Meilleur Logiciel de gestion des dépenses
Les entreprises utilisent des logiciels de gestion des dépenses pour traiter, payer et auditer les dépenses initiées par les employés afin de rationaliser le processus de remboursement et de rapprochement des dépenses. Le logiciel comprend des fonctionnalités permettant aux employés de saisir des dépenses pour approbation via un navigateur ou une application mobile.
Les meilleures solutions de gestion des dépenses facilitent la création, la soumission, l'approbation, le remboursement et la comptabilité des rapports de dépenses. En automatisant le flux de travail, il élimine le besoin de paperasse manuelle, permettant aux utilisateurs de télécharger, suivre et soumettre des reçus de dépenses avec facilité. Les administrateurs peuvent accéder à ces reçus de remboursement via un système rationalisé, leur permettant d'approuver les demandes tout en garantissant la conformité avec les politiques de l'entreprise.
Le logiciel de gestion des dépenses permet aux administrateurs d'avoir une visibilité complète et de suivre les dépenses d'entreprise des employés. Le logiciel de gestion des dépenses analyse les dépenses globales, identifie les opportunités d'économies et contrôle les dépenses excessives. Le logiciel de gestion des dépenses est couramment intégré avec des logiciels de suivi du temps, de gestion des voyages, de paie ou de comptabilité, et de gestion de la main-d'œuvre.
Pour être inclus dans la catégorie Gestion des Dépenses, un produit doit :
Permettre la saisie de données Disposer d'un système automatisé pour suivre, contrôler et rapporter les dépenses S'intégrer aux systèmes comptables et administratifs existants Examiner les dépenses avant soumissionLogiciel de gestion des dépenses en vedette en un coup d'œil
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En savoir plus sur Logiciel de gestion des dépenses
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des dépenses ?
Le logiciel de gestion des dépenses fait référence à des solutions qui traitent, paient et vérifient les dépenses initiées par les employés, telles que les vols, la location de voitures, l'hébergement, les repas, la blanchisserie, les appels professionnels et l'expédition d'articles liés au travail. Ce type de logiciel partage certaines similitudes avec la gestion des dépenses, qui planifie et surveille les dépenses d'approvisionnement telles que les matières premières, les services aux entreprises ou les investissements.
Les employés peuvent gérer les dépenses de plusieurs manières, allant des applications mobiles de numérisation de reçus aux logiciels d'entreprise qui couvrent les politiques de voyage, les approbations, le suivi des dépenses et la gestion des coûts de voyage.
Quels types de logiciels de gestion des dépenses existent ?
Certains logiciels de comptabilité et systèmes ERP incluent des fonctionnalités de base pour la gestion des dépenses, qui sont généralement insuffisantes pour les entreprises ayant de nombreux employés mobiles. Ces systèmes peuvent être utilisés pour consolider les données de gestion des dépenses mais ne sont pas une bonne option pour les approbations, le suivi et la surveillance des dépenses.
Autonome
Le logiciel de gestion des dépenses autonome existe séparément des autres systèmes. Ce type de logiciel se concentre exclusivement sur la gestion des dépenses et offre peu ou pas de fonctionnalités pour la gestion des voyages. Les fournisseurs proposent généralement une intégration avec les logiciels de gestion des voyages, les systèmes ERP et les logiciels de comptabilité.
Voyage et dépenses
Le logiciel de gestion des dépenses peut faire partie des solutions de voyage et de dépenses, soit en tant que module séparé, soit livré sous forme de package qui ne peut être acheté et utilisé que comme un seul système. Les fournisseurs qui proposent des modules ou des produits séparés pour la gestion des voyages et des dépenses ont également tendance à les combiner en suites pour les entreprises qui ont besoin des deux types de fonctionnalités.
Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels de gestion des dépenses ?
Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de gestion des dépenses qui peuvent aider les utilisateurs à catégoriser leurs dépenses, affiner leurs flux de travail et créer des rapports de dépenses, pour n'en nommer que quelques-unes.
