En savoir plus sur Suites ERP pour l'éducation
Qu'est-ce que les suites ERP pour l'éducation ?
Les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) ont été initialement développés pour aider les grandes entreprises manufacturières à gérer leurs activités. Ces dernières années, le secteur de l'éducation s'est de plus en plus tourné vers sa propre version des logiciels ERP, offrant aux établissements d'enseignement la technologie pour les aider à maximiser l'efficacité alors que leurs exigences quotidiennes sont devenues plus complexes.
Les suites ERP pour l'éducation sont des systèmes intégrés avec des modules qui gèrent les fonctions "back office" d'une école, d'un collège ou d'une université. Étant donné que les suites ERP sont généralement concernées par la gestion des ressources, cela signifie que la plupart des systèmes incluent des modules de base pour automatiser les tâches quotidiennes dans les départements de finance et de ressources humaines de l'établissement. Mais ces systèmes incluent souvent des fonctionnalités pour gérer une variété d'autres processus gérés par les administrateurs de l'éducation, y compris les admissions, les paiements des frais étudiants, le transport, la planification des horaires et la planification des programmes. Les systèmes ERP pour l'éducation peuvent aider les administrateurs à organiser les volumes de données que ces systèmes recueillent sur les opérations de leur établissement et à utiliser des outils d'analyse pour comprendre comment rendre ses processus plus efficaces et efficients.
Principaux avantages des suites ERP pour l'éducation
- Améliorer la précision et l'accessibilité des données
- Automatiser les tâches commerciales complexes et chronophages
- Rationaliser la communication inter-départementale et le partage des données
- Utiliser des analyses de données avancées pour optimiser les opérations
- Augmenter les inscriptions et la rétention avec des expériences étudiantes plus personnalisées
Pourquoi utiliser les suites ERP pour l'éducation ?
Les suites ERP pour l'éducation peuvent être des outils transformateurs pour toute école, district ou université cherchant à améliorer la gestion des pratiques commerciales de l'organisation.
Rationaliser le partage des données entre les départements — Les suites ERP conçues pour l'éducation peuvent aider les établissements à réduire leur dépendance aux processus manuels pour enregistrer et partager des données importantes sur leurs processus commerciaux quotidiens. Dépendre des dossiers papier pour gérer les documents financiers et RH signifie que les données sont moins accessibles aux autres départements, de sorte que différentes parties de l'organisation peuvent travailler avec des ensembles de données incomplets ou incohérents. Même si l'école a numérisé ses dossiers, si ces données sont situées sur différents systèmes qui ne "communiquent" pas entre eux, le cloisonnement de ces données pourrait causer des problèmes. Les suites ERP pour l'éducation sont conçues avec l'intégration à l'esprit, de sorte que les administrateurs peuvent être confiants qu'ils regardent les données les plus à jour, quel que soit le département. Faciliter le partage des données peut également encourager une plus grande collaboration inter-départementale sur des projets et des initiatives, en particulier dans les grands collèges et universités avec des milliers de membres du personnel et d'étudiants.
Identifier les domaines à améliorer — Les établissements peuvent recueillir des montagnes de données sur leurs opérations, mais ces informations sont inutiles à moins que les dirigeants scolaires n'aient un moyen de les compiler et de les transformer en informations exploitables. La nature interconnectée des suites ERP signifie que les données de l'établissement sur les finances, les employés et les étudiants sont hébergées dans un seul système, fournissant un grand nuage de données qui peut être exploité pour obtenir des informations. Les développeurs de suites ERP pour l'éducation intègrent de plus en plus des fonctions d'analyse dans leurs produits afin que les administrateurs puissent mieux comprendre comment leur établissement fonctionne. Ces données peuvent souvent être personnalisées en fonction du rôle de la personne qui les consulte. Par exemple, un responsable d'une école K–12 pourrait créer des tableaux de bord financiers compilés à partir des données de plusieurs départements, identifiant potentiellement des domaines qui pourraient être ciblés pour des économies de coûts. Un administrateur d'université pourrait analyser les tendances des admissions et des inscriptions des étudiants pour mieux informer leur stratégie de recrutement pour le prochain cycle d'admissions. Avec des analyses spécifiquement conçues pour les besoins des établissements éducatifs, les données recueillies par les suites ERP pour l'éducation peuvent être rendues plus précieuses.
