Mejor Software de Archivado de Correos Electrónicos
Mejor Software de Archivado de Correos Electrónicos de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Archivado de Correos Electrónicos
¿Qué es el Software de Archivado de Correos Electrónicos?
El software de archivado de correos electrónicos comprime, almacena e indexa correos electrónicos para futuras referencias o auditorías legales. A medida que los correos electrónicos se transfieren, la solución de archivo copia cada correo y los almacena en un servidor local, en la nube o en ambos (híbrido). Los usuarios de correo electrónico pueden eliminar sus correos antiguos para ahorrar espacio, ya que pueden recuperar correos antiguos en cualquier momento en el archivo de correos electrónicos. El archivado de correos electrónicos es un proceso continuo, por lo que los usuarios no tienen que preocuparse por la pérdida de datos en ningún momento.
Desde la perspectiva de una organización, pueden mantener registros completos de cualquier transacción de correo electrónico sin consumir un almacenamiento significativo. Aunque los correos electrónicos están comprimidos, las empresas y entidades legales aún pueden buscar, indexar y auditar conversaciones de correo electrónico de empleados, historiales de interacción de correos de ventas e historiales de conversaciones. Los correos electrónicos almacenados suelen ser de solo lectura, y su acceso es monitoreado y registrado por los administradores. Esto previene el acceso no autorizado y protege la integridad del historial de correos electrónicos. El archivado de correos electrónicos no solo es beneficioso para los usuarios individuales, sino también para las empresas que necesitan cumplir con las regulaciones. Las empresas de servicios financieros, organizaciones de salud, firmas legales y otras organizaciones reguladas están legalmente obligadas a mantener copias de sus correos electrónicos. Independientemente de las industrias con las que trabaje el usuario, el archivado de correos electrónicos es importante y beneficioso para todos.
¿Qué Tipos de Software de Archivado de Correos Electrónicos Existen?
Archivado de correos electrónicos en las instalaciones
El software de archivado de correos electrónicos en las instalaciones almacena todos los correos electrónicos en servidores físicos en las instalaciones de la organización. Comenzado en los años 2000, este tipo de solución ha sido muy confiable y puede personalizarse completamente para diferentes necesidades. Sin embargo, requiere una alta inversión inicial para construir los servidores y el equipo de TI para gestionarlo.
Archivado de correos electrónicos en la nube
El software de archivado de correos electrónicos en la nube almacena todos los correos electrónicos en un servidor físico remoto gestionado por un proveedor externo. Se cobra en base a una suscripción, por lo que no requiere inversiones iniciales ni mantenimiento. Proveedores reputados ofrecen servicios de archivado confiables, económicos y de fácil gestión que cumplen con los requisitos legales. Sin embargo, la migración a la nube sigue siendo un gran obstáculo.
Archivado de correos electrónicos híbrido
La solución híbrida permite el archivado de correos electrónicos en las instalaciones y en la nube. Es una solución para empresas que están en proceso de migración o no quieren comprometerse con una solución completamente en la nube.
¿Cuáles son las Características del Software de Archivado de Correos Electrónicos?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de archivado de correos electrónicos que pueden ayudar a los usuarios a gestionar su política de retención de correos electrónicos y descubrimiento electrónico:
Registro de correos electrónicos: Cada correo electrónico, calendario y transacción de eventos debe ser copiado y almacenado en el servidor de archivo en tiempo real. Los correos electrónicos archivados nunca deben ser reemplazados o modificados para mantener su integridad. Esto es necesario para cumplir con cualquier requisito legal porque la información almacenada debe ser 100% fiel a su fuente original.
Compresión de correos electrónicos: Todos los correos electrónicos copiados se comprimen para ahorrar espacio en los archivos. Esto ahorra espacio en el servidor y dinero.
Recuperación de correos electrónicos: Los propietarios de cuentas de correo electrónico y los administradores deben poder recuperar todos sus correos electrónicos dentro del período de retención. Esto también significa que el servidor de archivo de correos electrónicos debe tener una alta disponibilidad para que el proceso de recuperación no se interrumpa constantemente.
