Meilleur Outils de gestion Microsoft 365
Outils de gestion Microsoft 365 en vedette en un coup d'œil
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En savoir plus sur Outils de gestion Microsoft 365
Qu'est-ce que les outils de gestion Office 365 ?
Les outils de gestion Office 365 sont des solutions SaaS basées sur le cloud qui aident à surveiller et à obtenir une visibilité sur la suite Microsoft Office 365. Ces packages logiciels comprennent les mêmes fonctionnalités de base que les versions traditionnelles d'Office, y compris Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, et selon le plan souscrit, peuvent également inclure d'autres applications et services tels que Planner, Publisher, Exchange, OneDrive, SharePoint, Access, Yammer, Skype et Microsoft Teams.
La mise en œuvre d'un logiciel de gestion Office 365 permet à une organisation de gérer son infrastructure informatique plus efficacement en fournissant des fonctions de sécurité, des analyses de données et une communication en temps réel, améliorant ainsi la productivité globale de l'organisation.
La solution de gestion Microsoft 365 aide à effectuer des tâches administratives à un niveau granulaire, ce qui implique généralement la configuration des appareils des employés, l'octroi de permissions aux utilisateurs et la création d'alertes pour les tâches critiques, en plus des fonctionnalités de surveillance qu'elle offre.
Engager un fournisseur de conseil Microsoft Office 365 peut aider à fournir des informations supplémentaires aux entreprises qui se demandent encore si la mise en œuvre d'un outil de gestion Office 365 sera bénéfique.
Quelles sont les fonctionnalités communes des outils de gestion Office 365 ?
L'efficacité est cruciale pour les entreprises. Avoir la capacité de créer, collaborer et communiquer de manière fluide et d'accéder à des outils qui permettent aux travailleurs d'effectuer leur travail plus efficacement favorise l'agilité et rend l'organisation plus compétitive dans son secteur.
Le logiciel de gestion Office 365 augmente la productivité d'une organisation. Voici les fonctionnalités communes qu'il offre :
Gestion centralisée : Les outils de gestion Office 365 facilitent la gestion centralisée de diverses applications, allant des e-mails et des discussions à la gestion de projets et de tâches, à l'automatisation et aux configurations de sécurité d'entreprise via un tableau de bord unique.
Support administratif : Avec l'aide de la solution O365, les tâches administratives sont déléguées à un niveau granulaire pour aider le personnel de bureau et d'autres utilisateurs non informatiques grâce à une délégation basée sur les rôles. Elle aide à auditer toutes les activités des utilisateurs dans SharePoint Online, Azure Active Directory (AD) et Exchange Online grâce à l'intégration avec l'API de gestion des activités Microsoft 365.
Recherche sécurisée : Le logiciel permet aux administrateurs informatiques de rechercher et de gérer les utilisateurs natifs ou les autorisations de groupe directement via Microsoft 365 Groups, SharePoint Online et OneDrive for Business. De plus, il aide à examiner les e-mails avec une recherche de contenu automatisée pour détecter les potentielles violations de données personnelles et les attaques de spear-phishing.
Octroi de permissions : Le logiciel permet aux utilisateurs administrateurs d'attribuer des permissions temporaires à des utilisateurs ou groupes individuels au sein de Microsoft 365 et d'auditer toutes les actions administratives.
Migration à grande vitesse : La gestion Office 365 facilite le déplacement ou la réplication en masse de contenu à travers les instances Microsoft 365 pour une consolidation interne ou une migration de locataire à locataire.
Déploiement granulaire : Le logiciel permet aux utilisateurs de sélectionner des objets et des personnalisations SharePoint selon les besoins, ce qui inclut les collections de sites, les sites, les listes, les dossiers, les éléments, les configurations, les éléments de design, les paramètres de sécurité, les paramètres du service de métadonnées gérées, les web parts, les flux de travail et les formulaires. Ces personnalisations peuvent être envoyées à un autre emplacement et sont déployées à un niveau granulaire.