Rapports de dépenses: Pour être remboursés, les employés doivent créer des rapports de dépenses et fournir des informations sur chaque type de dépense, le montant et la date. Les reçus doivent être inclus dans le rapport de dépenses afin que les gestionnaires et les comptables puissent avoir la preuve que l'employé a dépensé l'argent pour lequel il demande un remboursement. Les formulaires de rapport de dépenses ont généralement des champs prédéfinis qui allouent les dépenses par type, département ou unité commerciale.
Catégories de dépenses: Les entreprises doivent catégoriser les dépenses professionnelles pour mieux organiser les dépenses de l'entreprise, telles que les voyages, les fournitures de bureau et les sorties d'équipe, tout en optimisant le suivi de ces coûts. Les principales catégories utilisées par les entreprises sont le transport, les repas, l'hébergement, les frais de déménagement et les services liés au travail (tels que les appels professionnels ou le nettoyage de la blanchisserie). Les entreprises doivent également différencier les dépenses déductibles d'impôt et non déductibles. Selon l'IRS, les dépenses sont déductibles si elles sont utilisées pour les affaires et le travail. La partie des dépenses utilisée à des fins personnelles est généralement non déductible. Parfois, les entreprises peuvent décider de couvrir certaines dépenses personnelles pour améliorer la satisfaction des employés.
Flux de travail d'approbation: Les dépenses de voyage doivent être approuvées par les gestionnaires pour être traitées et remboursées. Dans certains cas, les comptables doivent également approuver les dépenses (par exemple, une dépense de déménagement de 10 000 $ devra être approuvée par les gestionnaires et les comptables avant d'être traitée). Pour définir qui doit approuver quels types de dépenses, le logiciel de gestion des dépenses fournit des flux de travail pour déterminer les étapes du processus d'approbation. Les flux de travail d'approbation standard sont généralement livrés prêts à l'emploi mais peuvent être modifiés par les entreprises en fonction de leurs besoins spécifiques.
Intégration des paiements: Les remboursements de dépenses sont effectués par virements d'argent directement sur le compte bancaire de l'employé. Les entreprises doivent gérer divers types de paiements, tels que les avances de fonds et les paiements partiels. Il est également essentiel d'ajuster les paiements lorsque des erreurs se produisent et que les employés sont remboursés du montant incorrect. Étant donné que la plupart des systèmes de gestion des dépenses ne fournissent pas de fonctionnalités avancées pour les paiements, il est essentiel de s'intégrer à des logiciels de passerelle de paiement et à d'autres solutions de traitement des paiements.
Analytique: Les transactions de dépenses génèrent beaucoup de données qui doivent être analysées pour déterminer les inexactitudes et les tendances. L'analyse des dépenses aide les gestionnaires à surveiller les dépenses de voyage à différents niveaux de l'entreprise. Les comptables utilisent également l'analyse pour prévoir les montants futurs et les prendre en compte lors de la création de budgets.
Autres fonctionnalités des logiciels de gestion des dépenses : Rappels automatisés, Intégrations de cartes de crédit, Conversion de devises, Gestion des itinéraires, Fonctionnalités hors ligne, Conformité aux réglementations PCI, Conformité aux politiques, Capture de reçus, et Notifications de voyage.
Quels sont les avantages des logiciels de gestion des dépenses ?
Réduire les coûts de voyage et le traitement des dépenses professionnelles : Le logiciel de gestion des dépenses rationalise le processus de rapport et d'approbation, ce qui permet aux entreprises de suivre facilement les dépenses des employés. Cela permet aux organisations de s'assurer qu'elles obtiennent la meilleure valeur de leurs dépenses de voyage et liées aux employés.
Réduire les erreurs de dépenses : Ce logiciel automatise plusieurs des étapes impliquées dans le suivi, le rapport et la soumission des dépenses, ce qui réduit le nombre d'interventions humaines. Même s'il est probablement dans l'intérêt d'une entreprise de toujours revoir le travail effectué tout au long du flux de travail, cette automatisation réduit les erreurs courantes commises par les humains.
Assurer la responsabilité des dépenses des employés et des gestionnaires : Le suivi des dépenses et la "trace papier" qui est créée permettent aux entreprises de s'assurer que leurs employés sont tenus responsables de leurs achats et que les dépenses sont conformes aux politiques de l'entreprise. Cette fonctionnalité aide également à prévenir les dépenses excessives des employés et les remboursements non autorisés.
