Meilleur Logiciel de gestion des actifs numériques
Le logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) stocke, organise et distribue des fichiers multimédias riches dans un emplacement central. Les fichiers multimédias riches peuvent inclure des photos, des fichiers créatifs, des vidéos, de l'audio, des présentations, des documents, et plus encore. Les entreprises, grandes et petites, investissent dans le logiciel DAM pour diverses raisons, souvent pour gérer le contenu marketing. Le logiciel DAM aide les entreprises à tirer plus de valeur de leurs actifs numériques en les stockant dans une bibliothèque numérique centralisée, fournissant aux employés, clients, sous-traitants et autres parties prenantes clés un accès contrôlé aux actifs numériques.
Les systèmes DAM sont souvent mis en œuvre par les équipes de marketing et d'opérations dans divers secteurs pour aider à définir et gérer leurs marques en ligne. Ils peuvent également être utilisés par les équipes produit qui nécessitent des actifs à jour lors de la création de produits ou par les équipes de vente qui ont besoin de tirer parti des actifs de la marque lors de la création de présentations. À l'externe, les systèmes DAM fournissent aux agences de relations publiques, partenaires, distributeurs, détaillants, franchisés ou agences un accès contrôlé aux actifs numériques pour la création de contenu conforme à la marque.
Ces produits peuvent également être utilisés pour réduire la duplication des actifs d'une organisation, maintenir des collections à jour et contrôler la sécurité des actifs avec des autorisations basées sur les rôles. Certaines entreprises assignent des individus spécifiques en tant qu'administrateurs DAM ou "bibliothécaires" pour superviser ces actifs, construire et appliquer la taxonomie, les balises et les métadonnées utilisées pour les organiser, et s'assurer qu'ils suivent les directives spécifiques à la marque établies. De nombreux DAM modernes incluent l'automatisation basée sur des règles et l'apprentissage automatique pour alléger la charge administrative.
La valeur d'un système DAM est amplifiée lorsqu'il est intégré à d'autres outils de l'entreprise. Les systèmes DAM sont souvent au cœur des processus créatifs. Ils connectent les outils créatifs, de collaboration et de gestion de projet pour rationaliser le processus de création. Ils peuvent également connecter des logiciels de gestion de contenu web, des logiciels de gestion de contenu d'entreprise (ECM) et des logiciels d'automatisation du marketing pour rationaliser le processus d'expérience client.
Bien que la fonctionnalité fondamentale du DAM tourne autour du stockage, de l'organisation et de la distribution des actifs numériques d'une entreprise, certains produits offrent des capacités avancées d'organisation et de recherche. Certains produits utilisent l'IA pour auto-étiqueter les actifs, fournir des balises suggérées et organiser automatiquement les actifs qui sont téléchargés dans le DAM en fonction de la façon dont des actifs similaires sont déjà organisés ou en fonction des métadonnées.
Pour être inclus dans la catégorie de gestion des actifs numériques, un produit doit :
Fournir un stockage pour les fichiers multimédias riches à l'échelle de l'entreprise, tels que des photos, des fichiers sonores, des vidéos, des présentations et des graphiques, dans une bibliothèque centralisée Permettre aux utilisateurs d'organiser et de rechercher efficacement des actifs grâce à l'utilisation de balises multimédias ou d'autres capacités de recherche avancées Offrir des outils pour gérer les droits et les permissions du contenu multimédia pour une utilisation externe et l'intégration sur des sites web internes ou externes Sauvegarder et suivre l'historique des versions précédentes des actifs numériques et s'assurer que les versions les plus récentes sont disponibles pour utilisation et distributionLogiciel de gestion des actifs numériques en vedette en un coup d'œil
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En savoir plus sur Logiciel de gestion des actifs numériques
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) ?
Autrefois connu sous le nom de gestion des actifs médias, le logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) permet aux utilisateurs de créer, examiner, approuver, stocker et utiliser du contenu de marque à partir d'une application complète. L'objectif d'un système DAM est de structurer le flux de travail et le cycle de vie des actifs numériques d'une entreprise, y compris les vidéos, images, fichiers audio, fichiers de conception et présentations. Ainsi, il est souvent utilisé comme un outil de gestion de marque pour s'assurer que les équipes internes respectent les directives de la marque et maintiennent la cohérence de la marque. De nombreux produits sont configurables et offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que l'automatisation des flux de travail, le suivi de l'utilisation et les intégrations avec d'autres logiciels, y compris les systèmes de gestion de contenu.