Génération de rapports : La suite de gestion Office 365 aide à générer des rapports sur les paramètres et la sécurité des sites d'équipe SharePoint Online, OneDrive for Business et Group de Microsoft 365 pour repérer tout changement non autorisé et prendre les mesures appropriées. Elle prend également en charge la génération de rapports d'audit pour le dernier accès, les changements de type de contenu, le cycle de vie des éléments, l'accès aux sites, l'accès aux listes, la suppression de listes, les changements de permissions et le cycle de vie des utilisateurs dans l'ensemble de l'environnement Microsoft 365.
Quels sont les avantages des outils de gestion Office 365 ?
Sauvegarde et récupération : Une idée fausse courante parmi le grand public est que les données créées et stockées dans le cloud ne nécessitent pas de sauvegarde. Microsoft fonctionne sur le modèle de responsabilité partagée, c'est-à-dire que bien qu'ils maintiennent leur infrastructure, l'organisation doit assumer la responsabilité de la récupération de ses données. Lorsque les données sont supprimées ou corrompues, les entreprises risquent de subir des pertes en raison de la perte d'informations sensibles. La perte de données peut survenir pour diverses raisons, qu'il s'agisse d'erreurs humaines, de cyberattaques ou de la mise en conformité avec de nouvelles mesures, ce qui peut coûter du temps et des ressources précieux. Les outils de gestion Office 365 aident à sauvegarder et à protéger efficacement les données de l'organisation et à décharger la gestion des processus de routine. Au-delà des capacités de récupération natives de Microsoft, ces solutions permettent de gagner du temps et d'éliminer le stress en facilitant la localisation et la restauration des fichiers et dossiers nécessaires rapidement. Les fonctions de restauration rapide et granulaire aident à récupérer les fichiers et dossiers perdus directement dans le compte d'un utilisateur ou à les télécharger directement sur l'ordinateur ou l'appareil.
Conformité au cloud : La conformité au cloud est le principe selon lequel les systèmes délivrés par le cloud doivent être conformes aux normes dont leurs clients ont besoin. Les solutions de gestion Office 365 garantissent que les données sont sécurisées, récupérables et protégées. Elles fournissent des contrôles de données et des outils de surveillance, y compris l'archivage des journaux de données d'audit, les SLA de disponibilité et de temps de fonctionnement, et les capacités d'exportation pour répondre aux exigences de conformité des clients d'entreprise.
Analytique et gouvernance : Ce logiciel fournit à l'organisation une vision approfondie pour mesurer les résultats. Il offre une visibilité totale sur le logiciel Microsoft Office 365 avec des rapports activés par action et facilite la gestion grâce à l'administration déléguée et à l'automatisation. Il offre un tableau de bord unifié pour permettre aux utilisateurs de passer facilement d'une tâche à l'autre, comme le calcul des refacturations, la prévention des violations de données, l'intégration de nouveaux employés, et plus encore.
Efficacité améliorée : Les solutions de gestion Office 365 optimisent les tâches et les données avec lesquelles les employés doivent interagir chaque jour. Ses capacités de gestion des utilisateurs permettent aux administrateurs informatiques de modifier facilement les permissions des utilisateurs, de fournir rapidement aux utilisateurs les licences et privilèges corrects, et de gérer efficacement les boîtes aux lettres.
Qui utilise les outils de gestion Office 365 ?
Industrie informatique : Les équipes informatiques de diverses entreprises peuvent augmenter leur productivité avec des outils tels que Word, Excel, Exchange, Teams, SharePoint, et plus encore. Étant donné qu'Office 365 est basé sur le cloud, il est accessible depuis n'importe quel endroit et sur n'importe quel appareil, tant qu'il y a une connexion Internet stable. Cependant, résoudre les problèmes de visibilité et de reporting peut être un défi récurrent. Le logiciel de gestion Office 365 fournit un moyen facile de gérer complètement les outils Microsoft 365, en renforçant la sécurité et la conformité, aidant ainsi les utilisateurs finaux à tirer le meilleur parti de toutes les applications Microsoft 365.