Faciliter la transparence des politiques de dépenses pour les employés, les gestionnaires, les clients et les investisseurs : Les capacités de rapport et d'analyse de ce logiciel permettent à toutes les parties prenantes d'avoir une vue instantanée des dépenses liées aux employés et des politiques qu'elles doivent respecter.
Qui utilise le logiciel de gestion des dépenses ?
Le logiciel de gestion des dépenses peut être utilisé par une variété d'employés dans un large éventail d'industries. Des employés qui voyagent, aux comptables, en passant par les entrepreneurs, la liste suivante explique comment différents employés peuvent bénéficier de ce logiciel.
Employés : Les employés, principalement ceux qui voyagent fréquemment, sont les plus grands utilisateurs de logiciels de gestion des dépenses. Les dépenses de voyage occasionnelles peuvent également être gérées à l'aide de ce type de logiciel, mais cela ne justifie pas d'investir dans un logiciel de gestion des dépenses. Bien que les employés utilisent principalement le logiciel de gestion des dépenses pour soumettre des dépenses qu'ils ont déjà engagées, ils peuvent également utiliser le système pour demander une approbation avant de réserver un voyage.
Gestionnaires : Les gestionnaires sont responsables de l'approbation des dépenses et des remboursements. Selon les politiques et règles de dépenses de l'entreprise, certains types de dépenses ne nécessitent pas d'approbation, tandis que d'autres ne peuvent être traitées qu'avec l'approbation d'un ou plusieurs gestionnaires. Les gestionnaires suivent également les dépenses totales par équipe ou département et essaient de trouver des opportunités pour réduire les dépenses.
Entrepreneurs : Les entrepreneurs, consultants, freelances ou chefs de projet qui collaborent avec l'entreprise mais ne sont pas des employés à temps plein peuvent également utiliser ce type de logiciel pour soumettre et suivre les dépenses de voyage. Une alternative au logiciel de gestion des dépenses est d'ajouter les coûts de voyage aux factures pour les services fournis par les entrepreneurs.
Comptables : Les comptables n'utilisent pas toujours directement le logiciel de gestion des dépenses mais nécessitent des informations sur les dépenses pour les refléter avec précision dans leurs livres.
Logiciels liés au logiciel de gestion des dépenses
Voici des solutions qui peuvent être utilisées avec ou sont étroitement liées au logiciel de gestion des dépenses :
Logiciel de gestion des voyages: Le logiciel de gestion des voyages aide les employés à trouver les meilleures options de voyage, ainsi qu'avec le processus de réservation. Les confirmations de réservation et les factures électroniques ou reçus peuvent être utilisés par les employés pour soumettre des rapports de dépenses. Il est également crucial que les dépenses de voyage correspondent aux réservations pour éviter des remboursements inexacts.
Logiciel de comptabilité et systèmes ERP: Les logiciels de comptabilité et les systèmes ERP suivent et gèrent les coûts de voyage. Les entreprises doivent savoir combien elles dépensent en voyages, ce qui peut être une partie essentielle de leurs coûts totaux et avoir un impact sur leur rentabilité.
Logiciel de suivi du kilométrage: Le logiciel de suivi du kilométrage se concentre sur les coûts de transport encourus en utilisant des véhicules personnels. Les employés peuvent utiliser leurs voitures pour leurs trajets quotidiens ou des voyages plus longs. Étant donné que les entreprises remboursent un montant par mile, les employés doivent suivre et soumettre un kilométrage précis.
Services de gestion des voyages d'affaires: Les services d'organisation de voyages sont bénéfiques pour les entreprises qui préfèrent ne pas utiliser de logiciel pour gérer les voyages. Les agences de voyages peuvent fournir des services pour réserver des voyages pour l'entreprise et ses employés. Cela aide les entreprises à économiser de l'argent en n'investissant pas dans un logiciel de gestion des voyages. De plus, les agences de voyages ont plus d'expérience sur le marché et s'associent souvent avec des voyagistes, des compagnies aériennes ou des chaînes hôtelières, ce qui leur permet de réduire les coûts de voyage.