Alors que la plupart des systèmes de gestion de contenu sont utilisés pour créer, classer et stocker tout type de contenu en général, le logiciel DAM est spécifiquement destiné aux fichiers médias riches de marque. Parce que les plateformes DAM sont conçues pour gérer des fichiers plus volumineux, elles offrent plus d'espace de stockage cloud que les systèmes de gestion de contenu typiques. Elles ont également des capacités d'importation et d'exportation plus puissantes pour tenir compte de la taille des fichiers déplacés.
Une étape précoce lors de la considération des DAMs devrait être de déterminer quels types de fichiers constituent la bibliothèque média de l'entreprise. L'organisation pourrait principalement stocker des images et des photographies, ou peut-être que l'acheteur cherche un moyen efficace de parcourir et de gérer des clips vidéo et audio. Certains produits ne supportent qu'un seul média, et certains sont optimisés pour les médias riches mieux que d'autres, en termes de support de type de fichier et de performance. Les acheteurs doivent enquêter sur quelles plateformes peuvent gérer tous les types de fichiers avec des performances et des fonctionnalités de gestion optimales.
Pour un système non conçu pour supporter une grande bibliothèque, augmenter le nombre d'actifs peut compromettre la performance et la fonctionnalité d'un système DAM. Pour des collections grandes et ingérables, il est conseillé de choisir un produit qui peut évoluer en conséquence, non seulement en termes d'exigences de données et de performance, mais aussi un qui supporte les métadonnées et le schéma organisationnel qui rendra la navigation dans la collection facile et utile pour les utilisateurs. Les produits à grande échelle peuvent devenir coûteux, cependant, trouver le juste milieu entre capacités, performance et abordabilité est l'objectif final de tout processus de discernement.
Que signifie DAM ?
DAM signifie gestion des actifs numériques. Bien que le but principal du logiciel DAM soit de stocker et organiser les actifs médias numériques, il offre également des fonctionnalités supplémentaires telles que l'automatisation des flux de travail, le suivi de l'utilisation et les intégrations avec d'autres logiciels.
Quels types de logiciels de gestion des actifs numériques (DAM) existent ?
Gestion des actifs de marque (BAM)
Le logiciel BAM est une partie intégrée du logiciel DAM et permet une gestion facile et fiable des actifs de marque (par exemple, logos, images, supports marketing, etc.). La solution BAM fournit un contexte et un engagement autour de l'actif de marque afin qu'ils soient utilisés efficacement et de manière cohérente à travers l'organisation.
Gestion des actifs de production (PAM)
Le logiciel PAM se concentre sur le processus de production et d'édition dans le cycle de vie d'un fichier média. Il permet l'automatisation des flux de travail qui aide à suivre qui travaille sur chaque actif et comment ils le font. Le logiciel PAM aide à gérer les actifs en constante évolution, en particulier dans la production de médias numériques, tels que le cinéma, les jeux vidéo et l'animation.
Gestion des actifs de bibliothèque (LAM)
Le logiciel LAM est conçu pour le stockage, l'organisation et la récupération d'un grand nombre d'actifs numériques changeant peu fréquemment.
Quelles sont les fonctionnalités communes des logiciels de gestion des actifs numériques (DAM) ?
Bien que les solutions DAM aient une myriade de fonctionnalités selon le produit individuel en question, voici les fonctionnalités de base que tous, ou presque tous, les logiciels DAM auront.
Importation et exportation : Les utilisateurs peuvent importer et exporter leurs fichiers numériques dans le système DAM. Lorsqu'un actif est importé, l'utilisateur peut le taguer et le cataloguer manuellement, ou le système le fera automatiquement en utilisant des métadonnées.
Indexation et recherche : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de trouver facilement leurs actifs via un index consultable qui trie les médias par leur contenu ou leurs métadonnées. Les utilisateurs peuvent revenir à leurs actifs catalogués et les trouver en utilisant les critères susmentionnés.
Contrôle d'accès : Les contrôles d'accès fournissent des niveaux d'accès variables au contenu en fonction de rôles prédéterminés mais fluctuants.
Bien que tous les systèmes DAM incluent les fonctionnalités mentionnées précédemment, ces fonctions sont présentes dans de nombreuses offres, mais pas toutes. Dans certains cas, ces fonctionnalités deviennent de plus en plus populaires avec le temps, en particulier dans le cas des métadonnées et du versioning.