Industrie de la santé : Les outils Office 365 aident le secteur de la santé en facilitant des soins aux patients efficaces et en réduisant les coûts opérationnels en améliorant la collaboration entre le personnel de santé et les spécialités indépendantes, les équipes de santé et les professionnels de la santé dans les hôpitaux. Cependant, sans la mise en œuvre d'un logiciel de gestion Office 365, les hôpitaux peuvent perdre des millions de dollars en frais de licence indésirables, faire face à des vulnérabilités de sécurité et ne pas maximiser leur retour sur investissement dans les outils de productivité Office 365.
Industrie des services financiers : L'utilisation des outils Office 365 aide l'industrie bancaire, financière et des assurances à optimiser leur productivité. La mise en œuvre du logiciel pour les gérer aide à résoudre divers problèmes liés à la gouvernance tels que la visibilité, la gestion des licences, l'adoption, l'approvisionnement et le retrait, et plus encore.
Industrie du commerce de détail : Office 365 a aidé les points de vente au détail à rationaliser les processus, à faciliter une communication efficace entre le personnel, à offrir une excellente expérience client et à sécuriser leur entreprise. Le déploiement d'un outil de gestion Office 365 fournit une gouvernance basée sur les fonctionnalités pour obtenir de la visibilité et surveiller les composants Microsoft 365. Il aide à identifier qui a accès à quel environnement pour résoudre les problèmes de sécurité résultant des différents accès des utilisateurs sur les boîtes aux lettres, OneDrive et d'autres outils.
Défis avec les outils de gestion Office 365
Microsoft Office 365 n'est pas une application unique mais une suite entière, c'est pourquoi les équipes informatiques rencontrent divers défis lorsqu'il s'agit de gérer ces outils. Pour les grandes entreprises, ces défis sont amplifiés car elles font face à des complications que les petites organisations n'ont pas à gérer. Voici quelques défis avec le logiciel de gestion Office 365 à garder à l'esprit :
Adoption par les utilisateurs : Office 365 est un outil puissant. Il se compose de diverses applications et services avec un ensemble de fonctionnalités étendu, il n'est donc pas inhabituel qu'il y ait un certain chevauchement dans les fonctionnalités entre différentes applications. Ce chevauchement est l'un des facteurs qui rendent la gestion d'Office 365 difficile car il peut entraîner de la confusion. Créer l'adhésion des utilisateurs finaux et suivre l'adoption des applications M365 peut être complexe et épuiser les ressources informatiques, en particulier lors de la transition d'une solution sur site. Si les services M365 ne sont pas pleinement adoptés, cela peut également créer des problèmes lorsque l'équipe informatique doit montrer le retour sur investissement de cette solution. Bien que les outils d'administration natifs de Microsoft 365 puissent donner à l'informatique certaines informations sur l'adoption, il peut encore être difficile de comprendre l'ensemble du tableau à travers toute la suite Office 365.
Utilisation du personnel informatique : Avec une variété d'applications et de consoles d'administration correspondantes, la méthode la plus productive et systématique pour gérer Microsoft 365 peut être floue, surtout pour les petites équipes informatiques, souvent réduites en raison de l'externalisation vers des services cloud. Une équipe idéale impliquerait un expert dans chaque application ou domaine, mais cela peut entraîner des coûts énormes même pour les grandes entreprises. Quelle que soit la taille, chaque équipe informatique fait face au défi supplémentaire de gérer le déploiement existant de MS Office 365 de l'organisation tout en essayant de rester à jour avec les nouvelles solutions et fonctionnalités publiées par Microsoft.
Surveillance des problèmes de performance : Déployer simplement la suite de gestion Microsoft 365 ne suffit pas, car le système doit être surveillé régulièrement pour détecter les problèmes de performance, les incohérences et l'utilisation. La plupart du temps, la surveillance des performances est un problème lié à la bande passante pour l'informatique.
Comment acheter des outils de gestion Office 365
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion Office 365
Si une entreprise commence tout juste et cherche à acheter son premier outil de gestion Office 365, ou peut-être qu'une organisation doit mettre à jour des solutions de gestion de bureau héritées - où qu'une entreprise en soit dans son processus d'achat, g2.com peut aider à sélectionner la meilleure solution de gestion Office 365 pour l'entreprise.