Automatiser les tâches commerciales — Les ressources dans de nombreux établissements éducatifs sont étirées au maximum, donc améliorer l'efficacité est un argument de vente majeur pour les suites ERP pour l'éducation. Les produits ERP intégrés pour l'éducation ont des outils d'automatisation intégrés qui permettent aux administrateurs d'accomplir des tâches routinières plus rapidement. Ces tâches automatisées varient, selon le département qui utilise le logiciel. Un administrateur RH pourrait automatiser des tâches typiques comme le traitement des salaires ou la mise à jour des dossiers des employés. Les conseillers académiques pourraient exécuter un audit de progression de diplôme pour déterminer rapidement quelles classes un étudiant a suivies et lesquelles il doit encore suivre. Les factures des étudiants pourraient être envoyées automatiquement à des intervalles personnalisés et les paiements acceptés via un portail en libre-service en ligne.
Qui utilise les suites ERP pour l'éducation ?
Les suites ERP pour l'éducation sont souvent des systèmes vastes et interconnectés qui peuvent toucher presque tous les aspects d'un établissement, elles peuvent donc être utilisées par une variété de personnel scolaire. Le plus souvent, cependant, elles sont utilisées par les administrateurs qui gèrent les fonctions back office qui maintiennent les opérations quotidiennes de l'établissement en ordre.
Professionnels des ressources humaines — Les administrateurs RH utilisent les modules RH des suites ERP pour gérer les informations des employés, stocker les dossiers, suivre les absences, traiter les salaires et gérer les évaluations des employés.
Professionnels de la finance — Les comptables et autres employés du département des finances utilisent les modules financiers des suites ERP pour suivre les dépenses et les revenus. Les outils de budgétisation permettent également aux employés des finances de développer des projections budgétaires basées sur les données de plusieurs départements.
Direction de l'établissement — Les administrateurs de haut niveau utilisent les suites ERP pour obtenir une vue d'ensemble des opérations de leur établissement. Les outils d'analyse leur permettent d'obtenir des informations sur la performance de l'établissement dans différents domaines et de prendre des décisions stratégiques basées sur ces données.
Types de suites ERP pour l'éducation
K–12 vs. enseignement supérieur — Certaines suites ERP pour l'éducation sont davantage orientées vers le marché de l'éducation K–12, offrant des fonctionnalités qui pourraient être utilisées plus souvent dans une école primaire ou secondaire, comme un portail en ligne pour que les parents vérifient les notes d'un élève. D'autres produits de suite ERP s'adressent aux établissements d'enseignement supérieur, offrant des fonctionnalités plus pertinentes pour ces établissements (gestion de l'aide financière ou du conseil académique, planification des diplômes pour les étudiants, etc.).
Produits tout-en-un vs. systèmes modulaires — Les fournisseurs de suites ERP pour l'éducation vendent parfois leurs produits de manière modulaire, de sorte qu'un client pourrait acheter l'ensemble de la suite ou juste un composant de celle-ci. Par exemple, un établissement qui a déjà un système RH qu'il souhaite continuer à utiliser pourrait acheter uniquement le module de finance et de comptabilité auprès d'un fournisseur de logiciels ERP. Dans d'autres cas, les suites ERP pour l'éducation sont vendues comme un package unique, donc lorsque vous achetez la suite, vous obtenez tous les modules inclus.
Fonctionnalités des suites ERP pour l'éducation
Finance et comptabilité — Les suites ERP pour l'éducation contiennent des modules ou des produits pour gérer les finances d'un établissement. Ces outils incluent généralement la capacité de gérer le grand livre, les comptes fournisseurs, les comptes clients, les achats, la budgétisation et d'autres fonctions du département des finances.
Module des ressources humaines — Un pourcentage significatif du budget d'une organisation est consacré à son capital humain, donc les suites ERP aident généralement les organisations à gérer leurs employés. Les tâches RH courantes comme la tenue des dossiers des employés, l'enregistrement des absences et des demandes de congés, le suivi des affectations de travail et le traitement des salaires sont généralement incluses. Ces produits peuvent également avoir des fonctionnalités RH plus spécifiques à l'éducation comme la réalisation d'évaluations des enseignants ou des professeurs et la tenue des dossiers des diplômes académiques et professionnels d'un employé.