Métadonnées : Le logiciel DAM ajoute automatiquement des métadonnées descriptives telles que la taille du fichier et la date de téléchargement, peut extraire les métadonnées XMP, IPTC et EXIF, dispose de champs de métadonnées standard comme les mots-clés, et permet la définition de champs et de vocabulaire personnalisés.
Versioning : Le versioning offre un contrôle de version pour suivre les versions changeantes de manière incrémentielle du même actif.
Aperçu de fichier : La fonctionnalité d'aperçu de fichier permet aux utilisateurs de prévisualiser de grands fichiers image et des storyboards vidéo.
Transformation de fichier : Le logiciel convertit automatiquement ou manuellement les fichiers en différentes tailles ou formats de fichiers au sein du système.
Gestion des flux de travail : La gestion des flux de travail crée des règles qui automatisent les processus, tels que la conversion des actifs en certains types de fichiers ou l'acheminement des projets vers certains utilisateurs pour examen et approbation.
De nombreux systèmes de gestion des actifs numériques offriront également les fonctionnalités suivantes :
- Logiciel de gestion des actifs numériques avec capacités de portail de marque
- Logiciel de gestion des actifs numériques avec capacités de gestion des droits numériques
- Logiciel de gestion des actifs numériques avec capacités d'expiration
- Logiciel de gestion des actifs numériques avec capacités d'intégration de logiciels créatifs
- Logiciel de gestion des actifs numériques avec capacités d'intégration de logiciels de marketing
- Logiciel de gestion des actifs numériques avec capacités avancées d'IA
Quels sont les avantages du logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) ?
Élimination du coût du travail perdu ou égaré : Avec de grandes quantités de nouveaux actifs créés quotidiennement, ils peuvent être facilement égarés. Les systèmes DAM éliminent les coûts associés à la recréation de ces actifs en permettant un stockage sécurisé et une organisation des fichiers médias, les rendant plus faciles à localiser. Ces systèmes sauvegardent également toutes les versions des actifs, permettant de revenir à une version antérieure si un changement effectué était incorrect.
Réduction des redondances de flux de travail : Les systèmes DAM fournissent une vue complète des actifs de l'organisation, facilitant leur réutilisation et leur réaffectation. Le logiciel DAM permet également la collaboration inter-équipes en fournissant un référentiel central pour tous les fichiers médias numériques, réduisant ainsi la possibilité de malentendus.
Maintenir la cohérence et l'intégrité de la marque : Le logiciel DAM dispose d'une fonctionnalité de contrôle de version pour s'assurer que les versions correctes et les plus récentes des actifs sont utilisées en interne et en externe en dirigeant tout le monde vers un référentiel de contenu unique. Cette utilisation cohérente des actifs corrects renforce le message de marque de l'organisation à chaque point de contact client, améliorant ainsi l'expérience client.
Qui utilise le logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) ?
Les organisations de nombreux secteurs différents mettent en œuvre des solutions DAM, chacune avec ses propres exigences et paramètres. Les organisations de presse auront probablement besoin d'un produit avec de puissantes capacités d'édition (en particulier pour les photographies) et des flux de travail définissables pour les approbations. Un département marketing recherchera probablement un produit facile à utiliser qui peut transformer tous les matériaux marketing créatifs en différents types et tailles de fichiers et qui peut partager des actifs en dehors de l'organisation. Une institution gouvernementale se concentrera davantage sur la sécurité et la structure des autorisations.
De nombreux produits DAM se spécialisent dans la fourniture de solutions spécifiques à l'industrie et prétendent être optimisés pour ces cas d'utilisation spécifiques. D'autres produits se spécialisent dans certaines fonctionnalités, ou ils offrent une plateforme flexible pour personnaliser sa propre solution. Les normes de l'industrie de l'organisation sont un excellent point de référence pour commencer à définir une liste de fonctionnalités critiques.
Les équipes qui travaillent avec le logiciel DAM incluent :
Équipes créatives : Les équipes créatives peuvent commencer le processus d'idéation de manière collaborative au sein de nombreux systèmes DAM, et certains fournissent même des outils qui permettent la création de contenu sur la plateforme. Après que les actifs ont été conçus, ces fichiers créatifs peuvent être importés dans le logiciel. Des métadonnées sont ensuite appliquées à ces actifs pour qu'ils puissent être retrouvés plus tard par les équipes d'opérations et les marketeurs lorsqu'ils en ont besoin.
