Le logiciel de gestion des collections aide les musées, les galeries d'art et d'autres entreprises avec de grandes collections d'objets d'art ou d'antiquités à surveiller et à entretenir ces collections. Pour un musée ou une galerie d'art, il est important d'avoir un enregistrement de chaque pièce de la collection qui contient son emplacement et d'autres informations pertinentes, telles que la manière dont elle a été obtenue ou son statut de conservation ou de restauration. Le logiciel de gestion des collections permet à ces institutions de numériser les enregistrements, ce qui facilite grandement la recherche d'informations sur des objets spécifiques rapidement et la mise à jour de ces informations lorsque nécessaire. Le logiciel de gestion des collections peut être utilisé par les conservateurs, les restaurateurs, les archivistes, les chercheurs et les administrateurs pour effectuer leurs tâches quotidiennes qui aident à maintenir l'ensemble de la collection d'une institution.
Le logiciel de gestion des collections est souvent utilisé en conjonction avec soit un logiciel de gestion de musée soit un logiciel de gestion de galerie, selon l'institution. Les musées peuvent également utiliser un logiciel pour organisations à but non lucratif basé sur l'admission ou un logiciel de gestion des donateurs pour soutenir les opérations quotidiennes. Les galeries ou les maisons de vente aux enchères peuvent utiliser un logiciel de vente aux enchères pour les ventes aux enchères d'art ou d'antiquités. Un logiciel de gestion des actifs numériques (DAM) aide toute institution à maintenir une collection purement numérique d'images, de fichiers vidéo ou de fichiers audio.
Pour être inclus dans la catégorie Gestion des Collections, un produit doit :
Créer des enregistrements pour chaque objet de la collection
Fournir un moyen de rechercher et de mettre à jour facilement les enregistrements
Suivre les efforts de conservation et de restauration
Permettre aux utilisateurs de cataloguer les objets comme ils le souhaitent