Défis avec le logiciel de gestion des dépenses
Même si le logiciel de gestion des dépenses offre une variété de fonctionnalités qui peuvent bénéficier à toute organisation ayant un nombre important de dépenses d'employés à suivre et à rembourser, ils peuvent encore présenter leur propre lot de défis.
Intégration : L'intégration avec les systèmes de gestion des voyages et de comptabilité est essentielle pour transférer les données entre les systèmes. Les informations sur la réservation de voyage doivent correspondre aux dépenses réelles, qui sont ensuite consolidées et attribuées à divers centres de coûts en comptabilité. Si les données ne sont pas précises et cohérentes dans tous les systèmes, l'entreprise ou l'employé peut perdre de l'argent.
Apportez votre propre logiciel : Apportez votre propre logiciel et applications est une tendance qui permet aux employés d'utiliser leur propre logiciel qui n'est pas autorisé par l'entreprise. Bien que les employeurs fournissent généralement un logiciel de gestion des dépenses, les employés peuvent utiliser d'autres outils et applications pour réserver des voyages, gérer les reçus, ou pour les programmes de fidélité.
Confidentialité : La confidentialité est une préoccupation importante car les employés peuvent utiliser leurs cartes de crédit pour les paiements et fournir des informations bancaires personnelles pour les remboursements. De plus, les employés peuvent mélanger les voyages professionnels et personnels, ce qui signifie qu'ils peuvent utiliser leur carte de crédit pour les deux. Enfin, les informations personnelles requises pour réserver un vol ou une chambre d'hôtel peuvent être incluses dans les rapports de dépenses. Les employeurs doivent s'assurer que seuls certains employés et gestionnaires peuvent accéder aux données privées. La protection contre les menaces externes est également nécessaire.
Tendances des logiciels de gestion des dépenses
Consolidation des voyages et des dépenses
La consolidation avec la gestion des voyages permet aux employés de réserver des vols et des hébergements tout en respectant les règles et politiques de dépenses de l'entreprise. Selon leurs rôles, les employés ont des options limitées en ce qui concerne le montant de leurs dépenses de voyage. Par exemple, une entreprise peut décider que le montant maximum par jour est de 50 $, ce qui signifie que toute dépense dépassant la limite ne sera pas remboursée.
Nouvelles technologies
Le cloud et le mobile sont des technologies courantes utilisées par les fournisseurs de logiciels et les employés. Le cloud peut réduire les coûts informatiques et permet aux employés d'utiliser le système depuis n'importe quel ordinateur ou appareil connecté à Internet. La plupart des fournisseurs de gestion des dépenses proposent également des applications mobiles natives pour leurs produits afin d'améliorer l'expérience utilisateur. Le cloud simplifie également l'intégration avec d'autres solutions telles que l'ERP, la comptabilité ou la gestion des voyages.
Intelligence artificielle
L'intelligence artificielle (IA) dans la gestion des dépenses en est encore à ses débuts, mais elle peut offrir des avantages substantiels aux utilisateurs de ces solutions. L'avantage principal est que l'IA peut analyser de grands volumes de données provenant de milliers ou de dizaines de milliers de dépenses et identifier les erreurs et les tendances plus précisément que les logiciels traditionnels.
Comment acheter un logiciel de gestion des dépenses
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion des dépenses
Lors de la sélection d'un logiciel de gestion des dépenses, il est important de d'abord examiner comment les voyages et les dépenses fonctionnent au sein de l'entreprise, puis de se familiariser avec les différents types de logiciels disponibles. Il existe une variété d'options en ce qui concerne les produits de gestion des dépenses, y compris ceux conçus pour les besoins des petites et moyennes entreprises.
Comparer les produits de gestion des dépenses
Créer une liste longue
Le principal objectif du logiciel de gestion des dépenses est de faciliter la vie de tout le monde ; cela inclut l'employé qui soumet un rapport de dépenses, le gestionnaire qui approuve les dépenses et le membre de l'équipe finance et comptabilité qui suit les dépenses. Il est important de d'abord créer une liste longue de solutions qui rassemblent toutes ces fonctionnalités et tâches dans un seul tableau de bord. Les acheteurs peuvent envisager d'inclure un logiciel qui offre une application mobile pour gérer les dépenses en déplacement.