Les organisations du monde entier ont adopté Microsoft 365 comme solution de communication et de flux de travail pour leur personnel. Cependant, gérer un grand locataire Microsoft 365 n'est pas une mince affaire. Avec tant de fournisseurs de services de gestion O365 disponibles, il est devenu plus complexe pour les entreprises de sélectionner un fournisseur qui correspond à leurs objectifs et stratégies organisationnels.
Prendre une vue d'ensemble complète de l'entreprise - quels outils sont utilisés pour mener les affaires et identifier les points de douleur peut aider l'équipe à produire une RFI, une liste d'une page avec des points précis décrivant ce qui est nécessaire de la solution de gestion Office 365.
Cette liste de contrôle sert de guide qui aide à déterminer les fonctionnalités nécessaires et agréables à avoir, y compris les fonctionnalités budgétaires, le nombre d'utilisateurs, les intégrations, les exigences de sécurité, et plus encore.
Comparer les produits de gestion Office 365
Créer une liste longue
Une liste initiale de fournisseurs potentiels de logiciels de gestion Office 365 est créée en éliminant les options qui ne sont pas en ligne avec la stratégie commerciale de l'organisation. L'évaluation des fournisseurs dépend également des outils Microsoft Office 365 mis en œuvre et du type de fonctionnalité de gestion que l'organisation recherche. L'évaluation des fournisseurs aide à préparer une liste cohérente de questions concernant les besoins et préoccupations spécifiques à poser à chaque fournisseur.
Créer une liste courte
Après avoir créé une liste longue, il est réaliste d'examiner chaque produit plus en détail pour déterminer s'il répondra aux besoins de l'organisation afin de réduire la liste. Cela devrait inclure l'évaluation des fonctionnalités supplémentaires et plus sophistiquées de chaque produit, au-delà de celles identifiées comme essentielles pour déterminer si cette fonctionnalité supplémentaire rendrait la gestion de l'environnement Microsoft 365 sans effort.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations offrent aux acheteurs l'occasion de voir comment une solution de gestion Office 365 est efficace pour surveiller et résoudre une multitude de problèmes au sein des outils Office 365. Bien que des démonstrations préenregistrées soient disponibles sur le site Web du fournisseur, il est utile de demander au fournisseur une démonstration en direct pour voir comment le logiciel aidera à fournir des informations sur la pile Office 365 de l'organisation et à gérer les outils.
Sélection du logiciel de gestion Office 365
Choisir une équipe de sélection
Lors du choix d'un logiciel de gestion Office 365, il est important d'impliquer tous les intervenants pertinents qui pourraient utiliser le produit pour s'assurer que le logiciel répondra aux besoins de tout le monde. Cela inclut probablement la direction et l'équipe informatique qui seront responsables de peser les préoccupations techniques avec les produits.
Négociation
Après avoir ciblé un produit préféré, il est temps de négocier un package tarifaire. Les acheteurs doivent prendre en compte les frais de licence et le modèle de tarification du logiciel, comme si le vendeur facture un tarif mensuel ou annuel fixe ou, plus couramment, facture un tarif basé sur le nombre d'utilisateurs qui utiliseraient le produit. De plus, l'acheteur peut envisager de négocier une remise en échange de contrats pluriannuels.
Décision finale
Les parties impliquées dans la prise de décision doivent considérer si le logiciel est facile à mettre en œuvre, améliore l'efficacité opérationnelle et permet une meilleure surveillance de l'environnement O365. Il est pragmatique d'examiner les termes et conditions des accords de support produit et de licence ou des SLA pour atteindre les objectifs organisationnels dans le budget défini. Il est essentiel de capturer et de surveiller les risques de déploiement et opérationnels et les opportunités d'amélioration tôt afin qu'il soit possible de modifier les plans si nécessaire. Chaque fois qu'une nouvelle technologie est mise en œuvre, il est bon de concevoir des plans de retour en arrière ou des alternatives lorsque les hypothèses et les résultats changent. Il doit être assuré que la solution sélectionnée sera adaptable aux besoins futurs de l'entreprise.