# L'installation d'un logiciel de gestion de documents perturbera-t-elle les opérations ?

Comment aurai-je le temps d'installer et de mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents ? J'ai beaucoup de dossiers papier.

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Bien que la numérisation de tous les documents papier existants d'une organisation puisse sembler décourageante, les années de papier accumulées dans un bureau n'ont pas besoin d'être numérisées en une seule fois. Il est beaucoup plus important d'avoir un plan et une durée pour la numérisation et le téléchargement que de numériser tous les fichiers papier en une seule fois.

La réponse courte pour les entreprises qui n'embauchent pas d'employés temporaires pour télécharger et numériser des documents est oui. Si une organisation se débarrasse d'une ancienne solution de gestion de documents et la remplace par un modèle plus récent et plus fonctionnel, le processus de conversion des données peut prendre aussi peu qu'une journée.

Si une organisation est entièrement nouvelle dans le domaine des logiciels de gestion de documents et choisit d'embaucher des employés temporaires pour numériser et télécharger des documents dans le système, le processus d'installation et de planification peut prendre aussi peu qu'une semaine. Aller de l'avant dans la mise en œuvre nécessite également un protocole avec une incitation pour les employés à numériser et télécharger tous les nouveaux fichiers dans le DMS en conséquence.

« Disruption » est un terme subjectif, et bien que le processus initial de numérisation de 1 à 2 jours, associé à la formation et à la mise en œuvre, entraîne une perte de temps, ce temps sera compensé et même plus au fil des semaines, mois, années et décennies d'efficacité qui suivent l'installation.

Les années d'efficacité, de réduction des coûts et de gestion de bureau durable éclipseront la perturbation associée au processus d'installation, en particulier comme indiqué dans les études de cas d'utilisateurs de gestion de documents. Les documents sont plus accessibles, les flux de travail sont automatisés pour créer des processus axés sur la responsabilité, et ce qui était jusqu'à 80 % des informations de l'entreprise dans un état non géré devient récupérable, identifiable, utilisable, accessible, et surtout—facile.

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- Posted at: il y a plus de 9 ans
- Author title: Vice President, Marketing & Communications at eFileCabinet




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