Comptes utilisateurs — Chaque employé n'a pas nécessairement besoin d'accéder à chaque partie d'une suite ERP. Certaines suites permettent aux administrateurs de contrôler à quels modules d'une suite un utilisateur donné a accès, de sorte qu'un conseiller académique peut se voir refuser l'autorisation de consulter les dossiers RH.
Analytique — Les outils d'analyse intégrés donnent aux administrateurs la capacité d'utiliser les données recueillies par le système ERP pour identifier les tendances émergentes, analyser les changements démographiques ou prédire les résultats futurs. Les tableaux de bord d'analyse affichent les données compilées sous des formats graphiques qui peuvent mieux illustrer la performance de l'établissement dans un certain domaine. Les administrateurs peuvent utiliser ces informations pour guider les décisions stratégiques ou définir des priorités.
Rapports — Les établissements éducatifs sont souvent soumis à la surveillance d'agences réglementaires et doivent périodiquement rendre compte de sujets comme le programme, l'aide financière et les résultats des étudiants. Les fonctions de rapport dans les suites ERP pour l'éducation peuvent compiler des rapports préconfigurés prêts à être livrés aux agences appropriées, réduisant le temps et l'effort nécessaires pour compiler les données manuellement. Les outils de rapport peuvent également être utilisés pour générer des rapports sur les admissions, la collecte de fonds, le marketing ou d'autres sujets pour la discussion et la prise de décision internes.
Intégrations — La plupart des suites ERP pour l'éducation ont soit un système d'information étudiant intégré, soit s'intègrent avec un SIS afin que des informations comme les inscriptions des étudiants puissent être liées à la performance commerciale de l'établissement. D'autres produits avec lesquels les ERP pour l'éducation s'intègrent généralement incluent les logiciels de conseil, les logiciels de gestion de l'aide financière et les logiciels d'admissions et d'inscription.
Facturation et paiements de frais — Les factures peuvent être générées automatiquement et envoyées aux étudiants ou aux parents, qui peuvent avoir la possibilité de payer via un portail de paiement en ligne.
Compatibilité avec les appareils mobiles — Les systèmes ERP pour l'éducation peuvent offrir des applications mobiles qui peuvent étendre l'accès aux données du système. Par exemple, un employé pourrait utiliser l'application pour vérifier son chèque de paie ou le statut de ses avantages. Les étudiants et les parents peuvent avoir leur propre version de l'application pour effectuer des paiements ou consulter les finances d'un étudiant.
Authentification unique — Les systèmes qui offrent la fonctionnalité SSO permettent aux utilisateurs de se connecter d'un simple clic, même s'ils accèdent à plusieurs systèmes.
Tendances liées aux suites ERP pour l'éducation
Montée de l'analytique, de l'IA et de la modélisation prédictive — Alors que les inscriptions dans les collèges et universités ont diminué à l'échelle nationale, la pression sur les administrateurs de l'enseignement supérieur pour attirer et retenir des étudiants qualifiés est devenue encore plus intense. Les outils d'analyse avancés qui accompagnent un nombre croissant de suites ERP pour l'éducation offrent une solution potentielle, donnant aux dirigeants de l'éducation de nouvelles perspectives sur les données qu'ils collectent sur les opérations de leur établissement. Les outils d'analyse pourraient développer un rapport sur les campagnes de recrutement les plus récentes de l'école et sur l'efficacité du marketing pour engager les étudiants potentiels et augmenter les revenus de scolarité, par exemple. Les analyses financières pourraient aider les administrateurs à analyser la performance de l'établissement et à déterminer où des investissements ou des réductions pourraient être utiles. Des outils plus avancés intègrent l'intelligence artificielle et la modélisation prédictive pour déterminer quels étudiants pourraient être en danger d'échec, permettant aux conseillers académiques de prendre contact de manière proactive et d'offrir un soutien.
