Fonctionnalités du logiciel de gestion des admissions et des inscriptions
Le logiciel d'admission contient généralement un ensemble de fonctionnalités diversifiées qui peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à, les fonctionnalités suivantes.
Gestion des prospects – Un aspect clé du logiciel de gestion des admissions et des inscriptions est la gestion des prospects, qui implique de cultiver des relations solides avec les individus pendant le processus de candidature. La gestion des prospects permet au personnel des admissions de personnaliser les messages à chaque étape du processus, du candidat potentiel à l'étudiant inscrit. Cette personnalisation se manifeste dans la communication par email personnalisée disponible dans le logiciel et le niveau granulaire de communication entre le personnel des admissions et les candidats, qui peut aller jusqu'à la messagerie SMS directement sur les téléphones des étudiants.
Planification d'événements et d'entretiens – Le logiciel d'admission contient souvent des capacités de planification d'entretiens, que le personnel des admissions utilise pour planifier des entretiens et des visites de campus avec les membres du personnel appropriés. Cette fonctionnalité garde les professionnels des admissions dans un seul outil et favorise un engagement accru avec les étudiants potentiels. Certaines solutions de cette catégorie offrent des outils de planification d'événements en plus de la planification d'entretiens. Cette fonctionnalité peut être utilisée par les membres du personnel pour envoyer des invitations, organiser le personnel et planifier des événements sur le campus, généralement autour du recrutement d'étudiants potentiels.
Planification de rendez-vous – Le logiciel de gestion des admissions et des inscriptions contient souvent des fonctionnalités de planification de rendez-vous, y compris un calendrier interactif pour que les parents et les étudiants puissent planifier des rendez-vous avec le personnel scolaire. Ces calendriers incluront généralement des rappels par email automatisés, ce qui aide à réduire le nombre de rendez-vous manqués.
Entonnoir de candidats – Une fonctionnalité utile pour le personnel des admissions cherchant un aperçu détaillé de tous les candidats dans le processus, l'entonnoir de candidats montre exactement combien d'individus se trouvent à chaque étape de l'entonnoir d'admission. Les membres du personnel peuvent alors se concentrer sur l'avancement de chaque étudiant dans le processus.
Acceptation ou rejet de candidature – Le personnel des admissions peut prendre des décisions concernant les candidats individuels directement via l'application et émettre ces décisions. Cette fonctionnalité permet aux responsables des admissions de consolider le nombre de programmes disparates qu'ils utilisent et de s'assurer que les décisions appropriées sont publiées aux moments appropriés.
Passerelle de paiement des frais – Le logiciel de gestion des admissions et des inscriptions contient souvent une passerelle de paiement pour que les départements d'admission puissent accepter les frais de candidature directement via le logiciel, éliminant ainsi le besoin d'intégration avec un logiciel de passerelle de paiement séparé.
Évaluation des candidats – Avec la fonctionnalité d'évaluation des candidats, les administrateurs ont la possibilité d'évaluer les documents des candidats directement dans la solution. Les administrateurs peuvent créer des cadres d'évaluation personnalisés, rédiger des notes détaillées sur chaque document et finalement attribuer une note à chaque candidat dans le système.
Gestion des inscriptions – La plupart des solutions de cette catégorie contiennent des fonctionnalités de gestion des inscriptions pour que les responsables des admissions puissent compléter le processus pour les étudiants acceptés qui décident de s'inscrire à l'école. Cette fonctionnalité clôture l'ensemble de l'entonnoir, car un individu à ce stade est passé de l'étudiant potentiel à l'étudiant inscrit et payant des frais de scolarité dans une seule application. Les fonctionnalités d'inscription peuvent inclure la création et la signature de contrats, le paiement de dépôts et les formulaires d'inscription en ligne.
Rapports – Le logiciel de gestion des admissions peut inclure des fonctionnalités de rapport qui vous permettront de comparer les résultats d'une année sur l'autre, de fixer des objectifs d'inscription et de mesurer les performances en fonction des objectifs prédéfinis.