Opérations : De nombreuses grandes entreprises auront du personnel opérationnel pour gérer leur système DAM afin d'assurer des taxonomies claires et un versioning correct. Certaines équipes d'opérations ont même des membres d'équipe dédiés qui gèrent la curation du système DAM.
Marketeurs : Une plateforme DAM centralisée peut aider les entreprises à rationaliser les actifs marketing. Les équipes marketing peuvent extraire des actifs de marque du système DAM à tout moment vers n'importe quel appareil ou logiciel pris en charge. La puissante capacité d'exportation des solutions DAM permet ensuite aux utilisateurs de tirer ces actifs sur des pages web, des présentations ou en impression.
Logiciels liés au logiciel de gestion des actifs numériques (DAM)
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel DAM incluent :
Logiciel de gestion de contenu web : De nombreux systèmes DAM s'intègrent avec le logiciel de gestion de contenu web pour faciliter la publication d'actifs de marque pour les équipes marketing et les concepteurs web.
Logiciel de création de sites web : Similaire au logiciel de gestion de contenu web, le logiciel de création de sites web fournira souvent des intégrations avec les solutions DAM pour que les équipes marketing puissent facilement transférer des actifs numériques à présenter sur un site web d'entreprise.
Logiciel de marketing de contenu : De nombreux produits de marketing de contenu s'intègrent avec les systèmes DAM pour faciliter le processus de publication de contenu numérique comme des vidéos et des images sur les sites de médias sociaux ou les espaces publicitaires.
Défis avec le logiciel de gestion des actifs numériques (DAM)
Les solutions logicielles peuvent venir avec leur propre ensemble de défis. Les problèmes à considérer incluent :
Nécessite un bibliothécaire dédié : Bien que ce ne soit pas toujours le cas, souvent les entreprises gèrent des téraoctets d'actifs numériques qui doivent être organisés. Sans un conservateur dédié, il peut être difficile pour une équipe de prendre le temps de comprendre comment gérer un système DAM complet. Un coordinateur des actifs numériques saura quand et comment organiser les actifs numériques d'une entreprise, et sans lui, une grande entreprise peut se sentir perdue dans son système DAM.
Intégration avec d'autres outils : Pour qu'un système DAM fonctionne efficacement et soit adopté à l'échelle de l'entreprise, il doit être intégré avec d'autres logiciels et outils au sein de l'organisation. La plupart des systèmes DAM ont des intégrations intégrées, mais il est impossible pour eux de s'intégrer avec chaque plateforme. Par conséquent, un système DAM nécessite également une API, qui permet la création d'intégrations personnalisées qui connectent les actifs numériques avec les solutions de productivité et de bureau existantes. Les API donnent aux organisations la flexibilité de choisir le bon fournisseur DAM pour elles, même si elles n'ont pas l'intégration requise.
Exigences en matière de métadonnées : Un système DAM n'est utile que par la rapidité et la facilité avec lesquelles les utilisateurs peuvent rechercher ce dont ils ont besoin. Pour atteindre cette efficacité, les actifs doivent être tagués avec des métadonnées. Les métadonnées sont essentiellement des données sur les données ; elles aident à organiser, trouver et comprendre les données. Pour assurer l'efficacité à long terme d'un système DAM, une organisation doit investir du temps dans la planification de la structure du système de taggage. La croissance récente de la technologie de l'intelligence artificielle facilite le taggage des actifs, réduisant le travail manuel requis.
Tendances du logiciel de gestion des actifs numériques (DAM)
Adoption accrue des systèmes DAM : La vidéo devient rapidement l'outil marketing le plus efficace par rapport à d'autres types de publicités. Cependant, les vidéos sont beaucoup plus volumineuses que les images ou les fichiers texte, nécessitant plus d'espace de stockage et de puissance d'exportation que d'autres types de systèmes de gestion de contenu. Les systèmes DAM deviendront un incontournable pour les entreprises cherchant à se commercialiser efficacement dans un avenir où la vidéo est populaire.
Intelligence artificielle : L'intelligence artificielle a de multiples utilisations possibles au sein des systèmes DAM. La technologie a la capacité d'évaluer les actifs et de créer automatiquement des balises de métadonnées pertinentes, ce qui réduit encore le temps passé à organiser les systèmes DAM.