Panel de control administrativo: Los administradores deben poder controlar el acceso de los usuarios a los archivos de correos electrónicos y políticas personalizadas a través de un panel de control. El panel necesita generar tablas de datos precisas y visualización para que los tomadores de decisiones puedan estar informados sobre el espacio utilizado y el control de acceso. Las herramientas avanzadas de informes en las soluciones de archivado de correos electrónicos también pueden identificar intercambios de correos electrónicos inapropiados o sensibles. Esto alerta a los administradores sobre patrones de uso y comportamientos de usuarios que violan la política corporativa.
Descubrimiento electrónico (eDiscovery): El descubrimiento electrónico es un requisito legal para buscar y recuperar datos electrónicos para litigios o cumplimiento legal. Las empresas deben poder configurar etiquetas y atributos para buscar correos electrónicos basados en información del remitente/receptor, fechas, palabras clave, etc. También se recomienda la gestión de múltiples consultas de búsqueda para acelerar la búsqueda. Los usuarios pueden guardar o modificar las búsquedas sin tener que pasar por cada búsqueda individual.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Archivado de Correos Electrónicos?
Ahorro en costos de almacenamiento: Dependiendo del tamaño de una empresa, la cantidad de espacio de almacenamiento que necesitan para el correo electrónico puede crecer rápidamente. Archivar correos electrónicos antiguos puede liberar espacio y aumentar el rendimiento del servidor de correos electrónicos.
Cumplimiento de políticas: El archivado de correos electrónicos asegura que una organización siga automáticamente la política de retención de correos electrónicos adecuada. Una solución completa permite a los usuarios recuperar su correo electrónico de un servidor seguro con facilidad. Esto ahorra dinero al no tener que pagar a auditores y abogados cuando pasan tiempo investigando todos los correos electrónicos. Esos correos electrónicos estarán libres de manipulaciones porque ningún empleado puede editarlos en el servidor de almacenamiento. Es importante verificar con las leyes locales sobre la política de retención y seguridad del correo electrónico antes de comprar el software.
Recuperación ante desastres: Aunque el archivado de correos electrónicos no es una copia de seguridad de correos electrónicos, puede usarse como una opción de recuperación ante desastres. Cuando las empresas experimentan pérdida de datos en los sistemas de correo electrónico, como fallos de hardware o ciberataques, pueden recuperar su correo electrónico rápidamente. Si solo se perdió parte de los correos electrónicos, pueden recuperar esa parte específica en lugar de restaurar todo el sistema.
Seguridad del correo electrónico: La mejor solución de archivo de correos electrónicos protege los mensajes de correo electrónico a través de un servidor de correo. El archivado de datos no siempre tiene que hacer una búsqueda rápida, pero sí tiene que cifrar las comunicaciones de correo electrónico para prevenir ciberataques.
Continuidad del negocio: Cuando el servidor de intercambio de correos electrónicos está caído, algunas soluciones permiten al usuario enviar y recibir correos electrónicos desde su servidor. Esto actúa como un servicio de correo electrónico de continuidad del negocio para que los usuarios no pierdan intercambios de correos electrónicos importantes en línea.
¿Quién Usa el Software de Archivado de Correos Electrónicos?
Empleados: Cualquier persona en la organización debería poder usar esta herramienta para recuperar sus correos electrónicos.
Gestores de correo electrónico: Los gestores de correo electrónico deberían poder establecer permisos y políticas de archivado a través de este software. También pueden prevenir el intercambio inapropiado de correos electrónicos analizando patrones de usuarios riesgosos e informes de contenido irregular. Esto podría salvar a la empresa de potenciales problemas de inteligencia competitiva o espionaje.
Entidades legales: Los tribunales, abogados y auditores necesitan usar herramientas de descubrimiento electrónico para litigios y propósitos legales. Les ahorra tiempo encontrar los documentos necesarios porque las soluciones de archivado de correos electrónicos pueden filtrar y buscar basándose en nombres, direcciones de correo electrónico, palabras clave, etc.
