Ottimate Reseñas y Detalles del Producto

I utilize Ottimate for accounts payable, processing invoices, and obtaining necessary approvals. The tax slide bar has simplified and expedited the process, proving to be very helpful and a huge time-saver. The customer service team shows great attention, listens to what we ask, and involves us when trying out new software features. The new chat feature is really great, with real-time responses available when I have an issue or question. Additionally, I believe Ottimate is the best software for accounts payable I've ever worked with. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

There are some issues we're working out, but I don't feel comfortable yet with complete automation for my invoices. Some things are not being picked up correctly in the invoice header and taxes must still be checked at this time. There is not a lot of deviation regarding invoice descriptions on the line items and must be recoded often. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Este software me ahorra mucho tiempo cada día. Antes del software, podía pasar hasta 2 horas introduciendo facturas. Con Ottimate, ese tiempo se ha reducido a alrededor de 10 minutos por día. Al utilizar este software, pude posponer la contratación de un asistente. Esto ha sido un gran ahorro de dinero para nuestra pequeña organización. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Lo único que no me gusta de este software es que puede tardar hasta 24 horas en que las facturas estén listas una vez subidas. Por lo tanto, si tengo una factura que necesita ser procesada el mismo día, todavía se requiere la entrada manual. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Utilizo Ottimate para procesar facturas de proveedores, y aprecio cómo elimina el papel de la operación de cuentas por pagar. Las facturas se envían o se cargan directamente al software, y la cadena de aprobación permite una revisión y aprobación digital rápida y eficiente, lo que acelera los pagos a nuestros proveedores. La información histórica de las facturas también es fácilmente accesible para una referencia rápida, ahorrando tiempo y aumentando la organización para el seguimiento de facturas pendientes. Me gusta que todas las facturas, tanto actuales como históricas, estén disponibles rápidamente para búsqueda en lugar de tener que sacar facturas en papel de un archivo. Esto hace que referenciar cargos pasados o información de facturación histórica de un proveedor sea mucho más fácil y ahorra mucho tiempo. Encuentro especialmente geniales las cadenas de aprobación electrónicas porque evitan que se pierdan facturas mientras se mueven de un departamento a otro. Ottimate también recuerda cómo se codificaron las facturas de proveedores anteriores y sugiere codificación basada en datos históricos, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo durante el proceso de codificación. La configuración y el servicio al cliente fueron muy bien valorados, con un proceso de configuración fácil que fue bien apoyado por el equipo de Ottimate. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Actualmente, estoy notando que cuando los proveedores completan las invitaciones para inscribirse en pagos ACH, el proceso de aprobación en el backend de Ottimate para estas cuentas parece tardar un tiempo (más de los 1-2 días indicados en la invitación completada). He necesitado abrir tickets de soporte para verificar la aprobación de estas cuentas con el fin de habilitar a estos proveedores para el pago electrónico. Este es un paso adicional que ha sido un poco frustrante pero que vale la pena al final. También estoy notando que la codificación de 'Acción Masiva' de los elementos de línea es un poco peculiar, ya que parece que esta acción no se puede confiar consistentemente para actualizar la codificación de todos los elementos de línea en una factura. A veces selecciono 'Acción Masiva' y designo la codificación para encontrar que, por alguna razón, no todos los elementos de línea fueron actualizados con la Acción Masiva. Otra área donde estoy teniendo algunos problemas es con los proveedores que reciben descuentos por pago anticipado. Algunos de nuestros proveedores ofrecen estos descuentos en algunas facturas y no en otras, y parece que Ottimate no puede manejar este tipo de arreglo - requiere la entrada manual de estas facturas para procesar los descuentos con precisión. Otra área que sería agradable es si los pagos de VendorPay se procesaran a los proveedores en un plazo más corto desde que se procesan a través de Ottimate. Actualmente, procesamos los pagos de VendorPay los viernes y nuestros proveedores no recibirán el pago hasta el jueves siguiente, aunque los fondos salen de nuestra cuenta bancaria el siguiente día hábil. Si hay un pago urgente que necesitamos hacer, es difícil explicar a un proveedor que procesamos un pago pero que tarda unos días en recibirlo (mientras que, si hiciéramos un pago ACH manualmente a través de nuestro banco, el proveedor lo recibiría al día siguiente). Finalmente, hemos notado que algunos proveedores están enviando documentos que Ottimate intenta dividir en múltiples facturas aunque probablemente sean una sola factura - he tenido una llamada con Ottimate donde han configurado una dirección de correo electrónico de Documentos de Soporte para proporcionar a estos proveedores, pero ha sido un poco de trabajo extra tratar de identificar a estos proveedores y hacer las correcciones. Mientras tanto, nos cobraron el exceso de facturas de nuestro contrato como resultado de este problema. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Ottimate ha sido una gran herramienta para nuestro equipo de AP, combinando características de EDI, un repositorio fácil de usar de facturas y procesamiento de pagos. Ahora usamos exclusivamente Ottimate para todo lo relacionado con Cuentas por Pagar y hemos acelerado enormemente nuestra velocidad de procesamiento. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Todavía hay algunas cosas que desear: la capacidad de ayudar al sistema a aprender dónde se encuentra la información en las facturas específicas de los proveedores, la visibilidad de los términos de descuento y la gestión de varias estructuras de términos, y algunos otros elementos menores. En conjunto, nada que no podamos solucionar. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Realmente aprecio cómo Ottimate nos ha ayudado a procesar facturas mucho más rápido, liberando tiempo para nuestro equipo. La automatización de AP es increíble y ver cómo el sistema sube y codifica una factura es maravilloso. Pagar a nuestros proveedores ahora es extremadamente fácil, gracias a los pagos por ACH y tarjeta de crédito. Rastrear todos nuestros pagos a los proveedores y dentro de nuestro software de contabilidad es muy conveniente. Los informes han sido extremadamente útiles para los propósitos de fin de mes, y el analizador de gastos nos ayuda a ver cuánto cuesta un producto en varios hoteles, lo cual ha sido increíble para reducir costos y asegurar precios universales. La configuración inicial fue muy fluida, y pudimos trabajar rápidamente en toda la configuración con el equipo de implementación. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Lo único que he encontrado que podría mejorarse es que la IA tiende a hacer cosas e introducir elementos o código que han sido eliminados previamente. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Simplemente me gusta que Ottimate se haya integrado con nuestro sistema de contabilidad de back office, lo cual es muy agradable y sin problemas, así que no tenemos que hacer exportaciones e importaciones como antes. El personal de soporte ha sido fantástico, especialmente Stephanie. Lo que más me gusta son las tarjetas virtuales y ganar algo de reembolso con eso, lo que nos permite hacer ACH directamente. También me gusta que pueda hacer nuestro archivo de pago positivo directamente a nuestro banco, lo cual ha sido muy agradable. La IA aprende cada vez que subimos facturas y conoce nuestra codificación, ahorrándonos tiempo. Es agradable que la vCard nos permita pagar a nuestros proveedores más rápido y el reembolso ayuda con las tarifas de suscripción mensual. También es bueno que nuestros proveedores reciban el pago directamente en sus cuentas bancarias a través de ACH, evitando la necesidad de enviar cheques por correo. La integración con nuestro sistema de back office es fantástica y funciona bien con nuestra herramienta de inteligencia empresarial, ayudándonos a mejorar nuestro sistema al proporcionarnos información de datos. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Una cosa sería que no puede discernir la cantidad de cheques. Habíamos solicitado que cualquier cheque superior a $25,000 tuviera una segunda firma. Desafortunadamente, el sistema en este momento no puede hacer eso. Así que hemos hecho una solución alternativa con una segunda firma, y eso está bien. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Me gusta la facilidad de subir documentos a Ottimate y aprecio la capacidad de revisar las subidas a través de confirmaciones enlazadas. Cada vez que recibo un correo electrónico de confirmación de la subida, lo guardo para mis registros. Esto es realmente útil ya que me permite verificar cuándo se pagan las facturas, y puedo usar la confirmación de Ottimate para enviarla a cuentas por pagar para una actualización de estado. Uso Ottimate regularmente para subir facturas de proveedores externos y hacer que cuentas por pagar gestione las facturas administrativas. Se contabilizan todas las facturas enviadas y permite la investigación o referencia a la información subida, lo cual es valioso porque la gestión puede revisar los materiales enviados. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Ha habido algunas ocasiones en las que he subido documentos y no fueron encontrados por nuestro departamento de cuentas por pagar. Una vez identificados, simplemente volví a subir los documentos y los envié por correo electrónico para asegurarme de que pudieran referenciarlos. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Realmente me gusta cómo Ottimate elimina la entrada manual de datos, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Las pistas de auditoría que proporciona son increíblemente valiosas para la transparencia y la responsabilidad. Lo encuentro fácil de usar y aprecio que puedo acceder a él desde cualquier lugar. Resume nuestras compras por proveedores y artículos, lo cual es excelente para gestionar el gasto y entender cómo los cambios de precio impactan en el resultado final. La configuración inicial fue simple y sin problemas. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Me gustaría una función para revisar la codificación de cuentas fácilmente antes de exportar. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Recientemente, hemos pasado de Market Basket a Ottimate. Realmente aprecio cómo recuerda la codificación, lo que hace que todo el proceso sea mucho más fluido y eficiente para nosotros. A medida que continuamos cargando todo, espero que se vuelva aún más fácil. También encuentro útil que pueda ajustar rápidamente la ruta cuando sea necesario, como para CapEx, y aplicar esos cambios a solo un pedido. Además, tener la capacidad de ver los pagos sin necesidad de contactar a contabilidad para obtener detalles es fantástico y ahorra mucho tiempo. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Mi única queja real sobre Ottimate es que a veces la entrada separa cosas que no estaba destinada a separar, lo cual no es difícil de arreglar, pero definitivamente me desconcertó al principio. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Desde un punto de vista de aprobación, es muy sencillo. Utilizo Ottimate para aprobar facturas de proveedores que reservo, y también puedo buscar facturas pasadas bajo un cierto nombre de proveedor, así como verificar los términos de pago y el historial. No trabajo en el back-end ingresando la información, pero desde mi perspectiva, es muy intuitivo y fácil de navegar. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.

Desearía que hubiera una manera de buscar tanto por el nombre del proveedor tal como lo ingresa el departamento de contabilidad, como por otras palabras clave cuando busco un proveedor cuyo nombre real es diferente al nombre del proveedor. Reseña recopilada por y alojada en G2.com.