Application mobile – Le nombre de visites de sites web mobiles augmente rapidement à mesure que les appareils mobiles deviennent plus puissants et plus largement utilisés pour des tâches importantes. Pour permettre au visiteur qui souhaite utiliser le logiciel sur son appareil mobile, certains fournisseurs de logiciels de gestion des admissions créent des versions mobiles de leurs applications. Ce sont des versions complètes des solutions respectives disponibles entièrement sur les appareils mobiles.
Intégrations et migration de données – Chaque solution d'admission contiendra des outils légèrement différents dans cette catégorie de fonctionnalités. Selon le type de solution, ceux-ci peuvent inclure des importations de fichiers en masse, des capacités de migration de données, des intégrations avec d'autres systèmes et des intégrations API avec des systèmes partenaires sélectionnés.
Messagerie – Les solutions de gestion des admissions contiennent généralement des fonctionnalités de messagerie qui connectent les responsables des admissions avec les parents et les étudiants. Ces messages peuvent être envoyés par email ou SMS et peuvent être envoyés sous forme de messages en masse ou de communications personnalisées ponctuelles.
Portail de recommandations – Les lettres de recommandation sont un point de blocage dans le processus de candidature pour de nombreux étudiants. Certaines solutions d'admission contiennent un portail par lequel les enseignants peuvent soumettre directement des lettres de recommandation.
Création de formulaires – La plupart des logiciels d'admission fournissent aux utilisateurs des fonctionnalités de création de formulaires en ligne qu'ils peuvent utiliser pour créer des formulaires liés aux admissions spécifiquement pour leur établissement éducatif. Ces formulaires, qui peuvent être enregistrés et réutilisés encore et encore, permettent aux bureaux de gagner du temps et de l'argent.
Tendances liées au logiciel de gestion des admissions et des inscriptions
Il y a quelques tendances dans la catégorie des logiciels de gestion des admissions qui ont émergé au cours des dernières années et qui continueront d'avoir un impact sur le développement et l'utilisation des produits dans l'industrie de l'éducation. L'utilisation des big data et de l'analytique, la surveillance en temps réel et l'utilisation accrue des applications mobiles sont trois tendances qui méritent d'être examinées.
Big Data — Les énormes ensembles de données compilés par les bureaux d'admission sont souvent inutilisés, ou du moins ils ne sont pas utilisés aussi créativement qu'ils pourraient l'être. Les professionnels des admissions ont toutes sortes d'objectifs spécifiques, de l'inscription globale à la diversité. De plus en plus d'applications de gestion des admissions créent des outils similaires à ceux de notre catégorie de logiciels d'analyse de big data que les responsables des admissions peuvent utiliser pour cibler ces objectifs et exploiter les big data structurées pour les atteindre.
Surveillance en temps réel Le logiciel d'admission contient une large gamme de fonctionnalités et une quantité de données correspondante. Ces données sont difficiles à trier dans un format non structuré, ce qui est préjudiciable au processus d'admission, car il change constamment lorsque les étudiants abandonnent le processus, s'engagent dans d'autres écoles, ne soumettent pas les documents à temps, et plus encore. Les outils de surveillance en temps réel offrant une fonctionnalité similaire à ceux de notre catégorie de logiciels d'analyse de flux permettent aux écoles de rester au courant de tout et d'utiliser les mises à jour en temps réel pour répondre aux demandes et diriger les efforts des responsables des admissions vers les domaines qui nécessitent une attention.
Mobilité — Le passage au mobile a été ressenti dans tous les secteurs, et le domaine de l'éducation ne fait pas exception. Les solutions de gestion des admissions développent et lancent des versions mobiles de leurs applications pour améliorer l'expérience utilisateur sur les appareils mobiles et faciliter l'ensemble du processus pour les étudiants et les parents.