Desafíos con el Software de Archivado de Correos Electrónicos
Las soluciones de archivado de correos electrónicos pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Recuperación lenta de correos electrónicos: Dado que el correo electrónico se guarda en servidores de archivo, puede ser lento descargar y cargar desde ese servidor. El almacenamiento de archivos es económico porque se compensa con una velocidad de transferencia lenta. Múltiples usuarios recuperando al mismo tiempo también ralentizan el servidor. Los compradores deben asegurarse de que el servidor de la solución de archivo de correos electrónicos garantice una velocidad de transferencia de datos específica según el requisito.
Acceso a la recuperación de correos electrónicos: El acceso no autorizado a los correos electrónicos en el servidor de archivo puede filtrar secretos comerciales importantes de la empresa e información sensible. Los gestores de correo electrónico necesitan establecer el acceso correcto para cada cuenta desde el primer día.
Redundancia con otro software de respaldo: Las empresas hoy en día tienen otras soluciones de recuperación ante desastres y respaldo que hacen cosas similares al software de archivo de correos electrónicos. Aunque el archivo de correos electrónicos tiene su propia funcionalidad y caso de uso únicos, el costo de almacenar múltiples copias de correos electrónicos con diferentes software puede aumentar significativamente con el tiempo. Los compradores deben asegurarse de que el costo futuro de almacenamiento no exceda el presupuesto.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Archivado de Correos Electrónicos?
Aunque todas las empresas que usan correo electrónico deberían considerar soluciones de archivado de correos electrónicos, a continuación se presentan las dos industrias que especialmente necesitan el software:
Industria financiera: La industria financiera está altamente regulada, por lo que requiere archivado de correos electrónicos para cumplir con las leyes locales. Hay incentivos para que las empresas y los empleados alteren copias de correos electrónicos para obtener ganancias financieras. Las soluciones de archivado de correos electrónicos previenen eso al garantizar copias de correos electrónicos libres de manipulaciones. Además, los documentos financieros tienen palabras y números de la industria que son difíciles de descubrir. Muchas soluciones de archivado de correos electrónicos proporcionan opciones de búsqueda que pueden incluir palabras clave y términos similares para encontrar el contenido correcto rápidamente. Las búsquedas de correos electrónicos genéricas a menudo carecen de esta funcionalidad, lo que las convierte en soluciones inferiores que no cumplen con las necesidades de la industria.
Industria de la salud: Los intercambios de correos electrónicos sensibles entre proveedores de salud y pacientes están regulados por los gobiernos y son objetivo de ciberataques/ransoms. Tener una solución de archivo previene la manipulación no autorizada de correos electrónicos, asegura el cumplimiento y proporciona continuidad del negocio. Dado que la atención al paciente puede ser muy sensible al tiempo, enviar y recibir correos electrónicos a tiempo puede salvar vidas.
Cómo Comprar Software de Archivado de Correos Electrónicos
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Archivado de Correos Electrónicos
Los compradores pueden sentirse tentados a crear listas largas de requisitos detallados o que son demasiado vagos. Idealmente, un RFI debería ser lo suficientemente detallado para cubrir los requisitos esenciales, pero no tan largo como para desanimar a los empleados y proveedores de usarlo. Dado que no todos los requisitos tienen la misma importancia, los compradores deben asignarles prioridades y centrarse en los más importantes.
Las características imprescindibles son características críticas que la empresa necesita para operar sus operaciones diarias según su industria. Por ejemplo, las empresas financieras necesitan software que pueda procesar términos de búsqueda financieros y asegurar la política de temperamento de correos electrónicos.
Los requisitos importantes deben tener una alta prioridad, pero no necesariamente son decisivos si hay un reemplazo. Por ejemplo, la analítica avanzada y los paneles de control para predecir patrones de usuarios son importantes, pero no críticos cuando el comprador ya usa software de monitoreo de empleados que puede analizar el contenido de los correos electrónicos.
Las características agradables de tener pueden variar según el departamento y el equipo. Por ejemplo, las aplicaciones móviles que pueden recuperar correos electrónicos en un teléfono en lugar de una PC son útiles, pero a menudo innecesarias.