Un autre facteur à prendre en compte lors de la création de cette liste est la convivialité du logiciel pour capturer et soumettre les dépenses. Souvent, les logiciels de gestion des dépenses conçus pour les petites entreprises sont plus conviviaux mais ont moins de fonctionnalités que les logiciels d'entreprise.
Créer une liste courte
Après avoir examiné et recherché les logiciels de la liste longue, l'acheteur peut réduire cette liste en fonction du budget disponible. Les logiciels de gestion des dépenses sont disponibles pour convenir à tous les budgets, tandis que certaines applications générales de gestion des dépenses peuvent même être téléchargées gratuitement ou achetées en magasin à un prix inférieur.
Les acheteurs doivent garder à l'esprit, cependant, que plus un logiciel est spécialisé, plus il devient cher. Cela est dû au fait que la base d'utilisateurs pour les logiciels spécialisés est généralement relativement petite. Si l'entreprise souhaite quelque chose de spécifique à son secteur ou personnalisé pour l'entreprise, elle doit être prête à payer un supplément.
Effectuer des démonstrations
En règle générale, les entreprises doivent s'assurer de faire des démonstrations de tous les produits qui se retrouvent sur leur liste courte. Lors des démonstrations, les acheteurs doivent poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus. Par exemple, on pourrait demander à être guidé sur la façon de suivre les dépenses, de générer des rapports de dépenses ou d'importer et de soumettre des reçus pour remboursement.
Sélection du logiciel de gestion des dépenses
Choisir une équipe de sélection
Les employés et les gestionnaires qui utiliseront ce logiciel doivent être impliqués dans le processus de sélection. Chaque entreprise est différente et les utilisateurs sont probablement les mieux placés pour offrir un avis éclairé sur celui qui est le meilleur choix pour les besoins particuliers de l'entreprise.
Après avoir choisi un logiciel, les acheteurs doivent se rappeler qu'ils ne doivent pas être coincés avec cette sélection pour toujours ; la plupart des plateformes permettent des modules complémentaires ou des modifications. Cependant, cette décision ne doit pas être prise à la légère car, quel que soit le logiciel choisi, ce sera un engagement important en termes de temps et d'argent. Pour voir un retour sur investissement (ROI), les acheteurs ne peuvent pas changer d'avis quelques mois plus tard et changer de logiciel à nouveau.
Négociation
Négocier un contrat de logiciel est important pour minimiser les risques, que ce soit en termes de protection des performances, de protection de la sécurité ou simplement pour s'assurer que les deux parties sont en accord complet sur ce qu'elles attendent l'une de l'autre. Si l'entreprise dispose de suffisamment de liquidités, elle pourrait demander une réduction en échange d'un paiement annuel à l'avance, et de nombreux fournisseurs de logiciels sont heureux de conclure cet accord. D'autres fois, un fournisseur de logiciels peut offrir une utilisation illimitée si les acheteurs paient à l'avance au lieu de payer un prix forfaitaire mensuel ou trimestriel.
Les acheteurs doivent également déterminer s'ils auront besoin d'aide pour mettre en œuvre le logiciel de gestion des dépenses ou pour l'intégrer à un autre système. Habituellement, la première offre d'un fournisseur de logiciels inclura certains services de mise en œuvre dans un délai donné. Les acheteurs peuvent demander à ce que ces services soient supprimés s'ils peuvent le gérer eux-mêmes, ou si un tiers peut le faire à un coût inférieur. Ils doivent également décider combien de temps ils auront besoin de ce logiciel. Si l'entreprise utilisera le logiciel pendant des années à venir, l'acheteur peut négocier des termes plus longs, ce qui se traduit parfois par des prix plus favorables.
Décision finale
La décision finale doit être basée sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises doivent essayer de prioriser les besoins et sélectionner la solution qui répond à la plupart, sinon à toutes, de leurs exigences. Les entreprises doivent se rappeler qu'il n'existe pas de logiciel parfait, mais il y en a probablement un qui est le meilleur pour leur entreprise.