeuilles. Même si l'objectif principal est d'atteindre une rentabilité maximale, les décideurs doivent également prendre en compte les changements du marché et les défis socio-économiques tels que l'automatisation ou le changement climatique.
Tendances liées au logiciel de gestion de projet et de portefeuille
Cloud — La plupart des produits PPM ont été développés il y a des décennies et sont livrés à la fois sur site et dans le cloud. Bien que le cloud gagne du terrain sur le marché, de nombreuses entreprises d'envergure continuent d'héberger et de gérer le produit sur leurs locaux. Le logiciel PPM natif du cloud est principalement utilisé par les entreprises de taille moyenne qui préfèrent ne pas investir dans du matériel et du personnel informatique spécialisé.
Gestion du travail — La gestion du travail se réfère à l'évolution du logiciel de gestion de projet pour s'étendre au-delà de sa portée traditionnelle. Cela se fait en fournissant des fonctionnalités pour les employés qui ne sont pas des chefs de projet mais qui sont impliqués dans des projets. Les lignes entre la gestion du travail, le PPM et la gestion de projet sont très floues, donc les acheteurs doivent être prudents lors du choix entre eux. Le logiciel de gestion du travail est rarement une bonne alternative au PPM car il manque de fonctionnalités pour la gestion de portefeuille mais il fournit des fonctionnalités supplémentaires importantes telles que la collaboration avancée.
Automatisation — Les technologies intelligentes telles que l'intelligence artificielle (IA) ou les robots ont le potentiel d'automatiser de nombreuses tâches effectuées à l'aide du logiciel PPM. En même temps, ce type de technologie n'est pas encore prêt à définir et surveiller les stratégies commerciales. Bien que la gestion et l'exécution de projet soient très susceptibles d'être automatisées, l'implication humaine restera essentielle pour la gestion de portefeuille.
Globalisation — Étant donné que le PPM est utilisé par des entreprises d'envergure avec plusieurs emplacements géographiques, le logiciel doit être pris en charge dans des pays du monde entier. Cela signifie que le PPM doit se conformer à une multitude de lois sur la vie privée nationales et internationales et fournir un support multilingue et multicurrency. De plus, l'intégration avec la visioconférence et le logiciel de collaboration d'équipe est nécessaire pour permettre aux équipes mondiales de travailler ensemble.
Problèmes potentiels avec le logiciel de gestion de projet et de portefeuille
Complexité — Le PPM inclut de nombreuses fonctionnalités et fonctions qui sont livrées en tant que produit unique ou en tant que suite de plusieurs solutions. À mesure que les fournisseurs ont acquis plusieurs produits et ont essayé de les intégrer, le résultat a parfois été un système avec une expérience utilisateur incohérente et des flux de travail compliqués.
Coût — En raison de sa complexité, le logiciel PPM n'est pas aussi abordable que la gestion de projet. Bien que les nouvelles solutions cloud soient plus accessibles, il y a des coûts supplémentaires pour la configuration ou la personnalisation ainsi que pour les services professionnels tels que la mise en œuvre et la gestion du changement.
Conformité — Les entreprises utilisant le PPM doivent s'assurer qu'elles se conforment aux normes de gestion de projet ainsi qu'aux réglementations pour protéger la vie privée et prévenir la fraude financière.
Flexibilité — Bien que les entreprises utilisant le PPM nécessitent des fonctionnalités robustes et avancées, elles ont également besoin de systèmes flexibles qui ont le potentiel de s'adapter à leur entreprise. Pour relever ce défi, les fournisseurs essaient d'offrir des interfaces utilisateur configurables et la possibilité de modifier les flux de travail sans perturber le travail.
Logiciels et services liés au logiciel de gestion de projet et de portefeuille
Le PPM n'inclut pas de fonctionnalités pour le front et le back office telles que la comptabilité ou le CRM, qui sont généralement fournies par intégration.
Gestion de projet — Bien que le PPM inclue généralement des fonctionnalités pour la gestion de projet, elles peuvent ne pas toujours être suffisamment robustes et les entreprises peuvent choisir d'acheter un logiciel séparé pour gérer les projets. De plus, déployer le PPM dans plusieurs emplacements est difficile et coûteux, c'est pourquoi certaines équipes ou départements choisissent d'utiliser un logiciel de gestion de projet à la place et de l'intégrer avec le PPM.
Automatisation des services professionnels (PSA) — Le logiciel PSA n'inclut pas toujours de fonctionnalités de gestion de portefeuille, donc les entreprises qui utilisent le PSA et le PPM doivent intégrer les deux solutions. Il n'y a que quelques suites PPM qui peuvent également être utilisées pour les opérations de front office et de back office dans les services professionnels.
Planification stratégique — Bien que le PPM gère la planification stratégique des projets et des portefeuilles, il ne couvre pas toujours les autres départements d'une entreprise, des ventes et du marketing à la finance et à l'informatique. Le logiciel de planification stratégique aligne toutes les équipes pour s'assurer qu'elles ont des objectifs communs et suivent les plans stratégiques de l'entreprise.
Automatisation des processus — Bien que le PPM fournisse des fonctionnalités pour la gestion des flux de travail, la gestion des activités commerciales complexes peut nécessiter une intégration avec le logiciel de gestion des processus métier. De plus, les entreprises qui souhaitent automatiser les tâches répétitives bénéficient de l'utilisation du logiciel d'automatisation des processus robotiques (RPA).