Comment acheter un logiciel de gestion des actifs numériques (DAM)
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des actifs numériques (DAM)
La première étape pour décider quel système DAM est adapté à l'organisation est de réaliser un audit du contenu existant et des actifs numériques. Une fois qu'il y a une vue cohérente des actifs, l'entreprise peut identifier lesquels sont précieux et doivent être conservés et lesquels ne sont plus pertinents. Cette image claire de la quantité et du type d'actifs aidera à identifier les exigences du système, ce qui est une partie essentielle pour s'assurer que le système DAM sélectionné est adapté à l'organisation. Voici quelques domaines à évaluer :
Intégration de l'infrastructure : Comment le système DAM doit-il s'intégrer à l'infrastructure actuelle en place ?
Sécurité et accès : L'organisation a-t-elle des informations sensibles à protéger qui nécessiteront que la solution supporte différents niveaux d'accès et de partage ?
Analytique : Comment l'utilisation de l'analytique par l'organisation impactera-t-elle les actifs numériques ?
Une fois les exigences du système en place, les acheteurs devront déterminer les exigences commerciales :
Flux de travail client : Une solution préconçue fonctionne-t-elle ou l'entreprise a-t-elle besoin d'une solution personnalisée ? Cela dépendra des utilisateurs et de la façon dont ils utiliseront la solution DAM.
Évolutivité : L'entreprise connaîtra-t-elle une croissance et nécessitera-t-elle que le système DAM évolue rapidement ?
Solution cloud ou sur site : Pour déterminer cela, les acheteurs doivent réfléchir à la façon dont l'organisation devra évoluer à l'avenir, aux ressources informatiques disponibles et à d'autres facteurs qui impactent la façon dont l'organisation fonctionne.
Comparer les produits de gestion des actifs numériques (DAM)
Créer une liste longue
Il existe une quantité considérable d'options en matière de logiciels DAM. Une fois que les acheteurs comprennent les exigences, ils devraient rechercher des solutions sur g2.com et créer une liste longue d'options viables. G2.com offre des avis d'utilisateurs réels, des rapports G2 Grid® qui comparent les fournisseurs, et la possibilité de sauvegarder les sélections de logiciels dans "Ma Liste" pour les référencer plus tard.
Créer une liste courte
Ensuite, les acheteurs devraient approfondir la recherche dans la liste longue de solutions pour créer une liste courte. Les fonctionnalités de comparaison de G2.com aideront à empiler les logiciels côte à côte pour comparer des fonctionnalités spécifiques et apprendre comment les utilisateurs réels évaluent ces fonctionnalités. G2 propose également des rapports trimestriels mettant en évidence la perception des utilisateurs du retour sur investissement (ROI) de logiciels spécifiques, les scores d'utilisabilité, le temps moyen d'implémentation du logiciel en mois et plus encore.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations sont un excellent moyen d'obtenir un aperçu direct des solutions potentielles et la possibilité de poser les bonnes questions pour déterminer quel produit est adapté à l'organisation. De nombreux fournisseurs permettent aux acheteurs de contacter leurs équipes de vente directement depuis le site G2 en cliquant sur le bouton "Obtenir un devis" sur leur profil de produit. Les acheteurs devraient s'assurer de se préparer pour chaque démonstration en ayant une liste standard de questions et de clarifications à poser à chaque fournisseur.
Sélection du logiciel de gestion des actifs numériques (DAM)
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel DAM est utilisé par diverses parties de l'entreprise, en particulier les équipes créatives, les opérations et les marketeurs. Ainsi, l'équipe de sélection devrait inclure un total de trois à cinq personnes de ces équipes.
Négociation
À ce stade, il est important de discuter des prix et de demander si des réductions sont disponibles, que ce soit pour l'achat d'un plus grand nombre de licences ou pour une durée plus longue. Les acheteurs devraient explorer les options de paiement et les services d'implémentation et d'intégration à ce moment également.
Décision finale
Maintenant que les acheteurs savent quel logiciel ils souhaitent acheter, ils devraient demander un essai du produit pour tester comment il sera implémenté et adopté par leurs équipes. S'il peut être bien intégré avec la technologie existante et que les équipes l'acceptent bien, l'acheteur peut être confiant que l'achat sera réussi.