Une boîte aux lettres virtuelle fournit un portail en ligne où les utilisateurs peuvent consulter leur courrier scanné. Les boîtes aux lettres virtuelles permettent aux utilisateurs de faire suivre leur courrier à une autre adresse pour qu'il soit scanné avec un logiciel de capture de documents et téléchargé sur une application où ils peuvent le consulter n'importe où.
Des boîtes aux lettres virtuelles axées sur les consommateurs et orientées vers les entreprises sont disponibles. Ces solutions sont populaires parmi les voyageurs fréquents qui souhaitent toujours avoir accès à leur courrier à l'étranger et pour les entreprises cherchant à désencombrer leur boîte aux lettres tout en archivant leur courrier. Certaines boîtes aux lettres virtuelles déposeront même les chèques livrés si elles reçoivent l'autorisation appropriée. Pour les entreprises, les utilisateurs reçoivent soit un accès partagé, soit des accès individuels où ils peuvent consulter le courrier de l'entreprise.
Pour être inclus dans la catégorie des boîtes aux lettres virtuelles, un produit doit :
Fournir une adresse alternative où le courrier d'un utilisateur peut être transféré
Scanner le courrier reçu et le télécharger sur un portail utilisateur
Offrir des solutions telles que le déchiquetage de courrier, la conservation de colis et le dépôt de chèques pour les articles pertinents