Comparar Productos de Software de Archivado de Correos Electrónicos
Crear una lista larga
Al hacer una lista larga, no debe tener más de 10 productos seleccionados eliminando todas las opciones que no son adecuadas para el comprador. Un comienzo fácil es verificar qué software de correo electrónico está usando la empresa. El software de archivo de correos electrónicos debe ser compatible con el software de correo electrónico de la empresa. Si una empresa está usando Gmail, no deberían comprar un archivador que se enfoque en las instalaciones, ya que Gmail es un producto SaaS. Además, los usuarios deben considerar los requisitos legales (como la protección de datos GDPR) para su empresa e industria. Algunas soluciones de software aseguran el cumplimiento regulatorio con leyes específicas, pero eso no garantiza que siempre lo hagan. El software de archivado de correos electrónicos se cambia por el número de usuarios y/o espacio utilizado para el almacenamiento. Los usuarios pueden calcular un presupuesto ideal basado en eso y filtrar las empresas que no lo cumplen.
Crear una lista corta
Los productos en la lista larga pueden ser muy similares a primera vista, por lo que los compradores necesitan más detalles sobre los productos y los proveedores para crear una lista corta. Aquí es donde la lista de requisitos es útil. Los tomadores de decisiones usan esta lista para generar RFIs, que piden a los proveedores que proporcionen información detallada sobre cómo entregan las características necesarias para el comprador. Algunos proveedores pueden negarse a responder a los RFIs, lo que automáticamente los descalifica del proceso de selección. Otros son eliminados porque proporcionaron respuestas insatisfactorias.
Los proveedores también proporcionan testimonios, referencias de clientes y documentación técnica para demostrar que tienen las calificaciones y experiencia para entregar el producto a tiempo y dentro del presupuesto.
Realizar demostraciones
Las demostraciones deben realizarse en vivo, no con presentaciones de diapositivas o capturas de pantalla. Los proveedores deben seguir un guion con escenarios creados por el comprador. Un ejemplo de un escenario sería mostrar cómo el sistema puede guardar copias de correos electrónicos, buscar correos electrónicos específicos basados en términos de la industria y recuperar el correo electrónico a tiempo. Los compradores deben tomar notas de la velocidad de transferencia de datos y el espacio utilizado para almacenar correos electrónicos, ya que no todas las opciones de compresión, transferencia de datos y almacenamiento son iguales.
Todos los proveedores de archivos de correos electrónicos deben usar el mismo guion de demostración, y los compradores deben calificar cada criterio y escenario utilizando un sistema de calificación, como puntuaciones del uno al cinco (donde uno es la calificación más baja y cinco la más alta).
Todos los miembros del equipo de selección que asistan a las demostraciones deben calificar la funcionalidad que se está demostrando. Los resultados pueden combinarse y analizarse para identificar las principales fortalezas y debilidades de cada producto.
Selección de Software de Archivado de Correos Electrónicos
Elegir un equipo de selección
Los gerentes de TI, auditores, abogados y algunos usuarios finales deben incluirse en el equipo de selección. Consultores externos y equipos de TI subcontratados también pueden proporcionar una perspectiva neutral o ayudar con la negociación.
Negociación
Es comprensible que las empresas quieran reducir costos durante las negociaciones de precios, pero esto no debería suceder en detrimento de los usuarios. En su lugar, es preferible centrarse en obtener el mayor valor por el dinero. Un ejemplo es el soporte al cliente, que está incluido en el precio del software, pero generalmente está limitado a horas de trabajo y días laborables. Las empresas globales pueden requerir soporte 24/7 "follow-the-sun", lo que significa que los problemas pueden pasarse entre equipos en diferentes zonas horarias, para que los usuarios no tengan que esperar demasiado para una resolución.
La negociación también incluye términos legales y contractuales, así como acuerdos de nivel de servicio (SLAs). Un ejemplo es el tiempo de actividad en la nube, que garantiza que los productos de archivado SaaS estén operativos. La mayoría de los proveedores ofrecen un tiempo de actividad del 95% o más, pero incluso unas pocas horas al mes pueden ser muy disruptivas para las empresas reguladas en finanzas y salud.
Decisión final
La decisión final debe ser tomada por un equipo, no por una sola persona. También es esencial usar un enfoque estructurado y los datos recopilados durante las fases anteriores. Los sistemas de soporte de decisiones pueden priorizar requisitos, identificar las fortalezas y debilidades de cada producto y crear varios escenarios de compra.