Passage au cloud — Alors que de nombreuses entreprises sont passées à l'informatique en nuage, de nombreux établissements éducatifs ont été lents à adopter ce modèle. De nombreux systèmes hérités dans les établissements éducatifs sont installés sur site, éventuellement sur des serveurs gérés par les administrateurs informatiques de l'université. Déplacer les données vers des suites ERP basées sur le cloud donne aux administrateurs une plus grande flexibilité pour augmenter la capacité de leurs systèmes à gérer la demande, comme pendant les périodes d'inscription lorsque de nombreux étudiants essaient de s'inscrire à des cours en même temps. Les systèmes basés sur le cloud rendent également les données de l'établissement plus accessibles à travers les départements car ces données peuvent être consultées de n'importe où. Cette flexibilité et agilité accrues permettent aux grands établissements de s'adapter aux besoins changeants des étudiants. Il y a aussi des avantages potentiels en matière de sécurité avec la gestion des données de l'établissement 24/7 sur des serveurs qui sont fréquemment mis à jour, plutôt que de compter sur les employés informatiques internes de l'établissement, qui ont probablement de nombreuses autres responsabilités liées à la technologie sur le campus.
Problèmes potentiels avec les suites ERP pour l'éducation
Intégrations inefficaces — L'une des principales raisons pour lesquelles les organisations se tournent vers une suite ERP est que les différentes fonctions ou modules au sein de cette suite fonctionnent ensemble de manière transparente. Cependant, si un établissement souhaite adopter une suite ERP pour l'éducation tout en conservant certains de ses logiciels hérités, il est important que les administrateurs vérifient que leur logiciel existant fonctionnera avec le nouveau système. Par exemple, une université pourrait avoir un logiciel de comptabilité que son personnel souhaite continuer à utiliser, tout en ajoutant des modules d'un système ERP pour le conseil académique, les ressources humaines et la gestion des informations sur les étudiants. Avant de se lancer dans l'ERP, il serait important de vérifier que le nouveau système s'intégrera avec le système de comptabilité existant. Sinon, les employés de ces différents départements pourraient consulter des ensembles de données différents ou être obligés de saisir les mêmes informations deux fois dans deux systèmes différents, créant des inefficacités et un potentiel accru d'erreurs. Même si les dirigeants scolaires achètent une seule suite ERP pour l'éducation interconnectée, ils devraient vérifier que les composants du système partageront les informations d'une manière qui les aidera à atteindre les objectifs de leur établissement.
Sécurité des données — Protéger les données d'un établissement ne peut plus être une réflexion après coup alors que les attaques de cybersécurité ciblent de plus en plus les écoles et les universités. Lorsque les systèmes essentiels d'une organisation sont tous interconnectés, comme c'est le cas avec les suites ERP pour l'éducation, il est encore plus important de construire des défenses solides contre les violations potentielles. Une attaque par ransomware qui met hors service le logiciel de finance et de ressources humaines d'une organisation, par exemple, nuirait gravement à la capacité de l'organisation à mener ses activités quotidiennes. Les administrateurs devraient poser des questions difficiles sur la façon dont le fournisseur de leur suite ERP basée sur le cloud assure la sécurité de leurs données. Pour les établissements hébergeant les données de leur suite ERP sur des serveurs locaux, les responsables informatiques doivent s'assurer qu'ils disposent du logiciel de sécurité approprié et des formations du personnel en place pour protéger leurs précieuses données.
Logiciels et services liés aux suites ERP pour l'éducation
Systèmes d'information étudiant — Certaines suites ERP pour l'éducation ont un SIS intégré pour gérer les données des étudiants, les notes, le programme et les inscriptions. Dans certains cas, la suite ERP se concentre uniquement sur les fonctions commerciales et un établissement devra utiliser un SIS externe qui s'intègre avec les modules commerciaux.
Logiciel de finance et de comptabilité pour l'éducation — Ces produits gèrent et automatisent les processus financiers essentiels pour un établissement éducatif, y compris le grand livre, les comptes fournisseurs, les comptes clients, les achats et la budgétisation. Les suites ERP pour l'éducation incluent généralement un composant financier, mais certaines organisations peuvent choisir d'utiliser un produit de finance ou de comptabilité différent en conjonction avec une suite ERP.
Logiciel RH pour l'éducation — Les suites ERP pour l'éducation peuvent inclure un module RH pour gérer les salaires, les absences des employés, les dossiers du personnel, les évaluations et d'autres besoins en capital humain. Certaines organisations peuvent utiliser un logiciel RH à usage général qui s'intègre avec leur suite ERP.
